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装饰公司财务报销及付款管理办法

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2020年4月19日
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山东XX装饰工程有限公司
财务报销及付款管理办法
目录
1遵循原则 1
2 按要求使用、填写凭证单据 1
2.1凭证填写要求 1
2.2报销凭证粘贴要求 2
3 审批付款程序及付款时间 2
3.1费用报销审批程序 2
3.2业务招待费及公司物品领用审批流程 5
3.3总经理费用报销审批程序 5
3.4内部转款及内部往来款审批付款程序 5
3.5业务审批流程、应提供材料及材料要求 5
3.5.1业务审批流程 5
3.5.2材料类付款会签单填写要求及付款时应提供的申请资料 6
3.5.3工程类付款会签单填写要求及付款时应提供的申请资料 7
3.5.4劳务费付款会签单填写要求及付款时应提供的申请资料 8
3.5.5退还招投标保证金审批流程 9
3.5.6注意事项 9
3.6费用报销及付款时间规定 11
4 附则 11

1遵循原则
XX装饰员工执行费用报销付款程序，应本着谁花钱、谁报销、谁领款的原则，经办人不准由她人代签或代领款。
对不符合付款条件的款项申请，财务部门一律不予审核、支付。
原则上费用报销付款采用网银转款的形式进行支付，其它资金支付根据实际业务可采用现金、支票、汇票等形式进行支付。如员工自行先垫付款项，报销时须附网银或刷卡凭条。
2 按要求使用、填写凭证单据
2.1凭证填写要求
2.1.1填写凭证必须用黑色或蓝黑色的钢笔或中性笔填写，书写文字必须清晰、工整、不得潦草，无错别字，无涂改现象。要写明报销部门、报销事由、报销金额（大、小写）、附件张数（粘贴的原始凭证的自然张数）等。报销单据必须由经办人自己填写，不许她人代写。
2.1.2阿拉伯数字应逐个填写，不得连笔。小写数字前应有或加注人民币符号“￥”。大写金额的数字，应用汉字正楷书写，写法如下：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元（圆）、角、分、零、整（正）。中文大写金额数字到“元”或“角”为止的、在“元”或“角”之后、应写“整”(或“正”)字、大写金额数字有“分”的、“分”后面不写“整”(或“正”)字。大写金额应靠左顶头填写。例如：￥120,807.68 大写：壹拾贰万零捌佰零柒元陆角捌分 ；人民币叁拾贰万零伍元整￥320,005.00 ；人民币叁仟贰佰元伍角整￥3200.50 。
2.2报销凭证粘贴要求
业务经办人取得原始单据后，应按票据大小、长短、票据种类、票面金额等从右至左依次粘贴整齐至原始单据粘贴单上，然后将报销单靠左平铺粘贴于首页，原始单据应与报销单上边线平行，与左边线对齐，原始单据内容、数量、金额要表露清晰。保持整个平面厚度的均匀（一般15张-20张为宜），同类原始单据应归类粘贴。
3 审批付款程序及付款时间
3.1费用报销审批程序
费用报销需填列“费用报销单”，“费用报销单”由经办人申请，经部门负责人审核确认后，报相关部门备案（其中业务招待费、会务费、物品登记类等由综合部门备案登记；职务工作费用、差旅费等由综合部门人资专员和财务部出纳备案登记），经财务负责人审核，总经理审批后，交由出纳审核付款。具体审批流程如下：
（1） 日常费用报销流程：

费 用 报 销 单
部门：XXX 日期： X月 X日

报销内容：

财务审核

批准人
⑥总经理批准

单据张数

⑤财务负责人审核
出纳：⑦出纳审核付款
合计金额（小写）：
备注（付款方式等）
合计金额（大写）：
冲账金额（小写）：
备案登记
③如是业务招待费、会务费、物品登记类综合部负责人备案
业务审核
②部门负责人签字
经办人
①经办人签字
④如是差旅费-综合部人资专员备案

（2） 职务费用报销流程：

费 用 报 销 单
部门：XXX 日期： X月 X日

报销内容：

财务审核

批准人
⑥总经理批准

单据张数

⑤财务负责人审核
出纳：⑦出纳审核付款
合计金额（小写）：
备注（付款方式等）
合计金额（大写）：
冲账金额（小写）：
备案登记
③综合部人资专员备案
业务审核
②部门负责人签字
经办人
①经办人签字
④财务出纳备案

①如为公司经办业务确实无法取得相关发票，经办人在符合财务程序的情况下可用其它同类票据报销（如办公费只能用办公类票据抵用，交通费只能用交通费票据抵用），使用便利贴写明抵票原因，附在报销单据上经部门负责人签字确认后方可报销。
②职务工作费用报销，不允许合伙贴票，所报单据需由本人亲自送至财务部，不许代送；所报票据单位名称必须是“山东XX装饰工程公司”或者“XX装饰”或者单位名称处空白不填。
③个人不允许报销业务招待费。
④如为办公用品、计算机耗材等票据，必须附销货单位盖章的明细清单及出、入库单，且单价不应超过200元。（出、入库单签字为报销人及综合部人员）
⑤通讯费发票报销普通员工为300元、经理级以上为500元。
⑥住宿费发票必须是异地的，济南当地不予报销。
⑦所贴票据金额超过职务工作费用实际应报数的差额必须控制在5元以内。
⑧现金报销必须按现金管理办法执行，由经办人亲自领取，并在报销单据上签字。
⑨每份报销单所附原始单据不要过多，控制在20张以内，每份报销单不可粘贴太多相同票据（种类、日期）或者金额较大的票据。不允许出现同一天多张汽油票、打车票连号以及交通费多张。
⑩从每年9月份开始，6月份以前的票据不允许贴票报销。
3.2业务招待费及公司物品领用审批流程
备注：若申请人不需要领用招待疲，则只需填写业务招待审批单，无需填写物品领用单。
3.3总经理费用报销审批程序
总经理费用报销（职务费用除外），在正常履行本公司审批程序的情况下，需报地产集团财务总监及总裁或其授权批准人审批。
3.4内部转款及内部往来款审批付款程序
（1）内部转款流程：

（2）内部往来款流程：
备注：财务在一个月内取得收款单位开具的收款收据。
3.5业务审批流程、应提供材料及材料要求
3.5.1业务审批流程
该业务审批当前主要是针对材料类（零星采购、供应商采购）付款、工程类付款以及劳务费付款。
由经办人填写《付款会签单》，经部门负责人签字确认，核算部复核，财务部审核后，交总经理签批，最后由出纳付款。流程如下：
3.5.2材料类付款会签单填写要求及付款时应提供的申请资料
（1）材料类付款会签单填写要求
序号
填写项目
填写要求
1
工程名称
根据财务部下发的“工程施工项目名称”填写
2
收款单位
按合同中的名称填写，未签订合同的按“零星采购”填写
3
用途
根据所开具发票的内容填写
4
备注
描述所供货是否完成以及根据合同要求按比例申请款项
5
合同金额
根据已签订的合同填写
6
结算金额
根据实际供货额填写
7
累计已付款
根据已付给对方单位多少款填写
8
本次申请款
根据备注中描述的以及按合同比例应申请的款填写
9
本次实际付款
根据本次应实际支付对方单位的款项
10
付款方式
网银转账或支票
（3） 材料类采购付款应提供的申请资料
编号
供应商采购应提供的申请资料
编号
零星采购应提供的申请资料
1
经办人、部门负责人、财务部签字完整的《网银付款申请单》或《支票领用单》
1
经办人、部门负责人、财务部签字完整的《网银付款申请单》或《支票领用单》
2
在收款单位处加盖供应商公章的付款会签单
2
付款会签单
3
税务局开具的材料款发票
3
税务局开具的材料款发票
4
收款单位的本次实际收款收据，并盖有收款方的财务专用章或发票专用章
4
收款方的收款收据或收条，并有收款人盖章或签字。另外，采购员垫支材料款的需后附刷卡凭条或相应凭据
5
若发票未能载明所购事项，由供货单位提供销货明细清单，清单需具备货物名称、供货日期、单价、数量和合计大小写金额，并加盖公章
5
若发票未能载明所购事项，由供货单位提供原始销货明细清单，清单需具备货物名称、供货日期、单价、数量和合计大小写金额
6
XX装饰工程公司的材料收料单
6
XX装饰工程公司的材料收料单
7
采购金额超过3000元的必须与供应商签订合同；首次付款时需提供合同复印件；再次付款时需提供该合同编号（编号写在付款会签单右上角）。
7

8
首次付款时需提供加盖供应商公章的授权委托书

9
加盖供应商公章和供应商签字的已付款对账单
8

10
加盖供应商公章和供应商签字的付款申请
9

11
根据合同需提供验收报告的，后附验收报告复印件
10

3.5.3工程类付款会签单填写要求及付款时应提供的申请资料
（1）工程类付款会签单填写要求
序号
填写项目
填写要求
1
工程名称
根据财务部下发的“工程施工项目名称”填写
2
收款单位
按合同中的名称填写
3
用途
工程款
4
备注
描述施工项目进展程度，及以根据合同要求按比例应申请的款项
5
合同金额
根据已签订的合同填写
6
结算金额
根据商务部出具的结算报告填写
7
累计已付款
根据已付给对方单位多少款填写
8
本次申请款
根据备注中描述的以及按合同比例应申请的款填写
9
本次实际付款
根据本次应实际支付对方单位的款项
10
付款方式
网银转账或支票
（4） 工程类付款时应提供的申请资料
编号
工程类付款应提供的申请资料
1
在收款单位处加盖收款单位公章的付款会签单
2
地方税务局开具的工程款发票
3
收款单位的本次实际收款的收款收据
4
加盖收款单位公章和签字的已付款对账单
5
加盖收款单位公章和签字的付款申请
6
商务部出具的项目施工进度测量表或完工结算单。结算单据上要有施工单位签章、项目负责人、商务负责人签字
7
首次付款时需提供合同复印件；再次付款时需提供该合同编号（编号写在付款会签单右上角）
8
根据合同需提供验收报告的，后附验收报告复印件
3.5.4劳务费付款会签单填写要求及付款时应提供的申请资料
（1）劳务费付款会签单填写要求
序号
填写项目
填写要求
1
工程名称
根据财务部下发的“工程施工项目名称”填写
2
收款单位
按照承接施工项目的人员填写
3
用途
劳务费
4
备注
描述施工项目进展程度，及以根据合同要求按比例应申请的款项
5
合同金额
根据已签订的合同填写
6
结算金额
根据每次完成的产值填写
7
累计已付款
根据已付给对方单位多少款填写
8
本次申请款
根据备注中描述的以及按合同比例应申请的款填写
9
本次实际付款
根据本次应实际支付对方单位的款项
10
付款方式
网银转账
（2）劳务费付款时应提供的申请资料
编号
开具发票形式
编号
工资表形式
1
税务局开具的劳务费发票
1
人员工资表及身份证复印件
授权委托书
2
收款收据
2
收款收据
3
已付款对账单
3
已付款对账单
4
付款申请单
4
付款申请单
5
商务部出具的项目施工进度表
5
商务部出具的项目施工进度表
3.5.5退还招投标保证金审批流程

（1） 经办人需将相关退款凭据连同审批表一并交给财务部审核。
（2） 收款单位需携带收款收据到财务部领款。
3.5.6注意事项
1、付款会签单上的“收款单位”必须要与合同中的公司名称一致，并加盖公章。“零星采购”付款会签单上可不盖公章。
2、“XX装饰工程公司的材料收料单”中供货商签章要与收款单位名称一致。“零星采购”在打印收料单时，能够将此项删除。
3、付款会签单上的各环节人员签字，不允许只签“同意支付”，要按照所负责的事项签属意见。
4、所有单据上要有签字日期。
5、验收报告的出具，是根据合同条款中约定的要求进行填写。若合同中约定出具两次验收报告，在最后一次出具时请写明“以本次验收做为计算质保期开始时间”。
6、只要付款不是一次性支付的，需要由收款单位出具“已付款对账单”。目的是让其和财务对账，确认发票额、累计收款额。
7、业务经办人负责整个会签单据的签批、分类及保管工作。付款日经办人将第一联（财务联）连同后附的其它资料，一并交于财务部申请付款。
8、业务经办人在申请付款时，除发票以外的其它手续需自检后再发起。若手续不合格，财务部有权拒收并退回。
9、装修工程项目中下账的施工项目，后附的所有相关手续要与《付款会签单》上的“工程项目名称”相一致。
10、因设计费属于增值税范围，因此要求对方必须出具可抵扣的增值税专用发票，尽量在收款时开具。因为增值税专用发票有180天的认证期限，过期不予认证。
11、收取保证金时，财务部需要取得招标部门经办人及其部门负责人签字的纸质版招标通知书，作为收取保证金的依据。
12、退还保证金时，由招标部门填写“退还保证金审批单”，并出具退还保证金明细表，退款时要求退还单位出具收款收据。
13、为了规避风险，要求供应商必须开具每笔收款金额的发票。
14、新项目开工，要求项目部向财务部提供“工程项目名称”，此名称要与和甲方签订合同的名称一致。
3.6费用报销及付款时间规定
日常费用的报销付款时间为每周二、周四；职务工作费用的报销付款时间为接到通知后的三个工作日内（通知当天不计算在内）；每周四为付款会签单的收集日，过期将不予接收单据；工程建设类付款时间原则上为每周五；每月29号为本月报销截止日，正常费用的报销如有特殊原因可次月报销，但不得拖至第三个月；当年度产生的费用当年度报销。
4 附则
本办法由山东XX装饰工程有限公司财务部负责解释。
本办法自 1月1日起执行。