公司文件管理制度(同名16615).doc

公司文件管理制度(同名16615)

公司文件管理制度
文件编号：A-DCC-001
编制日期：2011-7-28
版本：A
修改状态：00

1.0 目的
为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本，特制定本制度。
2.0 适用范围
2.1 外来文件（上级公司及同级单位来文）；
2.2 公司内部公文（包括公告和通知）、管理制度、作业标准等；
2.3 文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体；
2.4 受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。
3.0 职责
3.1 公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录清单》；
3.2 总经办文控中心负责各部门公文（包括公告和通知）统一编号，发放、回收、销毁、归档等工作由各起草部门负责；
3.3 采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管；
3.4 各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定；
3.5 总经理或授权部门负责人批准发布；
3.6 各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置；
3.7 填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。
4.0 定义
4.1 公文（包括公告和通知）：其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；
4.2 管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的；
4.3 作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而制定的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定；
4.4 表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行（列）或多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要表达的信息；
4.5 保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件；
4.6 非保密文件：属相对性概念。公司内部，以各类文件形式公开发布的公文、制度及相关表格等，均属于非保密文件。相对于外部，公司内所有非保密文件均为保密文件。
5.0 文件格式及标准
5.1 公文（包括公告和通知）
5.1.1 标题：二号微软雅黑，加粗；
5.1.2 司标：文件右上角；
5.1.3 文件号：文件编号及发文日期，黑体五号，靠右对齐；
5.1.4 文件编码原则：
╳—╳╳╳╳—╳╳╳
流水号（3位数字）
自然年（如2011）
职能代码（见附件1，表1）
编号中英文及数字采用五号Calibri字体。
5.1.5 公文摘要部分格式：
收文：
发文：
抄送：
主题：
四号黑体；
5.1.6 正文：小四号宋体，正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体；
5.1.7 页边距：上、下、左、右均2.5cm；
5.1.8 段落：1.25倍行距；段前、段后0cm；
5.1.9 标点采用全角符号，装订左侧。
5.2 管理制度
5.2.1 标题格式：
5.2.1.1 司标：文件左上角
5.2.1.2 文件名称：三号宋体，加粗；上下左右居中；
5.2.1.3 文件号：文件编号及版本号填写在标题框中；
5.2.1.4 编码原则：
╳—╳—╳╳╳
流水号（3位）
职能代码（见附件1，表1）
文件级代码（见附件1，表2）
编号中英文及数字采用五号Calibri字体；
5.2.1.5 版本：用A、B……表示，五号Calibri字体；
5.2.1.6 修改状态：00、01……，五号Calibri字体。
5.2.2 段落标题：宋体小四字体，加粗；
5.2.3 段落序号：
一级：1.0、2.0……..；
二级：一级段落号+流水号，如：1.1、1.2；2.1、2.2……..；
三级：二级段落号+流水号，如：1.1.1、1.1.2；2.1.1、2.1.2……..；
四级：三级段落号+流水号，如：1.1.1.1；2.1.1.2……..；
5.2.4 正文：宋体小四号，正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体；
5.2.5 页边距：上、下、左、右均2.5cm；
5.2.6 段落：1.25倍行距；段前、段后0；
5.2.7 页眉和页脚：
5.2.7.1 页眉格式：司标，靠左对齐；“内部资料不得外传”，宋体五号，靠右对齐。
5.2.7.2 页脚格式：文件名称、文件编号及版本左对齐，斜体小五号字，Page（页码）of（总页数），靠右对齐。字母及数字使用Calibri字体小五号；
5.2.8 标点采用全角符号，装订左侧。
5.3 表格
5.3.1 页眉格式：司标，靠左对齐；
5.3.2 表格名称：四号宋体，加粗，左右居中；
5.3.3 文件号：表格编号及版本号，右对齐；
5.3.4 表格编码原则：
╳╳—╳╳—╳╳/╳
表单版本号（A、B、C…）/修改次
流水号（2位数字）
所属文件编号
编号中英文及数字采用五号Calibri字体；
5.3.5 版本：用A、B……表示，五号Calibri字体；
5.3.6 修改状态：00、01……，五号Calibri字体；
5.3.7 表格栏目字段：宋体五号字，英文及数字采用五号Calibri字体；
5.3.8 行高：0.8cm；
5.3.9 页边距：上左右2cm，下边距视表格布局而定；
5.3.10 段落：单倍行距；
5.3.11 横式表格指定宽度26cm，竖式表格指定宽度17cm；
5.3.12 表格左右居中，装订左侧。
5.4 合同编码原则：
5.4.1 公司所有合同需按编码分类进行存档管理备查；
5.4.2 编码原则：
╳—╳╳╳╳╳—╳╳╳
流水号（3位数字）
区域码（见附件1，表3）
自然年
职能码（见附件1，表1）
编号中英文及数字采用五号Calibri字体。
5.5 报价单编码原则：
5.5.1 销售用报价单，以销售渠道及区域分类存档备查；
5.5.2 编码原则：
╳—╳╳╳╳╳╳╳╳
流水号（3位数字）
自然年
区域码（见附件1，表3）
销售渠道代码（见附件1，表4）
编号中英文及数字采用五号Calibri字体。
6.0 文件管理
6.1 文件的签发
6.1.1 文件由业务部门相关人员负责拟定，文件编辑格式须按照本文规定；
6.1.2 管理制度和作业标准文件审批程序，由拟稿人填写《文件新建/更改申请》，经部门负责人初审，相关职能负责人评审，总经理或授权部门负责人批准发布；
6.1.3 管理制度和作业标准文件的适用范围仅限本部门内部，由部门经理批准后发布。适用范围涉及多部门的文件，需报请总经理批准。所有文件均由总经办文控中心统一编号后发布，各部门不得自行发布制度性文件；
6.1.4 业务性通知、计划、公文须由本部门经理或总经理签批，并且在总经办文控中心编号后发布。
6.2 文件的收、发及保管
6.2.1 签收外来文件（不包括信件、快递）时，由总经办文控中心核对，登记在《外来文件清单》中，编号后转至接收职能，并由收件职能签收；
6.2.2 受控文件的发放，由总经办文控中心拟定文件发放范围，并加盖“受控”印章，按范围进行登记发放，并由部门负责人组织相关人员学习；
6.2.3 各部门应指派一名人员负责本部门文件的接收、保管工作；
6.2.4 文件领用部门在《文件发放/收回记录》上签名登记后，领取文件。
6.2.5 当使用文件的部门或人员领到文件后，发生了文件丢失或破损时，不得随意借用他人的文件进行复印，需向总经办文控中心提出补充发放需求，在《文件发放/收回记录》上备注。
6.3 文件的评审与更改
6.3.1 评审分为定期评审和不定期评审。定期评审由原文件的起草部门组织相关部门，自发布之日起连续使用半年即进行一次评审；遇有组织机构、工作流程、法律法规等发生变化时由原文件起草部门组织对已有文件进行评审，执行文件更改申请流程（附件2）。
6.3.2 当文件需要进行修改时，拟稿人在原版文件中将增加部分，以红色斜体字标注。删除部分，以蓝色斜体字体表示。同时在文件首页的“变更履历”中，注明本次修改内容和章节段落。总经办文控中心统一发布时，本次更改部分字体以黑色斜体表示，以示区别。
6.3.3 文件修改后，由拟稿部门经理初审，同时请相关部门进行会审，以确保文件的适用性。
6.3.4 修改后的文件，其版本即进行更新，并记载更改内容。
6.4 文件的换版和作废
6.4.1 每版本文件最多修改5次，每次修改出现大幅度更新，或修改页数超过3页的，需进行换版（版本号依次为A、B、C、…），原版作废，换发新版。
6.4.2 作废文件由总经办文控中心按《文件发放/收回记录》收回，加盖“作废”印章。需作资料保留的文件，在封面的右上角注明“保留参考资料”。不保留的纸质及光盘文件需进行粉碎性销毁或烧毁，网络共享形式存储的文件进行删除处理。
6.4.3 作废文件由总经办文控中心填写《文件销毁登记表》，总经理审批后销毁。
6.5 文件的管理
6.5.1 文件经审批后，原版文件由总经办文控中心填写《受控文件清单》后归档，或同时发布于公司共享网络平台。
6.5.2 需临时借阅文件的人员，填写《文件借阅登记表》，向总经办文控中心借阅文件的复印件，并按期归还。
6.6 文件的借阅
6.6.1 非保密文件，借阅人在总经办文控中心办理借阅登记，在约定时间内按时归还，未经同意，借阅人不得翻印或转借他人；
6.6.2 保密文件，借阅人需经部门经理、文件主控部门经理及总经理批准后按照上述程序办理借阅登记，并做好保密工作。
6.7 文件的归档
6.7.1 合同的归档管理，执行相关合同管理文件；
6.7.2 财务报表凭证，由财务部门统一管理和销毁；
6.7.3 其他公文、会议纪要以及表单（如采购订单、销售订单、报价单等），由各业务部门按类别、日期等索引方式保管。
7.0 记录管理
7.1 各部门负责收集、整理、短期保存本部门的记录，并按日期或类别的索引方式进行归档；
7.2 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。确需改正时，用杠改的方式，并签全名或盖章，注明更改日期；
7.3 存放于可有效“五防”（防盗、防潮、防鼠、防虫、防火）的位置，以保持记录整洁，字迹清晰，并按规定的期限保存记录；
7.4 记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由申请部门填写《文件销毁登记表》交总经办文控中心审核后，由总经理批准销毁。
8.0 其他规定
8.1 本文件由总经办文控中心起草并负责解释；
8.2 本文件自下发之日起执行。
9.0 相关记录
9.1 《文件新建/变更申请》A-DCC-001-01
9.2 《文件发放/收回记录》A-DCC-001-02
9.3 《文件销毁登记表》A-DCC-001-03
9.4 《受控文件清单》A-DCC-001-04
9.5 《外来文件清单》A-DCC-001-05
9.6 《文件借阅登记表》A-DCC-001-06
9.7 《记录清单》A-DCC-001-07
10.0 附1 编码明细表
11.0 附2文件控制管理流程图

附1：编码明细表
表1：职能代码
职能
职能代码
职能
职能代码
文控
DCC
信息
I
采购
P
财务
F
销售
S
总务、外包
G
市场
M
人力、培训
H
物流
L
劳动合同
E
加盟
J
其他
O
租赁（房屋、汽车、工具等）
R

表2：文件级代码
文件级
文件级代码
总部
A
分公司
B
办事处
D
专营店
Z
表3：区域代码
区域
预留（0~9，A~B）
华北
0
东北
1
西北
2
华东
3
华中
4
西南
5
华南
6
表4 销售渠道代码
销售渠道
渠道代码
销售渠道
渠道代码
酒店餐厅
C
直销
K
团购
T
经销批发
Q
加盟
J

附2：文件控制管理流程图

职能/人员
流程细节
文件接口