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企业岗位说明书的制定流程

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2020年6月23日
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企业岗位说明书的制定流程

一、 确定公司的组织架构和各部门的职能职责( 参照”职能部门职责模板”)

二、 根据各部门的职能职责, 确定各部门的岗位分级标准和具体的岗位名称

三、 针对各岗位进行职务分析
l定义: 包括工作分析( 采用一定的方式, 将工作分解为若干要素) 和工作评价( 依据工作分析的结果, 按照一定的标准, 对工作的性质、 强度、 责任、 复杂性及所需的资格条件等因素的程度差异, 进行综合评价的活动) 。

l作用: 人事管理工作的基础, 是企业进行人员招聘的一个重要依据; 职务分析为每一项工作提供的信息有: Who, What, Whom, Why, When, Where, How, How much8个要素
Who: 谁从事此项工作, 责任人是谁, 对人员的学历和教育背景、 专业知识与技能、 经验以及职业化素质等资格要求;
What: 做什么, 即工作内容是什么, 负什么责任;
Whom: 为谁做, 即顾客是谁, 这里的顾客是指与从事该职务的员工有直接关系的人( 包括上级、 下级、 同事) ;
Why: 为什么做, 即职务对其从事者的意义所在;
When: 工作的时间要求;
Where: 工作的地点、 环境等;
How: 如何从事此项工作, 即工作的程序、 规范以及为从事该职务所需的权力;
How much: 为此项职务所需支付的费用、 报酬。
l职务分析要求收集的信息内容: 工作名称; 工作规范( 工作任务、 工作责任、 工作关系和劳动强度) ; 工作环境( 物理环境和安全条件) ; 人员任职资格条件。

四、 制定职务说明和职务规范

★职务说明: 陈述工作任务和职责的文件。应切题而准确, 简要说明期望员工做什么、 应该做什么, 应怎么做和在什么情况下履行职责; 工作说明的内容根据使用目的的不同而有所变化, 主要包括:
l应履行的主要职责
l在各项职责上所耗费时间的百分比
l应达到的业绩标准
l工作条件和可能产生的危险
l完成工作的人数和接受其汇报的人数
l工作中使用的机器和设备

制定职务说明
l ( 1) 工作识别: 包括工作名称、 部门、 汇报关系和工作编号; 一个好的工作名称将很接近工作内容的性质, 并能把一项工作与另一项工作区别开来; 不好的工作名称常使人产生误解, 例如行政秘书、 经理助理, 其职责因组织的不同而不同;
l ( 2) 工作分析日期: 便于发现是否由于工作发生变化而使工作说明过时
l ( 3) 工作概要: 用一段简短的文字陈述工作内容
l ( 4) 履行职责

制定职务规范
l指规定从事某项工作的人必须具备的最基本的资格条件的文件
l主要包含: 学历要求、 工作经历、 技能水平、 个性特点及体格能力
l工作规范常常是工作说明中的一个重要部分, 常合并为一种形式

五、 制定岗位说明书
职务分析结果包括职务说明与职务规范。一般情况下, 能够用岗位说明书的方式来表述职务分析结果。

岗位说明书应包括以下内容:
　　1、 职务概况, 包括职务的名称, 所属部门、 等级, 汇报关系, 职务编号。
　　2、 职务分析日期, 目的是为了避免使用过时的职务说明文件。
　　3、 职务职责, 说明本职务的工作任务、 培训、 指导、 服务、 计划、 沟通等方面的职能以及各种责任。
　　4、 任职资格, 即从事该项职务必须具备的基本资格条件, 主要有学历( 文化程度及所学专业) 、 年龄、 相关经历、 个性特点、 能力、 基本技能、 知识要求、 其它特殊条件等。

六、 对岗位说明书进行修订
为确保职务说明和职务规范的正确、 清楚、 易理解, 应交由管理者和员工检查一遍, 有助于获得对职务分析结果的认可和接受, 并根据有关建议和意见, 对岗位说明书进行修订。