CNAS-RC03-2013 认证机构信息通报规则（2023年3月1日第二次修订）.pdf

2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 CNAS-RC03 认证机构信息通报规则认证机构信息通报规则 Rules for Certification Bodies to Report Information 中国合格评定国家认可委员会 CNAS-RC03：2013 第 1 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 目 次 前 言.2 1 范围.3 2 引用文件.3 3 术语和定义.3 4 定期报送的内容和要求.3 4.1 认证机构信息（变更）月报.4 4.2 认证组织基本信息月报.4 4.3 初评/再认证审核未通过的组织基本信息月报.5 4.4 认证组织信息分类统计年报.5 4.5 认证机构审核/检查人员基本信息年报.6 4.6 认证机构认可申请计划年报.6 5 即时报送的内容和要求.7 5.1 认证机构管理变化的报送.7 5.2 认证组织发生重大事故/事件的报送.7 5.3 证书状态变更的报送.7 5.4 特殊事件或情况的报送.7 6 信息通报要求.8 7 模板获取和平台登录方式.8 附表 1 认证机构信息（变更）月报表.10 附表 2 初评/再认证未通过的组织基本信息月报.11 附表 3 认证组织信息分类统计年报.12 附表 4 认证机构审核人员基本信息年报.15 附表 5 认证机构认可申请计划年报.16 附表 6 认证机构信息通报员登记表.17 CNAS-RC03：2013 第 2 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 前前 言言 本文件由中国合格评定国家认可委员会（CNAS）制定。本文件为 CNAS 对认证机构信息通报的规则，与其他必要认可规则和认可准则共同形成 CNAS 对认证机构认可的要求。本文件代替 CNAS-RC03:2013（第一次修订）版。CNAS-RC03：2013 第 3 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 认证机构信息通报规则认证机构信息通报规则 1 范围范围 为确保获 CNAS 认可的认证机构及时、准确、规范地报送与认证管理活动相关的信息，以实现 CNAS 认可管理的公正性和认可服务的个性化，特制定本文件。2 引用文件引用文件 以下引用的文件，未注明日期的，引用文件的最新版本（包括任何修订）适用。认证机构管理办法 CNAS-RC01 认证机构认可规则 CNAS-ASC01 中国合格评定国家认可委员会（CNAS）认可制度体系表 IAF ID3 影响认可机构、合格评定机构和认证组织的特殊事件或情况的管理 3 术语术语和和定义定义 3.1 定期定期报送报送 指认证机构以月报或年报等固定周期的形式，向 CNAS 提供认证机构管理体系运行、认证组织或审核/检查人员基本情况的信息。3.2 即时即时报送报送 指认证机构管理活动发生重大变化、认证组织发生重大事故/事件、认证证书状态发生变化等，及时向CNAS提供相关变化及处理措施的信息。3.3 特殊事件特殊事件或情况或情况报送报送 指发生无法控制的突发情况，影响认证机构正常运营时，向 CNAS 提供相关应对方案或措施的信息。此突发情况通常为“不可抗力”或“天灾”，例如：战争、罢工、暴乱、政治不稳定、地缘政治紧张、恐怖主义、犯罪、流行病、疫情、洪水、地震、恶意的计算机黑客攻击、其他自然或人为灾难等。3.4 重大事故重大事故/事件事件报送报送 指已开展质量、环境、食品、职业健康安全等认证的组织发生相应行业属于重大（较大）级别以上的产品质量处罚、环境污染、食品安全、人员伤亡等情况，和/或认证组织发生的事故/事件被新闻媒体（如 3.15 晚会）、社会所关注时，认证机构向CNAS 提供相关认证情况和处理措施的信息。4 定期定期报送报送的的内容和要求内容和要求 CNAS-RC03：2013 第 4 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 4.1 认证机构信息（变更）月报认证机构信息（变更）月报 认证机构应将其管理体系运行及变化情况（见附表 1），于每月每月 10 日前日前通过“CNAS认可信息管理系统”，将上个月首日至最后一日发生的信息情况在线进行填报。4.1.1 报送内容 1)委员会（包括授权的专门委员会）章程和委员的变更；2)组织架构、最高管理层和关键人员（包括部门负责人和技术管理人员）的变更；3)认证机构管理体系文件的变更；4)影响认可的认证业务范围能力的变更；5)分场所的变更；6)相关机构的变更；7)认证资格的变更；8)授予认证资格的组织中有无曾（已）获得其它认证机构的同类认证；9)获得认证的组织或产品发生重大事故；10)对认证机构的申诉、投诉及处理情况；11)其他方面的变更（如特殊事件、机构名称、地址、网址、联系电话、传真和电子信箱等）。4.1.2 报送要求 认证机构管理体系无论有无变化，每月均应按时在线填报，如有变化，除 7、8项外，应简述变化情况，并提供相关变更材料。4.2 认证组织认证组织基本信息月报基本信息月报 认证机构颁发带有 CNAS 认可标识的认证证书及获证组织、审核活动等基本（变化）信息应向 CNAS 报送。管理体系和服务认证获证组织基本信息月报和自愿性产品认证获证组织基本信息月报应于每月每月 5 日前日前通过“CNCA 认证认可业务信息统一上报平台”，将上个月首日至最后一日发生的获证情况进行报送；农食获证组织基本信息应于证书发放前,通过“中国食品农产品认证信息系统”进行在线填报。4.2.1 报送范围 1）管理体系和服务认证获证组织基本信息月报涉及的范围有，但不限于：质量、环境、职业健康安全、信息安全、基于 ISO/IEC20000-1 的服务、能源、供应链、道路交通安全、电子商务、资产、知识产权、业务连续性和大型活动可持续发展等管理体系认证制度；非银行支付机构业务设施技术、信息安全服务资质、商品售后等服务认证认证制度；以及森林和 SPCA 等认证制度。2）自愿性产品认证获证组织基本信息月报涉及的范围，但不限于：自愿性工业产品、低碳产品等认证制度（除酒类和饲料范围外）。3）农食获证组织基本信息月报涉及的范围，但不限于：食品安全管理体系、危害分析与关键控制点管理体系、良好农业规范、良好操作规范、有机产品以及酒类和CNAS-RC03：2013 第 5 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 饲料自愿性产品等认证制度。4.2.2 报送内容 1）认证组织基本信息，主要包括：组织名称、英文名称、组织原名、组织机构代码、所属行业、国家和地区代码、行政区划代码、通讯地址、联系电话、法定代表人、注册资本、体系覆盖员工数等信息；2）审核活动基本信息，包括：认证审核活动、变更类别、审核人日数、审核日期、风险系数、换证、换证原因、原获认证情况等信息；3）审核组成员基本信息，包括：姓名、身份证件号码、资格类型、审核组成员角色、专职和专业情况等信息；4）认证证书内容基本信息，包括：认可标识、证书号、子证情况、多现场、认证项目、证书覆盖范围、证书日期等信息。4.2.3 当涉及下列任何一种情况时，必须按时报送：1）开展了初评、监督、再认证和特殊审核等认证活动；2）接受转换认证的组织信息；3）认证组织基本信息发生变化；4）认证管理活动发生变化（如变更业务范围等）；5）认证证书内容变更。4.3 初评初评/再认证再认证审核审核未通未通过过的组织基本信息月报的组织基本信息月报 初评/再认证审核未通过的组织信息（见附表 2），认证机构应于每月每月 10 日前日前通过“CNAS 认可信息管理系统”，将上个月首日至最后一日发生的初评/再认证审核未通过的组织信息进行报送。4.3.1 报送内容 1）申请组织的基本信息：组织名称、地址、法人及组织联系方式等信息。2）认证审核基本信息：认证标准代码、产品认证标准编号、业务范围代码、审核日期等信息 3）未通过信息：审核未通过原因等 14 个信息项。4.3.2 报送要求 认证机构应按时报送初评/再认证审核未通过的组织信息，如未发生此情况，可不报。4.4 认证组织认证组织信息信息分类统计年报分类统计年报 认证机构颁发带 CNAS 认可标志的各类认证数据（见附表 3），应于每年每年 1 月月 10日前日前，将截止上年度 12 月 31 日前的认证数据进行报送。4.4.1 报送内容 1）各分项认可制度按认证证书状态统计的证书数量；2）各分项认可制度按认证业务范围统计的证书数量；3）各分项认可制度按地域统计的证书数量。CNAS-RC03：2013 第 6 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 4.4.2 报送要求 认证机构应按时将盖有单位公章的，并经单位负责人批准的统计报表进行报送，详细要求如下：1）子证书数据不计入报表统计；2）有效认证证书应按认证标准、认证业务范围和地域进行统计；3）按业务范围统计时，当一张认证证书涉及不同大类认证业务范围时，应分别统计；4）按地域统计证书数应与总有效认证证书数一致。4.5 认证认证机构审核机构审核/检查检查人员基本信息年报人员基本信息年报 认证机构聘用的审核/检查人员使用和变化情况（见附表 4），应于每年每年 3 月月 10日前日前通过“CNAS 认可信息管理系统”，将上年度 1 月 1 日至 12 月 31 日与审核有关的人员信息进行报送。4.5.1 报送范围 1）主任审核员/高级检查员；2）审核/检查员；3）实习审核/检查员；4）技术专家。4.5.2 报送内容 1）人员的基本信息：人员的姓名、性别、出生年月、学历、毕业院校、在职状况、居住地区和身份证号等信息；2）人员的专业能力信息：认证领域代码、所学专业、职称、所评定的专业等信息；3）人员的使用情况信息：本年度总审核人日数、该领域参加审核人日数和在机构内所负责的工作等信息；4）人员的聘用情况信息：聘用和解聘日期等共 20 个信息项。4.5.3 报送要求 认证机构应按时报送审核/检查人员的使用和变化信息。4.6 认证机构认可申请计划年报认证机构认可申请计划年报 认证机构应制定年度认可申请计划（见附表 5），于每年每年 7-9 月月通过“CNAS认可信息管理系统”，将下年度 1 月 1 日至 12 月 31 日的认可申请计划进行报送。4.6.1 报送内容 1）认证机构总部拟扩分项认可制度的基本信息：认可制度名称、业务范围代码、见证项目业务范围代码、预计申请日期等信息；2）认证机构的关键场所拟扩分项认可制度的基本信息：认可制度名称、业务范围代码、见证项目业务范围代码、预计申请日期等信息；3）认证机构总部拟扩关键场所的基本信息：扩关键场所名称、地址、管理人数、CNAS-RC03：2013 第 7 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 专职审核员人数、分项认可制度名称、业务范围代码、见证项目业务范围代码、预计申请日期等 23 个信息项。4.6.2 报送要求 认证机构应按时报送认证机构认可申请计划，如无下年度认可申请需求，可不报。5 即时报送即时报送的的内容和要求内容和要求 5.1 认证机构认证机构管理变化管理变化的报送的报送 获准认可的认证机构发生可能影响管理体系运行的重大变化（如委员会调整、单位地址变动、技术管理部门负责人变动、股权发生调整等），认证机构应于决定之日起十日内报送 CNAS。报送内容主要包括：变化信息的基本情况、变化后对认证管理运行情况的影响以及采取的相应措施等信息。5.2 认证组织认证组织发生发生重大事故重大事故/事件事件的报送的报送 获认可的认证组织发生重大（较大）级别以上的产品质量、食品安全、人身安全和环境污染等事故/事件（见 3.4 条款）时，认证机构应在发生之日起十个工作日内，将相关资料和自查结论报送 CNAS。报送内容主要包括：发生事故/事件的原因背景，认证机构的调查结论（包括最近一次认证审核的自查情况）、认证机构采取的措施和处理意见等 5.3 证书状态证书状态变更的报送变更的报送 当认证证书状态发生变化时，如暂停、撤/注销或暂停恢复，认证机构应于生效日期起两个工作日内通过“CNCA 认证认可业务信息统一上报平台”进行报送（不包括农食认证证书）。5.4 特殊事件特殊事件或或情况情况的报送的报送 当出现的特殊事件/情况影响了认证机构对申请（已获）认证的组织开展现场审核时，认证机构应建立合理的应对方案，并于特殊事件/情况发生的十个工作日内，向 CNAS 报送相关方案或处理措施。5.4.1 报送内容 方案内容包括，但不限于：1）简述特殊事件/情况的成因或背景；2）简述受影响的服务活动、经营区域、场所的范围和程度；3）评估受影响的客户数量范围，包括涉及的行业、地域等；4）评估能够在当前获认可范围内实现正常运行的时机；5）明确受影响的认证组织与认证机构之间主动沟通方式以及沟通情况；6）在认可范围内，认证机构为降低受影响程度，而采取的措施及控制方法，如：部分业务外包或替代现场等方式，以确保业务活动的连续性；CNAS-RC03：2013 第 8 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 7）认证机构采用 CNAS-CC14 信息和通信技术（ICT）在审核中应用“CAAT”实施认证活动的情况；8）认证机构将拟采取的步骤和下一步计划传达给受影响组织的情况；9）依据认证机构管理程序，根据具体情况，可能对认证组织审核安排的调整情况；10）确保与认可要求和机构程序的任何偏离具有合理性并保留记录；对于临时偏离认可要求的安排应与 CNAS 达成书面一致；11）当可以重新进入现场审核时，对重新建立监督/再认证活动的安排。5.4.2 报送要求 在特殊事件/情况消除前，认证机构自首次报送后，次月的每月 10 日前均要将上月的变化情况进行通报，以确保 CNAS 持续评估认可风险。6 信息通报信息通报要求要求 6.1 认证机构应对报送各类信息的真实性认证机构应对报送各类信息的真实性和和准确性负责；准确性负责；6.2 认证机构分认证机构分场所报送信息的真实性和准确性由总部负责；场所报送信息的真实性和准确性由总部负责；6.3 认证机构信息通报员的要求认证机构信息通报员的要求 各认证机构应指定一名相对固定的信息通报员，负责各报表的填报和信息通报的沟通联络（见附表 6）。当认证机构信息通报人员发生调整时，应通过“CNAS 认可信息管理系统”进行在线填报调整，并确保信息通报工作的衔接性不受影响。7 模板获取和模板获取和平台登录平台登录方式方式 7.1 报表模板获取方式 7.1.1 认证组织基本信息报表 登录 CNCA 认证认可业务信息统一上报平台（http:/），进入下载专区获取多源数据交互平台基础数据代码、认证机构信息月报填表说明和认证组织基本信息报送模板。7.1.2 其它报表 登录 认证机构认可 认证机构认可下载专区获取相关报表填表要求和报送模板。7.2 报送渠道 7.2.1 认证组织基本信息月报表“CNCA 认证认可业务信息统一上报系统”：直接进入 http:/ 登录平台进行报送；CNAS-RC03：2013 第 9 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 “中国食品农产品认证信息系统”：注册部管理部 食品农产品认证信息系统进行报送。7.2.2 其它报表“CNAS 认可管理信息系统”： 认证机构在线申请及信息报送系统进行报送。注：用户名为认证机构认可号。例如：某机构认可号为“CNAS C888”，则对应的用户名为“CNAS-888”。初始登录密码为：cnas888。请首次登录后务必修改密码。附表 1：认证机构信息（变更）月报表 附表 2：初评/再认证未通过的组织基本信息月报 附表 3：认证组织信息分类统计年报 附表 4：认证机构审核人员基本信息年报 附表 5：认证机构认可申请计划年报 附表 6：认证机构信息通报员登记表 CNAS-RC03：2013 第 10 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 附表 1 认证机构信息（变更）月报表 认证机构名称：1 委员会（包括授权的专门委员会）章程和人员的变更（并说明其作用和职责）有 无 2 认证机构管理层和关键人员（包括部门负责人和技术管理人员）的变更（并说明其作用和职责）有 无 3 认证机构质量管理体系文件的变更 有 无 换版 影响认证过程实施的变更 4 影响认可的认证业务范围能力的变更 有 无 已认可的认证业务范围不再具备相应能力 5 分场所的变更 有 无 境内关键场所 境外关键场所 一般场所（包括认证机构总部以外的具有固定地址、公开联系电话的全部场所）6 相关机构的变更 有 无（相关机构:通过共同的所有权关系(全部或部分)、董事、合同协议、共同的名称、非正式协议或其它方式与认证机构有联系的机构，致使其在认证决定中有既得利益或对认证过程有潜在影响。）7 认证资格的变更 初评/复评未通过的组织 有(详细信息请填写附表2)无 暂停认证资格的组织 有(详细信息请填写认证组织信息月报表)无 撤销/注销认证资格的组织 有(详细信息请填写认证组织信息月报表)无 8 授予认证资格的组织中有无：曾（已）获得其它认证机构的同类认证 有(详细信息请填写认证组织信息月报表)无 9 获得认证的组织或产品发生重大事故 有(是否已即时通报：是否）无 10 对认证机构的申诉、投诉及处理情况；有 无 11 其他方面的变更（如特殊事件/情况、机构名称、地址、网址、联系电话和电子信箱等）有 无 声明：本机构确认上述信息及所附相关信息准确、属实,如有虚报、瞒报等失实情况，将承担由此引发的认可资格暂停或撤销的后果。填报人：日期：签发人：日期：备注：注：如果选择“有”的，请附相应的变更资料（7、8 项除外）。CNAS-RC03：2013 第 11 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 附表 2 初评/再认证未通过的组织基本信息月报 序号序号 报送内容报送内容 填报说明填报说明 1 认证机构信息号 本报表填报的各项内容，以及格式和要求按照 CNAS 编制的认证机构电子报表设计要求 的规定执行。2 组织名称 3 组织所在地域代码 4 组织通讯地址 5 组织通讯邮编 6 组织联系电话 7 认证标准代码 8 产品认证标准编号 9 产品认证性质 10 业务范围代码 11 审核日期 12 未通过的原因 CNAS-RC03：2013 第 12 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 附表 3 认证组织信息分类统计年报 认证机构名称（加盖公章）认可注册号 统计报告期 截止 年 月 日带带 CNAS 认可认可标识标识的认证证书数 按认证有效性和标准类型统计颁发认证证书数量 标准类型/认证规范 有效证书数 暂停 证书数 撤销 证书数 注销 证书数 名称 标准编号和版本 组织数：证书数：组织数：证书数：组织数：证书数：按认证范围统计颁发有效认证证书有效认证证书数量 认可 制度 序号 分类代码 证书 数量 分类代码 证书 数量 分类代码 证书 数量 分类代码 证书 数量 分类代码 证书数量 按地域统计颁发有效认证证书有效认证证书数量 地域 代码 认可制度 地域名称 认可制度/证书数 110000 北京市 /120000 天津市 /130000 河北省 /140000 山西省 /150000 内蒙古 自治区 /210000 辽宁省 /220000 吉林省 /230000 黑龙江省 /CNAS-RC03：2013 第 13 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 310000 上海市 /320000 江苏省 /330000 浙江省 /340000 安徽省 /350000 福建省 /360000 江西省 /370000 山东省 /410000 河南省 /420000 湖北省 /430000 湖南省 /440000 广东省 /450000 广西壮族自治区 /460000 海南省 /500000 重庆市 /510000 四川省 /520000 贵州省 /530000 云南省 /540000 西藏 自治区 /610000 陕西省 /620000 甘肃省 /630000 青海省 /640000 宁夏回族自治区 /650000 新 疆 自治区 /710000 台湾省 /810000 香港特别行政区 /CNAS-RC03：2013 第 14 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 820000 澳门特别行政区 /000000 国外 /总计 填报人：日期：联系电话：签发人：日期：CNAS-RC03：2013 第 15 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 附表 4 认证机构审核人员基本信息年报 序号序号 报送内容报送内容 填报要求填报要求 1 认证机构和领域代码 本报表填报的各项内容，以及格式和要求按照 CNAS 编制的认证机构电子报表设计要求的规定执行。2 姓名 3 性别 4 出生年月 5 职称 6 在职状况 7 居住地区 8 身份证号 9 在机构内的人员编号 10 现在工作单位 11 学历 12 毕业院校 13 所学专业 14 本年度总审核人日数 15 本年度该领域参加审核人日数 16 在机构内所负责的工作 17 注册资格（适用时，注明所注册的专业）18 在机构内所评定的专业 19 聘用日期 20 解聘日期 CNAS-RC03：2013 第 16 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 附表 5 认证机构认可申请计划年报 序号序号 信息项名称信息项名称 备注备注 1 序号 2 认可号 3 总部拟扩分项认可制度名称 按 CNCA017 规范选填 4 分项认可制度名称说明 当第 3 项为“其它”时，此项填写中文名称 5 业务范围代码 按大类选填 6 见证项目业务范围代码 根据申请填写仅涉及到扩项用代码 7 预计申请时间 8 关键场所认可号 9 关键场所 拟扩分项认可制度名称 填表要求同上 10 分项认可制度名称说明 填表要求同上 11 业务范围代码 填表要求同上 12 见证项目业务范围代码 填表要求同上 13 预计申请时间 14 拟扩关键场所 15 国家认监委批准号 如没有可不填 16 拟扩关键场所地点 填写到省市即可 17 拟扩关键场所人数 填写认证管理人员数 18 拟扩关键场所专职审核人数 填写专职审核人员数 19 拟扩关键场所申请 分项认可制度名称 填写要求同上 20 分项认可制度名称说明 填写要求同上 21 业务范围代码 填写要求同上 22 见证项目业务范围代码 填写要求同上 23 预计申请时间 注：分项认可制度等同于认可领域。CNAS-RC03：2013 第 17 页 共 17 页 2013 年 07 月 01 日发布 2023 年 03 月 01 日 第二次修订 2023 年 03 月 01 日实施 附表 6 认证机构信息通报员登记表 认证机构名称及注册号 涉及的认可制度 管理体系认可制度 产品认可制度 人员认可制度 软件过程及能力成熟度评估认可制度 其他 负责信息通报部门 部门负责人及电话 通报员姓名 联系地址 邮政编码 联系电话 传真 E-mail 要求:如果信息通报员发生变更，请及时更换此表。年 月 日