会议管理制度-(2)(00001).doc

会议管理制度 (2)会议管理制度第一章 总 则第一条 为规范会议程序，加强会议纪律，提高会议质量，健全决策机制，提升运营水平，特制订本制度。第二条 会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。第三条 本制度强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项基本要求。第四条 公司各类会议在职权范围内形成的会议决议具有高度的权威性和行政约束力，相关分公司、部门或人员必须严格遵照执行。第五条 本办法适用于集团总部及所属分公司、部门。第二章 会议的种类第六条 本制度所指的会议包括董事会会议、公司高管会（即高层经营管理人员会议，以下简称“高管会”）、公司例会（即公司中层以上经营管理人员会议，以下简称“公司例会”）、专项工作会议、分公司（部门）例会、对外接待会议、集团年度工作会议。第七条 董事会会议（一）每半年召开一次，具体时间由董事长根据工作需要决定。（二）由董事长召集并主持，或委托其他董事主持。（三）参加人员：董事会成员。非董事会成员的公司高层经营管理人员，根据董事长要求列席会议。（四）会议内容：研究决定公司经营管理方面的重大事项。主要包括：1、研究制定公司章程及其修改方案；2、研究制定公司规章制度，决定公司组织机构设置与调整；3、研究决定公司的经营计划、投资方案、利润分配方案、弥补亏损方案以及年度财务预算方案、决算方案；4、研究制订公司增加或者减少注册资本、公司重大收购以及合并、分立、解散及变更公司形式的方案；5、研究决定公司对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保、委托理财、关联交易等事项；6、研究决定公司高层经营管理人员的人事任免及其报酬和奖惩等事项；7、听取公司总经理的工作汇报，并检查评议其工作情况；8、研究决定董事长认为应该研究审议的其他问题。第八条 高管例会（一）高管例会原则上每月召开一次，特殊情况可临时召开，具体召开时间由董事长或总经理根据工作需要决定。（二）由董事长或总经理召集并主持，或委托其他高层经营管理人员主持。（三）参加人员：总经理、副总经理、总经理助理、财务总监、行政总监、人力资源总监。其他人员可根据董事长或总经理要求列席会议。（四）会议内容：研究决定公司重要事项。主要包括：1、传达董事会会议精神，研究决定贯彻落实方案措施；2、对公司生产经营中的重要事项进行分析、研究、决策；3、听取各副总经理、总经理助理、财务总监、行政总监、人力资源总监工作汇报并作评议；4、统筹安排各分公司、部门的工作，协调解决工作中的难题，对专项重要业务进行协调、调度；5、研究决定董事长和总经理认为应该研究审议的其他问题。第九条 公司例会（一）每两周召开一次，原则上每月双周周一上午9时召开，遇节假日顺延。（二）由总经理主持，或委托公司其他高层经营管理人员主持。（三）参加人员：公司主管（含主管）以上经营管理人员。（四）会议内容：1、总经理传达董事会会议、高管会会议精神，并就具体贯彻落实工作进行安排部署；2、各分公司、部门负责人汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题；3、各分公司、部门负责人汇报下周工作计划，具体实施步骤与完成日期；4、由总经理对本周各分公司、部门的工作进行点评，就下周工作进行布置和安排。第十条 专项工作会议（一）根据工作需要不定期召开。（二）由总经理、副总经理、总经理助理主持，或由总经理委托分公司总经理、副总经理或相关部门负责人主持。（三）参加人员：与会议研究事项相关人员。（四）会议内容：根据具体工作内容和情况确定。第十一条 分公司（部门）例会（一）每周至少召开一次，原则上每周一下午3时召开，遇节假日顺延。（二）由分公司（部门）负责人或具体分管的副总经理主持。（三）参加人员：分公司（部门）所有人员。（四）会议内容：1、按工作归口汇报本周工作进展情况以及工作中出现的问题；2、按工作归口提出下周工作计划以及需请其它分公司（部门）、本公司（部门）其他员工协调解决的问题；3、集团公司分管副总经理或分公司（部门）负责人对本周工作进行点评，对下周工作进行安排。第十二条 对外接待会议（一）对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议。（二）对外接待会议根据实际情况临时召开。（三）对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理、总经理助理接待，属于业务对接的由公司分管副总经理或总经理助理和指定人员接待。（四）参加人员：相关部门负责人。（五）会议内容：根据具体情况确定。第十三条 集团年度工作会议（一）原则上每年1月下旬召开，具体召开时间由董事长或总经理决定。（二）由董事长或总经理主持，或委托其他公司高层经营管理人员主持。（三）参加人员：原则上公司全体员工参加。（四）会议内容：1、各分公司（部门）负责人代表所在分公司（部门），作上年度工作总结和本年度工作计划报告；2、总经理代表集团公司总结上年度工作，安排本年度工作；3、董事长代表集团公司董事会作重要讲话。第三章 会议的组织与会议程序第十四条 公司董事会会议、高管会、公司例会、集团年度工作会议的组织工作由公司行政部负责；来宾级别较高、涉及公司全局的对外接待会议的组织由公司行政部负责，其他对外接待会议由相关分公司（部门）负责；专项工作会议的组织由相关分公司（部门）负责；分公司（部门）例会的组织由所属分公司（部门）负责。第十五条 会议程序（一）拟定议题，安排会议日程。公司级会议议题及日程由会议的组织部门根据公司领导指示及工作实际提前拟定，并报公司董事长、总经理或委托主持会议的公司高层经营管理人员审定。（二）办理会议报批手续。公司专项工作会议，由相关部门填写会议计划表（附表1），经主管领导审核后，报总经理或董事长审批。（三）发会议通知。会议计划表经批准后，由会议组织部门发出会议通知单（附表2）。（四）准备会议文件和材料。公司级会议的文件、材料，由公司行政部或相关部门负责准备。（五）会议签到。为了准确掌握与会人员的出席情况，应由与会人员在入场时填写出席会议人员签到表（附表3）。会务人员要及时准确地把出席、列席及缺席人数统计出来，必要时报告会议主持人。（六）会议过程的服务。公司行政部会同相关部门应做好公司级会议过程中的服务工作，如灯光、音响、茶水及展示板等，确保会议顺利进行。（七）会议记录。会议的组织部门应指定专人负责会议记录。（八）会后工作。会议的组织部门应做好会议的收尾工作，包括会议记录的整理、会议决议、会议纪要的签名、盖章等工作。第四章 会议要求 第十六条 与会人员在接到会议通知后要做好参会准备，如有提交会议研究的议题，应在会前提交会议组织部门，并提出初步意见供会议研究。 第十七条 会议建立考勤记录，与会人员应准时参加会议，并提前十分钟到场，做好会议准备。 第十八条 与会人员要遵守会场纪律，按照会议议程集中精力、积极发言，并认真做好记录，不得私自议论与议程无关的事项。第十九条 会议期间原则上应关闭手机或设置为静音状态，非紧急情况一般不得接打电话。第二十条 与会人员应严格遵守公司的保密制度，根据工作需要选择具备保密条件的会议场所，确定会议内容是否传达及传达范围，并依照保密规定使用和管理会议文件。第五章 附 则第二十一条 本制度由公司行政部负责解释。第二十二条 本制度自公布之日起执行。附表：1会议计划表 2会议通知单 3出席会议人员签到表附表1：公司 会议计划表会议名称会议时间会议主持会议地点议程参会人员列席人员组织部门负 责 人联络电话协办部门负 责 人联络电话记 录 员预计经费会议组织部门意见：主管副总经理（总经理助理）意见：总经理意见：董事长意见：附表2：会议通知单存根 办会 号 ： 根据公司统一安排，拟于 年 月 日至 年 月 日在 举行 会议，请您届时务必准时参加。议题如下： 会 议 通 知 单 办会 号 ： 根据公司统一安排，拟于 年 月 日至 年 月 日在 举行 会议，请您届时务必准时参加，同时，请您就以下几个议题做好充分准备： 附：报到时间： 报到地点： （会议组织部门） 年 月 日附表3：出席会议人员签到表会议名称： 会议议题： 会议主持： 日 期： 年 月 日姓 名部门（单位）职 务备 注注：会议应到 人；实到 人；缺席 人。9