公司行政采购管理制度.doc

公司行政采购管理制度

XXXXX公司采购工作管理制度

一、目的：
为加强公司行政采购管理，保证采购物品能及时、保质、保量满足生产、办公需求，特制订本制度。
二、范围：
适用于本公司所有日常办公用品、产品包装原材料、大型设备/备件、生产辅助工具、劳动保护用品及行政后勤物品的采购。
三、职责：
1.需求部门：需求申请及供应商样品的确认和购回物品的验收、领取、保管工作。
2.行政采购人员或公司指派采购人员：负责寻找供应商、寻价、比价、采购合同呈签及采购作业。
3.行政部：负责采购回物品的验收、入库、发放、资料保管工作。
4.总经理/董事长负责对申购单、单价、及付款的审批。
四、大型物品物品采购：
1.采购人员须选择多个供应商进行综合比较，筛选出2家以上意向供应商。
2.意向供应商给我公司报价单，主管部门确定每种物品最终价格。
3.采购人员进行采购。
4.采购人员在采购时确认所采购物品的质量以及数量。
5.行政部采购人员按《请购单》上所需物料的品名、规格、数量、质量等选择合格供应商，购买所需的物品。
五、零星物品采购：
1.行政零星物品采购：主要是采购用量少或且无合格供应商的行政采购物品。
2.采购人员可直接按《请购单》上所需物料的品名、规格、数量、进行采购。
六、采购管理：
1.采购人员必须及时的将所需物品进行采购。
2.采购物品回公司后，通知行政助理验收货物，行政助理将验收后的物品登记在《物品入库、领用登记表》中，办理入库手续。
3.行政助理办理完入库手续后，通知需求部门领取货物，申请部门验收领取货物，并在《物品领用登记表》上签字确认。
4.行政助理每月月底统计所有《物品入库、领用登记表》核对数量。
5.采购物品使用时出现质量问题需退货或更换的，使用部门及时通知采购人员向供应商换货或退货。
七、采购报销管理：
1.采购申请付款或费用报销，必须附上经过审批的《申购单》、采购合同或报价单，否则财务不予报销。
八、日常办公、生活用品采购流程

部门申请

部门负责人确认

物品≤200.00元
总经理批准

物品≥200.00元

行政助理验收入库
行政助理验收入库
采购向主管人员报批

部门领取

外出采购
采购询价

九、原材料（包材）采购流程

部门申请

部门负责人确认

物品≤200.00元
总经理批准

物品≥200.00元

采购向主管人员报批

采购询价

按要求选出合格供应商

外出采购

所需部门指定人员验收入库

部门领取

十、设备/备件采购流程

部门申请

部门负责人确认

物品≤200.00元
总经理批准

物品≥200.00元

采购向主管人员报批

采购询价

按要求选出合格供应商

外出采购

所需部门指定人员验收入库

部门领取

十一、本制度自XXXX年XX月XX日起执行。
十二、本制度的解释权归属行政部。
十三、附件：
1.《采购申请单》
2.《物品入库登记表》
3.《物品领用登记表》

采购申购单
申请部门： 年 月 日
品名规格
单位
单价
库存数量
申购数量
准购数量
备 注

采购
说明

预支金额

审批
意见

主管： 申请人： 采购人：

物品入库登记表
入库时间
入库名称
入库数量
所需部门
备注

物品领用登记表
时间
名称
数量
部门
签字
备注

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