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行政办公室工作人员日常管理规范

为加强行政办公室日常管理，提高工作效率和服务水平，树立良好的行政办公室工作形象，特制定本规范。
一、日常行为规范
1.仪表整洁大方，举止文明礼貌，待人接物态度谦和，热情大方，不做有损公司形象的言行，维护公司良好形象。
2.遵守工作时间，不迟到，不早退。
3.每天工作开始前，做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整洁，桌面清洁。
4.接听电话时，用语礼貌，态度温和，重要电话做好接听记录。
5.及时接收传真，进行整理、登记后转相关部门处理。
6.工作时间不得擅自离岗，串岗，不得大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
7、定期检查办公设备，如有损坏或发生故障应立即保修以便及时解决问题。
8、更换易损耗办公用品应随时做好记录，以便日后查询。
9.节约办公能源，爱惜办公用品和办公设施。
10.在活动或会议等特殊时间，办公室应留有两人或两人以上人员值班。
11.离开办公室应锁好门窗，做到人走关灯，关电、关电器。
12.服从领导安排，高效率，高质量完成领导布置任务。
13.尽忠职守，保守工作秘密。
二、公文管理规范
（一）收文管理
1.及时签收外来文件（包括公司各部门及各分子公司报送文件等）、资料、书信等，并按文件性质进行分类、登记。
2.填写《收文批示传阅单》，报总经理批示，并按批示内容转相关部门或相关领导处理。
3.按时对文件处理情况进行督促或回访，并将处理结果详细记录在《收文批示传阅单》上，与文件一同存档。
（二）发文管理
1.拟写文稿要达到：观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确、数据属实、简捷完整。
2.文稿版面编排要美观大方、赏心悦目。
3.起草行政文件、会议纪要等一般性公文应在两个工作日内（或在领导要求期限内）完成。
4.经审核可印发的文件应及时打印、制作、发送。
5.发送文件应签写《文件发送登记表》，详细记录文件的发送时间、送达部门或送达人等信息，要求必须有送达部门或送达人签字。
6.作废文稿要妥善处理，防止泄密。
（三）文件督查及落实管理
1.向上级部门或单位或相关单位报送文件时应附《文件发送登记表》。
2.文件送达后，由接收人员在《文件发送登记表》签字确认，并留联系电话。
3.发送文件人员对所发送文件的落实情况及时进行督促或回访，并在《文件发送登记表》上做详细记录。
4.《文件发送登记表》与文件一同存档。
三、档案管理规范
1.档案管理人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。
2.根据档案管理的相关规定，对公司文件、合同、会议材料、图纸等文件材料进行分类、整理，并进行立卷、归档和保管。
3.归档的材料，应当做到合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保护的要求。
4.档案应妥善保存，定期检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复；档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。
5.档案借阅应填写《档案借阅审核登记单》，借阅文件人员应及时归还所借阅文件，并不许将档案内容泄露给无关人员。
6.做好档案存放地点的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。

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