视频会议系统运行维护管理规范(20080302).doc

中国国电集团公司视频会议系统运行维护管理办法为发挥视频会议系统在集团公司管理工作中的作用，规范视频会议系统的运行、维护程序，提高各单位使用水平，解决使用过程中出现的问题，保证集团公司视频会议的质量，进一步提高视频会议系统使用效率，发挥视频会议系统更大作用，现制定集团公司视频会议管理办法，内容如下：一、技术管理要求：1、 网络管理集团视频会议系统使用集团广域网作为传输链路。各单位应保证局域网络运行正常，广域网、视频设备运行正常。各单位应对本单位到集团本部的广域网链路情况进行监控，发现广域网链路或广域网设备出现问题，应及时通知集团网控中心和相关集成商（广域网链路：中电飞华，广域网设备：神州数码）配合解决。分会场情况反馈表见附件1。2、 IP管理依据集团公司ip规划方案，各分会场视频终端的ip地址缺省分配为10.xxx.1.100 ，如安装第多台视频终端应向集团主管部门提出书面申请，获得ip地址及开通相关权限。会议电视终端的IP地址在局域网内要唯一，不能与其他局域网内计算机IP冲突。3、 设备管理各单位对视频会议系统及相关配套的网络、音响、视频等设施要制订严格的规范制度，保证系统处于正常运行状态。视频终端开机的情况下，禁止手动搬动设备；为避免回声啸叫，电视机或音箱的音量不应太大；麦克风距离音箱不应太近；各单位不得随意更改视频会议系统结构。4、 电话系统集团电话会议系统目前已同视频会议系统实现集成，可作为视频会议系统的备份系统，未建广域网的单位可利用电话会议系统参加视频会议。电话参会操作详见附件2。各视频会议接入单位可将电话线接到视频终端电话口上，可利用视频终端连接的扩音设备播放声音，实现电话系统的扩声功能。当广域网故障不能参会时，可采用视频会议终端连接电话会议系统接入的方式参加会议。5、 分子公司独立组会集团公司各分子公司目前可利用集团本部的视频会议系统独立组会，召开所辖企业的视频会议。各分子公司需要独立召开视频会议，应向集团公司提出会议申请，集团公司释放管理权限，在有限范围内召开分子公司所属企业的视频会议，避免各单位另行建设会议系统，造成的资源浪费。二、布置规范要求各单位需按集团要求统一视频会议室布置，各分会场的布置应庄重、简洁，体现国电集团企业的精神风貌。会场布置参照下图：说明：、背投/等离子电视、主摄像头、标识牌、麦克风、标识背景墙召开视频会议时，与会代表应全部面向摄像机坐在台下座位上。各参会分会场调试后的画面参照下图，如有特殊要求另行通知。分会场视频画面图示具体要求：1、 摄像头摄像机架设在座席正前方，正面拍摄参会人员，各参会单位应对照本地画面认真调试，摄像镜头的视角要精心调整，从正前方稍上角度拍摄，禁止侧面拍摄或过高、过低角度拍摄。调整合格后，应固定摄像机位置，避免临时更改位置。2、 显示设备会场前方设置背投或等离子电视等显示设备，显示设备应为两台，一台显示集团主会场传送的画面，另一台显示当地会场画面。连接显示说明见附件3。3、 标牌各分会场要将本单位的标识分别设置在第一排桌前中间位置，桌前标识牌的大小为800mm350mm。标牌具体制作要求见附件4。多单位在同一会场开会的需分别摆放。分会场标识牌图示4、 背景墙会议室背景墙上单位的标识根据墙面大小确定，内容由国电集团LOGO+本单位名称组成。5、 灯光要求会场照明条件良好，光线从参会人员正面前上方照射，保证人像面部清晰，禁止逆光拍摄。视频会议室建议使用三基色灯管，且保证光线充足。摄像机对面或侧面有窗户的会场应使用遮光窗帘，避免高亮度的太阳光造成图像苍白。6、 音响各分会场音响设备应保证满足视频会议要求，保证双向的语音清晰洪亮，扬声器和麦克风应避免啸叫和回声。声音调试好后应记录相关配置状态，做到下次会议时调试快速到位。三、会议要求1、 会议准备国电集团公司视频会议主要包括每月15日的月度生产营销会，和每季度召开的基建协调会，以及集团其他部门、分子公司等召开的视频会议。会议预约，需提前三天确定相关事宜，由会议主办部门与集团网控中心预约，确定会议模式、会议时间、参加人员，并由主办部门下发会议通知，每月例会如生产营销会按固定时间召开。会议正式开会前1小时，正式调试。主会场向各分会场播放地面音视频及电话会议信号，各分会场必须在开会前1小时打开设备，接收主会场的呼叫，并进行调试；正式开会前10分钟完成调试，设备一旦开启不允许随意关断、重启。分会场应在会前1天进行设备自检，如发现问题及时报告主会场，消除故障，确保会议效果。重大会议需提前调试的，联调时间以会议通知为准。各参会单位应安排视频会议技术负责人员做好联调工作，并接受集团主会场考核，不得擅自离开岗位和关闭视频会议系统。2、 参加人员集团公司副总经理以上主持召开的视频会议，原则上各参会单位总经理、副总经理应保证出席，不能出席的应事先向会议主办部门请假。3、 秩序要求各分会场应管理好会场秩序，确保应出席的人员按时到会，杜绝迟到早退、交头接耳、随意走动等影响会议质量的行为。参会人员应集中就座在摄像头可视区域。在没有事先通知发言的情况下，分会场的麦克风在调试完成后应处于静音状态，需要分会场发言时再将麦克风开启，保证会议效果。四、管理要求1、 管理职责要求明确责任人。各单位成立视频会议系统管理小组，应包括以下人员和职责：组长：由各单位总经理/副总经理担任，负责管理组织协调；直接负责人：指定部门指定专人负责，全面负责视频会议系统相关工作，包括会议的召集、组织、操作等细节安排，直接负责人应学习并熟悉视频会议系统的操作方法，并负责与集团相关部门直接沟通；技术保障人员：负责保障设备的正常运行，网络等畅通。以上指定人员联系名单，报送集团公司新闻信息中心备案。各单位在有相关人员变化时，应及时通报集团公司。备案表见附件5。视频会议使用过程中，由于使用单位管理、操作达不到要求而影响会议正常进行的，将由各单位管理小组人员承担相应责任。2、 标准画面的维护为规范各分会场标牌、灯光、镜头等问题，各分会场需分别与集团主会场联调，经确认后，各分会场对本地画面（电视屏幕）拍摄数码相片，发到集团新闻信息中心和安全生产部备案。各分会场主管部门及负责人应保留此相片，作为本地画面的调试依据。3、 会议情况反馈为不断完善视频会议系统，各单位应及时分析总结视频会议情况，做好会议情况纪录。遇到问题，应填写分会场故障反馈表（附件1），以电子邮件形式发送到集团网控中心system邮箱中，便于集团及时掌握分会场情况，协调处理出现的问题。4、 集团公司的考核每次视频会议由集团网控中心对视频会议的使用情况进行汇总，集团公司将对使用中未按要求执行的参会单位予以通报。考核的内容包括：标准画面、会场标识牌、会场光线、联调配合情况、会议秩序，以及出现设备问题是否及时处理等。二八年二月 附件1：分会场情况反馈表分会场故障反馈表分会场名称所属分子公司视频会议联系人联系电话（手机）设备情况 0 正常 0 出现以下问题： 链路情况0 正常 0 出现以下问题： 解决措施及结果其他需说明的问题邮件发送到：system联系电话：[phone]附件2：电话会议系统参数及操作说明电话会议系统相关参数：1、 接入号：VOIP用户：70012627电力系统内线：918692627市话：010586826272、 会议号：10013、 密码：听众模式：1电话会议系统接入流程：1） 参会单位根据自身情况选择接入号，通过电话机拨号接入；2） 根据语音提示再拨会议号，按#键；根据语音提示输入密码1（听众模式），按#键参加会议。附件3：双屏显示连接方式在视频会议设备实现双屏显示的实现方式:1、 在POLYCOM 128上实现双屏显示的连接模式如下图：注：上图中“主显示设备”用于显示远端会场图像输出的设备，“第二路显示设备”用于显示本端会场图像输出的设备。2、 在POLYCOM 6000上实现双屏显示的连接模式如下图： 注：上图中“系统S-Video输出”用于显示远端会场图像输出的设备，“附加显示接头”用于显示本端会场图像输出的设备（需要单独购买连接线缆）。3、 在POLYCOM 4000上实现双屏显示的连接模式如下图：注：上图中“主显示”用于显示远端会场图像输出的设备，“第二路显示”用于显示本端会场图像输出的设备。4、 在POLYCOM 7000E上实现双屏显示的连接模式如下图：注：上图中“系统S-Video输出（用于主监视器）”用于显示远端会场图像输出的设备，“系统S-Video输出（用于附加S视频监视器）”用于显示本端会场图像输出的设备。附件4：标牌制作要求标牌具体要求为：、 铝制标牌，牌面净尺寸为8035cm，四周挝边宽度均为2cm，挝边内侧应加固，铝材厚度不小于1mm；、 牌面为蓝底白字，图案文字部分采用腐蚀工艺，表面喷漆应尽量使用亚光涂料，减少表面亮度和反光，两色交界处应做到平滑无毛刺，应尽量避免牌面的污点；参考图样、 牌面图案参考以上图样，各图案文字大小比例固定，“中国国电”标识位置固定，“电厂名称”字体为加粗黑体、word中字号为220、位置为上下左右居中，“分会场”字体为加粗楷体，word中字号为200、位置为左右居中；、 电厂名称简写规则：如“国电泉州发电有限公司”简写为“泉州发电公司”；附件5：视频会议系统管理人员备案表视频会议系统管理人员备案表视频会议系统管理小组组长（总经理/副总经理）：姓名：职务：电话：传真：手机：电子邮箱：视频会议系统管理小组主管：（直接负责人）姓名：部门：职务：电话：传真：手机：电子邮箱：视频会议系统管理小组成员：姓名：部门：职务：电话：传真：手机：电子邮箱：14