物业公司财务报销方案.docx

物业公司财务报销方案
1． 目的
规范各地区公司借款、日常费用报销，保证财务成本核算及时、准确
2. 范围
各地区物业公司
3． 报销审批权限
各地区公司根据具体情况制定《财务审批权限》并严格执行
4. 管理内容
4.1借款办理、费用报销流程
4.1.1通过公司OA-网上报销-领借款流程或费用报销流程提交申请
4.1.2链接与借款或报销相关的方案、合同、工作联系单等
4.1.3审批流程通过后打印单据到计划财务部办理付款手续
4.2借款办理、费用报销规定
4.2.1借款（预付款）办理规定
A. 支付范围：
员工出差、非集中采购的零星物品采购、合同规定的预付款以及由于特殊原因需先垫资后办理报销的各项预付款项、备用金
B. 具体规定：
a) 符合规定的用途、期限及限额，对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予支付。
b) 原则上xxx元以下（赔付款除外）的零星借款不予办理，3级以上的员工出差不予借款。
c) 借款手续完成后，借款人必须在规定的期限内按照要求及时完善报销手续归还借款。各类借款完结期限如下：
l 员工差旅费：出差结束后x个工作日以内
l 零星物品采购：采购物品后xx个工作日以内
l 合同规定的预付款：按合同约定付款期限到期后x个工作日以内
l 赔付类：所有赔付手续完成后x个工作日以内员工
l 医药费：根据具体情况确定，但必须有主管、经理确认
l 备用金：年底清理、还款
l 其他情况：借款事由结束后x个工作日以内
d) 借款支出，原则上前款不清，后款不借；
a) 使用现金超过xxx元的业务，经办人应提前一天通知财务部门，以便出纳依资金计划提取备用金。
b) 计划财务部门每月月初清理、核对、催收个人借款，对于超过还款期限2个月以上且无正当理由的借款，通报人力资源部从该员工工资中扣回。
c) 借款人离开公司或在公司内部转岗时，应将名下的借款完结或书面移交相关人员。
4.2.2日常费用报销规定
A. 报销范围
指日常管理所发生的所有费用支出，包括物资采购、差旅费、交通费、薪资类费用、能源费、委外劳务费、代收代付类款项等
B. 具体规定
a) 符合规定的用途、期限及限额，对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。
b) 原则上费用产生后xx个工作日以内完成报销手续， 当月的费用须在当月完成报销手续，以便财务及时入账。
c) 集中采购、委外费用报销必须由集中采购部门或指定部门严格按照合同的约定时间办理，每月报销一次。
d) 其他合同类费用必须严格按照合同约定的时间办理报销。
e) 固定资产报销需先办理固定资产的登记、入库、出库手续。
f) 购买材料的报销，必须附库房管理员开具的入库单或有库房管理员的验收确认。
g) 工程维修类费用报销，必须附工程进度验收表或零星工程委托竣工验收表。
h) 办公用品、社区活动等其他涉及物品采购的报销需文员或采购人员以外的人员签字确认。
i) 招待费须单独提报。
j) 同一笔费用，不得人为拆单报销。
k) 各部门主管/经理本人发生的费用，无论金额大小，必须由其上一级直接领导审批，物业公司总经理的费用必须由集团物业总监审批。
l) 6级以下的员工本人产生的费用必须由本人提交报销。
m) 对于时间超过x个月以上未报销的费用，报销人需提供书面说明并经公司总经理审批后报销。
n) 流程已经通过审批，但超过一个月没有到财务办理报销手续的，财务部可驳回报销，报销人需提供书面说明并经公司总经理审批后方可报销。
4.2.3借款、费用报销注意事项
A. 办理借款、费用报销的人员限定为有OA权限的员工
B. 出差费用的报销，必须在审批流程-关联机制中链接通过OA审批的出差申请（规定不需要提出差申请的人员除外）
C. 培训费用的报销，必须链接通过OA审批的工作联系单
D. 物资采购必须链接采购申请
E. 合同类付款必须链接合同
F. 集中采购报销应提供按库房、项目、部门报销的明细清单
G. 需分摊的费用报销应提供按项目、部门分配的明细清单
H. 交通费报销需注明日期、事由、起止地点及乘坐的交通工具
I. 员工工资、保险报销由人力资源（行政）部统一办理
4.3、报销单据的要求
4.3.1发票必须真实、有效，原则上不得使用跨年度的发票。
4.3.2收据必须是国家财政部门以及公共事业部门的托收单据或行政事业单位盖有财政监制章的专业正式收据。
4.3.3发票性质、内容须与所办理业务性质、内容相符，不得用其他内容发票代替。
4.3.4发票抬头必须与公司全称相符，发票内容必须准确完整，发票票面整洁，不得涂改，大小写金额相符。
4.3.5发票开具单位、收款单位、合同或协议签订单位需一致。
4.3.6发票必须加盖对方单位发票专用章，无章或印章模糊不清的发票，财务一律不予受理。
4.3.7发票因保管不善遗失或损毁，相关责任由经办人承担。
4.3.8补贴类费用报销发票要求
A. 车辆补贴：交通费（车票、飞机票（仅限报销本人的））、油票、过路过桥费、停车票。
B. 外派补贴、及时激励：办公用品、日用品、食品、住宿费、房租费、书籍报刊、培训费及车辆补贴类发票。
C. 人才推荐奖：办公用品、交通费。
D. 礼金（三八礼金、生日、结婚、奠仪金）：食品、物品发票、车费、劳保用品。
4.3.9费用报销需冲借款，提交时在“审批内容”中需注明原借款人、原借款金额及本次冲销金额。
4.3.10报销单必须注明收款单位（或个人）全称、开户行、银行账号。
4.3.1其他附件要求
A. 市内交通费：提交附件，列明每一张发票对应的时间、起止地、所办何事等，并且出租车发票时间必须和办事时间一致。
B. 差旅费：需附报销明细（交通费、住宿费、误餐费等进行逐项分类列示）。
C. 相关职工福利费：（结婚、丧葬等）需附带相关证明，如结婚证明、死亡证明、以及与死亡人员的关系证明。
D. 对外赔付：必须提供赔付人员的身份证复印件以及收条（个人）或收据（单位）。
E. 代收代付：提交具体明细、列明收费软件收据号、房号及金额。
4.3.10附件粘贴要求
A. 原则：票据粘贴整齐、美观，方便财务进行票据审核
B. 票据直接粘贴在半张A4纸上，从上往下或从左往右均匀粘贴，粘贴为鱼鳞状
C. 票据量多时用几张纸粘贴
4.4. 借款、报销付款方式
4.4.1各地区公司根据实际情况规定每周固定的集中报销时间（每周至少一次）
4.4.2所有付款必须统一到财务部办理(可由项目直接支付的款项除外)，突发事件的暂借款，报财务部备案后办理，x个工作日以内完成OA的借款审批流程。
4.4.3原则上所有付款（特殊情况外）必须采用银行转账或网银支付的方式 。
A. 员工个人借款或报销直接支付到员工指定账户上
B. 单位付款必须支付到单位对公账户