东盛控股集团财务制度--费用报销及付款管理办法(试行-修改).doc

东盛控股集团财务制度-费用报销及付款管理办法(试行-修改)陇南东盛控股集团财务报销及付款管理制度（修订） 第一条、总则1、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销及付款行为，提高工作效率，防范和降低风险，制定本制度。 2、本制度根据我国现行相关法律法规及公司的实际情况，将财务报销分为费用报销（交通费、差旅费、业务招待费、办公费及低值易耗品、培训费及资料费、车辆费用、其他费用等），采购付款，工程付款，其他款项支付（工薪福利及相关费用、税费支出、保证金、软件及固定资产购置及其他专项支出报销等）。3、本制度适用东盛控股集团所属各关联公司及陇南康龙地产板块各公司所有相关付款业务，地产板块外地各公司因可能涉及到其他股东因素，可以合理参照本制度执行或根据实际情况修订本制度后执行；建筑公司因出差餐补、采购流程、工程付款流程等方面的自身情况可以按原制度执行，除此外按本制度执行。第二条、借款管理及流程 1、借款流程 1.1、 借款人按规定准确填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。 1.2、 一般借款流程：借款人根据工作需要准确填写借款单部门负责人审核签字财务负责人复核总经理审签集团财务副总审核借款人到出纳处办理借款。 2、一般借款2.1、公司正式员工因工作需要可以按程序到公司财务部借款；公司新进员工转正前，不得借款；费用类借款原则上不得超过该员工月工资金额；2.2、公司正式员工因工作需要须到公司财务部借款，须先准确填写借款单，注明借款用途、借款金额等相关事宜，经按规定的借款流程审批后方可到财务部办理借支手续，在公司内已经借有备用金人员不得再次借款。2.3、原则上大额款项通过银行转账支付（下同）。2.4、 借款销账规定： 2.4.1、 借款销账时借款人应提供真实合法的票据及时准确地填写报销单据，在借款单注明的借款用途范围内履行完审批程序后据实报销，超出借款单列明使用范围的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；2.4.2、借款人原则上应在经办事项完结后5个工作日内办理借款销账手续。 2.5、 原则上前款不清后款不借，逾期未归还借款经财务催收后仍未报销或归还者，将从其后期工资中扣回。 2.6、公司与往来单位发生的付款行为，原则上不得以个人借款的方式支付，须按公司相关规定的程序审批后由财务部以转账的方式进行支付，以提高工作效率和尽可能地降低风险；特殊情况经办人确需向公司借款的，须经总经理书面批准后特事特办； 3、备用金借款 3.1、借款人：因公经常出差人员、经常外出采购人员（如施工项目部零星采购、综合管理部后勤采购）、其他因工作需要经常发生经济业务的人员可以根据工作需要合理确定备用金额度，按程序审批后办理备用金借款； 3.2、备用借款流程：借款人根据工作需要合理填写备用金申请表，注明备用金用途、金额等主管部门负责人审核签字财务负责人复核总经理审签集团财务副总审核借款人到出纳处办理备用金借款。 3.3、在公司有备用金未归还的借款人，不得再次向公司申请借款； 3.4、备用金借款人在备用金使用范围内可以用备用金支付，待经济业务完结后按费用报销相关规定报销； 3.5、在一定期间内，备用金借款人不用归还备用金，未归还的备用金可以循环使用，但公司财务人员（会计或出纳）应每季度与备用金借款人核对备用金借款余额并签字确认，以确保备用金借款余额准确；年末前所有备用金借款必须归还，次年根据需要再按程序借支备用金； 第三条、费用报销一般规定及流程 1、费用报销的一般规定 1.1、报销人必须提供相应的真实合法票据（合法票据见原始票据管理制度）。 1.2、填写报销单应注意:经办人根据费用性质填写对应报销单；严格按照单据要求认真填写各项目，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；报销单摘要栏简述费用内容或事由。 1.3、按规定的审批程序报批。 2、费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单部门经理审核签字财务负责人复核总经理审签（或其他具有审批权限的人员）集团财务副总审签到出纳处报销。 3、出纳不得支付审批程序未完成费用，若遇紧急情况审批人员离开办公地时，财务人员可电话、短信或邮件请示，做好汇报请示记录，先行支付，待审批人员回归时补签入账。4、出纳在办理完毕费用报销业务后，根据付款方式在报销单据上加盖现金付讫或银行存款付讫印章，并在后附附件上加盖附件印章。第四条、费用报销具体规定 1、 交通费1.1、费用标准（市内因公交通费）：1.1.1、员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有公车的情况下可以乘坐公共汽车，经部门负责人同意后可以乘坐出租车； 1.2、员工根据公司考勤管理制度休年休假。 1.3、直系亲属家住在外地（包含配偶、父母、岳父母、子女）的正式员工，在不影响正常工作情况下，按回家次数，按实际发生票据报销探亲交通费（每人标准不超过公共汽车、硬卧火车票价），但每年报销次数不超过2次(每半年报销一次)。1.4、 报销流程 1.4.1、报销人整理交通车票（含因公公交车票及出租车票），需在车票背面签经办人名字，准确填写费用报销单并粘贴好各项票据；1.4.2、 审批:按费用报销的一般流程审批。2、 差旅费 2.1、员工出差至武都区之外须填写出差审批单，详细注明出差地点、事由、人员、时间、交通工具等相关事项。 2.2、出差人员需提前预支差旅费时，凭审批的出差审批单到财务部办理预借手续，前款未清者或在公司领有备用金人员不得办理新的借支。 2.3、 出差人员确因工作需要乘坐飞机者，应提前征得总经理同意（报销时可采用总经理先行审签），否则原则上不得报销机票费用。 2.4公司职务在副总以上或年满50岁以上的员工出差乘坐火车、可购买软卧铺票。 2.5乘坐公共汽车的需合法有效的车票凭票报销，出租车票凭票如实报销。自带车出差的不再报销交通费用。 2.6、报销标准2.6.1、 出差住宿在规定的限额标准内凭票报销，超出标准部分不予报销。2.6.2、 出差住宿原则上按以下标准执行：、一线城市（北京、上海、广州、深圳）400元/间； 、二线城市（重庆、成都、西安、武汉等）300元/间； 、三线城市（兰州、宝鸡、银川、西宁等）280/间；、公司临近各市县180元/间； 2.6.3、除副总经理及以上领导可住单间外，多人出差同性每两人按一个标准间报销。2.6.4、伙食及其他补助费标准：按出差人员离开公司当天算起，公司所在市内按30元/天/人补助、公司所在市外按45元/天/人补助，除与所办业务需要招待餐费外，其余餐费将不再报销。2.7、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不再报销相关费用、在居住所在地出差人员不再报销住宿费。 2.8、出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，若无特殊原因逾期原则上不再报销，根据差旅费用标准准确填写差旅费报销单。2.9、报销流程：出差人（随行人员签字证明）部门经理审核签字财务部复核总经理审签集团财务副总审签出纳处办理报销。3、业务招待费3.1、公司发生的业务招待(接待餐饮、礼品等)，事前须经主管领导及总经理同意之后方可执行。因工作关系各部门发生的业务招待，由部门接待，杜绝不相关人员参加陪同。3.2、公司接待用烟、酒由综合部统一采购、统一造册配发，做好收发台账，财务部门随机核查。3.3、接待后5个工作日内，经办人持有效票据和消费清单到财务部门办理报销手续，超过5个工作日者，原则上将不在报销；若在与公司签订长期合作餐饮单位就餐时，提供结算单及消费清单在财务备案作为对账依据，同时做好就餐记录，依据协议约定时间，会同综合部进行结算。3.4、 接待标准3.4.1、一级接待餐费标准1500元/桌之内，酒500元/瓶之内，烟70元/盒之内；3.4.2、二级接待餐费标准1000元/桌之内，酒300元/瓶之内，烟40元/盒之内；3.4.3、三级接待原餐费标准800元/桌之内，酒200元/瓶之内；烟25元/盒之内。 4、 办公费、低值易耗品 4.1、管理规定:为了合理控制费用支出,此类物品原则上由公司综合部集中购置,统一管理，并指定专人负责管理。 4.2、报销流程 4.2.1、购置申请: 公司综合部每月根据经审批后的各部门办公用品、低值易耗品申购单并结合现有库存情况购置相应办公用品、低值易耗品，购回后据实登记账目，并及时按各部门申购情况发放； 4.2.2、报销程序：报销人先填写费用报销单(附入库验收单，若有)，审批后的报销单及原始单据（包括结账小票、送货单、发票、入库单等）交财务部，按费用报销的一般流程付款或冲抵借支。 5、培训费、资料费 5.1、费用管理原则 5.1.1、 培训费:为提高公司各部门员工的专业知识和技能，更好地为公司服务，公司人力资源部应加强公司各项培训管理。培训工作由公司人力资源部统一管理，各部门培训计划应及时报送人力资源部。人力资源部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。 5.1.2、 资料费：在保证满足实际需要的前提下，尽量节约成本，资源共享。5.2、报销流程： 5.2.1、培训费根据实际情况由人力资源部人员或者由参加培训人员根据报销审批程序办理报销。 5.2.2、资料费在报销前需到人力资源部办理资料登记手续，凭审批后的报销单及申请表到财务处办理报销。 6、车辆费用6.1、车辆费用包括油料费、维修保养费、停洗费、保险费等。 6.2、油费报销：公司所有车辆油料由综合部统一办理加油卡，综合部派专人复核司机加油记录， 每月末做一次车辆油料使用及油耗核查表，发现油耗异常，查明原因，上报公司领导。6.3、出差在外需现金加油由驾驶员在发票背面注明行车里程数,若有随行人员同时签字证实，返回后由综合部根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核，经综合部负责人签字审核。 6.4、维修保养费：车辆维修保养前须提出书面申请，说明原因、维修厂家和预计费用，报销时凭发票和详细费用清单，由综合部根据车辆维修情况复核，经负责人签字审核，旧件交回综合部。 6.5、停车费：停车费由驾驶员根据情况报销，由综合部根据派车记录复核，经负责人签字审核；6.6、洗车费由综合部指定固定洗车点，印制不同编号的洗车票，一次一车一票发放，并做好洗车票发放记录，洗车点凭票洗车，综合部和财务部定期凭记录单及洗车登记表核对结算洗车费。6.7保险费：车辆需要购买保险时，驾驶员应提前10天告知综合部，由综合部指定专人到保险公司办理。7、其他费用 7.1固定电话费：公司为员工提供工作必要的固定电话，并由公司统一支付话费。禁止员工在上班期间打私人电话。销售部及物业部固定电话费由物业部专人交纳，行政办公类固定电话由综合部指定专人交纳，按费用报销一般流程审批程序办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到通讯公司查明原因，向公司领导作出书面报告，由总经理批示处理办法。7.2手机通讯费：依据公司标准按月发放，享受补助的员工，必须24小时保持手机畅通，每发现一次关机或停机情况处以当月补助费用20%的罚款，3次（不含）以上者扣除当月手机通讯费。 7.3、会议费：费用报销单附发票、会议时间地点记录、会议签到表、会议主题等附件，按费用报销的一般审批流程报批。 7.4、劳保费：费用报销单附发票、申购单、入库单、发放签字清单，按费用报销的一般审批流程报批。 7.5其他费用：参照费用报销一般流程办理。第五条、采购付款 1、大宗货物采购需签订采购合同，采购金额5万元以上原则上采用招投标方式确定供应商，采购金额5万元以下的也应向不低于3家同类供应商比价，多方比较后以此确定供应商。采购须按采购标准流程进行。 2、为提高采购效率，采购金额在10000.00元以下的零星采购可以不签订采购合同，询价过程可以根据需要进行，可以对经常采购的备品备件、低值易耗品等，根据市场情况确定几家固定供应商，以确保公司利益。 3、采购经办人将所采购的货物交给库房管理员，库房管理员据实清点并即时开具一式三联入库单，其中一联库房管理员留底并据此登记材料账，一联交采购经办人到财务办理付款，一联交采购经办人留底备查。 4、签订采购合同时，必须明确注明购、销货方名称、所采购货物名称、数量、单价、总金额（单价、总金额为增值税含税单价和总金额）、应付款总金额（含税）、付款条件、销货方纳税人身份、销货方开户银行名称、销货方开户银行账号等，付款方式原则上为公对公银行转账支付。销货方是一般纳税人，我公司付款前销货方必须提供增值税专用发票；销货方是小规模纳税人，我公司付款前原则上销货方须到税务局代开增值税专用发票； 5、采购部经办人根据实际采购业务在当次采购业务完结后5个工作日内填写采购付款申请单。采购经办人应根据采购付款申请单如实完整准确地填列相关项目，包括但不限于销货方名称、所采购货物名称、数量、单价、金额、应付款总金额、已付款金额、本次付款金额、本次付款后应付款余额、所开发票金额、付款条件简述、销货方开户银行名称、销货方开户银行账号等，要求字迹清楚并不得涂改； 6、采购经办人凭填列完整的采购付款申请单，连同采购合同主要条款复印件（主要指有购销货方名称、所采购货物名称、数量、单价、金额（单价和金额为增值税含税单价和金额）、付款条件、销货方纳税人身份、销货方开户银行名称、销货方开户银行账号等内容）、供货方送货单、供货方所开发票、购货方入库验收单等附件，按以下程序办理付款：采购付款申请单经经办人填报人填报并签字采购部负责人审核签字成本部负责人复核财务负责人复核总经理审签集团财务副总审签采购部经办人到出纳处办理付款。 7、出纳在收到付款申请单后，付款前须按本制度再次复核，复核无误后2个工作日内支付款项， 特殊情况不能及时付款，须及时向部门领导汇报，同时及时向采购经办人说明原因； 采购款项支付，原则上采用公司公对公转账支付；8、零星采购付款，为简化付款流程，可以参照费用报销流程办理；第六条、工程付款 1、原则上工程项目均需签订工程合同，5万元以上的工程须采用招投标方式确定有相应施工资质的施工方，5万元以下的工程可以不采用招投标方式，但须向不低于3家同类施工方比价，多方比较后以此确定工程施工方。 2、为提高工程施工效率，总金额10000.00元以内的零星工程可以不签订工程合同，如施工过程中临时需要增加临时工作业，经项目经理签字同意，可以自行决定使用临时工，但需要有真实、准确、完整的临时工用工记录，包括但不限于临时工姓名、用工时间、工作内容、工作内容完成验收情况、工资标准、工资总金额等。小金额的临时工工资可以据实以工资表形式发放； 3、签订工程施工合同时，如该工程施工合同为固定造价合同，须在合同中明确注明施工方名称、工程标的名称、工程数量、单价、工程总金额（单价和金额为增值税含税单价和金额）、付款条件、付款方式、施工方纳税人身份、施工方开户银行名称、施工方开户银行账号等；如工程施工合同为金额不确定合同，须在合同中明确注明施工方方名称、工程标的名称、工程预计数量、单价确认标准（增值税含税单价）、付款条件、付款方式、施工方纳税人身份、施工方开户银行名称、施工方开户银行账号等。施工方是一般纳税人，我公司付款前施工方必须提供增值税专用发票；施工方是小规模纳税人，我公司付款前施工方须到税务局代开增值税专用发票； 5、工程付款一般程序：成本部经办人员在每月25日前将上月21日至本月20日施工方完成的工程量如实填报工程施工进度表及工程付款申请单（会同施工单位、监理单位实地测量工程进度，相关人员签字确认）工程部负责人审核签字成本部负责人审核签字（对测量过程、计算依据、工程量等）财务负责人复核总经理审签集团财务副总审签成本部经办人到出纳处办理付款。 6、成本经办人员在每月25日前将上月21日至本月20日施工方完成的工程量如实填报工程合同执行情况表并按工程施工进度表上要求的审签程序审签完毕，工程完工进度表须施工方签字盖章，同时根据已完工程量及已实际付款情况填报工程付款申请单并按工程付款申请单上要求的审签程序审签完毕，连同工程发票交出纳安排付款； 7、工程完工并验收合格时，须由工程发包方、工程施工方共同在工程验收结算单上签章予以确认，根据相关规定，必须有工程监理的工程项目验收结算时，工程监理单位需在工程验收结算单上签字盖章。工程验收后，成本部经办人员根据工程施工合同约定时限及时填报工程付款申请单，并按工程付款申请单上要求的审签程序审签完毕，连同工程发票（本次付款前，施工方须按剩余工程款金额全额开具增值税专用发票，含质保金）、工程验收决算单复印件交出纳安排付款； 8、工程质保期结束后，工程发包方、工程施工方、物业、工程监理（如有）共同在工程质保单上签署意见并签章；工程若无质量问题，工程经办人员根据已签章完毕的工程质保单在合同约定时限内填报工程付款申请单并按工程付款申请单上要求的审签程序审签完毕，连同工程质保单复印件交出纳安排付款；工程若有质量问题，根据各方共同确认的质量问题须扣款金额，相应扣除质保金后，按上述程序申请支付剩余质保金；若质量问题较严重，质保金不够扣减，按各方共同确定的方案执行； 9、出纳在收到上述资料后再次复核实际已付款情况及是否存在其他风险，若发现其他风险应及时向主管领导汇报以寻求解决办法，若复核时未发现风险，原则上2个工作日内按施工合同约定的付款方式付款完毕；特殊情况不能及时付款，须及时向部门领导汇报，同时及时向成本部经办人说明原因； 10、未签合同的零星工程付款，为简化付款流程，可以参照费用报销流程办理；第七条、其他款项支付 1、 工薪福利及相关费用 1.1、工薪福利支出（工资、社会保险、公积金及各项福利等），此类支出参照我国现行相关法律法规及公司实际情况执行。 1.2、工薪福利及相关费用支付流程 1.2.1、每月5日前由人力资源部将编制并签字的上月员工工资表（含社保、公积金）、考勤记录及员工工资标准等资料财务部负责人于每月7日前复核每月8日前由人力资源部及时呈报总经理审核每月9日前由人力资源部及时呈报集团财务副总审核出纳每月10日按经审批流程审批完毕的应付职工薪酬表通过银行网银方式发放应付职工薪酬（相关截止日如遇节假日，则顺延）1.2.2、临时工工资及辞职员工工资支付流程同工资支付流程。 1.3、社会保险支付流程：每月由人力资源部根据我国现行相关法律法规和公司规定编制需要交纳的社保、公积金资料，按费用报销一般流程办理；1.4、其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务负责人复核总经理审核集团财务副总审签审批后的报销单交出纳办理付款。2、 税费支出2.1、主办会计根据上月账面实际情况，于当月5日前按我国现行税收法律法规及所属公司主管税务机关要求填列纳税申报表，纳税申报表经主办会计签字财务负责人复核总经理审核集团财务副总审签主办会计安排财务人员于本月14日前完成上月各项税费纳税申报及缴纳税款工作；2.2、主办会计根据当月账面实际情况，于当月月末前按我国现行税收法律法规计提各项税费；2.3、纳税申报工作完成后，主办会计根据税费缴款书直接入账，冲减已计提的各项税费（或直接计入管理费用，如印花税）；3、 软件及固定资产购置3.1、需求部门经办人：按公司相关规定填写资产购置申请单并报批； 3.2、报销所需资料：包括但不限于相关批准生效的购置申请单、询价相关记录、合同协议（如有）、合法发票及经质检签章的验收单等；3.3、 结账报销：3.3.1、资产验收（软件应安装调试并能正常使用）无误后，经办人凭发票等资料按采购付款程序付款； 3.3.2、财务部根据审批后的报销单原则上以转账形式付款；3.3.3、特殊情况若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。4、 保证金 4.1、支付保证金:根据相关主管部门规定或经济合同约定，公司有义务按时足额将保证金转入对方单位指定的银行账户的，公司经办部门经办人须准确填写保证金支付审批表；4.2、退还保证金:根据相关主管部门规定或经济合同约定，公司收到对方转入保证金，待所保证事项结束3个工作日内，公司经办部门经办人须填写保证金退还支付审批表；4.3、程序：经办人准确填写退还履约保证金支付审批表工程部负责人审核成本部负责人审核 财务负责人复核 总经理审签集团财务副总审签出纳处付款；经办人准确填写退还投标保证金支付审批表成本部负责人审核 财务负责人复核 集团财务副总审签出纳处付款；5、 其它专项支出 5.1、 其它专项支出主要包括专门立项的费用支出（如咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用等）。 5.2、费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后实施。 5.3、 财务报销流程 5.3.1、将审批后的报告文件报财务部备案，以便财务备款。 5.3.2、签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问审核，合同应注明付款方式等）。 5.3.3、付款流程：5.3.3.1、由经办人整理发票等相关资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；5.3.3.2、按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务负责人复核 总经理审签集团财务副总审签出纳处付款；5.3.3.3、财务部根据审批后的报销单金额原则上以银行转账方式付款； 5.3.3.4、特殊情况若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 第八条、附则1、本制度由财务部负责解释；2、本制度从批准通过之日起开始执行。 一般借款流程一般借款流程：借款人根据工作需要清楚填写借款单主管部门负责人审核签字财务负责人复核是否尚有未归还的借款（备用金除外）总经理审签集团财务副总审核借款人到出纳处办理借款 备用金借款流程 备用借款流程：借款人根据工作需要合理填写备用金申请表，注明备用金用途、金额等主管部门负责人审核签字财务负责人复核总经理审签集团财务副总审签借款人到出纳处办理备用金借款 费用报销一般流程费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单部门经理审核签字财务负责人复核总经理审审签（或其他具有审批权限的人员）集团财务副总审签到出纳处报销 采购付款采购付款程序：采购付款申请单经经办人填报人填报并签字采购部负责人审核签字成本部负责人复核财务负责人复核总经理审签集团财务副总审签采购部经办人到出纳处办理付款。 工程付款工程付款一般程序：工程经办人员在每月25日前将上月21日至本月20日施工方完成的工程量如实填报工程施工进度表及工程付款申请单（会同施工单位、监理单位实地测量工程进度，相关人员签字确认）工程部负责人审核成本部负责人审核签字（对测量过程、计算依据、工程量等）财务负责人复核总经理审签集团财务副总审签成本部经办人到出纳处办理付款。 工资、福利及相关费用支付程序每月5日前由人力资源部将编制并签字的上月员工工资表（含社保、公积金）、考勤记录及员工工资标准等资料财务部负责人于每月7日前复核每月8日前由人力资源部及时呈报总经理审签每月9日前由人力资源部及时呈报集团财务副总审签出纳每月10日按经审批流程审批完毕的应付职工薪酬表通过银行网银方式发放应付职工薪酬（相关截止日如遇节假日，则顺延） 税费支出程序税费支出程序：主办会计根据上月账面实际情况，于当月5日前按我国现行税收法律法规及所属公司主管税务机关要求填列纳税申报表，纳税申报表经主办会计签字财务负责人复核总经理审签集团财务副总审签主办会计安排财务人员于本月14日前完成上月各项税费纳税申报及缴纳税款工作； 保证金支付程序退还履约保证金:经办人准确填写退还履约保证金支付审批表工程部负责人审核成本部负责人审核 财务负责人复核 总经理审签集团财务副总审签出纳处付款；退还投标保证金:经办人准确填写退还投标保证金支付审批表成本部负责人审核 财务负责人复核 集团财务副总审签出纳处付款；- 18 -