采购计划的订立流程.docx

采购计划的订立
审计分析
一、 流程简介
采购计划的订立是企业采购业务流程中非常重要的环节，有关该部分的流程图如附图（采购计划订立流程图）所示。
制定切实可行的采购计划需要各相关部门的配合，该流程涉及五个部门，分别是生产部/销售部、仓库、采购部、财务部、总经理，各部门在流程中的相关责任如下表。
生产部/销售部
①根据年度的生产计划和成本计算，预测总的物料需求；或根据年度的销售计划和市场分析预测总的产品需求。并将需求分解。
②根据仓库反馈的物料/产品库存情况，提出采购申请，采购申请应注明物料/产品的名称、数量、需求日期、参考价值、用途、技术要求、交货期、供货方式。
A预估物料/产品需用的数量与时间，防止供应链中断，影响产销活动；同时也要避免物料储存过多，积压资金，占用堆积的空间，增加储存成本。
B提前通知采购部门做事先准备，选择有利的时机购入物料。
③部门负责人或授权人审批本部门的采购申请，检查采购申请表的内容是否准确完整以及是否合理。
仓库
清点库存，及时反馈给生产/销售部门。
采购部
①汇总采购需求。
②进行采购分析，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购评标能力等进行分析。
③明确采购流程，采购方式、采购时间进度计划、采购预算，采购风险预防措施。
④采购部经理审批预算内的采购预算以及采购计划。
财务部
根据各部门的预算计划，财务经理审批采购部提交的超支预算需求。
总经理
根据各部门的预算计划，总经理审批采购部提交的超支预算需求。
二、风险分析
（一）主要风险
采购计划的制定是采购部执行采购业务的起点，采购计划制定不当，会造成后面整个采购业务的错误，给公司造成巨大的损失。同时在这个过程中极易出现舞弊风险，是企业需要重点关注的风险领域，针对设计的流程图，主要风险分析如下。
1、 生产部/销售部物料/产品需求预测误差太大，采购数量不足导致公司产销活动停滞，或者采购数量过多，造成存货积压，积压资金，增加存货管理成本。
2、 生产部/销售部大宗物料/产品需求没有提前通知采购部，或需求日期、交货期要求错误，导致采购不及时，使公司产销活动面临危机，或者错过有利的购买时机。
3、 生产部/销售部给的物料/产品用途、参考价值、技术要求有误，导致采购的物料/产品不合格。
4、 生产部/销售部要求的供货方式不合理，导致采购后增加额外的入库运输成本。
5、 部门负责人或授权人审批本部门的采购申请时以权谋私，提出过量的采购需求，倒卖物料/产品。
6、 仓库存货盘点错误，导致生产部/销售部最终提出的采购需求错误。
7、 采购部门采购需求汇总错误，导致采购量错误。
8、 采购成本分析不到位，导致采购预算超标，增加审批流程，降低采购效率。
9、 采购方式选择不当，采购时间计划安排不当，导致采购的物料/产品提前到货，增加存货管理成本，若是延期到货，会延误公司的产销活动。
10、 采购风险预防措施无效，不能对采购过程中出现的突发问题进行有效的应对，导致后面的采购业务不能有效的执行。
11、 采购部没有根据生产部/销售部的物料/产品需求变化相应地、适时地调整采购计划，造成物料/产品短缺或者资产浪费。
12、 财务部和总经理对采购部提出的超支采购预算申请合理性审批错误，造成资金浪费或者耽误采购计划的制定进程。
（二） 关键控制点（针对风险的控制点）
1、 关键控制点
（1）采购申请
（2）采购预算审核
2、针对关键控制点的控制措施
（1）生产部根据年度的生产计划和成本计算，预测总的物料需求，并分解，制定物料需求计划表；销售部根据年度的销售计划和市场分析预测总的产品需求，并分解，然后结合仓库反馈的物料/产品的库存情况，制定最终的采购申请单，采购申请应注明物料/产品的名称、数量、需求日期、参考价值、用途、技术要求、交货期、供货方式。部门负责人对采购计划进行审批，要求签字或盖章，明确责任归属。同时把物料/产品的采购需求作为生产部/销售部业绩考核要求之一，避免过多地提出采购需求。
（2）每个部门都应该制定严格的预算计划，避免资金浪费。超出部门预算的资金需求应经过财务部经济和总经理的审批，财务部应该对超支预算的原因进行深入地分析，看其是否合理，做出审批意见，并签字。
三、审计内容与方法
采购计划审计是对采购计划中所列物资/产品价格、数量、质量、采购方式和供应商选择等的真实性、合理性和有效性等进行审计。
1、 应获取的相关资料。包括采购计划制度、采购计划、物资储备定额补库计划、销售计划、产品产量计划、技术措施计划、生产作业计划、在制品期初存量和期末预计存量、新产品试制计划、物料工艺消耗定额、生产设备大中小修理计划、技术改造计划和物资供应状况等。
2、 应关注的风险。包括采购计划程序失控、采购计划依据不当、采购计划分解不到位、采购计划执行不彻底、采购计划与其他计划不协调。
3、 审计内容
（1） 采购计划编制依据的可靠性。内部审计人员应审查采购计划的编制是否依据经过批准的物资采购申请单，在MRP环境下，采购计划的编制是否依据主生产计划、主产品结构文件、库存文件和各种零部件的生产时间或订货时间精确计算；采购计划是否与生产计划、销售计划、物资库存控制计划和资金供应计划等相协调；是否符合组织的存货政策、采购政策和资金管理政策。
（2） 采购计划审批程序的合规性。审查各物资使用部门是否根据本期生产计划和物资消耗定额确定实际需要量，据以填写物资申请采购单；物资管理部门是否每月根据物资实际库存和储备需要填写物资储备定额补库计划表，提交补库申请单；各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请单进行分类初审、对口把关；计划部门有无会同物资管理部门核实物资库存；最终下达的《月份物资采购计划》有无报经组织分管领导审批；对不符合规定的采购申请，有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准；重要的和技术性较强的物资采购，是否执行特别授权审批程序，是否组织专家进行讨论，实行集体决和审批；对生产急需和突发性的紧急物资采购，是否以适当形式事先通知价格信息部门，并与规定时日补齐办妥有关手续。在过程参与式物资采购审计模式下，采购计划在报经组织分管领导审批，可首先提交内部审计人员审核。
（3） 采购计划所列价格的合理性。对于重复购置的物资，如价格发生变化，则以上次成交价格为依据，将高出确定标准的计划作为重点审计对象；如价格已发生变化，应掌握最新市场公允价作为审计标准。审计物资采购及格时，应将新购物资作为重点审计的对象。当产品降价时，基于价值链管理的思想，应考虑供应商有无对供应物资协同降价的可能。在过程参与式物资采购审计模式下，经内部审计人员审核后的物资采购计划的处理方式有两种。一种是只作为编制采购计划和内部经济核算的价格依据，而不作为实际采购时的价格控制标准，实际采购之前采购部门需重新报送《价格申报单》；另一种是在编制采购计划之前采购部门需事先提报《价格申报单》，经审查后作为编制采购计划的依据，并同时作为实际采购时的价格控制标准。
（4） 采购计划所列物资数量的合理性。审查计划部门对申请单是否做了最有效的归类；物资采购数量是否考虑了经济批量；是否与生产计划和物资库存项适应。
（5） 采购方式选择的合理性。物资的取得方式有定点进货和费定点进货，具体包括市场选购、电子商务采购、战表采购、委托加工、互惠购买、融资租赁和企业自制等方式。内部审计人员应审查采购方式的确定是否综合考虑了下列因素：现有资源的成分利用、物资的重要性程度、资金的贴现幅度、供应商的信誉和各种价格构成要素等。
4、 审计方法。采购计划审计主要采用分析法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、全面审计法、简单审计法和重点审计法等方法。
源头审计法是始终把握问题的根源而不被表象所左右。如一般物资采购的公
允价格信息源是市场，在招标采购审计中，内部审计人员不仅要审查是否履行了规范的招标程序，还应该关注招标与市场价的差异，关注结算价与中标价之间的差异，关注中标人的实质性程序。
全面审计法是对物资采购涉及到的每一个环节、每一项资料和资料的每一个
方面进行全面审计的一种方法。
简单审计法是在审计力量不足或者有特殊要求时，仅针对物资采购价格或者
物资采购的其他某一方面实施审计的方法。
重点审计法是针对重点物资（如采购数量大、单价高）、敏感性物资、问题
较多物资的采购进行重点审查。
四、内部控制评价表和审计程序
（一）内部控制评价表
控制目标分类1：操作性、合规性
控制目标：有计划的采购行为。
风险：
1、存货资金占用过大或缺货；
2、影响生产及销售。
控制活动：
1、确定采购计划制定的依据经管理层批准。 A
2、根据批准后的制定依据设计适当的采购计划编制流程。 A
3、根据批准的年度生产计划/销售计划及存货情况，编制年度物料/产品需求计划表并分解，由适当的管理层批准。 A
4、定期调整物料/产品需求计划表以及采购计划，与当期生产计划/销售计划相符合，由适当的管理层批准。 B
5、采购计划的变更需要依据，并且由相关部门符合后，由管理层批准。 B
6、计划外的采购，必须由相关部门复核后，由管理层批准。 B
控制目标分类2：操作性
控制目标：采购计划符合生产/销售需要。
风险：
1、不能满足生产/销售需要；
2、影响生产及销售。
控制活动：
1、采购计划应包括以下内容：采购品种、数量、价格、质量要求以及批量进度安排。 A
2、采购计划确定及变更后，应送至生产部/销售部备案。 A/B
3、采购部定期编制实际采购计划与计划的差异报告，详细说明存在的重大差异，由适当的管理层审阅。 C
控制目标分类3：操作性
控制目标：采购进度适应资金状况
风险：
1、资金无计划；
2、资金低效率运作。
控制活动：
1、采购计划中包含资金的预算，财务部参与编制过程，协调资金需求的可行性与购货紧迫性之间的关系。 A
2、采购计划确定及变更后，应送至生产部/销售部备案。 A/B
3、财务部资金计划差异报告中单列采购资金计划于实际比较数据。 C
（二）审计程序
具体的供应商采购审计流程如附图（采购计划订立审计流程图）所示，关于流程图中的具体审计程序主要包括以下三方面，内审工作小组最终以这些工作发现为依据得出审计结论，作出内审报告。
A
1、对采购部相关人员进行访谈，了解采购计划制定的依据和程序等；
2、获得书面的采购计划制定政策的范本；
3、对照采购政策，评估采购计划流程的符合程度；
4、对生产部门/销售部门、财务部相关人员进行访谈，了解他们对于采购计划制定的参与程度；
5、察看年度采购计划的内容是否完整（包括采购品种、数量、价格、质量要求、批量进度安排以及资金计划），是否有高级管理层的签字或者确认；
6、在生产部门/销售部门、财务部察看采购计划，是否与采购部门的计划一致。
B
1、获得月/季度采购计划，检查其是否与年度采购计划的批量进度一致；
2、对生产部门/销售部门相关人员进行访谈，了解生产计划/销售计划的变更情况，获得生产计划/销售计划变更文件；
3、对采购部相关人员进行访谈，了解采购计划变更的依据和程序等；
4、审阅更新的采购计划，查看是否有相应的变更依据以及管理层的审批签字；
5、从生产部门/销售部门、财务部取得变更后的采购计划，检查是否与采购部门的变更计划一致。
C
1、获得采购部门每月编制的采购差异报告，察看是否有管理层的审阅记录；
2、获得财务部对于采购资金计划于实际的差异报告，查看该差异是否与采购部差异一致；
3、对采购部相关人员进行访谈，了解差异产生的原因及其对于生产/销售的影响；
4、对生产部门/销售部门相关人员进行访谈，了解采购计划的差异对生产/销售的影响。
五、调查问题
调查问题围绕着业务流程以及内部审计的需要设置，目的主要是在内审工作开展前了解企业的内部控制强弱，各个环节需要投入的审计资源的多少等。调查基本都是围绕着以下的各个问题。
1、 公司如何制定采购计划？是否有相关的政策？
2、 采购计划相关档案采用何种方式保存？有无保护措施？
3、采购计划的编制依据是否真实合理？
4、采购计划审批程序设置是否合理并得到了有效执行？
5、采购计划中的数量、价格、质量要求、交货日期、交货方式是否合理？
6、采购预算编制是否合理？
7、是否有采购风险预防措施？

审计调查表如下所示：
内部审计调查表
审核员

涉及过程
采购
审核日期

被审区域
采购计划的订立
序号
提问（人员、文件、授权、流程、管理）
条款号
符合情况
审核发现和不符合事项的描述
符合
不符合
改进
1
采购部编制采购计划的依据

2
采购计划是否与生产计划、销售计划、物资库存控制计划和资金供应计划等相协调；

3
采购申请单是否经过主管部门负责人的审批

4
采购计划的内容以及是否经过了采购部负责人的审批

5
采购计划的调整是否有依据，且经过了适当管理层的审批

6
生产部/销售部的采购计划备案资料

7
是否根据不同的物资采购方式确定申报价

8
申报单中所列物资品是否在采购计划范围内，是否列入采购预算

9
采购预算是否经过了适当管理层的审批

10
采购申报价有无高估虚报问题

11
采购申报价的构成是否齐全。是否进行了综合比价

12
采购部门有无随意压价而忽视物资质量的现象

13
采购部在挑选物资供应商时的质量检验标准与方法

14
对于重复购置的物资，审查申报价是够超过了最高限价，最高限价有无根据市场价格变动及时进行相应调整

15
采购部门是否进行了比价

16
是否设置了采购风险预防机制

17
仓库的物资入库记录与采购计划是否匹配

18
财务部和总经理是否收到了采购部提交的超支采购预算，以及是否合理的审批