食品集团采购部经理岗位说明书与岗位职责.doc

第一章 职位说明书第一节 组织机构 采购部经理 原料保管员 辅料保管员 包装物保管员 材料保管员 司机 辅料采购员 统计员 装卸工 低值易耗品采购员 第二节 岗位职责职位名称：采购部经理直接隶属：分企业总经理 直接下属：采购部统计、保管员、采购员、司机、装卸工 协调部门：集团综共计划部、分企业生产部、财务部、储运部、品控部 岗位描述：在分企业总经理直接领导下，负责协调、组织、安排公司各部门所需各类物资采购、保管及调拨工作，按照企业要求物资限量库存，宏观调控各物资贮备量， 物资采购达成优质低价，监督仓储物资保值安全工作。 岗位职责： 1、 负责组织、安排企业所需各类物资采购、仓储及调拨工作。 2、 负责对分企业采购部所辖范围内大宗物资采购协议订立及付款把关、申办工作。 3、 确保及时了解市场行情，加强价格管理，降低成本，优质采购。 4、 监督检验各保管员物资标识（分类卡）符合要求，帐目清楚准确。 5、 监督检验各仓库物资存放条件、形式，确保留储物资资产保值。 6、 完成综共计划部下达采购任务。 7、 供给商各种物资标准、资质证实（如：原料肉检疫证实、防五证实、清真证实、供给商各种经营证照等）索要，按企业要求及时提供相关部门使用。 8、 监控保管员库温统计，与供冷单位保持业务联络，确保原料肉库温符合工艺要求。 9、 对仓库物资防火、防盗安全负责。 10、 对库存物资合理贮备，确保生产原辅料供给负责。 第三节 主要权利 一、 组织管理 1、有分企业重大决议参加权。 2、分企业专题会议组织权。 3、所辖工作指挥权。 二、 人事劳资 1、 有对下属任免提议权。 2、 有对下属晋升有提议权。 3、 有对下属100元以内奖罚权。 4、 有对下属转正提议权。 5、 本部门编制内人员招聘权。 6、 本部门编制外人员招聘提议权。 7、 有对下属解聘提议权。 8、 有对下属本部门内工作调动权。 9、 有对下属3天以内事假审批权。 三、 资金使用 1、 有按程序工作范围内标1万元协议订立权、协议订立审批权。 2、 1万元一次性资金支付（应付款项）权。 3、 有对下属1000元以内差旅费借款审批权。 4、 有3000元以内采购员采购专款借款审批权。 四、 物资领用 1、 有50元以内（原辅料3000元以内）物资采购审批权。 2、 有200元以内（原辅料3000元以内）物资报销审批权。（因降低成本、提升质量等原因需更换供货厂家时，有权购入200元以内样品，以供检验及试用。） 3、 有50元以内物资领用审批权。 4、 办公用具领用权。 五、 其余权利 1、 市内采购物资供货商确实定权。 2、 对采购计划单中填写不明确有权拒绝采购。 第二章 采购实施工作流程接各部门采购计划单 依据库存、消耗自定采购计划 接综共计划部采购任务 报分企业总经理审批 确定是否有库存是否应采购 库存有通知需求部门领取 无库存， 运作采购工作 市内采购 市外采购 按企业要求询价 物价在1万元以内 物价在1万元以上 借款 比价后报价管员审核 未签协议 按协议价进货填写物资采购申请单 报分公司总经理审批 物价在1万元 以内 物价在1万元以上 比价后报价管员审核 按企业要求询价 实施采购、定货 已签协议 物资到货 通知品控部检验 合格 不合格 入库，投产使用 拒收，按品控部意见返回厂家或销毁 凭票据、检验合格单由相关部门签字、价管员签字后报销 第三章 常规工作内容 第一节 安排采购任务 一、依据各部门提报采购计划单，查看库存报表，有没有存货，如有，通知需求部门办理出库手续领用；如无，在采购计划单中签字，同意采购。 二、按采购员详细分工分配采购任务，下发采购计划单，确定采购时间、采购次序。 三、及时督办采购采购员，确保物资供给。 第二节 物资调拨 一、依据生产任务通知单，合理及时安排调拨各分厂生产所需物资（如：各种辅料、包装物、产成品等）。 二、按照各分厂开具调拨单，合理安排装卸工调拨物料次序，保证及时供给生产。 三、配货站、铁路货运处通知物资到货时，依照到货数量通知采购员、司机、装卸工前往取货。 第三节 落实月采购计划 一、接综共计划部采购计划后，实施采购，对已经有固定厂家且有订购协议物资，可直接填写物资采购申请单，报分公司总经理审批，向厂家订购。 二、对生产长久使用各种原辅料、包装物及生产辅助物资，依据生产消耗量、库存实际数量，结合公司制定最高、最低库存量实施订购，确保供给生产，合理占用资金。 三、对于综共计划部下达采购计划，如产生异议应立刻向分公司总经理汇报，沟通决定后实施采购。 四、工作备忘录 1、 孜然：每年89月份进行孜然贮备工作。 2、 辣椒：每年89月份进行辣椒贮备工作。 3、大葱；每年10月左右进行大葱贮备工作。 第四节 购置价格监督 一、 采取电话问询方法询价。打电话问询我企业供给商或其它供给商物资价格，以确定采购员是否高价采购。 二、 采购部经理直接到市场对采购员所购物资价格总体情况进行检查，以确定采购员是否高价采购。 第五节 购置价格确实定 一、外购大宗原辅料 1、 对于外购大宗原辅料，由采购部经理与供给商就购置价格进行商谈。 2、 采购部经理在与供给商就购置价格商谈完成后，将约定价格通知企业价管员与分企业总经理。 3、 待价管员询价后，通知采购部经理与分企业总经理，方能确定最终购置价格，进行协议订立。 二、市场高值物品采购 1、 对于市内高值物品采购，由采购员询价后，报采购部经理及价管员。 2、 待价管员询价后，通知采购部经理与采购员，方可购置。 第六节 购货协议订立 采购部经理与供给商商谈价格在征得价管员及分企业总经理同意后，可订立购货协议。 一、原辅料及包装物采购协议订立 1、 按照企业要求购货协议起草格式，进行起草。 2、 协议起草前向品控部经理索取所购原辅料及包装物质量标准，对供给商提供产品质量进行约定。 3、 购货协议超出3万元时，应请企业法律顾问审核并签字。 4、 购货协议按企业法律顾问审核签署修改意见，修改完成后，由采购部经理填写用印申请单。 5、 低于10万元人民币购货协议，由分企业总经理在对应用印申请单上签字。 6、 如购货协议超出10万元人民币时，应由集团总经理在用印申请单上签字，财务部方可在购货协议上加盖协议专用章。 二、高值物资采购协议订立 1、 按照企业要求购货协议起草格式，进行起草。 2、 协议起草前向申请采购部门索取名称、规格、型号、质量要求、应用范围等相关资料。 3、 购货协议超出3万元时，应请企业法律顾问审核并签字。 4、 购货协议按企业法律顾问审核签署修改意见，修改完成后，由采购部经理填写用印申请单。 5、 低于10万元人民币购货协议，由分企业总经理在对应用印申请单上签字。 6、 如购货协议超出10万元人民币时，应由集团总经理在用印申请单上签字，财务部方可在购货协议上加盖协议专用章。 7、 设备、设备配件标准上由设备经理采购， 设备配件可由采购部帮助采购，但需由设备经理提供配件技术要求。 第七节 检验库房 一、定置、卫生 1、 同一品种原料肉及不一样产地原料肉应分区码放，合格与不合格原料肉应设标识（合格为绿色标识，不合格为红色标识，黄色为待检）加以区分。 2、 冷库内原料肉码放整齐，码放高度及货堆规格应符合企业要求。 3、 货堆之间应留有通风道和通车道，货堆不应紧靠近墙壁、供冷管道及仓库门边两侧，以防止产品受温差影响而影响原料肉品质。 4、 原料肉仓库内应保持卫生清洁，并备有防鼠设施。 5、 原料肉冷库库温及原料肉温度要定时安排检验员进行抽查，冷库温度异常应及时通知采购部，方便其及时与供冷方沟通供冷事宜。 6、 辅料库内各类辅料摆放应整齐、规范，并设有显著标识（合格为绿色标识，不合格为红色标识，黄色为待检），合格品与不合格品应分区码放。 7、 按企业要求各类辅料保质期，定时检验储存辅料有没有超保质期现象，如有存在超保质期现象，应立刻封存，经检验合格后方可使用。 8、 辅料库内应保持卫生清洁且干燥，并备有防潮、防鼠、防虫设施。 二、保值、安全 1、 防尘、防鼠：配置防尘、防鼠设施，以确保物资资产价值，不给企业造成损失。 2、 防火：仓库内应备灭火器，且数量足够，灭火器保质期（一年）应在使用期范围内，仓库保管员能熟练使用灭火器。 3、 防盗：保管员应对所辖仓库门窗严密程度，门锁完好度、护锁 装置配置情况进行检验。 4、防潮：门窗及仓库顶部是否存在漏雨现象，如发觉异常应及时向 采购部经理汇报。 第八节 检验报表 一、 检验对采购部统计报出包装物购入、消耗、库存日报与原料、辅料、内包装物购入、消耗、库存日报表，对报表填报相关数字准确性进行审核。 二、 依照库存日报表中所反应各类物资储存量，并结合生产计划、企业要求产成品贮备量，提报各类惯用物资采购计划并组织实施落实。 第九节 往来账目标查对与付款请示 一、 往来账目标查对：依照企业和供方业务需要，随时与财务进行往来账目标查对，将核正确结果反馈给供方。 二、 依照各类物资付款期限不一样，及时准确按协议约定帐期等详细条款结清各种应付账款及预付账款。 1、 应付账款：由采购部统计填写付款请示单，到财务部成本会计处审核签字确认应付账款余额后，交分企业总经理签字，方可交财务部经理处办理付款手续。 2、 预付账款：依照不一样业务需要，由采购员填写付款请示单，同本部门经理签字后，交分企业总经理签字后，方可交财务部经理处办理付款手续。 第十节 各类物资领用单据签批 采购部经理按企业要求劳保用具、办公用具发放指标对劳保用具领用进行签批。 第十一节 报销票据签批 各类采购物资报销票据签批注意以下事项：一、价格合理； 二、 数量准确（有保管员入库单）； 三、 发票为正规发票，农副产品（如：葱、姜等）需要有种植蔬菜农民身份证； 四、 发票背书采购人、保管员、品控部经理、价管员（采购物资一万元以上）签字； 五、 采购物资属原辅料、包装物类，报销时需附有品控部质检合格单。 第十二节 车辆管理及油耗指标 一、 每个月月底，采购部司机将全月行车总里程及全月油耗总量,向采购部经理及财务部成本会计报出。 二、 采购部经理安排统计员，依照采购部司机上报行车里程，查看其车辆内行车里程表与所报数字是否吻合。 第十三节 车辆维修 一、 车辆修理应事先填写书面申请，经采购部经理检验后，报分企业总经理同意，方可送修。 二、 车辆必须在企业指定厂家维修，司机应监督维修全过程，以确保质量，缩短维修时间。 三、 如出现增修项目，应及时汇报，经主管领导及分企业总经理同意后，方可维修。 四、 可自行修复，由企业自行购置配件换修，以降低修车费用。不能自行修复，在修车厂维修时，更换下来原破损件带回企业交采购部经理核验。 五、 如车辆在行驶途中发生故障，而急需修复和更换零配件，标准上应在不影响安全行车前提下，开回企业检验后送修。无法开回后，可依照实际情况送修，修理费超出50元时，应先向采购部经理请示。 六、 采购部经理依照实际情况，属权限内，立刻给予回复，超出权限应请示分企业总经理后给予指示。 第十四节 员工病、事假审批 一、 对本部门管理人员病、事假审批：视情况给假，但批假时须令 其将工作交接，承接人无疑问后，留取请假人联络方式（固定或移动电话号码）方便及时联络，可给予3天以内假期；如超3天要求请假人向分企业总经理请示，同意后方可给假。 二、 要求请假人将请假条交报考勤员，方便月末财务部核实工资。 第十五节 安全管理 一、 期组织召开由全体保管员参加安全工作会议，由采购部经理听取与会人员就本岗位及所辖仓库安全工作做出汇报。 二、 主动参加由人事行政部经理组织安全知识培训。 三、 随时对各仓库安全工作进行检验。 检验主要内容包含： 1、各仓库门窗防潮、防盗设施是否符合要求。 2、各仓库防火设施是否符合要求，员工能否正确操作灭火器，灭火器数量是否足够，是否在保质期内。 3、按要求设定紧急、疏散出口是否通畅。 第十六节 工作总结待办单 一、日工作待办单 1、 待办单要放在办公桌上显著位置，便于提醒自己。 2、 随时统计待办事项，经常查对待办事项，排列好各事项工作次序，一个工作日工作完成后，要认真进行总结，并制订次日工作计划，填写待办单。上一个工作日待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。 3、 将当日工作项目统计，做出总结。 二、周工作计划 1、 每七天六16：00前将周工作计划报人事行政部经理处。 2、 周工作计划应按企业要求格式填写，内容真实全方面，不漏项。 三、月末工作总结 1、 每个月30日16：00时前将月工作总结报人事行政部经理处。 2、 月工作总结应按企业要求格式填写，内容真实全方面，不漏项。 四、司刊稿件 1、 每个月15日16：00时前，向分企业人事行政部提供司刊稿件。 2、 要求所提供稿件内容具备知识性、趣味性、 娱乐性，要有真情实感，不应随意摘抄，应付了事。 第十七节 工作例会 一、周六汇报会 1、 每七天六16：00时前，将本部门周六会议上所需汇报材料，按企业要求格式填写后，报人事行政部经理处。 2、 按照企业通例，每七天六月6：00时按时参加企业周六汇报会议，在会议上应就本部门上周工作完成情况与下周工作安排情况做出汇报。 3、 汇报时要求简明扼要，如某件事情汇报需耗时较长才能说明，应在会上做简明概括，会后向领导做详细汇报。 二、周部务会议 1、 每七天召集采购统计员、保管员、采购员、司机、装卸队长参加。 2、 检验上次会议布置工作是否落实。 3、 听取每位参会人员汇报，对本周工作中存在问题给予分析处理。 4、 指出在检验过程中发觉问题，落实责任人采取对应方法给予处理，并跟踪检验。 5、 对本周采购物资质量、采购时间、采购价格作以总结，指出成绩及不足，必要时制订相关方法加以处理，并跟踪结果。 6、 将本企业周会相关内容及本周企业下发文件作以宣贯、传达；对下一步工作进行布署。 7、 会议要求专员统计，存档备查。 第十八节 绩效考评 一、 每个月2日前，按照本部门绩效考评指标，对本部门组员上月工作完成情况进行考评。 二、 每个月3日，将本部门自行考评结果及向企业提供信息互查表及时报至分企业人事行政部。 三、 对于分企业人事行政部及集团人力资源部考评，要本着实事求是态度，认真配合，不得有虚报、瞒报、漏报现象发生。 第十九节 ISO9001质量管理体系运行情况检验 一、依据质量手册和作业指导书，对本各部门ISO9001质量管理体系运行情况进行检验。二、检验主要内容： 1、 是否按ISO9001质量管理体系要求进行操作，并填写统计。 2、 统计填写要求符合ISO9001质量管理体系要求，并填写及时、准确、清楚。 3、 各级管理人员，对本企业质量手册和作业指导书掌握和了解程度。 4、 对企业及本部门质量方针、质量目标是否熟知并了解。 5、 各级管理人员及操作员工对本岗位职责了解情况。 6、 配合按ISO9001质量管理体系要求定时组织内审员进行内审，并对内审统计中整改项目加以整改。 第四章 异常工作纠正及预防方法 第一节 高价采购 一、外购: 1、 退货 2、 假如退货不成，按责任制百分比负担其损失。预防方法：，提升业务素质、业务能力，拓宽信息渠道。增强责任心。 二、市内采购： 1、 退货 2、 假如退货不成，按责任制百分比负担其损失。 预防方法：加强业务能力，提升业务素质，拓宽信息渠道。增强责任心；监督、控制到位。 第二节 原辅料及包装物等物资供给不及时 一、外购 1、 依照库存及生产情况提前订货，并电话催办供给商采取最快运输方式到货。 2、 与生产部、储运部协调，在不影响发货前提下，延后生产。 二、市内采购 尽一切方法确保供给及时，假如市内采购不到采取外购。 第三节 所购物资出现质量问题 一、 根椐品控部出具检验结果，主动采取方法及方法先确保生产。 二、 视不一样物资及不一样质量问题采取退货、降价、挑选使用等方法处理。 第四节 货到后接收数量与发货数量不符 一、 首先查明造成数量不符原因，假如是供方原因，则要求给予补货。 二、 假如是运输途中造成数量不符，与供方沟通后，可直接要求承运人赔偿。 第五节 原料肉仓库温度低于18 一、 当保管员上报此情况后,立刻上报总经理。 二、 与此同时组织保管员检验其原料肉及其它物资是否缓化并协调供冷单位立刻处理此问题。 第六节 安全事故 安全事故大致分为：人身伤亡事故、火灾事故、被盗事故等。 一、 在本部门人员出现人身安全事故时，立刻抵达事故现场，查看人员受伤情况，派人护送伤者就医，保护事故现场，并上报分企业总经理。 二、 发生火灾、被盗事故时，应立刻拨打119、110报警，然后向分企业总经理汇报。 三、 在分企业总经理领导下，成立事故调查小组，调查事故发生原因并形成调查汇报。 四、 分析事故原因，采取对应整改方法处理。 五、 依据事故调查结果判定事故原因，并划分责任，形成书面材料后上报分企业总经理。 第七节 库房设施损坏 一、 在对物资实施保管过程中，如接到保管员汇报库房设施损坏现象，应及时向分企业总经理汇报。 二、 要求保管员配合分企业总经理指派维修人员进行修缮工作，避免因为工作拖沓而给企业造成经济损失。三、维修完成后，采购部经理要对维修结果进行检验，确保物资具备很好储存条件。 第八节 账物不符 一、假如采购部经理或财务部在对各仓库进行盘点过程中，发觉账物不符现象时，应立刻调查原因。 可能造成账物不符原因： 1、 个别领料单存在入账时遗漏现象。 2、 生产急需物资，未开票先提货。 二、责成保管员查明账物不符原因，并立刻给予纠正，采购部经理在保管员纠正后，进行验证。