档案管理办法.docx

档案管理办法第一章 总则第一条 为加强档案管理工作，规范档案的收集、整理以及借阅流程，有效保护和利用档案，提高档案信息化、数字化建设水平，根据XXX关于档案管理的法律、法规及制度规定，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法所称档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的，对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体和形式的历史记录。档案载体形式分为纸质和特殊载体。特殊载体包括磁带、磁盘、光盘、U盘、照片、实物等。第三条 档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、音像档案、实物档案、电子档案等。第四条 档案保管期限分为永久、长期（30年）和短期（10年）三种。第五条 本办法适用于公司档案工作。第二章 组织机构及管理职责第六条 公司档案工作实行统一领导、各部门分级管理的原则，维护档案完整和安全。第七条 公司成立档案工作领导小组，负责定期研究和领导本单位档案的收集、整理、保护、利用、监督及信息化、数字化建设等工作。公司档案工作领导小组由XXX组长，XXX副组长，成员由XXX组成。第八条 XXX为档案管理第一责任人；XXX为XX档案管理第一责任人；XX为XX档案管理第一责任人。第九条 XXX为档案归口管理部室。XXX为XX档案的归口管理部室，负责管理除员工人事档案外，公司生产经营所形成的档案。XX为XX员工人事档案归口管理部室，负责管理XX人事档案，以及在XXX内的员工人事档案。第十条 档案归口管理部室的职责：（一）负责统筹公司档案收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、移交及信息化、数字化建设等工作。（二）拟定和完善档案管理相关制度。（三）组织档案管理专题培训。（四）检查、指导各机构、各部室及各分子公司的档案工作。第十一条 各公司应配备与本单位档案管理相适应的专职或兼职档案员。各机构、各部室应设置一名兼职档案员，负责按照档案管理的有关要求，整理本机构、本部室形成的档案，及时与档案归口管理部室移交。第十二条 档案归口管理部室档案员的职责：（一）认真履行档案管理各项规章制度，熟悉档案业务工作，掌握本单位档案分类方法、归档范围和保管期限。（二）及时对各类档案材料进行收集、整理、分类、编目、立卷、归档和保管，指导各机构、各部室规范整理档案并敦促按时移交，制作年度档案移交清册，并逐步实现档案管理的信息化、数字化。（三）全面熟悉档案室（库房）情况，严格执行查阅、借阅档案登记制度，做好档案查询利用服务，及时催促档案的返还。（四）做好档案室（库房）“八防”工作，定期检查档案保管情况，保持房间的整洁卫生，档案案卷排列有序。（五）严格执行保密纪律，不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，不得将秘密文件、档案资料给无关人员随便翻阅，严禁擅自损毁、丢失、泄密、复制档案。（六）鉴定分析已到保管期限的档案资料，对仍有保存价值的档案提出延长保管期限意见，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，报档案工作分管领导审核。第十三条 各公司各机构、各部室、项目负责人及项目文件形成者负责积累生产运行中形成的档案，并对归档档案的完整性和系统性负责。第十四条 各公司必须设立档案室（库房），并配备适用的档案密集架或档案柜，及相应设施设备，用于公司档案的统一集中管理。根据实际需要，可设置档案整理用房、阅览室、档案库房分库等。第三章 档案的收集和整理第一节 文书档案第十五条 文书档案是指公司在经营管理活动中形成的，具有保存价值的各种文字形式的历史记录。文书档案包括党群类档案、行政类档案、经营类档案、生产技术类档案等。第十六条 归档范围包括，但不限于：（一）公司接收、执行和办理的外来文件材料：1.国家、XX省、XX市党政机关下发的通知、指示、批示、批复等；2.全资、控股、参股企业报送的重要文件和备案文件；3.行业的政策、标准、规范和技术规程；4.公司参与的合作项目或合作单位交予的文件材料；5.公司与其他单位来往的重要文件。（二）公司内部形成的文件材料：1.公司成立、合并、股权变动、撤销、更名、启用印章等历史沿革材料和发展规划；2.公司制定的章程、制度、办法等文件材料；3.公司召开会议的决议、纪要、议案、记录、签到簿等会议资料；4.公司重大活动形成的文件材料；5.公司颁布的各种正式文件；6.公司及内部职能活动中形成的工作计划、总结、信息、简报、大事记，及向上级单位报送和公司网站发布的信息等文件材料；7.经济责任审计报告等行政审计报告；8.业务合同、协议和法律诉讼等文件资料；9.人事录用、调配、任免、培训等审批程序文件，员工花名册、工资表、劳动合同及公司为员工个人出具的证明文件等；10.公司资产和产权登记、处置，无形资产管理的文件材料；11.公司安全生产管理形成的文件材料；12.其他具有利用和保存价值的文件材料。第十七条 归档时间：（一）文件材料应在办理完毕后的下一年度6月30日前归档。（二）以下材料随时归档：1.变更、修改、补充的文件材料。2.公司内部机构撤销时，留存在机构中的文件资料。3.公司产权变动过程中形成的文件材料。第十八条 归档要求（一）归档的文件材料必须为原件。因故无原件的，保存具有凭证作用的复制件，并标明原件存处。（二）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。（三）归档文件应保证齐全、完整和准确，保持文件间有机联系，无缺页和破损，归档文件的载体和字迹应符合耐久性要求。（四）具有永久、长期保存价值的文书档案实行数字化及纸质版“双套制”，即电子文档及纸质版一并归档。保存期限为短期的文书档案可只存纸质版，有存储条件的公司可以同时保存纸质版和电子版。（五）归档文件材料应分别从分类、组件、排列、编号、装订等方面规范整理。（六）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。（七）各公司（部室）经公司线上办公系统流转的文件，需将文件原件交XX留档（如遇特殊情况可留存复印件，但要附说明）。（八）各机构、各部室兼职档案员负责整理本机构、本部室归档文件并编制移交清单。属于秘级文件，应在移交时备注说明。档案归口管理部室核对档案无误后，履行档案移交手续。（九）移交清单由交接双方经办人、部室负责人、部室分管领导签字确认后，各留一份以备查考。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。（十）机构或部室没有需要向档案归口管理部室移交年度档案资料的，需在移交清单“档案移交情况”中勾选“无”，经机构或部室兼职档案员、负责人和分管领导，档案归口管理部室档案员、负责人和分管领导签字后，双方各留一份以备查考。（十一）档案移交清单汇总为年度档案移交清册后，永久保存。第十九条 档案员接收档案时应检查归档文件是否符合归档要求。凡不符合要求的，档案员可将档案退回。机构或部室应按照档案规范整理的要求进行更正，否则不予归档。第二十条 以下材料可不归档：（一）有关单位和上级主管单位制发的，不需贯彻执行的，且与公司生产经营无关的普发性文件；（二）重份文件及无查考利用价值的事务性、临时性文件；（三）未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件。第二节 科技档案第二十一条 科技档案是指公司在基本建设、科学研究和设备仪器购置、安装调试、运行维护等活动中产生的，对公司具有保存价值的图纸、图表、文字、声像等不同形式的文件材料。第二十二条 归档范围包括，但不限于：（一）基本建设类档案：建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的档案。（二）设备档案：机器设备、车辆、仪器仪表的档案材料。（三）产品档案：产品生产技术活动中形成的规划文件、生产技术、设计文件、生产标准文件、质量文件、创优创奖文件、销售服务文件等材料。（四）科研档案:科研项目活动中形成的项目研制准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励阶段、推广应用阶段文件材料等。第二十三条 归档时间：（一）一般科技档案应在档案形成的下一年度6月30日前归档。（二）公司业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长可分阶段、单项归档。（三）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。（四）工程项目类档案归档时间详见工程档案管理细则有关规定。第二十四条 科技档案归档和移交要求，参照文书档案执行。第三节 会计档案第二十五条 会计档案是指公司记录和反映经济业务的会计凭证、会计帐簿、财会会计报告等会计核算专业资料。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第二十六条 归档范围：（一）会计凭证：包括原始凭证、记帐凭证。（二）会计帐簿：包括总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片及其他辅助性帐簿。（三）财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。（四）其他会计资料：财务审计报告、财务报表、银行存款余额调节表、银行对帐单、纳税申报表及其他具有保存价值的会计资料。第二十七条 归档时间及要求：（一）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务管理部室临时保管一年，再移交档案归口管理部室保管。因工作需要确需推迟移交的，应写纸质说明，并经财务管理部室分管领导签字。纸质说明交档案归口管理部室存档。（二）财务管理部室临时保管的会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳员不得兼管会计档案。（三）财务管理部室将应当归档的会计档案整理后，编制会计档案移交清单，与档案归口管理部室进行移交。第四节 音像档案第二十八条 音像档案是指公司在各种活动中形成的具有保存价值的照片（包括正片和底片）、录音、录像、影视等专门载体材料。第二十九条 归档范围包括，但不限于：（一）上级领导视察、指导、检查工作形成的音像材料；（二）公司召开会议和举行活动形成的音像材料；（三）反映公司基建工程原貌，从奠基、开工典礼、工程建设施工（特别是隐蔽工程的施工）、竣工落成典礼等全过程建设活动中形成的音像材料；（四）科技发明、科研课题所形成的音像材料；（五）公司荣获的奖状、奖旗、奖杯、证书等的音像材料；（六）员工参加国内外学术活动，或被授于荣誉形成的音像材料；（七）人身、设备事故现场形成的音像材料；（八）公司大型建筑、设备的音像资料。第三十条 归档时间：音像电子文件在拍摄或转换完成后，应及时整理及归档，最迟不超过次年3月底。第三十一条 归档要求：（一）摄制机构或部室将上一年度形成的照片（包括底片）、录音带、录像带、光盘进行整理，向档案归口管理部室移交；（二）音像档案必须清晰、完整、质量良好，且详细记录时间、地点、人物、活动内容及摄录人姓名；（四）磁性载体档案必须是原版、原件，其文字说明一并归档；（六）数码照片要原版原貌，采用JPEG格式存储并刻录光盘存档。第五节 实物档案第三十二条 实物档案是指公司在生产经营、行政管理及其他工作中形成的具有保存价值的实物。第三十三条 实物档案根据其反映事件、涉及人物、材质等判定保管期限，一般永久或长期保存。第三十四条 归档范围包括，但不限于：（一）公司在比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等；（二）公司的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、土地使用权证、房屋所有权证等），本公司机构变更、撤销或合并而失效的印章、证书、牌匾等；（三）上级领导及知名人士为公司的题词、字画等。第三十五条 归档时间：在形成或获得实物后，机构或部室编制移交清单，向档案归口管理部室移交，不应跨年度。第三十六条 归档要求：实物档案没有标明主题和时间的，移交部室或个人应在移交时，对实物档案产生的原由进行说明。说明与实物档案一同归档。第六节 电子档案第三十七条 电子档案是指公司具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。第三十八条 各公司应逐步实现档案的信息化、数字化建设，在收集整理档案时，对于永久和长期保存的文件材料，要同步形成电子档案，并采取措施保障档案信息安全。第三十九条 归档范围包括，但不限于：（一）各类文书、科技档案电子版；（二）各类活动照片、摄影材料电子版；（三）网站数据资料。第四十条 归档时间：电子档案移交最迟不超过电子文件形成后的次年6月底。第四十一条 归档要求：（一）电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件一并归档；（二）文本文件收集时应统一将其转换为TXT、WORD、EXCEL、WPS等通用格式的文档；（三）静态图像文件收集时应统一将其转换为PDF、JPEG、JPG等常用格式，推荐使用GPEG、PDF；（四）非纸质文件材料做好脱机载体电子文件归档的工作，即从电脑硬盘、移动硬盘上刻录到统一载体上，移交档案归口管理部室，统一归档；（五）各机构或部室负责电子文档的安全，检测无病毒后，编制移交清单归档。第四章 产权变动档案的管理第四十二条 产权变动是指公司兼并、破产、出售、改革、改制，以及与其他企业合资、合作等行为。第四十三条 发生产权变动的公司应成立档案鉴定和处置小组，负责档案的留存、销毁和移交等工作。小组由企业资产清算机构有关人员、上级主管单位负责人、公司档案工作分管领导和档案归口管理部室负责人等人组成。第四十四条 公司档案归口管理部室负责收集、整理、统计、保管产权变动前本公司在各项活动中形成的全部档案以及产权变动过程中形成的全部档案。经小组鉴定后，形成档案销毁清册以及档案移交清册，办理档案销毁和移交手续。第四十五条 发生产权变动的公司，除销毁以外的档案应及时向档案接收方移交：（一）各公司之间兼并的，被兼并公司的档案移交至兼并公司或新设置的公司。（二）公司依法实行破产的，其档案移交给母公司或上级主管单位。（三）企业整体出售的，其全部档案移交给买方。（四）企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另案全宗，由股份制企业管理。（五）企业实行股份合作制的，其档案原则上由改制后新设立的企业管理，也可向上级主管单位或XX市档案馆移交。第四十六条 产权变动过程中形成的文件材料移交范围：（一）有关机关或单位的批准、批复文件；（二）终止财务决算报告及编制说明；（三）财产清理报告书；（四）评估立项申请报告及国有资产管理部室的评估立项通知；（五）评估结果确认申请报告和评估机构出具的评估报告；（六）协议书及合同；（七）资产处置结果报告；（八）其他有关文件。第四十七条 档案移交时间：产权变动完成的一个月内。第四十八条 移交档案由产权变动公司档案归口管理部室立卷归宗，经档案鉴定和处置小组成员签字后，办理移交手续。档案移交目录一式四份，由交接双方和上级主管单位及XX市档案局分别保管。第四十九条 销毁档案需经产权变动公司主要负责人和企业资产清算机构负责人审核，母公司或上级主管单位批准，并向XX市档案局备案。第五十条 销毁档案时需档案鉴定和处置小组成员二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册移交至档案接收方永久保存。第五章 档案的利用第五十一条 各部室、各分子公司均可到总公司档案室查阅、借阅档案，查阅、借阅人员要如实说明查档的目的和内容，并严格遵守档案管理的有关规定。第五十二条 查阅、借阅公司本部档案，原则上实行OA办公系统审批。特殊情况实行线下审批程序。（一）公司本部人员查阅、借阅档案时，在公司本部OA办公系统提出申请，经部室负责人同意，由档案归口管理部室负责人，及档案产生部室的分管领导审核后，方可查阅、借阅。重要文件的查阅、借阅，报总经理或董事长批准。（二）分子公司查阅、借阅公司本部档案时，须在公司本部OA办公系统提出申请，经本公司主要负责人同意，由公司本部档案归口管理部室负责人，及档案产生部室的分管领导审核后，方可查阅、借阅。重要文件的查阅、借阅，报总经理或董事长批准。（三）实行线下审批程序时，档案员要详细记录借阅、查阅档案的目的、内容等，经公司本部档案归口管理部室负责人，及档案产生部室的分管领导审核后，方可查阅、借阅。重要文件的查阅、借阅，报总经理或董事长批准。第五十三条 原则上外单位人员不能查阅公司档案。若确需查阅档案的，查阅人须持其单位介绍信和有关公函，经档案归口管理部室负责人，及档案产生部室的分管领导审核，报总经理或董事长批准后，方可查阅。第五十四条 涉密文件只能查阅，不能借阅。查阅必须经董事长批准。第五十五条 借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。第五十六条 借阅档案归还时，档案员须当面查看、清点档案，如发现遗失或损坏，应及时报告档案归口管理部室负责人。第五十七条 档案出借期限最长为一周。未如期归还档案的，档案员要及时催还，以防档案丢失或影响他人借阅。若因特殊原因需延长借出时间，须办理续借手续。第六章 档案的鉴定和销毁第五十八条 各公司成立档案处置小组，负责档案的鉴定和销毁工作。档案处置小组由公司法定代表人、总经理、拟处置档案的产生部室负责人及分管领导、档案归口管理部室负责人及分管领导、档案员等人组成。第五十九条 对已超过保管期限，经鉴定确无保存价值的档案，应当按照以下程序销毁。（一）档案归口管理部室编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，报请档案处置小组审核批准；（二）档案处置小组人员在档案销毁清册上签署意见后，档案归口管理部室负责人和档案员组织档案销毁工作，并请相关业务部室共同派员监销。（三）监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，在档案销毁清册上签名或盖章。第六十条 档案销毁应当在指定场所进行。档案销毁清册永久保存。第六十一条 电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据。第六十二条 涉密档案的销毁应当符合国家秘密载体销毁管理规定。第六十三条 未履行以上程序，任何人不得以任何借口擅自销毁档案材料。第七章 档案的考核和奖惩第一节 考核第六十四条 公司成立档案考核领导小组，由公司本部党委、纪委、董事会、监事会、经营层及分子公司相关人员组成，负责对公司本部各部室、各分子公司档案工作进行年度考核。第六十五条 档案考核内容包括，但不限于：（一）档案工作的组织领导健全及档案员配备情况，档案设施、设备、库房的配置和建设情况。（二）档案管理实施细则、分类方案、借阅利用流程等制度建立和完善情况。（三）档案人员接受档案专业培训情况。（四）年度档案的收集、移交、整理、上架和电子化、数字化建设情况，依据计划往年档案规范化、数字化整理情况等。 （五）查阅、借阅档案登记、审批和返还情况，档案的安全性和完整性情况。第二节 奖惩第六十六条 对于有下列表现之一的员工，公司可给予适当200-2000元现金奖励；（一） 在档案管理和利用方面，提出合理化建议，参与改进，取得良好效果和显著成绩的； （二）发现个人有伪造、销毁、出卖档案的，逐级上报，并及时向公安机关举报，避免公司损失的。第六十七条 经查实，有下列情形之一的，要给予当事人和分管领导批评教育、扣减现金（200-2000元）、考核扣分、停职调岗、降职撤职等处罚，情节恶劣、后果严重的，解除劳动合同；涉嫌犯罪的，依法追究其责任。（一）损毁、丢失或者擅自销毁档案的；（二）擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造、盗窃、隐匿档案的；（四）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案的；（五）擅自出卖、转让、赠送档案的；（六）将职务活动中形成的应归档的文件材料占为已有，拒不归档的或不按规定期限向档案归口管理部室移交的；（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（八）对档案造成损害的其他情形。第八章 附则第六十八条 本办法以国家法律、法规为准，遇国家政策调整、修订时按照国家最新规定执行。第六十九条 各分子公司可根据工作实际，制定本单位档案管理实施细则。第七十条 本办法由公司政务办公室负责解释。第七十一条 本办法经总经理办公会议通过后发布施行。原档案管理办法同时废止。附件：1.档案移交清单2.会计档案（资料）移交清单3.借阅档案登记簿（线下）- 17 -附件1：档案移交清单 移交部室： 档案年度： 档案移交时间： 档案移交情况：有 无 序号文号文件名称页数份数原/复印件有/无电子版备注 移交人： 接交人： 移交部室负责人： 档案归口管理部室负责人：移交部室分管领导： 档案归口管理部室分管领导：附件2：会计档案（资料）移交清单 移交部室： 档案年度： 档案移交时间： 档案移情况：有 无序号类别案卷题名起止日期凭证编号卷内张数保管期限已保管期限备注移交人： 接交人： 移交部室负责人： 档案归口管理部室负责人： 移交部室分管领导： 档案归口管理部室分管领导：附件3：借阅档案登记簿（线下）借阅日期借阅目的档案名称数量单位借阅部室及借阅人档案归口管理部室负责人审批档案产生部室分管领导审批总经理审批董事长审批档案归还日期及归还人归还档案状态