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房地产公司行文管理办法

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2020年4月19日
文档仅供参考
行文管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。本规定自签发之日起施行，各部门、下属公司参照执行。
一、主要内容
公司的行文管理主要包含发文管理及收文管理。
（一）发文
发文，是指公司对外发出的文件。公司发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
其中，一般事务性文件包括：通知、说明等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；
（二）收文
收文，是指公司本部收到的各类文件，按来文方向分，分为外部收文及内部收文。
外部收文，指的是公司以外来文，包括上级机关、主管单位的信函、公文、传真等；内部收文，指的是下属企业的请示件、方案等。
（三）收发文管理
公司下发的公文由综合部统筹管理，人资部门、各独立法人企业有权自行向上、向下发送公文，涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由综合部以公司名义发文。公文字号由综合部统一编制（详见附件1）。
公司收到的外来文及内部呈报件都交由综合部进行收文办理。公司外来文件和内部文的收文编号，由综合部按年份依流水号一文一号编制。
二、收、发文处理程序与要求
（一）发文处理程序（详细流程见附件3）
1、申请
一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。
公文及各种规章制度的发文，应事先向分管副总经理提出口头申请。
2、拟稿
l 各类文件拟稿承办部门：
（1）公司总部对外文件、重要会议纪要由综合部负责拟稿；
（2）各下属公司对外文件由下属公司自行负责拟稿；
（3）职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。
（4）公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
l 格式要求
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。具体发文格式如下：
（1）文号格式
①文号格式以发文单位+[年份]+XXX号为标准;
②XXX号要求三位数，按发文时间先后依次编号，例如001、002；
③文号字体格式要求：仿宋三号体字。
（2）标题及正文格式要求
①标题：宋体小二字体，加粗，居中对齐；
②抬头单位：抬头单位要于标题下空一行顶格写，单位必须用全称;
③正文：仿宋_GB2312三号字体，抬头单位顶格，正文另起一行空四格写（首行缩进2字符）；
④落款：末尾落款日期靠右排版，格式以“二〇一三年二月十九日”为例。如需注明联系人，落款日期后起X行（根据排版美观需求自行定夺，联系人名字若为两字，两字中间空两格，名字与联系电话之间空两格）靠左空四格（2字符）写；
⑤抄送：如有抄送单位，于正文最末端排版，字号仿宋_GB2312四号。抄送单位需核实单位全称后依照上、平、下级顺序编排
⑥页面设置：页边距为上、下各2厘米，左、右各2.5厘米；行间距为28-30磅（可根据页面排版需要，在此范围内调整行间距）；如需插入页码，阿拉伯数字，页面底端（页脚）居中排版；
⑦范例(详见附件2)
（3）会稿签发
文稿拟就后，拟搞人应填《福州市文化旅游发展有限公司发文稿纸》(详见附件5)办理会稿签发手续。
首先交部门经理及综合部主任会稿。经部门经理审查修改，综合部主任会稿后的文稿，送公司分管副总经理核稿，公司重要会议纪要、各种规章制度要由领导班子成员会审。
其次进行会签、发送。文稿审核会签后，按权限呈送公司领导审定批准签发。公司行政公文、一般事务性文件可由法人授权领导班子成员签发，重要会议纪要、规章制度、重要文件、报市政府文件由法人签发。
经领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含发文稿纸）送综合部存档，发文日期以领导签发日期为准。综合部经校对、登记后负责进行打印、盖章、装订。
（4）文件签收
综合部根据发文内容确定文件发送范围，并交由专人进行文件发送。公司向外发出的文件，均需由收件单位及个人填写《行政发文签收表》，其中，发至各所属企业的，由企业法人签收，发至外单位的，由其办公室接收人签收。
（二）收文的处理（详细流程见附件3）
综合部根据收文类型，相应填写办理单：只需领导传阅知悉的填写《收文传阅单》(详见附件6)；需进行办理的外部收文填写《外部收文办理单》(详见附件7)；需进行批示办理的内部收文填写《内部收文呈报单》(详见附件8)。

附件：
附件1：《公司文号编制规则》
附件2：《行文格式范例》
附件3：《发文管理流程》
附件4：《收文管理流程》
附件5：《福州市文化旅游发展有限公司发文稿纸》
附件6：《收文传阅单》
附件7：《外部收文办理单》
附件8：《内部收文呈报单》

福州市文化旅游发展有限公司
二〇一四年四月二十一日

附件1：
福州市文化旅游发展有限公司行文文号编制规则

为确保公司行文规范管理，公司各职能部门、所属企业、党、团、工会具体文号编制规则如下：

公司/团体名称
对应文号
福州市文化旅游发展有限公司：
榕文旅
福州市文化旅游发展有限公司人资部：
榕文旅人资
中共福州市文化旅游发展有限公司支部：
榕文旅党
共青团福州市文化旅游发展有限公司支部：
榕文旅团
福州市文化旅游发展有限公司工会委员会：
榕文旅工
福州市国际旅行社：
榕文旅国
福州榕城汽车服务有限公司：
榕汽司
福州市文旅导游服务有限公司：
榕文旅导
福州市文旅会务服务有限公司：
榕文旅会
福州市旅游商品服务公司：
榕旅服
福州市旅游公司：
榕旅司

注：广告运营中心发文暂归入文旅本部发文序列

附件:2：
行文格式范例
以发送至市政府的文件为例，模板如下：

榕文旅[20XX]00X号

关于……的请示

福州市人民政府：
根据……………文件精神，…
…………………
特此请示。
妥否？请批复。

二〇一X年 X月X日

抄送：福州市人民政府国有资产监督管理委员会，福州文化旅游投资集团有限公司，存档。
福州市文化旅游发展有限公司 201X年X月X日印发

附件3：
发文管理流程

发文部门
相关领导批准
口头提出发文申请

同意发文

填写发文稿纸
公司总部对外文件、会议纪要：综合部拟稿；
各下属公司对外文件：下属公司自行拟稿；
职能部门一般事务性文件：发文部门拟稿；
公司各项规章制度：相关管理部门拟稿。

发文部门
拟稿

纪要、规章制度需中层干部、领导班子会稿
部门经理初审，综合部主任会稿

分管副总核稿

一般事务性文件：法人授权领导班子成员签发；
重要会议纪要、规章制度、重要文件、报市政府文件：法人签发
签发

综合部
校对、盖章、装订

发文至所属企业：企业法人签收；
发文至外单位：该单位办公室接收人员签收。
确定发送范围
综合部

发文

文件原稿、拟稿审核表
综合部

存档

附件4：
收文管理流程

收文

综合部
签收、分类

分类
内部收文
外部收文

分类 分类

填写《内部收文呈报单》
填写《收文传阅单》
填写《收文传阅单》
传阅部
办理
办理
传阅

领导班子传阅
领导班子传阅

填写《对外收文办理单》

具体部门办结
分管领导阅处
主要领导批示
拟办意见（综合部）
主办部门办结
分管领导阅处
主要领导批示
拟办意见（综合部）

综合部
汇总归整

附件5：
福州市文化旅游发展有限公司发文稿纸

附件6：
福州市文化旅游发展有限公司收文传阅单
来文单位

来文字号

收文时间

收文编号

文件标题

公司领导
董事长
副总经理（主持工作）
副总经理
总经理助理
雷言钦
吴超平
林荣华
周晓斌

收文传阅单