xx男装连锁采购手册.doc

逸 马 机密级别：A 狄 卫 刚（Ver 5.0）编制说明【编制目的】物流系统管理已经成为影响零售连锁企业市场竞争力的关键因素之一。不管是敏捷零售还是SPA经营模式，其本质是一种精益物流的理念。越来越多的服装零售连锁企业以“多品种”、“小批量”、“高质量”和“低库存”为经营目标，所以物流系统管理的良莠直接影响企业整体的品质、效率和成本。xxx男装连锁采购手册旨在通过商品采购系统及供应商管理相关的业务流程、简单易用的操作步骤、简洁明了的操作规范与标准，以及相应的工具表单，形成对采购系统的操作指南，达到改善与升级xxx时装连锁的采购管理水平与盈利能力。【使用范围】本手册仅供xxx男装连锁（中国）有限公司商品中心相关人员作为工作手册参考、使用。【手册制度】1. xxx男装连锁采购手册由xxx男装连锁（中国）有限公司统一制定和修改，其版权、解释权和维护权归公司总部所有；各相关人员仅有使用权及修改建议权。为避免资料外泄，各使用者不得带出公司，不得翻印、不得外借他人，不得向外泄密透露。2. xxx男装连锁采购手册由xxx男装连锁（中国）有限公司总部实行编码管理，相关部门一部一册，并统一记录在案，故请各部门妥善保管，不得遗失。3. xxx男装连锁采购手册的第一保管责任人为部门负责人；各岗位人员对手册的培训学习，应由经理或经理指定人统一安排、集中学习。【使用说明】本手册共分采购、商品价格管理、供应商管理、采购廉政管理四个部分，分别从业务流程、操作规范与工作标准、工具表单三个方面阐述。xxx男装连锁采购手册中涉及很多细微的工作程序及规范标准，正是这些工作程序和规范标准的长期坚持和积累才能铸就了xxx连锁强大的市场竞争力，希望各位同仁能够在实际工作中贯彻执行和坚持不懈，并为xxx男装连锁采购手册的再次升级而积累更多的经验与智慧，期待您的宝贵建议！目 录编制说明11采购管理51.1商品规划51.1.1商品规划流程51.1.2商品规划流程关键步骤说明61.1.3工具表单91.2新品采购171.2.1新商品采购流程171.2.2新商品采购流程关键步骤说明181.2.3工具表单201.3辅料采购与补货211.3.1辅料采购/补货流程211.3.2辅料采购/补货流程关键步骤说明221.3.3工具表单251.4商品补货261.4.1商品补货流程261.4.2商品补货流程关键步骤说明271.4.3工具表单292商品价格管理规定302.1目的302.2常用服装服饰商品的定价方法302.3价格变动管理312.3.1商品调价流程312.3.2调价流程流程关键步骤说明322.3.3工具表单343数据管理353.1有关订货前的数据分析353.1.1原始销售数据的统计及分析353.1.2当地同类品牌的产品系列分析363.2有关销售中的数据分析363.3工具表单393.3.1每天需要分析的报表393.3.2每周需要分析的报表393.3.3每月需要分析的报表403.3.4每季需要分析的报表404商品管理404.1订货管理404.1.1门店配货标准404.1.2订货公式404.1.3订货的类别414.1.4订货理念414.2上货管理424.3补货管理424.4工具表单435供应商管理435.1目的435.2供应商准入445.2.1供应商准入流程445.2.2供应商准入流程关键步骤说明455.2.3供应商准入规定465.2.4供应商谈判的原则与技巧465.2.5确定供应商原则及方法475.2.6供应商准入工具与表单485.3供应商动态评估515.3.1供应商审核的层次与周期515.3.2评估标准 （需要讨论）525.3.3评估规定525.3.4奖惩措施525.3.5供应商动态管理工具53注：本卡由商品开发部填写并备案管理535.4供应商退出机制545.4.1供应商主动申请退出545.4.2要求供应商退出546采购廉政管理546.1采购人员日常行为规范546.2供应商版本采购廉政协议556.3员工用版本采购廉政协议551 采购管理1.1 商品规划1.1.1 商品规划流程 1.1.2 商品规划流程关键步骤说明步骤步骤描述/操作规范责任部门/岗位工具表单信息搜集1) 建立信息来源渠道,渠道来源包括供应商、网络、各大名牌的流行发布会、报刊、杂志等2) 商品开发与设计人员阅读同业及服装出版品，参加服装展会，收集流行预测性的信息，包括色彩、面料、款型及配饰涉及的资讯信息3) 商品开发，设计与采购人员搜集各供应商、商品信息以及流行趋势并时刻关注行业动态、商品流行趋势及市场行情等4) 商品开发，设计与采购人员搜集消费者的消费动态、购物形态的转变、受社会议题的影响造成的消费心理趋势等信息5) 企划部品牌企划专员提供品牌形象，品牌定位信息6) 区域经理（主管）及各门店要主动将顾客的消费偏好消费需求等信息与商品开发人员沟通,反馈门店的商品需求,市场行情及竞争信息7) 监控部品类组长提供季度销售数据及库存分析数据8) 客服部会员信息分析专员根据会员动态分析表并形成会员分析报告9) 商品中心及时将各信息资料分类、汇总、整理、分析，并存储,定期进行更新、整理10) 信息收集工作要时刻进行，不能只在商品规划前进行u 工作重点建立有效的信息收集渠道u 标准收集信息的时效性、准确性商品中心商品开发/设计人员运营中心直营经理、区域经理（主管）、店长、客服专员、品牌中心企划专员1) 供应商信息登记表2) 各类销售数据及库存数据、报表等3) 会员动态分析表4) 门店商品需求及市场情况反馈表5) 竞争对手分析表信息研究和分析1) 对季度销售与库存数据进行研究和分析：要用前一或两季的商品销售数据来分析畅、滞销产品好卖与不好卖的原因2) 对目标消费者进行深度研究和分析：对消费者的消费动态、购物形态的转变、受社会议题的影响造成的消费心理趋势等进行分析3) 对跟随品牌和竞争品牌进行研究和分析：分析不能只停留在表层，要深入到其色彩、面料、系列、风格、细节的研究分析，要明确学习某几个品牌，是要明确可具体学习的长处4) 在上述分析的基础上，提交分析报告，对服装的色彩、面/辅料、服装外型及配饰进行预测 u 工作重点报告提交后商品中心负责人需召集品牌中心，商品中心与运营中心相关人员进行分析讨论，提出问题，理清问题。u 标准准确商品开发/设计人员1) 供应商信息登记表2) 供应商基本资料卡3) 各类销售数据及库存数据、报表等4) 会员动态分析表5) 门店商品需求及市场情况反馈表6) 竞争对手分析表提出商品企划概念根据上述分析报告及结论，商品开发与商品设计人员讨论决定每一风格所采用的布料与款式，提出商品企划概念，预估季节的每一系列风格和色彩的单位数量，提出商品结构计划及定价策略，规划商品结构及面/辅料的价格带u 工作重点商品开发部要检视品牌形象、品牌定位是否能通过企划概念的展示得到传达u 标准前瞻性、针对性，指导性商品开发部 商品开发1) 样衣采购是每季产品研发中经常采用的方法2) 出差旅行参观各种重要布料展或成衣展，各大主力商场等，寻找商品开发灵感与做法；3) 自主设计 统计面/辅料种类，搜集样布，将商品企划概念中所提及的重要设计元素充分运用； 商品设计与制版师的沟通非常重要，进行季节风格与线条的讨论； 如有必要，商品设计可与布料设计开发公司合作开发未来将使用的布料； 产品设计期间要注意保密,不可将设计方案、草稿等随意摆放 产品设计期间，与设计无关人员禁止进入产品设计区域4) 非自主设计 征集服装加工厂的款式，从中选出适合xxx定位的款式 向服装设计工作室购买款式适合xxx定位的款式 从市场上购买样衣，稍加修改，形成适合xxx定位的款式u 工作重点样衣设计与打版u 标准符合xxx品牌和价格定位商品开发/设计人员试样评审1) 购买或者制作样衣，邀请品牌中心与运营中心的相关人员，召开试样评审会，审核版型并进行修正2) 对选中的款式进行成本估算，看是否符合公司的价格定位3) 审版时按系列搭配来审，确保货品出来后，成系列、搭配性强，方便终端连带销售u 工作重点审版方法u 标准能系列搭配商品开发/设计人员、陈列师样衣审核表内部订货会1) 所有样品要在订货会前5天到位；2) 召集有经验的，区域经理（主管）和终端店长进行内部订货，在选定前来总部订货的人选时，要考虑到能覆盖到各个区域；条件允许的情况下，可以邀请15-20名顾客来参与；3) 订货会前商品中心与运营中心、品牌中心应事先召开会议，商讨并且确认订货会的流程及双方各自的分工及配合；4) 在订货会正式开始时，品牌中心人员首先阐明公司的品牌定位，然后商品开发人员应该客观讲述下接下来的关于面料，色彩，服装风格的流行趋势，但是不能将太过主观的观点表达出来，以免对参与订货的人员产生误导；5) 在准备订货时尽量将挂杆陈列、搭配方式等体现在订货现场；6) 各门店店长看样选样并填写门店订货单，然后统一上交到各区域经理（主管）；7) 各区域经理（主管）汇总门店订货单，形成区域订货单，统一汇总给商品中心；8) 商品中心组织商品开发所有人员，对订货的数据进行最终统计分析，及反映问题点进行修正；9) 商品中心组织品牌中心，运营中心相关人员，组成终审委员会，对本次内部订货会做总结，并本着订货与公司的战略目标和品牌定位相契合的原则，得出选款结论，形成选款报告，为商品采购计划及预算的制订做准备；10) 选款报告要包括选择该款的理由，该款的优点、缺点，该款的好品u 工作重点订货会的准备及进行u 标准有序，有效品牌中心相关人、商品开发/设计人员、监控部品类组长、区域经理（主管）、店长门店订货单区域订货单订货汇总表出商品采购计划及预算表商品开发人员根据订货会统计与分析，以及公司的整体战略，填制商品采购计划及预算表并报相关人员审批u 工作重点品类、价格带、数量、采购时间规划u 标准最佳库存、成本控制及采购时间商品开发/设计人员、采购、商品开发部经理、商品中心负责人门店订货单区域订货单订货汇总单商品采购计划及预算表1.1.3 工具表单1.1.3.1 供应商信息登记表 同3.2.6.2 供应商信息登记表1.1.3.2 竞争对比分析表制表人制表日期要项品类xxx竞争对手1竞争对手2竞争对手3备注产品价格带对比棉衣羽绒服休闲裤牛仔裤便西西装T恤衬衣夹克鞋子皮带饰品羊毛衫产品款色对比棉衣羽绒服休闲裤牛仔裤便西西装T恤衬衣夹克鞋子皮带饰品羊毛衫产品总体风格对比结论1.1.3.3 会员动态分析表制表人制表日期序号卡号姓名年龄性别职业学历收入联系方式会员积分激活日期总消费次数总购物数量总消费金额消费商品编号消费服装款式原价折扣价消费地点联系地址12345678910备注：消费地点：门店编号1.1.3.4 门店商品需求及市场情况反馈表制表人制表日期门店编号门店名称需求品类货品名称货品风格描述价位区间备注1.1.3.5 样衣审核表制表人制表日期供应商编号供应商货号颜色尺寸面料比例板型成本价挂牌价结论备注合计款色审核:日期：审批:日期：1.1.3.6 门店订货单XX门店XX年XX季订货单门店负责人:日期:门店名称：电话: 发货地址:货名品类xxx货号颜色尺码数量单价门店类别合计备注1.1.3.7 区域订货单XX区域XX年XX季订货单区域负责人:日期:区域名称：电话: 货名品类xxx货号颜色尺码数量单价门店类别门店合计备注1.1.3.8 订货汇总表XX年XX季订货汇总表制表人:日期:区域名称：电话: 货名品类xxx货号供应商货号颜色尺码数量单价金额合计备注1.1.3.9 采购计划及预算表见附件1.2 新品采购1.2.1 新商品采购流程1.2.2 新商品采购流程关键步骤说明步骤操作规范/标准责任部门/岗位工具表单供应商谈判1) 根据商品规划流程中所制订的采购计划，以及供应商准入选择流程选择至少3家合适的供应商，与之进行谈判2) 采购人员在谈判过程中的内容包括：询价、议价、定价、质量、交货时间、供货能力、付款方式等u 工作重点与供应商的谈判技巧u 工作标准商品最佳的性价比商品中心/采购供应商信息登记表供应商准入评估表编制采购申请单1) 采购人员根据需要制定采购申请单，需包括：物品名称、采购数量、码数，颜色、单价、金额等细节内容2) 采购申请单至少要提前2个季度进行编制。u 工作重点在充分询价，议价的基础上编制采购申请单u 标准最佳库存、成本控制及采购时间商品中心/采购采购申请单采购申请单审核审批1) 采购申请单首先交给商品中心负责人审核，之后交总经办进行审批2) 审批不合格，采购必须重新进行编制采购申请单，必要时，需要重新找供应商进行谈判，然后编制采购申请单，重新进行审核审批。u 工作重点及时审批，通常情况下2天内完成审批流程u 标准最佳库存、成本控制及采购时间商品中心商品开发经理采购申请单签订采购合同1) 根据采购申请单，制订采购合同，采购合同要采用统一格式2) 采购合同首先要经过商品中心负责人审核，之后交总经办进行审批和盖章。3) 采购合同要首先供应商盖章，然后快递或传真给xxx总部进行审核，审批和盖章，禁止先xxx在空白合同上盖章，然后才与供应商签订、盖章。4) 采购合同及订单要一式2份，供应商和xxx各保留一份，其中合同正本上交给总经办保存，商品中心和财务中心保存复印件。u 工作重点物品名称、数量、规格，单价、金额等细节内容是否与审批成功的采购申请单一致u 标准合理、有效、具法律保护性商品中心负责人 采购合同及订单采购廉政协议 新商品订价填制订价申请单，报商品中心负责人及总经办相关负责人审核审批。u 工作重点商品定价u 标准合理商品中心负责人、总经办订价申请单在系统录入商品信息1) 提前将商品的条码，货号，尺码、价格，颜色、款式，数量等基础信息录入系统，以便后期扫描入库和开转仓单。2) 将吊牌，包装袋等辅料送达工厂。u 工作重点信息录入u 标准准确储运相关人员跟单、验货1) 跟单人员要及时跟踪采购订单，了解生产、物流配送的进度，并且及时通知质检人员进行质检。2) 在新款商品到总仓之前，把商品信息及定价信息及时知会监控部和储运部信息人员，提前将商品信息数据输入系统，以提高作业效率。3) 预到仓时间要及时通知仓库相关人员，做好收货入仓准备4) 跟单、质检注意事项: Ir2sTrm 物料是否正确。 AtM- 尺寸是否“准确” x36NL 款式是否错误 Q=4P*GX 做工是否细致 KDX$.$ 成品颜色是否“正确” )L|CdJk 有无漏定物料 DSyV: 物料是否能按预定时间到加工厂 s87 a % 时间上是否有问题 )_X;9%L7u 工作重点及时了解、跟进采购订单的生产、质检、交货进度与具体时间u 标准在货到总仓之前，要及时通知总仓相关人员商品中心跟单、质检人员采购合同及订单供应商评估、资料归档1) 供应商评估办法详见下文供应商管理2) 交货完成后，要将所有采购相关资料进行归档，需要存档的资料：供应商报价单，采购申请单、采购合同，廉政协议。其中，采购合同、廉政协议交给总经办保存正本，商品中心及财务部相关人员保留复印件供以后参考查询。u 工作重点及时对供应商的合作情况进行评估u 标准客观，及时商品中心/采购供应商评审表1.2.3 工具表单1.2.3.1 采购申请单申请岗位申请日期申请人申请类别新品采购补货采购货名品类供应商供应商货号颜色尺码单价数量金额预计到货期合计审核：日期：审批：日期：1.2.3.2 采购合同及订单（由xxx公司提供）1.3 辅料采购与补货1.3.1 辅料采购/补货流程 注：后勤物资采购见行政手册 1.3.2 辅料采购/补货流程关键步骤说明步骤操作规范/标准责任部门/岗位工具表单汇总、分析1) 新辅料采购时，主要是采购人员根据需求决定是否进行新辅料的采购；2) 补货时，门店或者储运部根据库存情况，将采购需求汇总给监控人员，监控人员根据销售和库存信息，进行汇总、分析，最终根据分析结果填写辅料采购申请单上报给上级审核审批后交给采购人员u 工作重点定期汇总与分析u 标准最佳库存商品中心/采购、监控人员辅料采购申请单供应商选择与谈判1) 采购人员根据采购需求和现有辅料供应商的资源及合作情况来判定是否需要开发新的供应商；2) 如果现有的合作供应商能满足需求，可直接进行价格和交货时间的确认；3) 对于新开发的供应商，采购人员需进行询价、议价、定价、并确认质量、交货时间、供货能力、付款方式等u 工作重点充分了解采购需求和现有供应商合作情况，熟练应用与供应商谈判的技巧u 标准商品最佳的性价比，商品中心/采购供应商信息登记表供应商评估表编制采购申请单采购人员根据需要编制最终的辅料采购申请单,需包括: 物品名称、编号、规格、图样、单位、数量、金额、总金额等细节内容u 工作重点在充分询价，议价的基础上编制采购申请单u 标准最佳库存、成本控制及采购时间商品中心/采购辅料采购申请单采购申请单审批1) 采购申请单首先交给商品开发部经理、商品中心负责人进行审批，审批通过后交给总经办进行审批2) 审批不合格，采购必须重新找供应商进行询价、议价和定价，然后编制采购申请单，重新进行审批。u 工作重点及时审批，通常情况下2天内完成审批流程u 标准最佳库存、成本控制及采购时间商品中心负责、总经办相关负责人）辅料采购申请单签订采购合同1) 根据采购申请单，制订采购合同，采购合同要采用统一格式2) 采购合同首先要经过商品中心审核，然后上交总经办进行审批和盖章3) 合同要一式2份，供应商、总经办各一份，财务中心和商品中心保留复印件。u 工作重点物品名称、数量、规格，单价、金额等细节内容是否与审批成功的的采购申请单一致u 标准合理、有效、具法律保护性商品中心负责人采购合同及订单付订金/尾款1) 通常情况下，合同签订后，财务部支付订金，但是，现有的辅料市场行情是：如果不支付订金，很多供应商也是愿意订货的。2) 通常情况下，货物交付后，需要支付尾款是辅料供应商，但是，现有的辅料市场行情是：尾款一般都是拖很长周期支付，有的甚至是交货后一年以上。3) 所以，xxx相关采购人员在开发辅料的供应商时，尽量找那些资金雄厚，在付款方式上能给予公司大力度的支持，财务中心在付款的时候也应该根据行情和供应商的实际情况灵活掌握。u 重点灵活支付u 标准付款周期不短于行业行情财务中心跟单、验货1) 跟单人员要及时跟踪采购订单，了解生产、质量、物流配送的进度2) 预到货时间要及时通知仓库或者商品加工厂，准备接货u 工作重点及时了解、跟进采购订单的生产、质检、交货进度与具体时间u 标准在货到总仓之前，要及时通知总仓相关人员商品中心跟单、质检人员采购合同及订单是否直接转运一般情况下，如果供应商离xxx的总仓比较远，为了节约成本和作业时间，采购的辅料建议直接发给合作的服装制造工厂，但是鉴于xxx目前的辅料供应商都是集中在常熟，所以，辅料的采购都是直接由供应商发到xxx总仓，然后再配发给供应商或门店。u 工作重点根据实际情况判定是否直接转运u 标准合理安排商品中心/采购1.3.3 工具表单1.3.3.1 辅料采购申请单辅料采购申请单申请岗位申请日期申请人申请类别新品采购补货采购物品名称 编号 规格 单位 单价 数量 金额预计交货期合计图样：审核：日期：审批：日期： 1.4 商品补货1.4.1 商品补货流程1.4.2 商品补货流程关键步骤说明步骤步骤描述/操作规范责任部门/岗位工具表单商品销售与库存信息分析1) 监控人员需密切的注意各门店的销售数据和库存以及总仓库的库存变化，对畅销、平销及滞销商品的变化情况及时报告给上级主管2) 监控人员密切关注的数据包括每周的销售与库存数据分析、下周销售预测等各类数据、报表，并每周一下班前提供上周（上周日到周六）提供如下报表给商品中心负责人：各大类的销售占比，各大类商品销售排名，畅销排名TOP20，滞销排名BOT20,各门店的进销存占比，总体进销存排名汇总，各类商品库存汇总3) 门店销售人员及时、准确分析客户消费偏好、消费需求及货品补货需求，并每周一次将商品需求、市场行情等信息及时报告与监控部门u 工作重点每天关注商品库存及销售的数据变化，关注顾客需求及市场动态u 标准商品分析、销售预测、最佳库存、成本控制及采购时间监控专员1) 各类销售数据及库存数据、报表等编制补货采购申请单审核批准1) 监控专员根据门店、储运部等渠道反馈的信息，及商品的周、日销售数据和库存分析，制定商品的补货采购申请，并将采购申请及时上报给监控部负责人2) 监控部门负责人需补货采购申请进行汇总，形成补货采购计划，然后上报上级审核3) 最后上报总经办进行审批u 工作重点对整体的补货采购计划进行审核、把控u 标准销售预测、最佳库存、成本控制及采购时间监控专员、监控部负责人1) 补货采购申请单与供应商谈判1) 采购人员联系商品供应商2) 采购人员在谈判过程中的内容包括：商品价格、质量、交货时间、供货能力等u 工作重点与供应商的谈判u 标准商品最佳的性价比，最佳库存量采购人员签订采购合同与订单1) 采购人员针对畅销品，要充分了解供应商的供货能力后，确定补货数量2) 若供应商能长期提供的商品，可以考虑直补20天到一个月销售的货（根据实际需要，一般长途供应商补的周期也要长一些）3) 若供应商的生产能力、面料供应等因素影响不能长期供货的，公司要考虑加大补货量，畅销品一般应考虑一两个月甚至一个季度的量4) 补货要确定供货价格、交货周期及补货量、码数、颜色等细节问题5) 签订采购合同u 工作重点确定补货计划，签定采购合同u 标准合理、有效、具法律保护性采购人员1) 补货采购申请单2) 采购合同订单跟踪1) 采购与跟单要及时跟踪采购订单，了解商品生产、物流配送的进度2) 预到总仓时间要及时通知仓库相关人员，准备接货3) 在老款新颜色及调价商品到总仓之前，把相关信息及时知会监控部和储运部信息人员，以便提高作业效率u 工作重点及时了解、跟进采购订单的生产、交货进度与具体时间u 标准货到总仓前，要及时通知总仓相关人员采购、跟单人员是否直接转运1) 鉴于xxx的现状，为了避免出错，所有补货商品需要先入公司总仓进行收货，然后根据配货单进行配送。2) 当公司管理水平足够时，为了节约成本和作业时间，建议由跟单人员指挥服装加工厂直接配发给分仓，但是这么做的前提是跟单有足够的掌控和协调能力u 工作重点根据实际情况判定是否直接转运u 标准合理安排商品中心/采购收货，入总仓1) 按照收货规范进行货品接收，组织相关人员搬卸商品2) 商品仓当日下班前必须完成扫描入仓3) 储运人员应该第一时间通知跟单统筹人员、监控部相关人员，以方便在第一时间拿到配货单4) 如果有数量差异，应第一时间通知跟单统筹人员，使之与供应商进行核对和处理5) 把商品统一存放分类待配区6) 及时通知采购、监控部门u 工作重点通知相关部门u 标准即时储运人员1.4.3 工具表单1.4.3.1 补货采购申请单申请岗位申请日期申请人申请类别新品采购补货采购货名品类供应商供应商货号颜色尺码单价数量金额预计到货期合计审核：日期：审批：日期：2 商品价格管理规定2.1 目的根据公司整体发展战略，制订合理的价格政策，在市场竞争中掌握主动，提高产品性价比，促进店铺销售业绩。2.2 常用服装服饰商品的定价方法1. 目标利润订价：根据商品品类的目标毛利率制订单个商品