供应商的选择审计.docx

供应商的选择审计
审计分析
一、流程简介
选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。有关该部分的流程图如附图（供应商选择业务流程图）所示。
供应商的选择一共经历两轮评审，第二轮在推荐供应商名单的基础上确定合格供应商名单。流程主要由三个部门负责，分别是质管部、技术部和采购部，他们在流程中的职责大致如下表所示。
质管部
对供应商产品质量实施检测和控制
对供应商生产过程实施检测
对供应商改进措施给出产品质量方面建议
跟踪供应商整改
设立预警机制，及时出具质量问题报告
样品、试订单产品质量检测
技术部
从技术层面评审供应商
判断不接纳供应商的技术必要性，是否需要重审
样品、试订单产品技术检测。
采购部
寻找新供应商，调查现存供应商
选举供应商评审委员会
从价格、供货速度和供货稳定性等层面评审供应商
发出CPAR报告
制作AVL名单，并标记审核周期
判断是否有客户指定需重审的不接纳供应商

二、风险分析
供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。是企业需要重点关注的风险领域，针对设计的流程图，主要风险及对应的关键控制点在下表中列示。
主要风险
关键控制点
样品、试订单产品确认过程出现问题，导致优质供应商被错过。
做好复核控制，确保质管部、审批部以及采购部三个部门都参与了产品确认流程，复核样品、试订单产品检测报告，将报告与评测分数做一一对应检查。
供应商推荐名单评选出现舞弊，优质供应商未能进入，劣质供应商混入。
做好授权控制，推荐名单的最终拟定是在采购部但必须有上级领导签字知情。同时也要做好复核控制，评测分数要与最终推荐一一对应，对于不符的地方要给予说明。评测依据也要进行抽查，尤其是重要产品的供应商，要对分数逐项检查。
评审委员会各部门人员配比不合理，导致得到结果不合理。
评审委员会人员由三个部门领导拟定，比例由采购部门决定，但必须有专家和上级领导签字，确保三个部门的人员都有，且人数多少符合实际情况需要。
供应商具体评审标准，评审打分不明确。
推荐名单之后的评审只有三种打分结果，但无论哪种结果都要有具体依据，而且就算没有标准，也要由委员会成员独立打出分数。
已接纳供应商没有定期审核，随着时间推移，原来优质的供应商也可能出现问题。
做好审批控制，供应商接纳后虽然不再审核，但每批订单产品依旧需要审核，而且入库后采购部门依旧要复核。质管部门被授权设置预警机制，随时反馈供应商产品质量问题。采购部门也要对已接纳供应商的其他供货问题作出及时预警反馈。
大客户指定供应商始终在审核中不达标
重审未接纳供应商的过程要由采购部之外独立人员完成，对于这种情况要做好敏感性分析等，向上级领导汇报由其决定，不能随意做决定。
接纳供应商提供产品的质量出现问题。（尤其是在不需要审核的周期）
对于出现问题的供应商及时作出整改要求，由质检部和技术部跟进整改进度。并将其重新纳入有条件接纳供应商，列入下一年审核范畴，直至其再次可以列入接纳供应商。
接纳供应商的供货速度、稳定性等出现问题。（尤其是在不需要审核的周期）
对于出现问题的供应商及时作出整改要求，由采购部跟进整改进度。并将其重新纳入有条件接纳供应商，列入下一年审核范畴，直至其再次可以列入接纳供应商。

三、 控制措施
针对关键控制点的控制措施可以总结为以下三条。
1、建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。
2、采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。
3、建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。
针对内部控制的评价表如下所示：
检查项目
检查内容
序号
检查标准
评价标准
评分结果
实际得分
好
较好
一般
差
好
较好
一般
差
组织机构控制（60分）
机构（岗位）设置（20分）
1
质管部、技术部和采购部与供应商选择相关的岗位存在。

5
3
1
0

2
关键环节实行岗位分离，避免权力过度集中。

8
5
2
0

3
评审委员会选举公平，各个评审环节存在且有足够人员负责。

7
5
2
0

授权管理（20分）
4
供应商推荐名单、合格供应商名单等重要文件拟定授权管理清晰，相关签字盖章俱全。

9
6
3
0

5
供应商档案的建立、接触权限管理是否完备。

7
5
2
0

6
不接纳供应商重审资格授权是否存在。

4
3
2
0

人员管理（20分）
7
相关岗位负责人能够保持与供应商方面无过密关系，维持独立性。

6
4
2
0

8
评审委员会各个委员能够保持与供应商方面无过密关系，维持独立性。

6
4
2
0

9
质管部、技术部和采购部的相关人员是否能满足流程工作需要。

5
3
1
0

10
评审委员出自各部门比例是否合理，能够满足评审需求吗？

3
2
1
0

业务运行控制（40分）
运行合规性（20分）
11
各个环节的复核、授权工作是否遵照公司相关规定、章程。

8
5
2
0

12
供应商推荐、确定的打分是否遵照评审标准和评审依据。

7
5
2
0

13
样品试订单产品确认是否遵照流程管理规定。

5
3
1
0

运行有效性（20分）
14
评选供应商各流程在预计期限内完成，各个相关岗位负责人绩效考核顺利。

7
5
2
0

15
确定的合格供应商出现事故的比率在目标范围内。

8
5
2
0

16
确定的供应商能够为企业带来一定竞争优势。

5
3
1
0

四、调查问题
调查问题围绕着业务流程以及内部审计的需要设置，目的主要是在内审工作开展前了解企业的内部控制强弱，各个环节需要投入的审计资源的多少等。调查基本都是围绕着以下的各个问题。
1、公司如何选择供应商？是否有相关的政策？
2、供应商档案的保管采用何种方式？有无保密措施？
3、供应商资格是否需定期审核？若是，请介绍一下审核的程序？
4、供应商档案的授权接触控制是如何设置？
(1)使用系统的逻辑接触控制？
(2)手工管理的档案是否有相关的保密政策，并由专人管理？
审计调查表如下所示：
内部审计调查表
审核员

涉及过程
采购
审核日期

被审区域
供应商选择
序号
提问（人员、文件、授权、流程、管理）
条款号
符合情况
审核发现和不符合事项的描述
符合
不符合
改进
1
企业的质管部门是否有足够的人员，能否承担流程中赋予的职责？

2
质管部关键负责人姓名，部门的职责分配？是否能够独立于其他部门？

3
能否提供样品和试订单产品确认具体流程？在这方面劣质供应商的剔除原则是什么？

4
采购部寻找新供应商的具体流程？是否借助了IT部门人员？

5
拟定推荐供应商名单的操作人员姓名？授权审批是否清晰？

6
供应商申请书是否有清晰模板，信息要求是否明确，有哪些人员负责审核，如何审核？

7
评审委员是否与供应商方面有过密关系型？能否保持独立？

8
评审委员选举流程是否清晰？各部门人员是否都有，比例如何？

9
评审委员会评审流程，是否有明确的文件记录评审过程。评审依据是否清晰？

10
合格供应商名单拟定后是否对供应商进行了备案？档案的授权接触控制是如何设置？

11
是否建立了应对供应商突发情况的对策？（如供应商财务困境、法律问题等重大事故）

12
不接纳供应商的重审条件是否明确？重审的相关授权审批是否清晰？

13
纠正预防措施报告的文件备案管理是否存在？各部门是否履行了追踪整改的责任？整改是否与报告中内容对应？

五、审计流程
具体的供应商采购审计流程如附图（供应商采购审计流程图）所示，关于流程图中的具体审计程序主要包括以下七条，内审工作小组最终以这些工作发现为依据得出审计结论，作出内审报告。
(一)
1、与采购部经理进行访谈，了解供应商分类的标准以及选择供应商/承包商的标准和流程，包括：
(1)标准的制定方法和制定人(如质量标准由质量部门、生产技术部或试验室制定，价格标准由财务部、采购部制定等)及制定的标准(如供货质量、供货及时性、货款价格、生产能力、信誉等)
(2)候选供应商的数量，其中包括本年新开发的供应商，现存的想要保留的供应商。
(3)选择过程(如是否经过招标、是否由各部门综合评价、样品和试订单产品的确认方式、委员会第二轮审核如何进行等等)
(4)所使用的档案(如书面政策、询价单据、评审表、供应商档案等)及相关重要文件（如供应商申请书、推荐供应商名单、供应商打分表、评审委员情况表、AVL、CPAR等）
(5)选择的标准及流程是否有改变及改变的频率，甚至必要时要询问改变的原因。
(6)符合标准但未列入最终名单的供应商/承包商是否列入潜在供应商名单，已经列入名单的供应商的未来审核计划和流程如何，是否有应对供应商出现突发事故的准备。
2、取得公司选择供应商/承包商的书面政策、文件等，查看是否经管理层审批，并与以上了解到的程序比较是否有出入。
3、根据了解到的政策下达部门，询问该部门的操作人员对政策了解的程度。
(二)
1、取得公司的供应商名单，查看是否经过管理层的审批。
2、采用判断抽样的方法抽取几家供应商，查看相应的单据（如评审表等），判断是否经过公司规定的选择流程。
3、采用判断抽样的方法随机抽取几张采购发票，查看是否全部从列入名单的供应商处采购。
4、对供应商选择流程的重要领导及评审委员进行背景调查，主要判断其是否与现存供应商方面有过密关系，能否保持独立性。
(三)
1、对生产部门及采购部门进行访谈，了解对原料的质量问题如何监控，如是否将其记录在案并及时与供应商反馈。
2、采用判断抽样的方法随机抽取几个反馈记录，查看是否及时与供应商沟通和改进情况，以及是否在对供应商的评价报告中有所反映。
3、针对已经发出CPAR及整改措施的供应商，查询跟踪整改人员的工作记录，判断其是否尽职尽责。
4、对接纳供应进行排查，计算其发生问题的频率，判断是否可能存在供应商选择失误或舞弊。
(四)
1、对采购部经理进行访谈，了解更新供应商/承包商的标准和流程：
(1)对供应商/承包商的定期复核频率
(2)对供应商/承包商的复核程序与方法(如评价报告等)
2、采用判断抽样的方法从供应商清单中抽取几家供应商，查看相应的评价报告，判断是否经过公司规定的定期复核流程；
3、从评价报告中寻找不合格的供应商，查看是否还在最新的经管理层批准的合格供应商名单中。
4、查看不合格的供应商名单及相关档案是否有所保存。
(五)
1、与采购部、IT部等相关部门进行访谈，了解供应商数据更改的政策与流程，使用的单据，审批人等。
2、采用判断抽样的方法抽取个数据更改记录，查看更改人是否经过适当的授权，更改的记录是否辅有相应的批准与审核单据，资料的更改是否及时。
(六)
1、询问采购部有无对供应商/承包商档案保密的政策，并获得书面文本，复核管理层的确认。
2、访谈采购部门具体业务人员，评价供应商保密政策的执行情况。
(七)
1、访谈IT人员，了解系统中供应商档案控制的情况；
2、在IT人员的帮助下，获得可以访问供应商档案人员的名单；
3、了解、评估名单所列人员授权的恰当性。