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公司公文管理规范

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2020年4月19日
文档仅供参考
**公司公文管理规范
一、目的
为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。
二、适用范围
本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。
三、定义
公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括：
1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会议通知、会议纪要等等。
2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。
3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。
4.各子公司正式签发的红头文件。
四、职责
1.签发权
1.1公司整体红头文件由总经理签发。
1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签发。
1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经理签发。
2.发文权：总经办/子公司综合办公室。
五、管理制度
1.公文的常见种类
1.1请示
请上级部门请求指示和批准，用“请示”。
1.2报告
向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。
1.3意见
用于对重要问题提出看法和处理办法, 用“意见”。
1.4通知
批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。
1.5通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。
1.6规定/办法/制度
对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用 “规定”、“办法”或“制度”。
1.7决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论经过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
1.8会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。
2.公文的格式
2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。
2.2标题及主题词为3号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为1.5倍行距。
2.3公文纸一般采用国际标准A4型（297MM×210MM），左侧装订。
3.公文的编号
3.1以公司名义下发的文件编号
受文机构
发文单位
适用范围
发文字号
全公司
**有限责任公司
以公司名义下发的重要事项、通知、规章制度等
**发[年号]第×××号
公司下发的奖惩类文件
**行字[年号]第×××号
公司下发的任命类文件
**任字[年号]第×××号
以公司名义下发的会议纪要文件
**纪字[年号]第×××号
政府机构及外单位
**有限责任公司
汇报工作、反映情况、提出请示等公文
**文[年号]第×××号

3.2以公司所辖各单位（体系）名义下发的文件编号
承办单位
适用范围
发文字号
行政体系
发布培训信息、内部岗位竟聘公告、会议通知、上报总结规划、节假通知、稽查通告、公告等文件
**行政[年号]第×××号
营销体系
发布部门管理规范、表单、条例、销售计划、规章制度等文件
**营销[年号]第×××号
生产体系
发布生产计划、车间管理制度、安全检查通报等文件
**生产[年号]第×××号
财务体系
发布的审计通报、预算制度等文件
**财务[年号]第×××号

3.3以子公司名义下发的文件编号
发文单位
发文字号
江西**营销有限责任公司文件
**营销发[年号]第×××号
江西**保健酒有限责任公司文件
**保健发[年号]第×××号

3.4文件字号右侧必须注明签发人姓名。
4.公文的下发流程
4.1公司及各单位（体系）正式发文必须以公司红头文件下发，由承办部门负责起草, 并填写《发文审批单》，承办部门负责人予以内容审核签字后送总经理/分管副总经理的秘书审核。
4.2总经理/分管副总经理的秘书负责对文件内容、文字、格式进行审核。
4.3总经办主任对文件进行最终审核签字后报公司总经理/分管副总经理签发。
4.4签发人签批后，承办部门根据各级签批人意见对文件进行修改，确认无误后将文件签批版及电子版转总经办发文。
4.5如文件审核不合格,总经办将审核意见反馈给承办部门，承办部门修改后再报审。
4.6正式文件由总经办在文控专员统一授文号后正式下发。
4.7如发文内容与其它部门有重要关联，须其它部门会签后再以承办单位名义发文；如需两个或以上单位联合发文，在会签完毕后以主要承办单位文号发文，并在落款处注明联合发文各单位名称。
4.8在公司OA系统尚未正式启用之前，公司红头文件以纸介版形式送达相关单位；公司OA系统正式启用以后，公司红头文件一律以电子版形式加盖电子印章后，经过OA下发。重要文件及有紧急时限性要求的红头文件,同时以纸介版形式送达主送单位。
5.公文流转的时间规范
文件按急缓程度分为：特急、紧急、一般。
5.1“特急”文件，要求自接到文件起立即按主送范围传送到位，否则将严重影响正常工作秩序，给公司造成重大经济损失。
5.2“紧急”文件，要求自接到文件起两小时内按主送范围传送到位，否则将影响正常工作秩序。
5.3“一般”文件，要求自接到文件起半个工作日内必须按主送范围传送到位。
6.公文阅办程序
6.1上级发来的文件及注有密级的报告、电邮、资料和相关单位发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理（涉及到绝密文件直接转相关领导拆阅）。收文时，需填写《文件阅办单》，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送总经办主任处理。
6.2承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免文件积压或传失。
6.3凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。
6.4各部门收到特急文件时，应在半天内答复并退回文件；紧急文件，应在一天内答复并退回文件；一般要办理的文件，两天内应办理并退文件，最迟不能超过一周。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。逾期延误公务影响正常工作秩序的的责任人，按责任事故处理。
6.5加强公文检查、催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各子公司对上级传真的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时跟踪、归档。
6.6领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
6.7公司OA系统未正式启用之前，各部门向公司或高管报请类文件由本部门负责人填写《文件报批单》呈相关领导批示 。
7.公文的保存
7.1文件为纸介版签批需要保存纸介版文件报批单、原文件及已正式下发的电子版文件。OA系统正式启用后，各单位所有拟下发文件原则上均经过OA系统上报审批，文件审核合格下发后需保存已正式下发的电子版文件。
7.2电子版文件按日保存，并按文号分类制作文件目录，每半年刻制光盘一次，一式两份，文控专员一份，档案管理人员一份。电子版文件保存时限为 。
7.3因客观原因无法在OA系统中流转签批的纸介版文件按文号分类保存，保存期限为三年，第四年起可开始逐年销毁纸介版文件。
7.4 纸介版文件销毁审批流程：
公司：文控专员申请纸介版文件销毁→总经办主任→分管副总经理→总经理
子公司：文控专员申请纸介版文件销毁→综合办公室负责人→子公司总经理→总经办主任
7.5外来公文办理完毕后，统一由总经办整理、立卷、归档。
8.公文的管控
8.1**有限责任公司总经办是公司公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作并指导其它部门的公文处理工作。
8.2各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。
8.3各单位工作中形成的文档，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类核对整理后，于次年第一季度送交总经办档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。
8.4 公文的借阅、复制必须建立严格的审批、登记制度。公司机密文件原则上不得不得借阅、翻印,因工作需要确需借阅、复制的，必须经分管办公室的副总经理批准。
9注意事项
9.1制度、流程类文件和涉及授权标准的引用、修订的文件应先报企业管理部审核备案后方可报签发人签批。
9.2公函对外体现公司形象，为维护公司对外公函的严肃性和法律规范性，公司各部门对外发出公函须使用统一格式并经法工部审核。审批流程如下：部门负责人→法工部→总经办主任→分管副总经理/总经理，采用纸介版形式报批。
9.3公司OA系统正式启用以后，经过OA下发的公司文件一律由总经办文控专员负责发布，其它单位及个人无权擅自在OA系统上发布公文。
9.4子公司的下发文件须按月将发文目录上报公司总经办，总经办对文件准确性、行文质量进行监督、管理。
六、本办法下发后，原有《公文处理规范》（文件编号：ZB-GF- 0213-001）同时废止。