ERP系统管理制度(00001).doc

ERP系统管理制度备案登记号： ERP系统管理制度文件编号： 版 次： 受控状态： 密 级： 编制/日期： 校对/日期： 审核/日期： 第一章 总则第一条：为规范公司企业资源规划（以下简称ERP ）系统的管理，有效实施信息化，特制定本制度。第二条：ERP 系统是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、销售、财务、质量进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。第三条：ERP 系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第四条：ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司考核体系。第五条：信管部，作为ERP 系统的管理部门，负责协调各项关系，为项目的实施提供资源保障。各部门负责人对本部门数据录入的准确性和及时性负责，和信管部一起，对整个ERP 项目实施负总责。第二章 内容第一条：我公司ERP 系统分为采购、销售、应收应付、存货系统、生产管理、受托加工、委托加工、质量管理、成本管理及集成帐务、固定资产等模块。第二条：信管部结合各部门情况制定出各模块操作规范并说明各模块主要业务流程、各流程操作步骤和方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第三条：操作人员在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册（软件帮助在软件使用界面按F1 键），如不能解决，应及时通知信管部人员解决。第四条：信管部负责解决操作用户提出的与系统有关的所有问题并将问题、需求分门别类的收集、归档、统计、分析，建立起可行的知识体系。第五条：ERP 系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP 系统各岗位人员都既是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。第六条：ERP 系统各岗位人员应保管好自己的帐号及密码，不得将自己的帐号及密码透露给他人使用。第七条：ERP 系统操作人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块端口。第八条：各岗位操作人员都必须按自己所属岗位执行ERP 相关操作，制单人员与审核人员要求不能为同一人。一）制单人员管理规定：1 、制单人员应在指定的时间认真、实时编制单据，编制过程中要细心，并对自己所编制单据进行自检，保证单据的准确性和及时性；2 、制单人员权限发生变动时，申请人填写ERP用户权限申请表，交总经理及公司领导审批后，信管部的管理员在ERP系统中进行更改。二）审核人员管理规定：l 、审核人员严格按 ERP制单任务及工时统计、检查内容 对制单人员所编单据进行实时审核，并对自己的审核工作负责，如发现制单人员数据录入错误，应及时调整错误数据，避免错误数据影响到下游工作部门。2 、审核人员权限发生变动时，申请人填写 ERP 用户权限申请表 ，交总经理及公司领导审批后，信管部的管理员在ERP 系统中进行更改。第九条：手工单据管理要求：1 、手工单允许使用的情况；1 ）当打印机出现故障、停电、网络不通或打印模板出错导致不能正常打印领料单、采购收货单、进仓单时，应及时通知信管部，由信管部确认修复所需时间，如当时不能解决可先使用手工单据，但单据上需要信管部人员签字确认。同时信管部应在两小时内解决非硬件性故障并通知打印人员进行打印，将手工单据附于手工单后，并在打印单据上填写相应的手工单据号。2 ）非正常工作时间因设备出现紧急维修所产生的采购，应电话请示公司总经理，经批准后，方可先由相关人员手工记录其采购、入库及领用过程，并12 小时内通知相关部门核实情况，经确认后在ERP 系统中补录单据并打印，同时将手工单据与打印单据一一对应并在打印单据上填写手工单据号，同时通知下游岗位补录ERP 单据。2 、手工单据使用的流程：在允许填写手工单据的情况下，相关部门负责人应安排相应的人员填写手工单据，相应的审核人员审核签字后方可执行下一步操作。如该工作影响下游工作在ERP 系统中的执行，下游工作部门应同样先以手工单据进行处理，此类单据应于12 小时内在ERP 系统补录完成。同时将手工单据附于打印单据后，并在打印单据上填写相应的手工单据号，同时通知下游岗位补录ERP 单据。3 、手工单填写要求及规范：手工单应经具相应权限审核人签字确认，所有单据必须按ERP 设定的岗位填写完整，如果不符合要求，即：若出现制单人（录入用户）与部门主管（审核用户）为同一人的情况，下游人员拒绝执行并通知信管部人员，同时由此引发的责任由单据审核人员负责。4 、若制单审核中有一个环节的人员不在岗或两个环节的人员均不在岗，则由该部门负责人指定该部门相应的制单审核人员。5 、若部门负责人无法指定相应的临时操作人员，则由该部门负责人同意后，方可开具手工单，该部门的相关人员在回岗后应将该手工单于12 小时内录入ERP 系统，并将手工单附于补录的打印单后。第十条：调整数据管理要求：1 、物料清单的定额调整：应由工艺人员做好调整后的物料清单经由部门经理报总经理审批后，信管部的人员方可根据该调整更改ERP 系统内的物料清单。2 、收发存的误差调整：在财务核对后找出相应的差距经由部门经理报公司领导审批后，信管部的人员方可在ERP 系统内进行调整。（必须确认为非人为错误造成的差距）第十一条：反审核单据管理要求：1 、制单人员完成操作后，审核人员进行审核时发现错误，可及时在部门内删除该错误数据进行重新制单，或要求制单人更正。2 、审核人员完成审核进入下游单据时，下游单据人员发现该单据出现错误，则应及时要求其上游单据的编制和审核人员立即更正，并说明相关的原因。第三章 ERP系统资料修改流程ERP系统资料的修改应严格按照以下流程图有序进行，基本分为权限修改、货品资料修改、往来单位修改。申请人填写相应的申请表后，由其所在部门负责人签字确认，经逐级审批后，方可交信管部的人员执行；若发生紧急情况急需修改系统资料，相关人员应及时电话请示主管领导，并在于12 小时内及时补填办以上手续；ERP 管理员未接到主管领导的紧急通知或审批过的申请表不得随意修改系统资料，若随意修改，造成后果及损失一律由其本人承担。领取申请表填写申请信息确认执行结果管理员执行部门负责人意见总经理审核表格归档 1 、流程说明（包括修改货品资料、往来单位资料、操作员权限的增加或减少）l ）本人提出申请，到信管部领取ERP 申请表。2 ）本人在申请表中填写申请信息，其中包含部门、申请人、申请日期、申请详情等。3 ）部门负责人意见4 ）总经理审核意见5 ）公司领导批准意见6 ）管理员执行7 ）申请人确认执行结果8 ）信管部将该表格统一编号并归档。2 、附表表3 -1 ERP用户权限申请表 编号:_申请人信息申 请 人新进员工已过试用期未过试用期用 户 名在职员工岗位变动 非岗位变动部 门岗位/职务模块名称单据/报表浏览编辑审核备注审批流程申请人：信息管理部：总经理：部门负责人：完成情况ERP管理员：申请人确认:备注: 1、本表格的申请流程请参照系统资料修改流程说明。 2、本表中数据内容请填写详细，便于有效执行。表3-2 ERP往来单位变动申请表 编号：_申请人信息申请人部门变动类别 新增 修改清沟单编号往来单位简称往来单位类型往来单位全称地 址联系人联系方式开户银行银行帐号备注往来单位编号供应商 客户供应商 客户审批流程申请人： 总经理： 部门负责人： 公司领导： 信息管理部： 完成情况ERP管理员： 申请人确认： 备注: 1、本表格的申请流程请参照系统资料修改流程说明。 2、本表中数据内容请填写详细，便于有效执行。表3-3ERP货品资料变动申请表 编号：_申请人信息申 请 人变动事项 新增货品部 门 修改货品请购单编号货品名称规格单位类别备注货品编号审批流程申请人：总经理：信息管理部：公司领导：部门负责人：完成情况ERP管理员：申请人确认:备注: 1、本表格的申请流程请参照系统资料修改流程说明。 2、本表中数据内容请填写详细，便于有效执行。第四章 惩罚办法一、考核部门：信管部于次月10日将上月考核资料交总经理审批后执行相应的奖惩措施。二、考核职责：1 、部门负责人考核职责：l ）业务部门负责人负责对本部门单据录入、审核的及时性、准确性进行考核，并提供考核依据。2 ）财务部门负责人负责对财务数据录入、审核的及时性、准确性进行考核，并提供考核依据。2 、信息管理部考核职责：负责对财务及业务各模块单据录入、审核的及时性、准确性进行考核，并提供考核依据。三、惩罚内容：（一）单据录入及时性： 1 、ERP岗位职责 要求各部门按该时间点完成，如各项硬件软件环境均运行正常而录单不及时，一张单据罚款10 元。 2 、手工单据在特殊情况下己实施完毕，但未能在12 小时内补录ERP 单据，则每张单据罚款10元。3 、每月26日，信管部清查未执行的单据，确认该单据属于当月应执行但未执行，一张单据罚款10元。（二）数据录入正确性：1 、下游单据在制单过程中引用上游单据数据时，发现其数据错误导致下游工作无法继续，由其通知信管部人员进行核实情况，如情况属实，则每张单据罚制单人员5元，审核人员10元。（三）ERP帐号权限：1 、超过部门所属模块使用其他部门帐号制单或审核单据者，每发现一次对其处以20元/次罚款。（四）手工单据填写规范性：手工单据未按管理规定要求填写，如制单人与主管领导属同一人签字，由信管部查实该情况后，制单人罚款10 元，主管领导20 元。（五）安全管理： ERP 系统各岗位人员应保管好自己的帐号及密码，不得将自己的帐号及密码透露给他人使用，若透露给他人所造成的损失，由透露方承担相关的责任，同时对其处以100 元次的罚款。（六）结账工作或调账：1 、财务部负责业务端及财务端结账，月结账应为每月10日下班之前结上月帐，季结账应为下季度首月的12日下班之前结上个季度的账（年结账除外），若未在规定时间内完成结账的，每发生一次扣200 元。2 、在月末结账时，相关操作人员应本着认真、负责、细致的态度，积极配合，确保ERP结账工作的按时顺利进行。结账过程中检查出的问题以书面单形式进行确认，次月10日汇总后送交总经办，若检查出来的问题未书面提交，经信管部核实，每发生一次扣款10元。3 、在月末结帐时，信管部人员未经所属领导审批私自调整帐务数据，每发生一次扣款100 元。（七）罚款款项归属： 所有罚款的款项均交财务部保管，3个月内，若被罚者未出错，则将所罚款项退还，若被罚者仍然出错，则将所罚款项的70奖励给发现错误的操作人员，剩余的30作为工会经费。（八）本奖惩办法经总经理批准并下发后生效。第五章 修订本制度由信管部制定并实施，经公司领导批准发布后立即生效，信管部日后可根据实际情况对本制度进行完善和修订，修订后的新版本将于公司领导批准后自动生效，旧版同时停用。14