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XX公司行政类工作流程

目 录

1. 发文审核流程
1. 收文审核流程
2. 合约审核流程
3. 文书档案归档流程
4. 档案资料查阅流程
5. 用印管理流程
6. 文件资料发送流程
7. 证件（原件）管理流程

1. 发文审核流程

一般发文

文 稿
打印、签章、存档、发送
总经理
签发
分管行政领导
审阅

行政部
文字审核
起草人
送达行政部

文 稿
打印、签章、存档、发送
董事长
签发
总经理
审阅
分管行政领导
审阅

重要发文

备注：
1．凡以公司名义、加盖公司印章发出的各类文件资料，均须经过行政部审核，公司领导审核和签发。
2．“重要发文”包括：上报政府的文件、规章性文件、总体决策性文件、涉及财物处置的文件、重要对外合作事项文稿、生产经营部分文件。

2. 收文审核流程

一般收文

相关部门 承办（催办、办结）
行政部 分送或处理
总经理
阅示
分管行政领导
阅文出具意见

行政部
呈报
来文 送达行政部或行政部领取

行政部 分送或处理
董事长
阅示
分管文秘领导
阅文出具意见

分管行政领导
阅文出具意见

重要收文

相关部门 承办（催办、办结）

备注：
1、“重要收文”包括：上报政府的文件、规章性文件、总体决策性文件、涉及财物处置的文件。
2.行政部收文后及时填写《收文批示单》。
3.协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
4.文件的催办由相关办公室负责，防止漏办或延误。
5.严格按照时限要求完成。
6.文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。
7.文件办理完毕后，统一交由行政部公室指定专人保管、立卷归档。
3. 合同审核流程

行政部
文字审核并填写呈报意见
相关部门 初审
分管领导审核、修正

法律顾问
审核、修正

总会计师审核、修正

起草部门
送达行政部

董事长
审阅、签发
总经理 审核、修正
监事会主席 审核、修正

行政副总 审核、修正

文 稿
打印、签章、存档、发送

备注：
1．“合约”是指公司与其他方签订的合同、协议、约定书和意向书以及这些文书的补充文书。
2. 可以不经法律顾问审核的合约包括：标准文本已经法律顾问审核的合约、不具有法律约束力的意向书、经董事长同意免除法律顾问审核程序的合约。
3．合约必须由双方签约代表签名，并标注签约人身份证号码(或签约单位组织机构代码)、第二联系人联系方式。
4．两页以上的合约必须加盖骑缝章。
5. 由本公司单方盖章发出、等待对方盖章回传的合约，必须留1份复印件临时存档，待对方盖章回传后以原件替换复印件。
6. 空白合约盖章发出，必须编号、登记、注明承办人。
4. 文书档案归档流程

行政部
接受来文

行政部负责人
审核
行政部
年末收集、整理
行政部
年度内分类存档
行政部
留取原件存档

行政部
办理发文

行政部
立卷、归档

备注：
1. 行政部以年度为单元进行文件资料的立卷归档。当年内存档，年末归档。
2. 为确保归档资料的完整，年度归档前要进行文档资料收集，各部门配合。
3. 本流程未尽事宜执行公司《档案管理规定》。

5. 档案资料查阅流程

行政部
监督档案复印
申请人
现场查阅
公司领导
批准文档查阅
行政部负责人
同意
查阅人
申请

行政部
收回存档
申请人
查毕归还

备注：
1. 公司档案只能查阅，不能借阅。如确有特殊原因需要借阅，须由行政部登记，相关人员签字批准，限期归还。收回时须对案卷的完整性进行逐页检查。
2. 如需要复印案卷资料，须在行政部人员监督下进行。

6. 档案资料借阅流程

行政部
登记借阅信息
申请人
填写借条
公司领导
批准文档借阅
行政部负责人
同意
借阅人
申请

行政部
收回存档
申请人
阅毕归还

备注：
1. 公司档案只能查阅，不能借阅。如确有特殊原因需要借阅，申请人须填写借条，借条一式两份，由行政部登记，相关人员签字批准，限期归还。收回时须对案卷的完整性进行逐页检查。
2. 如需要复印案卷资料，须在行政部人员监督下进行。

7. 用印管理流程

行政部
用印登记
行政部负责人
批准一般用印事项
公司领导
批准重要用印事项
文件资料承办人
申请用印
承办人
领取、发送
行政部
留存归档件

备注：
1. 须经公司领导批准的“重要用印事项”，请参见《发文审核程序》、《合同审核程序》；
2. 行政部在用印环节留取原件存档。
3. 除证件盖章等一般用印事项外，凡具有事后查考、利用价值的用印资料均须存档。

8. 文件资料发送流程

接收部门
签收（在发送登记簿上签字）
发送部门
送达文件资料
发送部门
填写《文件资料发送记录》
文件资料
印制完成

备注：
1. “发送部门”是指行政部或承办发文事项的其他部门。
2. 文件资料发送实行“谁发送、谁登记”。公司其他部门发送表单、资料，参照本流程执行，不得进行信誉交接。
3. 对外发送的文件资料如无直接签收人，须留有快递回单等依据，并记入《文件资料发送记录》。
4. 对外发送重要电子文档，需进行专项登记。

9. 证件（原件）管理流程

行政部
建立《公司证件信息登记簿》
注明证件存放地、年审/变更/换证/缴费时间
行政部
扫描留存证件电子版
企管部 按期提醒或安排年审/变更/换证/缴费

行政部
证件电子版、复印件年末归档
行政部
更新扫描电子版

证件使用人
申请借用证件原件或复印件
行政部
借出
董事长
签字批准
证件使用人
签字
行政部
注销登记
证件使用人
归还
行政部
进行专项登记

备注：
1. “公司证件”包括各种资质类、权属类和荣誉类证书。
2. 证书原件不归档，归档采用纸质复印件和电子版。
3. 证件借出必须经董事长批准。

10. 会议管理流程
行政部
通知开会

行政部
记录到会情况、进行会议记录

参会人员
到会
主持人
安排发言
参会人员
发言、讨论

主持人
总结发言

备注：
1. 行政部“记录到会情况”，重点记录到会人员、无故缺席和迟到人员。
2. 行政部“进行会议记录”，重点记录会议议定事项、领导下达任务、有待解决的重要问题。

11. 会议室使用及管理
行政部
会前会议室准备工作

会议使用部门或人员告知行政部

行政部 安排人员进行会后清理
会议召开
行政部 安排

行政部 检查设备设施

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