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最实用的公司公文管理制度

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2020年4月19日
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公文管理制度
一、目的
为了使公司公文处理程序合理、安全、标准，结合公司的实际，特制定本规定。
二、定义
是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。
三、公文的种类
公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式具体见附件。四、总则
序 号
类 别
包 含
适用范围
1
红头文件
决定、章程、制度、规定
主要用于印发公司制度、规定，重要工作计划、部门机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司行政人事部，公司二级及以下部门不得印发红头文件。
（注：一级部门：总经办；二级部门：财务部、行政人事部、半导体事业部、信息产品事业部）
2
内部通告
公告、通知、通报、请示（申请）
主要用于公司内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。
3
会议纪要
会议纪要（公司内、外部会议）
主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。
4
工作报告
工作月报、年度工作报告
主要用于下级向上级定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。
五、公文密级
公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。
六、公文处理程序
公文的处理程序一般分为公文草拟、公文签发、公文分送发布、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。公文签发流程图如下：
（2）各部门公文经行政人事部审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。
（3）签发方式：以公司名义行文的公文，经审签后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。
3、公文分送发布
（1）公司主要采用递送、传真、邮寄、电子邮件等公文分送方式。一般情况下，分送公文应采取签收方式（对公司机密、上级公文、人事资料等重要文件还需用信封封口专人专送）。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。
（2）相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。
4、公文反馈与跟踪
公文在发送后，行政人事部接到公司领导批示后的公文，应尽快将批示内容反馈给拟办部门（同时保存好批示件）。
5、公文清理、存档和销毁
各部门文员或相关工作人员应对收发的公文定期进行一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。
七、附则
1、本制度自颁布之日起执行，由行政人事部负责解释和修改。
2、附件：《红头文件》、《内部通告》、《会议纪要模板》、《工作计划》
XXXXXXXXXXXX文件
大小根据实际情况
XX字【20XX】XX号
题目
标题用二号小标宋字体

XX部门：主送机关三号仿宋顶格 冒号用全角
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三号仿宋

特此通知
XX公司
20XX.X.X
成文日期三号仿宋 右空四个字的距离
主题词三号黑体 主题词目三号小标宋
主题词：请购 流程 通知
抄 报：X总
抄 送：公司各部门
抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋
眉首：(文头，红色反线以上部分）

内部通告模板
通知/公告
黑体、二号

正文宋体四号字
主题词： 通知、公告
抄送：各部门负责人
公示位置：公司文化墙/公司动态
南京天翔电子技术有限公司　　　 年 月 日 印
主题词、抄送、公式位置、公司名称、日期用黑体四号字

会议纪要模板
制定日 : 年 月 日 制定人：
会 议 名

日 期

场 所

会议文件

列 会 者

项 目
决 定 事 项
措 施 日

抄送部门

编号：TX-HYJY-0000

页数：

**年*月工作计划
编制单位:***

序号
工作内容及完成标准
时间节点
实施人
负责人
需要提供协作的部门或具体人
1

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