Access2010基础入门解析.pdf

Access 2010 入门全部显示Microsoft Access 2010 是一个数据库应用程序设计和部署工具，可用它来跟踪重要信息。您可以将您的数据保留在计算机上，也可以将其发布到网站上，以便其他用户可以通过 Web 浏览器来使用您的数据库。本文概述了 Access 2010，并提供了指向更深入介绍特定任务和功能的文章的链接。如果您已了解 Access，并且希望获得有关改进功能的信息，请尝试下表中的资源。您想做什么转至只需了解改进功能？了解 Access 2010 和 Access 2007 中引入的功能。Microsoft Access 中的新增功能寻找有助于进一步提高工作效率的培训？获取新版本的培训。Microsoft Office 培训找不到菜单？使用动画指南，利用该指南可以指向 Access 2003 中的命令以查看它们在 Access 2010 中的操作方法，也可以在该指南的 Excel 工作簿版本中仅查看二者的区别。命令映射交互式参考指南本文内容第一次使用 Access从电子表格或其他程序导入数据在若干 Access 版本中使用早期版本的数据库第一次使用 Access当用于跟踪信息的程序逐渐变得不再适应要求时，许多人都开始采用 Access。例如，假定您是一名活动计划者，您希望跟踪需要处理的所有细节以使活动取得成功。如果您使用文字处理程序或电子表格程序来执行此任务，那么很容易遇到数据重复和不一致性问题。您可以使用日历软件，但在日历中跟踪财务信息并非一种很好的选择。关系数据库有时，您需要用关系数据库来跟踪此类信息。关系数据库是一个数据仓库：为避免冗余，该数据仓库分成了多个较小的数据集合（称为表），而这些较小的数据集合又基于一些共同信息（称为字段）关联在了一起。例如，活动计划关系数据库可能包含一个含有客户信息的表、一个含有供应商信息的表和一个含有活动信息的表。含有活动信息的表可能包含一个与客户表关联的字段和一个与供应商表关联的字段。这样，如果某个供应商的电话号码发生了变化，则只需在供应商表中更改一次此信息即可，而不必在涉及此供应商的每一个活动中进行更改。ACCESS 用途Access 工具可用于快速、方便地开发有助于您管理信息的关系数据库应用程序。您可以创建一个数据库来帮助您跟踪任何类型的信息，例如，清单、专业联系人或业务流程。实际上，Access 提供了多个可直接用于跟踪各种信息的模板，因此，即便是初学者也很容易上手。打开 ACCESS 时启动 Access 2010 时，您将看到 Microsoft Office Backstage 视图，您可以从该视图获取有关当前数据库的信息、创建新数据库、打开现有数据库或者查看来自 O 的特色内容。Backstage 视图还包含许多其他命令，您可以使用这些命令来调整、维护或共享数据库。Backstage 视图中的命令通常适用于整个数据库，而不是数据库中的对象。注释 通过单击“文件”选项卡可以随时访问 Backstage 视图。本节内容使用模板创建数据库从头开始创建数据库将数据从另一个源粘贴到 Access 表中从其他源导入数据打开现有的 Access 数据库使用模板创建数据库Access 提供了种类繁多的模板，使用它们可以加快数据库创建过程。模板是随即可用的数据库，其中包含执行特定任务时所需的所有表、查询、窗体和报表。例如，有的模板可以用来跟踪问题、管理联系人或记录费用；有的模板则包含一些可以帮助演示其用法的示例记录。模板数据库可以原样使用，也可以对它们进行自定义，以便更好地满足需要。使用 ACCESS 2010 附带的模板创建数据库1.启动 Access 2010。2.在 Backstage 视图的“新建”选项卡上，单击“样本模板”。3.在“可用模板”下，单击要使用的模板。4.在“文件名”框中，键入文件名。5.或者，单击“文件名”框旁边的文件夹图标，通过浏览找到要创建数据库的位置。如果不指明特定位置，Access 将在“文件名”框下显示的默认位置创建数据库。6.单击“创建”。Access 将创建数据库，然后将其打开以备使用。使用 OFFICE.COM 中的模板创建数据库如果已连接到 Internet，则可以从 Microsoft Office Backstage 视图中浏览或搜索 O 中的模板。请使用下面的过程：1.启动 Access 2010。2.在 Backstage 视图的“新建”选项卡上，执行下列操作之一：浏览模板 在“O 模板”下，单击您感兴趣的模板类别（如“商务”）。搜索模板 在“搜索 O 中的模板”框中，键入一个或多个搜索词，然后单击箭头按钮以进行搜索。3.找到要尝试的模板后，单击它以将其选中。4.在“文件名”框中，键入文件名。5.或者，单击“文件名”框旁边的文件夹图标，通过浏览找到要创建数据库的位置。如果不指明特定位置，Access 将在“文件名”框下显示的默认位置创建数据库。6.单击“下载”。开始使用新数据库根据使用的模板，您可能需要执行下列一项或多项操作来开始使用新数据库：如果 Access 显示带有空用户列表的“登录”对话框，请从下面的过程开始：1.单击“新建用户”。2.填写“用户详细信息”窗体。3.单击“保存并关闭”。4.选择刚刚输入的用户名，然后单击“登录”。如果 Access 显示空白数据表，您可以在该数据表中直接开始键入数据，也可以单击其他按钮和选项卡来浏览数据库。如果 Access 显示“开始使用”页面，您可以单击该页上的链接以了解有关数据库的详细信息，也可以单击其他按钮和选项卡来浏览数据库。如果 Access 在消息栏中显示“安全警告”消息，并且您信任模板来源，请单击“启用内容”。如果数据库要求登录，您将需要重新登录。小节目录从头开始创建数据库 注释 如果您希望更深入地了解使用 Access 创建数据库背后的概念，请参阅数据库设计基础一文。如果没有模板可满足您的需要，或者要在 Access 中使用另一个程序中的数据，那么您可能认为更好的办法是从头开始创建数据库。在 Access 2010 中，您可以选择标准桌面数据库或 Web 数据库。注释 有关 Web 数据库的详细信息，请参阅生成可在 Web 上共享的数据库一文。对于以上两种类型的数据库，您通常需要从以下步骤之一开始：创建新表，然后将数据导入到这些表中。从其他源中导入数据，从而在该过程中创建新表。创建空数据库1.启动 Access。2.在 Backstage 视图的“新建”选项卡上，单击“空白数据库”或“空白 Web 数据库”。要点 在此所做的选择将决定数据库中的可用功能。不能将桌面数据库发布到 Web，而 Web 数据库不支持某些桌面功能，例如，汇总查询。3.在右侧的“文件名”框中，输入数据库的名称。若要更改文件的创建位置，请单击“文件名”框旁边的“浏览”，通过浏览查找并选择新的位置，然后单击“确定”。4.单击“创建”。Access 将创建数据库，然后在数据表视图中打开一个空表（名为 Table1）。5.Access 会将光标置于新表的“单击以添加”列中的第一个空单元格内。若要添加数据，请开始键入，也可以从另一个源粘贴数据，本文后面的将数据从另一个源粘贴到 Access 表中一节对此进行了说明。注释 在数据表视图中输入数据与在 Excel 工作表中输入数据非常类似。主要的限制是，必须从数据表的左上角开始，在连续的行和列中输入数据。不应当像在 Excel 工作表中那样，尝试通过包括空行或列来设置数据的格式，因为这样做将浪费表的空间。表只包含数据。数据的所有可视化表现形式都将在随后设计的窗体和报表中完成。表的结构是在输入数据时创建的。在任何时候向数据表添加新列时，都会在该表中定义新的字段。Access 基于所输入的数据的类型来设置字段的数据类型。例如，如果有一个在其中仅输入了日期值的列，则 Access 会将该字段的数据类型设置为“日期/时间”。如果随后试图在该字段中输入非日期值（例如，姓名或电话号码），那么 Access 将显示一条消息，提醒您该值与此列的数据类型不匹配。如果可能，您应当制订表计划以使每个列都包含相同类型的数据，这些类型可以是文本、日期、数字，也可以是某些其他类型。这会使您更容易生成只选择所需数据的查询、窗体和报表。如果不想此时输入数据，请单击“关闭”。注释 如果在不保存的情况下关闭，Access 将删除 Table1。添加表使用“创建”选项卡上的“表”组中的工具，可以向现有数据库添加新表。注释 在 Web 数据库中，只能在“表”组中使用“表”命令。不管从哪个视图开始，始终可以使用 Access 窗口中状态栏上的视图按钮切换到其他视图。在数据表视图中创建空白表 在数据表视图中，可以立即输入数据，并让 Access 在后台生成表结构。字段名称将按数字方式进行分配（Field1、Field2 等），并且 Access 将基于所输入的数据的类型来设置字段数据类型。1.在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表”。2.Access 将创建表，然后将光标放在“单击以添加”列中的第一个空单元格中。3.若要添加数据，请在第一个空单元格中开始键入，也可以从另一个源粘贴数据，本文后面对此进行了说明。若要重命名列（字段），请双击对应的列标题，然后键入新名称。提示 为每个字段指定有意义的名称，以使您能够在不查看数据的情况下即可知道它包含的内容。若要移动列，请单击它的列标题将它选中，然后将它拖到所需位置。还可以选择若干连续列，并将它们全部一起拖到新位置。若要向表添加更多字段，可以在数据表视图的“单击以添加”列中开始键入，也可以使用“字段”选项卡上的“添加和删除”组中的命令来添加新字段。在设计视图中开始创建表 在设计视图中，首先创建新表的结构。然后切换到数据表视图，既可以手动输入数据，也可以使用某些其他方法（例如，通过窗体）来输入数据。注释 “设计”视图不可用于 Web 数据库中的表。1.在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表设计”。2.对于表中的每个字段，请在“字段名称”列中键入名称，然后从“数据类型”列表中选择数据类型。3.您可以在“说明”列中输入每个字段的附加信息。当插入点位于该字段中时，所输入的说明将显示在状态栏中。对于通过将字段从“字段列表”窗格拖到窗体或报表中所创建的任何控件，以及通过窗体向导或报表向导为该字段创建的任何控件，所输入的说明也将用作这些控件的状态栏文本。4.添加完所有字段之后，保存该表：在“文件”选项卡上，单击“保存”。5.以通过以下方式随时开始在表中输入数据：切换到数据表视图，单击第一个空单元格，然后开始键入。也可以从另一个源粘贴数据，下一节将对此进行描述。根据 SharePoint 列表创建表 通过 SharePoint 列表，未安装 Access 的用户可以使用您的数据。此外，列表数据存储在服务器中，与存储在台式计算机上的文件相比，这往往可以更好地防止数据丢失。您可以从新的列表开始，也可以链接到现有列表。对于要在其中创建列表的 SharePoint 网站，您必须拥有足够的权限；这些权限可能因网站而异，因此，请联系您的 SharePoint 管理员，以获取有关您所做选择的详细信息。注释 此功能在 Web 数据库中不可用。1.在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“SharePoint 列表”。2.您可以使用某个列表模板来创建标准 SharePoint 列表，例如，“联系人”或“活动”。也可以选择创建自定义列表，或者链接到或导入现有列表。单击所需选项。3.如果您选择了任何列表模板或选择了创建自定义列表，系统将打开“新建列表”对话框以引导您完成这一过程。如果选择了使用现有列表，系统将打开“获取外部数据”对话框以向您提供帮助。有关表的详细信息，请参阅表简介一文。后续步骤设计过程的其余部分因您的目标而异，但您可能需要考虑创建查询、窗体、报表和宏。本文不提供有关创建其他数据库对象的信息。有关详细信息，请参阅下列文章：查询简介 窗体简介 报表简介 宏简介小节目录将数据从另一个源粘贴到 ACCESS 表中如果您的数据当前存储在其他程序（如 Excel）中，则可以将数据复制并粘贴到 Access 表中。通常，此方法最适合用于像在 Excel 工作表中一样已按列分隔的数据。如果您的数据位于文字处理程序中，则应首先使用制表符分隔数据列，或者在文字处理程序中将数据转换为表，然后再复制数据。如果数据需要进行任何编辑或处理（如将全名分隔为名字和姓氏），则在复制数据之前可能需要先执行此操作，在不熟悉 Access 的情况下尤其如此。将数据粘贴到空表中时，Access 会根据每个字段中发现的数据种类来设置该字段的数据类型。例如，如果所粘贴的字段只包含日期值，则 Access 会将“日期/时间”数据类型应用于该字段。如果所粘贴的字段只包含文字“是”和“否”，则 Access 会将“是/否”数据类型应用于该字段。Access 会根据其在第一行粘贴数据中找到的内容来命名字段。如果第一行粘贴数据与后面行中数据的类型相似，则 Access 会认为第一行属于数据的一部分，并赋予字段通用名称（如 Field1、Field2 等等）。如果第一行粘贴数据与后面行中数据不相似，则 Access 会使用第一行作为字段名，并且不会将第一行算作实际数据。如果 Access 赋予通用字段名称，则您应当尽快重命名字段，以免发生混淆。请使用以下步骤：1.保存该表。在“文件”选项卡上，单击“保存”。2.在数据表视图中，双击每个列标题，然后为每一列键入一个名称。3.再次保存该表。小节目录导入或链接到其他源中的数据您可能已在另一个程序中收集了数据，并且希望在 Access 中使用这些数据。您可能会与将数据存储在其他程序中的用户协同工作，而且希望在 Access 中使用这些用户的数据。或者，您也可能具有多个不同的数据源，因此需要一个将所有数据源融合在一起以便进行更深入的分析的“平台”。Access 使您能够很轻松地导入或链接到其他程序中的数据。您可以从 Excel 工作表中、另一个 Access 数据库的表中、SharePoint 列表中或者各种其他源中导入数据。根据数据源的不同，导入过程会稍有不同，但下面这些说明可让您开始执行此操作：1.在“外部数据”选项卡的“导入和链接”组中，单击要从中导入数据的文件类型对应的命令。例如，如果您要从 Excel 工作表导入数据，则请单击“Excel”。如果没有看见正确的程序类型，请单击“更多”。注释 如果在“导入和链接”组中找不到正确的格式类型，则可能需要启动最初创建数据时所使用的程序，然后使用该程序以 Access 支持的文件格式（例如，带分隔符的文本文件）保存数据，然后才能导入或链接到此数据。2.在“获取外部数据”对话框中，单击“浏览”找到源数据文件，或在“文件名”框中键入源数据文件的完整路径。3.在“指定数据在当前数据库中的存储方式和存储位置”下，单击所需选项。可以使用导入的数据创建新表，也可以创建链接表以保持与数据源的链接。4.单击“确定”。根据您的选择，系统将打开“链接对象”对话框或“导入对象”对话框。5.使用相应的对话框完成此过程。需要执行的确切过程取决于您选择的导入或链接选项。6.在向导的最后一页上，单击“完成”。如果选择了导入，Access 将询问您是否要保存刚才完成的导入操作的详细信息。如果认为您将再次执行此相同的导入操作，请单击“保存导入步骤”，然后输入详细信息。可以很容易重复执行该导入操作，方法是：在“外部数据”选项卡上的“导入”组中单击“已保存的导入”，单击导入规范，然后单击“运行”。如果不想保存该操作的详细信息，请单击“关闭”。Access 会将数据导入新表中，然后在导航窗格中的“表”下面显示该表。若要了解有关如何将数据导入 Access 的详细信息，请访问本文“请参阅”一节中的链接。小节目录打开现有的 ACCESS 数据库提示 若要快速打开最近打开过的多个数据库中的一个数据库，请在“文件”选项卡上单击“最近”，然后单击文件名。1.在“文件”选项卡上，单击“打开”。2.在“打开”对话框中单击快捷方式，或者在“查找范围”框中单击包含所需数据库的驱动器或文件夹。3.在文件夹列表中，双击文件夹，直到打开包含所需数据库的文件夹。4.找到数据库时，执行下列操作之一：若要在默认打开模式下打开数据库，请双击它。若要为了在多用户环境中进行共享访问而打开数据库，以便您和其他用户可以同时读取和写入数据库，请单击“打开”。若要为了进行只读访问而打开数据库，以便可以查看数据库但不能编辑数据库，请单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“以只读方式打开”。若要为了进行独占访问而打开数据库，以便在您打开数据库后任何其他人都不能再打开它，请单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“以独占方式打开”。要以只读访问方式打开数据库，请单击“打开”按钮旁的箭头，然后单击“以独占只读方式打开”。其他用户仍可以打开该数据库，但是只能进行只读访问。如果找不到要打开的数据库 1.在“打开”对话框中单击“我的电脑”快捷方式，或者在“查找范围”框中单击“我的电脑”。2.在驱动器列表中，右键单击您认为可能包含该数据库的驱动器，然后单击“搜索”。3.输入搜索条件，然后按 Enter 搜索该数据库。4.如果找到该数据库，请在“搜索结果”对话框中双击它以将其打开。注释 由于搜索是从“打开”对话框开始的，因此必须在该对话框中单击“取消”，才能打开数据库。注释 可以直接打开采用外部文件格式（如 dBASE、Paradox、Microsoft Exchange 或 Excel）的数据文件。还可以直接打开任何 ODBC 数据源，如 Microsoft SQL Server 或 Microsoft FoxPro。Access 将在数据文件所在的文件夹中自动创建新的 Access 数据库，并且添加指向外部数据库中每个表的链接。小节目录 返回页首从电子表格或其他程序导入数据如果您熟悉其他数据库或电子表格程序，那么您可能了解这些应用程序的工作原理以及数据库的用途等基础知识。Access 与众多其他数据库应用程序的不同之处在于：它允许您创建关系数据库；Access 与大多数电子表格程序的不同之处在于：它提供了用于开发复杂查询、窗体和报表的工具。Access 还为与其他数据库程序（如 SQL Server）一起工作提供了很多选项。本节内容将 Excel 工作表导入 Access使用来自其他程序的数据将 EXCEL 工作表导入 ACCESS很多人都是先使用 Excel 构建报表，然后才开始使用 Access。Excel 是开始构建列表的好地方，但随着列表的增长，它会变得更难以组织和保持更新。将列表移入 Access 通常会成为之后的逻辑步骤。数据库表在结构上与工作表相似，其相似之处在于，数据存储在行和列中。因此，通常很容易将工作表导入数据库表。将数据存储在工作表中和存储在数据库中的主要区别是数据的组织方式。直接将整个工作表作为新表导入数据库不会解决与组织和更新数据关联的问题，尤其是在工作表包含冗余数据的情况下。若要解决这些问题，必须将电子表格数据拆分到单独的表中，并且每个表都包含相关的数据。有关如何在表中组织数据的详细信息，请参阅数据库设计基础一文。Access 特有的表分析器向导可以帮助您完成此过程。将数据导入表中之后，向导会帮助您将表拆分成若干个单独的表，其中每个表都包含不会在任何其他表中重复的数据。该向导还会在这些表之间创建必要的关系。有关关系的详细信息，请参阅本文数据库中的关系一节。将 EXCEL 工作表导入为新数据库中的表1.在“文件”选项卡上，单击“新建”，然后单击“空白数据库”。2.在“文件名”框中键入新数据库的名称，然后单击“创建”。此时将打开该新数据库，并且 Access 将新建一个空表，即 Table1。3.关闭 Table1。如果系统询问是否要保存对 Table1 的设计所做的更改，请单击“否”。4.在“外部数据”选项卡上的“导入和链接”组中，单击“Excel”。5.在“获取外部数据”对话框中，单击“浏览”。6.使用“打开”对话框找到文件。7.选择文件，然后单击“打开”。8.在“获取外部数据”对话框中，确保选中“将源数据导入当前数据库的新表中”选项。9.单击“确定”。“导入电子表格向导”将启动，并询问您一些有关数据的问题。10.按照说明，单击“下一步”或“上一步”在页面中导航。在向导的最后一页上，单击“完成”。注释 Access 将询问您是否要保存刚才完成的导入操作的详细信息。如果认为您将再次执行此相同的导入操作，请单击“是”，然后输入详细信息。然后，通过在“外部数据”选项卡上的“导入”组中单击“已保存的导入”，可以很容易重复执行该导入操作。如果不想保存该操作的详细信息，请单击“关闭”。Access 会将数据导入新表中，然后将它显示在导航窗格中“所有表”的下面。使用表分析器向导来组织数据在将数据导入 Access 表之后，可以使用表分析器向导快速标识出冗余数据。然后，该向导将提供一种简单的方式来将这些数据组织到单独的表中，以便以最有效的方式存储它。Access 会保留原始表作为备份，然后创建新表，您可以用这些新表作为数据库应用程序的基础。1.打开包含要分析的表的 Access 数据库。2.在“数据库工具”选项卡上的“分析”组中，单击“分析表”。“表分析器向导”将启动。该向导的前两页包含一个简短教程，并提供了可以单击以查看示例的按钮。如果没有看到引导页，但看到了标记为“显示引导页”的复选框，请选中该复选框，然后单击“上一步”两次，即可看到该简介。如果阅读该简介之后不想再次看到引导页，可以清除“显示引导页”复选框。3.在“请确定哪张表中含有在许多记录中有重复值的字段?”页上，选择要分析的表，然单击“下一步”。4.可以让向导决定哪些字段进入哪些表，也可以您自己做决定。如果遵循向导的建议，仍然可以在向导的下一页对表布局进行更改。注释 如果让向导决定将哪些字段放在哪些表中，那么它的选择可能并不总是适合您的数据，尤其是如果没有很多要处理的数据时，所以，应当仔细检查向导的结果。另一方面，向导可能提供了比您想象的方案更有效的组织建议，因此，最好是至少尝试一次向导的决定。如果不喜欢该建议，仍然可以手动重新排列字段，并且始终可以单击“上一步”，然后由您自己排列所有字段。5.单击“下一步”。在此页上，可以指定哪些表包含哪些字段。如果选择让向导做决定，您应当看到通过关系线连接的多个表。否则，Access 只创建一个包含所有字段的表。在任何一种情况下，都可以在该页上进行更改。可以将字段从表拖到页的空白区域，以创建包含这些字段的新表。Access 会提示您输入表名称。如果您认为将字段存储在另一个表中更为有效，则可以将字段从当前表拖到该表中。大多数表都有一个“ID”或“生成的唯一 ID”字段。若要了解有关 ID 字段的详细信息，请单击向导右上角的“提示”。若要撤消更改，请单击“撤消”按钮。若要重命名表，请双击它的标题栏，键入新名称，然后单击“确定”。6.将字段按所需方式排列好后，请单击“下一步”。7.如果向导发现记录中有非常相似的值，它会将这些值作为可能的排版错误标识出来，并显示一个屏幕供您确认对它们的操作。滚动该列表以找到在“更正”列中有值的任何项，然后，单击下拉列表中的合适项。选择“（保留原样）”将禁止向导对该值进行任何更改。完成后，请单击“下一步”。8.向导询问您是否要创建与原始表类似的查询。如果已经基于原始表生成了窗体和报表，则创建这样的查询是个好想法。如果选择“是，创建查询”，则向导将通过在表名称后面追加“_OLD”来重命名原始表，然后使用原始表的名称来命名新查询。基于该表的窗体和报表现在将使用该查询作为它们的数据，并且继续像以前那样工作。9.单击“完成”。向导将根据指定的设置创建新表，然后打开它们。在您检查完结果后关闭它们。小节目录使用来自其他程序的数据Access 2010 提供了一些使用存储在其他程序中的数据的功能。创建与另一种文件格式的数据链接的新 Access 数据库 可以使用 Access 打开采用另一种文件格式（例如，文本、dBASE 或电子表格）的文件。Access 将自动创建 Access 数据库，并自动链接文件。1.启动 Access。2.在“文件”选项卡上，单击“打开”。3.在“打开”对话框中，在列表中单击要打开的文件的类型。如果不确定文件类型，请单击“所有文件(*.*)”。4.如果需要，请通过浏览找到包含要打开的文件的文件夹。找到文件后，双击将其打开。5.按照向导中的说明操作。在向导的最后一页上，单击“完成”。将数据导入或链接到现有 Access 数据库 可以将数据从其他源和程序中导入 Access 表，以便将数据包含在 Access 文件中；也可以从 Access 链接到数据，以便让数据保留在原始文件中（在 Access 文件外部）。导入或链接到数据1.在“外部数据”选项卡上的“导入和链接”组中，单击用于存储数据的格式。可以导入或链接到来自以下源的数据：Excel 可以导入 Excel 工作簿的工作表或指定区域中的数据。必须单独导入或链接各工作表或指定区域。Access 它对将流程与数据分离（即创建拆分的数据库）非常方便。也就是说，您可以使用一个数据库容纳所有窗体、报表和宏，并将数据保存在另一数据库中。然后，您可以在不中断任何人员工作的情况下进行改进。您也可以将多个不同 Access 数据库中的数据组合为一个数据库，从而便于汇总多个部门或业务合作伙伴之间的数据。ODBC 数据库 许多程序都支持此格式，其中包括许多数据库服务器产品。这有助于您创建“平台”数据库，您可以在其中组合来自不同系统的数据。文本文件 您可以连接到一个简单的文本文件，甚至还可以使用 Access 来更改该文件的内容。这有助于大量程序都可以方便地使用 Access 数据。XML 文件 此格式还提供了与诸多其他程序的兼容性，其中包括某些 Web 服务器。SharePoint 列表 这使得可通过 Web 浏览器来使用您的数据，这是使用 SharePoint 列表的标准方法。数据服务 您可以连接到企业内的 Web 数据服务。HTML 文档 Outlook 文件夹 您可以连接到 Outlook 文件夹，以便更轻松地将联系人信息和其余数据整合在一起。dBase 文件 dBase 是受 Access 支持的最受欢迎的备用数据库系统。将出现“获取外部数据”对话框。2.按照对话框中的说明操作。Access 会将数据导入或链接到数据库。对于大多数格式，必须指定数据的位置，然后选择在数据库中存储数据的方式。小节目录 返回页首在若干 Access 版本中使用早期版本的数据库如果 Access 数据库或 Access 项目是在 Access 2000 或更高版本中创建的，则可以在创建该数据库或项目时所用的 Access 版本或任何更高版本中使用该数据库或项目（即使文件已启用安全机制）。例如，可以在 Access 2000、Access 2002、Access 2003、Access 2007 和 Access 2010 中使用 Access 2000 文件。有时候您可能需要将数据保留在早期版本的 Access 中，但有些使用较新版本的 Access 的用户想要链接到该数据，但仍想利用较新版本的一些功能。解决方法是在较新版本中创建新的“前端”数据库（包括窗体、报表、查询、宏，但不包括表），并将其链接到早期版本文件中的表。使用以下任一过程（具体使用哪一个取决于您的数据库是包含在一个文件中，还是已拆分为前端/后端应用程序）。本节内容在若干 Access 版本中使用 Access 数据库文件在若干 Access 版本中使用前端/后端应用程序在若干 ACCESS 版本中使用 ACCESS 数据库文件如果您早期版本的 Access 数据库的所有表、窗体和其他对象都包含在一个文件中，并且您希望在若干 Access 版本中使用该数据库，则您可以在较新的版本中创建一个新的前端数据库，然后将其链接到原始文件。使用 Access 早期版本的用户仍可以使用原始数据库。使用较新版本的用户可以使用新的前端数据库链接到同一数据。如果需要使用多个 Access 版本，则可以创建多个版本的前端数据库。第 1 步：复制现有数据库，并将其保存为新格式使用以下步骤将数据库转换为三种最新格式中的任何一种：Access 2000、Access 2002-2003 或 Access 2007。此命令会保留原始数据库的原始格式，并以您指定的格式创建副本。1.关闭 Access 文件。如果文件是位于服务器上或共享文件夹中的多用户 Access 数据库，请确保没有其他用户打开它。2.启动 Access 2007。3.在“文件”选项卡上，单击“打开”。4.浏览到要转换的文件所在的位置，然后双击它以将其打开。注释 如果显示“数据库增强功能”对话框，询问是否需要增强数据库，请单击“否”。5.如果启动数据库时某个窗体打开，请关闭该窗体。6.在“文件”选项卡上，单击“数据库另存为”。7.在“另存为”对话框中键入新数据库的名称。注释 除非要将新数据库保存到另一个位置，否则它的名称必须不同于原始数据库的名称。无论是哪种情况，最好使用不同的名称，以便可以轻松地区分前端数据库和后端数据库。但是，如果要转换为 Access 2007 格式，文件扩展名将从.mdb 更改为.accdb，因此可以使用相同的文件名。8.单击“保存”。第 2 步：拆分复制数据库，并使用原始文件作为后端数据库使用下面的过程拆分转换后的数据库：在“数据库工具”选项卡上的“移动数据”组中，单击“Access 数据库”。在“拆分数据库”对话框中，单击“拆分数据库”。注释 您可以根据需要进行备份，但是，您也可以使用原始数据库重新创建副本。键入后端数据库的名称，然后单击“拆分”。第 3 步：将新的前端数据库连接到原始数据库1.删除数据库拆分器工具所创建的后端数据库，一定要小心不要删除原始数据库。2.将新的前端数据库链接到原始数据库中的表：在“外部数据”选项卡上的“导入和链接”组中，单击“链接表管理器”。3.单击“全选”，然后选中“始终提示新位置”复选框。4.单击“确定”，浏览到早期版本的数据库，然后双击它。如果一切正常，Access 将显示一条消息，告诉您所有选定的链接表都已成功刷新。现在，便可以增强新的前端数据库，使其支持安装有较新版本的 Access 的用户能够使用新功能。拥有早期版本的用户可以继续使用早期版本的数据库。小节目录在若干 ACCESS 版本中使用前端/后端应用程序如果 Access 数据库已经是前端/后端应用程序，您可以将前端数据库转换为新的文件格式。不需要对后端数据库进行任何更改。下面的过程说明如何使用“数据库另存为”命令将前端数据库转换为三种最新格式中的一种格式：Access 2000、Access 2002-2003 或 Access 2007。此命令将保留原始数据库的原始格式，并以您指定的格式创建副本。1.关闭前端数据库。如果文件是位于服务器上或共享文件夹中的多用户 Access 数据库，请确保没有其他人打开它。2.启动 Access 2007。3.在“文件”选项卡上，单击“打开”。4.浏览到前端数据库的位置，然后双击它将其打开。注释 如果显示“数据库增强功能”对话框，询问是否需要增强数据库，请单击“否”。5.如果打开数据库时出现某个窗体，请关闭该窗体。6.在“文件”选项卡上，单击“数据库另存为”。7.在“另存为”对话框中键入新数据库的名称。8.单击“保存”。现在，便可以增强新的前端数据库以支持新功能。小节目录 返回页首