湖南计算机股份公司文件控制程序.doc

QG
湖南计算机股份有限公司管理标准

QG/PLA 07.00-2002

文 件 控 制 程 序

2005-03-25发布 2005-03-28实施
湖南计算机股份有限公司发布

质量管理体系文件控制流程图：

更改申请
发布实施
质量管理体系文件

批准

外来文件控制流程图：
作废销毁
作标识保 留
回 收
归档保存
状态标识
发布实施
批准
识别
外来文件
作标识保 留
作废销毁
定期评审与更新
回 收
归档保存
状态标识
湖南计算机股份有限公司管理标准
文件控制程序
QG/PLA07.00-2002

1 范围
本标准规定了本公司与质量体系有关的文件及资料的控制要求，以确保各有关场所使用文件的有效版本。
本标准适用于本公司与质量体系有关的文件和资料的管理。

2 引用标准
QG/PLA07.04-2002 评审及更改程序
QG/PLA08.02-2002 质量记录控制程序
QG/PLA07.01-2002 产品（软件）研制程序

3 定义
本标准采用下列定义。
3.1 文件和资料。包括两种形式：
a、以书面文字、图表形式表达的；
b、用计算机媒体，如磁盘、存贮芯片等形式表达的。

4 职责
4.1 质量管理部负责质量管理手册、程序文件的发放、更改控制和管理。
4.2 项目负责人负责设计文件的存档。

5 工作程序与要求
5.1 文件和资料的分类
5.1.1 质量体系文件
a、 质量管理手册（包括质量方针和质量目标）；
b、 质量计划
c、 程序文件；
d、 岗位职责（包括分解的质量目标）；
e、 质量记录。
5.1.2 技术文件
a、 各类设计文件，包括图纸和检测文件；
b、 工艺文件，包括作业指导书。
5.1.3 外来文件
a、 各类质量体系标准、技术标准；
b、 相关法律法规。
5.2 《质量管理手册》的编制、批准、发布、更改、版本控制按《质量管理手册》中“手册控制”的规定执行。
5.3 质量计划和程序文件的发布、更改等控制由质量管理部负责。
5.4 技术文件的编制、批准、发放控制按《产品（软件）研制程序》执行；更改按《评审及更改程序》执行。
5.5 质量记录的编写、批准、更改按《质量记录控制程序》执行。
5.6 文件的编写
a、《质量管理手册》和质量计划由管理者代表组织；
b、程序文件由质量管理部经理组织；
c、 管理文件（制度）由相关部门领导组织。
5.7 文件的编号规定
5.7.1 程序文件
QG/ PLA .××.×××-----××××
年份
文件序号
文件分类号
企业标准代号
企业管理标准代号

5.7.2 质量记录表格
JL / PLA **. ** - ****
年份
文件序号
文件分类号
企业标准代号
记录表格代号

各部门按质量记录名称编目，并按规定时间间隔装订。

5.8 文件的批准
5.8.1 质量体系文件
a、 《质量管理手册》由最高管理者批准；
b、 程序文件和质量计划由管理者代表批准；
c、 管理文件（制度）由相关部门负责人批准。
5.8.2 外来文件（标准）
a、 质量管理体系标准由公司法人代表批准选用；
b、 强制性国家标准和法律法规，本公司必须执行；
c、 推荐性国家标准，由项目负责人批准选用。
5.9 文件的发放
5.9.1 《质量管理手册》和质量计划由质量管理部负责发放到各部门负责人，编号后在[文件发放登记表]上登记。
5. 9. 2 程序文件由质量管理部负责在公司局域网络发布。各部门和岗位可通过计算机从公司局域网络浏览文件，无法借助网络浏览的个别部门，质量管理部负责另行登记发放。除质量记录表格外，从网络复制和下载均属无效版本。
5.9.3 外来标准由标准档案室保管，凡需要者，可到标准档案室借阅或复印，管理员作好借阅或发放记录。
5.10 文件的补发
5.10.1 凡文件损坏无法使用时，文件资料持有人可持损坏文件到发放部门补领，损坏文件由发放部门负责人监督销毁。
5.10.2 文件丢失，由文件丢失人写出书面报告，部门负责人审批，到发放部门补领。文件管理员应给予新的编号，并注销丢失文件的编号；必要时，将注销的文件编号通知相关部门，防止误用。
5.11 文件的更改
程序文件的更改，由提出人填写[文件更改申请表],质量管理部实施并填写[文件更改登记表],收回旧文件;其更改批准是管理者代表。更改后的文件在公司局域网络发布执行。
5.12 文件的定期评审与更新
5.12.1 在下列情况下，质量管理部经理应组织对文件进行评审：
a. 组织结构发生变化时；
b. 产品结构有重大调整时；
c. 过程有重大变化时；
d. 适用的法律法规有重大变化时；
e. 内部审核时。
5.12.2 在每年的内部审核结束时，质量管理部经理应组织对文件进行评审，确定是否需要更新；其评审意见应记录在[内部质量审核报告]中。
5.12.3 文件经评审修改后，《质量管理手册》需经最高管理者批准后实施，程序文件需经管理者代表批准后实施，操作性文件需经部门领导批准后方可实施。
5.13 文件的版本控制
5.13.1 程序文件更改时，版本由A至Z依次使用，在程序文件名称后面加注版本号；本公司2005年3月发布的质量体系文件均为A版。
5.13.2 附在程序文件后面的记录表格式样及附录，更改时版本不予控制。
5.13.3 外来标准：标准档案室管理员每年底应对其版本的有效性进行核
查，及时通报有关部门。
5.14 文件的管理
5.14.1 《质量管理手册》、程序文件、由质量管理部保存。
5.14.2 质量记录由各相关部门保存。
5.14.3 外来标准由标准档案室保存。
5.14.4 技术文件由标准档案室保存。
5.15 文件的作废与销毁
5.15.1 文件更改有实质性操作变化时由质量管理部确认更换版本，原版本文件作废。
5.15.2 文件销毁，由文件管理员填写[文件（记录）处理清单]，质量管理部经理批准予以销毁；有利用价值的作废文件需保存时，质量管理部经理批准，文件管理员在“作废”印章上划一圆圈，以示标识。
5.15.3失效标准销毁，由标准档案室管理员填写[作废标准处理清单]，质量管理部经理批准予以销毁；有利用参考价值的作废标准需要保存时，质量管理部经理批准，标准档案室管理员在“作废”印章上划一圆圈，以示标识。

6 支持文件
不需用。

7 记录
7.1 质量记录
7.1.1 QG/PLA08.00-2002 文件发放登记表
7.1.2 QG/PLA08.01-2002 文件更改申请表
7.1.3 QG/PLA08.02-2002 文件更改登记表
以上记录由质量管理部 保存3年。
7.2 工作记录
7.2.1 文件（记录）处理清单。
7.2.2 部门发放文件一览表。
7.2.3 作废标准处理清单。
以上记录分别由相关部门和质量管理部保存。
湖南计算机股份有限公司
文件更改申请表
JL/PLA 08.01-2002
更改文件的名称

申请部门

更 及
改 意
原 见
因

(签字) 年 月 日
申请部门

领导意见

(签字) 年 月 日
相关
部门
意见
1
(签字) 年 月 日
2
(签字) 年 月 日
3
(签字) 年 月 日

更

改

概

要

(签字) 年 月 日
审核部门

意 见

(签字) 年 月 日
批 准

(签字) 年 月 日

湖南计算机股份有限公司

文 件 发 放 登 记 表
JL/PLA08.00-2002
文 件 名 称
文 件 编 号
版本号
份数
收文部门
签字
日期

湖南计算机股份有限公司
文件(记录)处理清单
(工作记录)
编 号
文件(记录)名称
数量(份)
保存期限
处理时间
备 注

保存部门

注: 此表存本部门
审批人: 年 月 日 填表人: 年 月 日

编号：
时间：2021年x月x日

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟
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湖南计算机股份有限公司
文 件 更 改 登 记 表
JL/PLA 08.02-2002
文件编号及名称
序 号
更改时间
更改后版本及实施时间
经 办 人

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6

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注: 此表存质量管理部 。

湖南计算机股份有限公司
作废标准处理清单
（工作记录）
序号
标 准 代 号
标 准 名 称
代替标准代号
数量
处理时间
备 注

说明：

审批： 年 月 日 填表人： 年 月 日

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