购货的入库和退回审计.docx

购货的入库和退回审计
一、有关部门及事项
采购审计的子项目：购货的入库和退回，流程中涉及到多个部门，根据部门间的业务联系，划分各部门的职责安排，如下表：
部门
有关事项
采购部门
将已审核的《采购订单》和《请购单》传送给仓储部门；
收存入库的物品核对和后与仓库管理员共同签字确认。
仓储部门
做验货准备；
验货，和二次验货；
开具《入库单》或者是《采购退货单》。
财务部门
收取《采购订单》、《请购单》、《入库单》、《送货清单》，编制进销存月报表
质量部门
提供验收货物的标准

二、业务流程
1.流程步骤
编号
业务活动
操作岗位/部门
业务表单
描述
01
接收采购订单及请购单
仓储部门
《采购订单》《请购单》
表单来自采购部门
02
提供检验标准
质量部门
《A货物合格说明书》

03
做审核前工作准备
仓储部门

比如提前准备好储存位置，或者是审核工具
04
货物到达
供应商
《送货单》

05
审核货品
仓储部门

根据验收标准验收
06
二次审核
仓储部门

07
确认收货多于订货
采购部门

08
确认收货
仓储部门
《入库单》
三联，一联自留，一联给财务部门，一联交给供应商
09
确认退/换货
仓储部门
《采购退货单》

10
确认入库

《材料仓库日记账》

11
记账
财务部门
进销存月报表
仓储部门上交请购单、采购定单、送货单、入库单，月末根据出、入库单编制进销存月报表，做好结帐工作
2.流程图

三、风险分析
购货的入库和退回如果操作或控制不当，会导致接受不需要/质量不佳的产品，导致公司资产损失，所以要重点关注此流程的风险与控制。

主要风险
关键控制点
审核标准不明晰/标准要求低
质量部门出具《货物合格说明书》，按照统一标准进行审核，如有必要（货物要求精细程度高等），可以联系技术部提供技术支持
审核流于形式，不认真执行/不合格却瞒而不报
提出采购申请的部门在后续使用产品过程中，如有质量方面的问题，向仓储部门追责
收到与采购订单不符的货物
通过对比《采购订单》、供应商提供的样品，收货人员核对产品规格、型号、数量，如果是数量问题，查验《送货单》，《送货单》应清晰显示送货单位名称、送货单位印章或经手人签名、货品的名称、规格、数量、采购订单号，再报告给采购部。在采购部与供应商协调后，取得采购部有权人的书面通知后才能收货。如果是质量问题，联系供应商退货。
收货人员舞弊
加了二层审核，通过收货人以外的人员复核收货人的清点工作，审核收货人填写的入库单，并在入库单上签字。如果复核和审核的人联合舞弊，则需要质量部定时抽查仓库的库存质量或者是使用部门在使用中的反馈。
采购主管多/少确认收货
供应商送货多于订货量，上报采购主管，主管审批通过，如果没有合理理由接收数量不一致的货物，则向主管追责。
退货时数量不符
在退货时，查点数量，如果不符，查监控等，追责到个人。
未经审批的采购
在未收到《采购订单》和《请购单》的情况下，仓库收到未经审批的货物，应当直接退回，
采购和收货人员联合舞弊
每天材料入库完毕，仓库管理员应根据入库单及时、逐笔登记材料仓库日记帐，再次查验时出现问题上报。
四、审计内容及方法
对于采购流程中的购货的入库和退货环节，主要根据流程内部的主要风险进行控制，审计的内容也是围绕可能出现的风险而设计的。
1. 审计目的
A. 仓库内控制度建立和执行的合理性、充分性和合规性;
B. 仓库收货业务执行过程中的效率性;
C. 仓库退货业务执行过程中的效率性。
D. 仓库日记账的准确性。
2. 审计内容
1）仓库内部控制制度和程序的审计
a取得仓库的制度、规定和收发业务流程文件，详细查阅并注明关键控制点。b根据内部控制调查表（见下表），对仓库内部控制做一个初步了解和评价，找出内部控制的薄弱点。
2）仓库货物进库的审计
a审查仓库货物验收是否在具备采购订单、送货单、供货单位提供的合格证明等资料的条件下方能进行，且规格、数量是否相符。
b审查仓库货物检验是否有检验标准，是否根据物资特点采取了恰当的检验方法，必要时是否送交技术部门协助进行，对于有质量缺陷的物资是否单独存放，妥善保管，等待处理。
c审查采购货物验收时发现的各种问题是否及时反馈采购部门并得到适当的处理，是否检验合格物资才能办理入库手续。
d审查验收工作是否及时进行，是否存在由于验收工作滞后延误经营的情况。 3)仓库货物退货的审计
a审查仓库货物退回是否完整和合规。
b审查货物退回数量是否准确，仓库退货是否核对单据、名称、规格、计量单位。
c审查退货货物的质量是否完好。
4） 账目的审计
a是否每天更新仓库日记账，做到账物相符。
3. 审计方法
针对购货的入库和退回流程主要采用抽样，检查，询问，观察等方法来达到审查的目的。
a通过制定内审调查表，对主要风险相关的内容向员工询问；
b对于账务是否一致，抽样进行账单对照；
c制定内审控制评价表了解各职员的自我评价。
五、内审控制评价表及内审调查表
1.内审控制评价表
内审控制主要针对主要风险进行评价：
关键控制点
序号
评价内容
自我评价情况
内控评价
是
否
仓库接收货物是否与订单相符
1
是否有收货人员核对产品的规格、型号、数量是否与经过批准的采购订单相符

2
是否有收货人以外的人员复核？

3
是否有人审核收货人填写的入库单？

4
公司是否建立了产品质量检验程序？

不符合订单的货物，是否按政策及时处理
5
公司是否建立了处理不符合采购定单的供货商送货的相关政策？

6
不符合订单要求的产品是否能在规定时间内及时退回？

7
接受不符合采购订单的供货商送货是否有经授权的管理层批准，并有书面的批准记录？

8
应退回的产品是否在专门区域保管，并有明确的标记？

记账
9
是否有不同审核的人记录仓库日记账？

检查
10
是否有人定期清查货物数量及质量？

2.内审调查表
围绕整个购货的入库和退货流程，对于重点内容重点调查，了解购货的入库和退货流程中内部控制强弱，有则改之，无则加勉。
内审调查表
审核部门

涉及过程

审核员

审核日期

调查项目
调查内容
调查记录
备注
岗位职责分工
有二次验收，以及当日做仓库日记账的人员，这三个职位是否是不同的人员来执行的？

入库
询问仓库及相关人员关于入库及退回方面的控制流程

抽取入库单样本，检查入库单是否有制作人及复核人签字，并跟踪至相应的采购订单，核对入库单上的产品规格、型号、数量是否与采购订单相符

询问仓库及相关人员关于公司产品检验的相关流程

对所有须检验的产品，跟踪至相应的检验记录，检查检验手续是否符合公司政策

对所有发现的入库单上的产品数量大于采购订单量或其它规格、型号等的不符情况，跟踪至授权管理层批准接受的书面记录，或跟踪至相应的退回单据

若发现检验不合格产品，跟踪至授权管理层批准接受的书面记录，或跟踪至相应的退回单据

退货
实地观察仓库的安排，检查应退产品是否放置于专门的区域，并有明显的标记

询问相关部门如保安部和仓库等，了解退货的大门放行程序

抽取样本，检查产品发运的放行记录

实地观察产品发运的放行情况

向仓库人员了解退货单是否有收货签收

随机抽样，从退货单据中抽取张样本，检查是否有收货签收

询问适当管理层退回货物损失的审批程序

获取退回货物的申报表，检查是否有适当管理层的签字

查表单
检查入库单/退回单据，看其是否连续编号

抽取一个会计期间所有的入库单，跟踪至相应的仓库账，检查其内容是否记录正确，且记录于正确的会计期

抽取一个会计期间所有的退回单据，跟踪至相应的仓库账，检查其内容是否记录正确，且记录于正确的会计期

部门合作
询问公司仓库与采购部门、生产部门、财务部门等相关部门信息沟通的政策及流程

六、内审流程图
如下图所示：