公司文件资料管理制度.docx

公司文件资料管理制度天津市尚拓环保科技有限公司文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料管理制度版本/修订B/0页码1/8总则1.目的为加强公司文书档案、音像资料的管理工作，保证文件资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。2.适用范围本办法适用于公司所有文件资料的管理。3.制定、修改、废除本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。4.管理权责综合管理中心企管部负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。作业规定1文件资料的分类1.1文件资料的分类1.1.1公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值的资料。1.1.2公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。1.2文件资料的归类范围1.2.1行政管理类公司对内和对外已行文的管理体系文件（管理手册、程序文件、作业文件、记录文件）；部门内部文件（部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度）；公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；天津市尚拓环保科技有限公司文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料管理制度版本/修订B/0页码2/8公司各类证照资质及相关资料。1.2.2经营业务类公司规划、年度计划、经营情况等相关资料；公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等；委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。1.2.3技术资料类基础资料（原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等）；项目资料（工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等）；受控的技术文件（与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等）。1.2.4人力资源类：劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。1.2.5财务会计类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。1.2.6政府行业类：政府下发至公司的各类文件；企业执行的行业、地区、国家、国际标准；与企业有关的法律事务的相关资料。1.2.7企业形象类企业VI相关资料；网站及其他平台相关资料；企业内刊及周年庆等企业活动相关资料；天津市尚拓环保科技有限公司文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料管理制度版本/修订B/0页码3/8公司参与的各类展会、社会活动、公益活动等相关资料；公司所获得的奖杯、奖状、锦旗、荣誉证书、成果展示品等荣誉成果。1.2.8实物展示类公司重要的产品样品及其他外来产品样品；公司具有纪念意义及保存价值的各类礼品等；由于机构变更或撤销、合并而失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。1.2.9后勤保障类：垃圾清理、保洁保安、工服、绿化、食堂、水电气等合作协议。1.2.10音像图书类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像、图书等。2文件资料的格式2.1对于有公司明确规定格式的按照规定的格式编写，详见管理体系文件文件和资料控制程序、作业文件管理文件编写规定。可以是WORD版本可以是EXCEL版本。2.2没有明确格式的文件的编写正文均采用宋体五号字，眉和页脚均使用宋体小五号字并且加黑。文件序号统一使用阿拉数字序号1. 1.1 1.1.1三层序，号第四层采用第六层采用分隔。有的文件可以前面再增加一层“一、二、”大写序号。1.5倍行距。2.3部门代码XS销售中心：XS1-销售一部，XS2-销售二部，XS3-销售三部；JS技术中心 ：JSKJ-科技部，JSZJ-质检部，JSJS-技术部，JSYF-研发部；GC工程中心：GCXM-工程项目部，GCZC-工程资材部，GCSJ工程设计部；YY运营中心：YYSW-商务部，YYFW-生产服务；ZH-综合管理中心：ZHHR-人事部，ZHXZ-行政部，ZHQG-企管部，ZHCW财务部；WZ物资中心：WZCG-采购部；WZSC-生产部；WZCK-仓库；ZJB总经理办公室。天津市尚拓环保科技有限公司文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料管理制度版本/修订B/0页码4/83文件资料的处理3.1发文3.1.1内部发文拟稿人起草核稿人所在部门负责人审核修改公司总经理核准打印、盖章（总经理签字）企管部备案发出部门负责发放3.1.2对外发文拟稿人起草核稿人所在部门负责人审核修改公司总经理核准打印、盖章（总经理签字）企管部备案发出部门负责发放3.1.3公司所有发文企管部均要备份，并统一记录在公司发文登记表，然后由发出部门负责发放到各相关部门：销售中心、技术中心、工程中心、运营中心、综合管理中心、物资中心、财务部。文件发布以电子版形式公布于公网的文件和公共群中，或直接以邮件形式发给相关部门领导，相关部门如果需要自行打印。发放部门张贴纸质通知。发布的电子版文件PDF格式有效版，有效编码在通知中体现。3.2收文3.2.1公司经营业务类（特别是合同原件）、政府行业类（特别是适用于公司的法律、法规、行标和其他外来文件）、公司各类证照资质等文件资料由企管部负责收取，并记录在公司收文登记表。3.2.2各职能部门不得对需送至企管部的文件资料积压迟误，应即时报送。3.3.文件资料的处理3.3.1企管部负责公司所有文件资料的发文、收文以及登记、保存。3.3.2文件的更改。更改文件需由更改的部门编写文件更改通知单，并由企管部统一张贴发布。文件更改后由文件原审批人审批，如不能由原审批人审批时，接替审批人应在了解文件审批的背景资料后进行审批，并在文件中备注说明。文件更改审批后，应对所有受控发放的文件进行相应修改。天津市尚拓环保科技有限公司文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料管理制度版本/修订B/0页码5/83.3.3每年3月份，企管部对现有体系文件进行评审，填写文件评审记录。各部门结合平时使用情况适时进行评审，必要时予以修改。审核后的修改体系文件以胶装的格式装订成册，每部门两本，一本发放到相应部门，一本在企管部备存，并对旧版本予以回收。3.3.4公司各职能部门负责本部门文件资料的管理。部门文件资料的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，即分别为行政管理、经营业务、技术资料、人力资源、政府行业、财务会计、企业形象、实物展示、后勤保障、音像图书，标题前要添加公司LOGO和中英文简称。文件夹内设目录便于查找。3.3.5各部门指定具体负责人（资料员）负责本部门文件、资料的整理和管理。如果资料员离职需要进行文件交接。3.3.6每年10月企管部对各部门文件保管情况进行检查，填写文件保管情况检查记录。4文件资料的归档4.1文件资料的整理4.1.1每年3月份，各职能部门对上一年度的文件资料做年度整理，对于需要归档的文件资料，由各部门填写归档交接表，将资料分类装订或打包，打印统一的档案封面（档案号由行政部填写），最后交由行政部归入档案室保管。4.1.2程序文件、作业文件本部门永久保存；原始记录文件在本部门保存两年。两年以上记录文件，需交由行政部归档管理。4.1.3对于电子版文件，由行政部网络管理员刻盘或拷贝在移动硬盘中，建档保管。4.1.4归档交接表要注明文件名称、归档周期、密级、存档年限、归档日期、销毁日期、归档数量并交由总经理审批，审批后交档人、档案接收人分别在对应处签字确认。归档交接表一式两份，双方各留一份备查。4.2档案的保存4.2.1行政部指定专人对档案进行管理，收到各部门归档交接表及归档文件后，及天津市尚拓环保科技有限公司文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料管理制度版本/修订B/0页码6/8时计入档案目录，并将各部门资料分柜管理，各柜及每柜各格标号管理。4.2.2档案目录必须显示部门、时间、档案名称、档案存放地、保存年限、销毁日期等信息，便于迅速查找。4.3档案的级别4.3.1档案的保密等级由总经理直接确认。保密等级分为A(绝密)、B(机密)、C(秘密)、D(普通)四种。A级档案(绝密)：指最重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。B级档案(机密)：指重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。C级档案(秘密)：指不为公众所知悉能为企业带来经济利益具有实用性并经企业采取保密措施的技术信息和经营信息。一旦泄密会使企业受到一定程度的危害和损失。D级档案(普通)：指一般性的可以提供给所有员工查考利用的文件资料。4.4档案的存档期4.4.1永久保存： 公司章程 组织及业务规章 财务报表 政府机关核准文件 不动产所有权及其它债权凭证 工程设计图 其它经核定须永久保存之文书4.4.2保存10年：天津市尚拓环保科技有限公司文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料管理制度版本/修订B/0页码7/8 预算决算书 事业计划数据 其它经核定须保存10年之文书4.4.3保存5年 期满或解除之合约 其它经核定须保存5年之文书4.4.4保存1年： 使用后无长期保存必要者4.4.5其他档案由部门确定，总经理批准其存档期限。4.5档案的借阅、复制4.5.1 D级档案查（借）阅在行政部借阅登记表登记后，由行政部专人带到档案室查（借）阅。4.5.2 A、B、C级档案查（借）阅必须经部门经理及总经理审批后方可查（借）阅。4.5.3 公司档案仅限公司内部人员查（借）阅，如外部人员需查（借）阅须由公司内部相应对口人员依据公司规定查（借）阅，外部人员如需对公司档案进行复印或摘抄，须经总经理批准后方可进行。原则上外部人员不得进入公司档案室。4.5.4 公司档案借阅时间一般不超过五个工作日，如需延期必须重新补办相应手续。行政部专人负责超期借阅档案的催还。4.5.5 财务档案柜钥匙由财务主管/经理及总经理保管，档案室门钥匙由行政部保管。查看财务资料时须由总经理签字批准，行政人员陪同查阅。4.6文件的作废与销毁4.6.1如新文件下发，旧版本作废，则应在新文件下发后立即废止旧文件，且废止的旧文件须由企管部收回，并填写作废文件回收记录，加盖作废章予以存档或销毁。天津市尚拓环保科技有限公司文件编号ST/ZY7.5-2公司文件资料管理制度版本/修订B/0页码8/84.6.2每年初整理上年度文件资料档案时，须查看资料的时效性，如确实不需要的资料及保存期到的资料，可由各部门填写失效/作废（销毁）文件登记表，经部门主管审核，总经理批准后销毁。4.6.3 销毁程序重要的纸质文件档案级别为ABC的由文件使用单位2名以上成员共同见证，使用碎纸机粉碎，或在有金属围档的固定地点焚烧。普通的文件加盖作废章简单处理掉。电子版文件，由文件使用部门及行政部专人粉碎光盘或进行彻底删除，删除公网或者工作群中的文件在相关目录或档案目录上删除该文件资料。4.7档案的管理监察4.7.1 企管部负责对行政部档案管理情况的监督管理；4.7.2 每年4月份，企管部对档案管理情况进行全面检查，含：抽查各档案保管、放置情况，是否按照档案管理目录摆放；检查档案查阅记录、档案销毁等相关记录是否全面；若不全面，责令行政部整改。4.8档案的统计行政部每年年底对档案、资料的数量及其它的基本情况进行一次统计，及时报送统计报表。编制人/日期：宋宁宁 2017.2.1 审核人/日期：边志伟 2017.2.1