XX品牌入驻签约仪式暨新闻发布会方案.docx

新闻发布会策划方案

XX广场&三大主力店（新世纪/ASL/星美）
入驻签约仪式暨新闻发布会方案
一、 活动主题：“盛情相邀 精英聚汇”
二、 活动时间： 年 月 日周四下午14:00——16:00（暂定）
三、 活动地点：XX酒店宴会厅（现场布置平面图稍后附上）
四、 活动宗旨：
1、 通过与新世纪百货作为主力店入驻XX广场签约仪式，全面展示XX广场项目形象
2、 通过媒体渠道展示发布此次签约仪式信息，促进招商合作
3、 融洽政府、媒体、商家关系。
五、 主办单位：XXXX广场管理有限公司
六、 参与嘉宾（详单待定）
1、 商圈政府官员及随从人员（约10名）
2、 集团长官及公司领导（约10名）
3、 新世纪百货集团签约团成员（约10名）
4、 ASL签约团成员（约15名）
5、 星美签约团成员（约10名）
6、 其他重要客户或招商对象（约50人）
7、 XX晨报、晚报、商报、时报、新女报、渝报、CQTV电视台记者、移动电视记者、主编各三名（约30名）
8、 其他现场人员：
主持拍摄人员（约10名）
公司服务人员-含安保（约50名）
预计现场总人数：200名 预计冷餐规模 100-150人份
七、 主体活动
1、 XX广场项目推介
2、 相关领导致辞
3、 主力店（新世纪百货/ASL/星美）签约仪式
4、 发布会（媒体采访提问时间）
5、 现场冷餐会
八、 详细流程(当日)
时间
流程
内容
责任部门
备注
10:00——12:00
宴会厅布置
现场布置背景搭建、签到台安排、摄影摄像机位布置、
策划部
确认所有物料准确到位，安装完毕
嘉宾引导安排、迎宾礼仪安排、鲜花礼品就位
行政部
确认礼仪人员到位、礼品发放人员就绪
13:00——14：00
宴会厅接待处
工作人员就位、冷餐区茶水食物就位
行政部
确认茶水就位、嘉宾领导引导礼仪就位
14：00
宴会厅接待台处
接待来宾、签名合影MARK、赠礼记录
接待组
确认礼品发放记录、来宾到位、核对请柬、发放礼品
14：30
主持人热场
简单介绍与会嘉宾、项目背景
主持人
暖场
14:32——14:35
领导讲话
盛明国际首席执行官梁先生致辞
礼仪部
礼仪引导
14:35——14:40
XX广场项目总经理施总讲话
礼仪部
礼仪引导
14:40——14::45
项目推介
PPT播放、招商部总经理耿总进行项目介绍
招商部
简单解说
14:45——14:50
来宾代表讲话
商圈领导分别发言
签约商家代表3名现场发言

礼仪部
礼仪引导
14:50——15:20
主力店签约仪式
三家签约单位轮流和我方代表交换签约本
礼仪部负责送上签约本、签约笔、请酒店使者推上香槟，签约4方4名领导共同倾倒香槟，分享香槟庆祝
礼仪部
主持人
主持人主持、礼仪部安排好各个环节、音乐注意配合现场气氛
15:20——15：30
采访时间
安排媒体采访我方提问
策划部
主持人控制媒体提问，专人送上无线麦克风
15:30以后
冷餐交流时间
冷餐会
行政人事
财务部
结账、清理现场物品 收尾
九、 前期准备
时间
流程
内容
责任部门
备注
XX月XX日

确定来宾名单

确定商圈政府领导名单
确定新世纪主力店来宾名单
确定到场媒体名单
招商部
策划部

基本确定与会嘉宾
确定基本人数
XX月XX日-XX月XX日
联络现场主持、布置、摄影摄像、联络宴会现场
现场布置、鲜花布置、摄影摄像及音响人员、主持人
策划部
与艾美酒店宴会组确认现场情况
XX月XX日
最终确定邀请名单
订宴会厅及酒宴
购买并填写请柬
分配公司现场人事安排
行政人事部
详见人员安排表
XX月XX日-XX月XX日
送请柬、邀请嘉宾
安排现场座位
招商部及媒体对接人员送出各方请柬
招商部
策划部

确认嘉宾最终到场名单
XX月XX日—XX月XX日
礼品准备
购买礼品、分装提袋、清点备案
财务部
行政人事
确保当日到位发放
XX月XX日
人员及物料送达
将礼品和人员送达现场
物流组
安排司机和男性搬运
XX月XX日
最终确认座位安排调整
根据现场情况调整座位
安排礼仪人员就位
行政人事

XX月XX日
现场赠礼
礼品就位、现场发放记录
礼仪组
女性
XX月XX日
安保及清场工作
保证现场安全，结束后清理现场
物流/安保组
男性
十、人员安排：
工作组
主要工作
成员人数
负责人
联络方式
备注
综合安排组
掌控全局策划安排
3

招商部、策划部、总经办各一人
IT组
现场PPT、投影播放控制灯光音响保证（可外请音响师）
1

准备PPT和投影仪
贵宾联络组
联络各方嘉宾、邀请嘉宾到场
5

招商部为主
现场接待组
接待嘉宾、记录到场情况发放礼品、需统一着装、为嘉宾戴花
5

发放礼品2人戴花1人指引接待嘉宾2人
酒店联络组
安排当日冷餐、茶水、酒水、安排当日推车送上香槟、香槟塔搭建，联络酒店解决电源等突发问题
2

总经办、行政部各一人
现场礼仪组
嘉宾引导就位、、送上签约本和笔、将香槟送到签约嘉宾手中，需统一着装
2

形象气质俱佳女性
财物控制组
申领备用现金、物料购买核算、结账报销
3

财务部
物流安保组
负责现场安全、物资人员运输、事后场地清理
5

安保人员及司机
摄影摄像组
外请摄像，安排公司人员拍照
2

资料需留存
十一、现场物料/费用预算
类别
名称
数量
单价
总价
备注

现场布置
背景桁架
1

外租 ，制作喷绘
签到桁架
1

外租 ，制作喷绘
签到台
1

酒店提供
签到笔
1

1盒20支自备
签约台桌花
1

外购
嘉宾胸花
50

投影仪
1

自备
笔记本电脑
1

自备
签约本及笔
2套

自备
桌卡/水牌/指示

酒店提供
礼品
请柬(信封装)
150

外购
嘉宾礼品（提袋装）
150

外购
记者红包（信封装）
25

自备

酒水宴席
XXX套席
15备2

场地租金
艾美宴会厅租用
1

演艺类
音响师
1

音响灯光设备租用
1套

摄像师
1

主持人
1

礼仪小姐（待定）
6

演艺人员（待定）
2

总计

十一、注意事项
1、 全体公司成员，除签约组领导外，必须佩带工作证，签约组嘉宾和领导在接待处由专人佩带胸花。
2、 嘉宾记者凭请柬登记入场，公司成员凭工作证入场。接待台分设媒体签到处、商家嘉宾签到处、贵宾领导签到处分专人发放对应礼品礼金
3、 安保组注意保证现场秩序及物料安全，注意防止不法人员混入场内。
4、 IT组必须保证PPT正常放映、电源及备用电源正常运转。
5、 对所有礼品及红包的发放严格登记，便于事后核对。
6、 财务组保证现场所有现金结算支付顺利完成，事先留足备用金。