综合行政管理体系-文件编写.pptx

综合行政管理体系综合行政管理体系 文件编写文件编写2009.2.17 刘新目录目录l质量管理体系文件的作用l质量管理体系文件的层次l质量管理体系文件编写的基本要求l编写质量体系文件的文字要求l文件的通用内容l质量手册的编制l程序文件的编制l我局识别的程序文件l我局文件系统编码规则l程序和作业指导书模式l各单位、部门代码lIS09000标准的有关条款:4.2.3、4.2.4、7.1、7.2.2、7.4、7.5.4、8.2.1、8.3讲解一一.质量体系文件的作用质量体系文件的作用1.质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序，是组织内部的“法规”。给出了最好的、最实际的达到质量目标的方法，编制和使用文件是具有动态的高增值的活动；界定了职责和权限，处理好了接口，使质量体系成为职责分明，协调一致的有机整体；“该说的一定要说到，说到的一定要做到”，文件成为组织的法规，通过认真的执行达到预期的目的。2.质量体系文件是质量体系审核的依据。证明过程已经确定并优化；证明文件规定已被有效实施；证明文件处于使用控制中。3.质量体系文件是组织开展内部培训的依据。文件作为培训全体员工的教材；寻求文件内容、技能及培训内容之间的适宜平衡；4.质量体系文件使质量体系改进有一个基础。依据文件确定工作过程要求可改进之处；当把质量改进成果纳入文件，变成标准化程序时，成果可得到有效巩固。二二.质量体系文件的层次质量体系文件的层次ll第一层：质量手册 l第二层：程序文件 l第三层：作业指导文件，通常又可分为：技术性第三层文件（如：产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等）和 外来文件。三三.编写质量体系文件的基本要求编写质量体系文件的基本要求a）系统性 应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖ISO9001全部相关要素的要求和规定；工具:工作质量职责、部门职责分配表组织机构图 质量体系文件一览表质量管理体系图 部门代码简称等三三.编写质量体系文件的基本要求编写质量体系文件的基本要求b）符合性 应符合ISO9000标准条款的要求；应符合本组织工作流程的实际情况。具体的控制要求应以满足组织需要为度，而不是越多越严就越好，一句话:适度。通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；三三.编写质量体系文件的基本要求编写质量体系文件的基本要求c）协调性 文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定、技术标准、规范相协调；应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。四四.编写质量体系文件的文字要求编写质量体系文件的文字要求 a）职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；b）结构清晰、文字简明、文风一致。；c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；五五.文件的通用内容文件的通用内容a）文件名称、编号；b）受控状态、版本号、分发号 c）编制、审核、批准；d）生效日期；六六.质量手册的编制质量手册的编制质量手册的常见结构：封面 组织的名称；手册标题；文件编号、手册版本、受控章及分发号；起草人、批准人签名、生效日期；七七.程序文件的编制程序文件的编制1.程序文件描述的内容 往往包括5W1H：开展活动的目的（Why）、范围；做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。七七.程序文件的编制程序文件的编制l2.程序文件结构（参考）：-封面-正文部分：-1.目的-2.范围-3.职责-4.程序内容-5.质量记录-6.支持性文件-7.附录 七七.程序文件的编制程序文件的编制3.程序文件内容概述 l封面：程序文件封面格式类同质量手册。l 正文：-目的：说明为什么开展该项活动。-范围：说明活动涉及的（产品、项目、过 程、活动）范围。-职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。七七.程序文件的编制程序文件的编制 -程序内容：详细阐述活动开展的内容及要求。-支持性文件：列出支持本程序的第三层文件。-质量记录：列出活动用到或产生的记录。-附录：本程序文件涉及之附录均放于此，其编号方式为附录A、附录B，以此顺延。七七.程序文件的编制程序文件的编制4.ISO9001:2000明确要求的程序文件:-文件控制程序 -质量记录控制程序 -内审控制程序 -不合品控制程序 -纠正措施控制程序 -预防措施控制程序 七七.程序文件的编制程序文件的编制5.其它程序l采购控制程序l顾客满意度控制程序l顾客财产控制程序l沟通控制程序l标识和可追溯性控制程序l数据分析控制程序l质量策划控制程序八八.我局程序文件的识别我局程序文件的识别1办公室工作管理控制程序2法制与综合业务工作管理控制程序3卫生检疫处工作管理控制程序4植物检验检疫处工作管理控制程序5动物检验检疫处工作管理控制程序6食品检验监督处工作管理控制程序八八.我局程序文件的识别我局程序文件的识别7 机电检验处工作管理控制程序8 轻纺检验处工作管理控制程序9 认证监管处工作管理控制程序10 检务处检务工作管理控制程序11 科技处工作管理控制程序12 信息中心工作管理控制程序八八.我局程序文件的识别我局程序文件的识别13人事处工作管理控制程序14财务处工作管理控制程序15政工处工作管理控制程序16监察审计室工作管理控制程序17离退休干部管理处工作管理控制程序18机场办事处工作管理控制程序八八.我局程序文件的识别我局程序文件的识别19 内陆港办事处工作管理控制程序20 开发区办事处工作管理控制程序21 机关服务中心工作管理控制程序22 检验检疫协会秘书处工作管理控制程序23 质量策划控制程序24 风险评估与应急控制程序内审控制程序 八八.我局程序文件的识别我局程序文件的识别25采购控制程序26顾客满意度控制程序27顾客财产控制程序28沟通控制程序29标识和可追溯性控制程序30数据分析控制程序31不合格品控制程序32纠正控制程序33预防控制程序34数据分析控制程序九九.我局文件系统编码规则我局文件系统编码规则质量手册编码规则:HLJCIQSC XXXX/Yy 版本号及修订次数 年代（如2008）质量手册代号 黑龙江出入境检验检疫局代码九九.我局文件系统编码规则我局文件系统编码规则程序文件编码规则：HLJCIQCXXXXx 版本号及修订次数 程序序号 程序文件代号 黑龙江出入境检验检疫局代码九九.我局文件系统编码规则我局文件系统编码规则作业指导书文件编码规则：HLJCIQZYXXXXXx 版本号及修定次数 序号 业务类别代码（为业务汉语拼音缩写前两位字头）作业指导书代号 黑龙江出入境检验检疫局代码九九.我局文件系统编码规则我局文件系统编码规则注解：1.以公文形式发布的局、处发文件，按照黑龙江出入境检验检疫局公文处理办法黑检办2002175号执行；2.业务固定格式记录（如报检单、检验原始记录、证书征稿等），沿用原格式和各单位的编码规则；3.外来文件沿用原文件编号，需受控的列入文件控制清单；4.已建立体系的单位和部门沿用原编号。十十.程序和作业指导书模式程序和作业指导书模式 -1.目的-2.范围-3.职责-4.程序内容-5.质量记录-6.支持性文件-7.附录 十一十一.各单位、部门代码各单位、部门代码办公室办公室BG法制与综合业务处法综处FZ植物检验检疫处植检处ZJ动物检验检疫处动检处DJ卫生检疫处卫检处WJ食品检验监督处食检处 SP机电检验处机电处 JD部门代码部门代码轻纺检验处轻纺处 QF认证监管处认监处 RJ检务处检务处 JW科技处科技处 KJ人事处人事处 RS财务处财务处 CW政工处政工处 ZG部门代码部门代码监察审计室监审室JC离退休干部管理处老干部处 LTX信息中心信息中心 XX国际旅行卫生保健中心 保健中心 GL机关服务中心机关服务中心 JF检验检疫协会秘书处协会XH部门代码部门代码检验检疫技术中心技术中心JS机场办事处机场办JC内陆港办事处内陆港办NLG 开发区办事处开发区办 KFQ漠河办事处漠河办MH嘉荫办事处嘉荫办JY绥芬河出入境检验检疫局 绥芬河局SFH部门代码部门代码黑河出入境检验检疫局 黑河局 HH齐齐哈尔出入境检验检疫局 齐齐哈尔局 QHR牡丹江出入境检验检疫局 牡丹江局MDJ佳木斯出入境检验检疫局 佳木斯局 JMS东宁出入境检验检疫局小 东宁局 DN大庆出入境检验检疫局 大庆局 DQ鹤岗出入境检验检疫局 鹤岗局 HG同江出入境检验检疫局 同江局 TJ部门代码部门代码虎林出入境检验检疫局 虎林局 HL密山出入境检验检疫局密山局MS抚远出入境检验检疫局抚远局FY饶河出入境检验检疫局饶河局RH萝北出入境检验检疫局萝北局LB逊克出入境检验检疫局逊克局XK富锦出入境检验检疫局富锦局FJ4.2.3 4.2.3 文件控制文件控制l建立形成文件的程序，控制要点：建立形成文件的程序，控制要点：l文件批准文件批准 l必要评审、更新并再次批准必要评审、更新并再次批准l识别文件的更改和现行修改状态识别文件的更改和现行修改状态l使用处可获得有关版本的适用文件使用处可获得有关版本的适用文件 l保持清晰、易于识别保持清晰、易于识别l识别和控制外来文件识别和控制外来文件l作废文件的控制作废文件的控制4.2.4 4.2.4 记录控制记录控制建立形成文件的程序，建立形成文件的程序，控制目的：提供符合要求和有效运作的证据控制目的：提供符合要求和有效运作的证据l 控制要求：控制要求：l 建立和保存记录建立和保存记录l 记录保持清晰、易于识别和检索记录保持清晰、易于识别和检索l 形成文件的程序，规定记录的：标识、贮存、形成文件的程序，规定记录的：标识、贮存、保护、检索、保存期限、处置保护、检索、保存期限、处置7.1 7.1 产品实现的策划产品实现的策划l策划和开发产品实现过程并与策划和开发产品实现过程并与QMS其它过程要求其它过程要求相一致，应确定：相一致，应确定：l质量目标和要求；质量目标和要求；l确定过程、文件和资源；确定过程、文件和资源；l验证、确认、监视、检验和试验活动的安排，接验证、确认、监视、检验和试验活动的安排，接收准则；收准则；l记录记录l策划的输出形式应适合组织的运作方式策划的输出形式应适合组织的运作方式7.2.2 7.2.2 与产品有关要求的评审与产品有关要求的评审l评审要求：评审要求：l产品要求得到规定产品要求得到规定l不一致的要求已予解决不一致的要求已予解决l有能力满足规定有能力满足规定l评审时机：承诺前评审时机：承诺前l确认没有形成文件的顾客要求确认没有形成文件的顾客要求l产品要求发生变更时的控制产品要求发生变更时的控制l网络销售时的评审网络销售时的评审7.4 7.4 采购采购l7.4.1 采购过程（到哪里买？）采购过程（到哪里买？）l对供方和采购产品的控制的类型和程度取决于对对供方和采购产品的控制的类型和程度取决于对随后的产品实现或最终产品的影响随后的产品实现或最终产品的影响l对供方的评价和选择对供方的评价和选择根据供方提供符合要求产品的能力评价和选择供根据供方提供符合要求产品的能力评价和选择供方方规定选择、评价和重新评价的准则规定选择、评价和重新评价的准则保持评价的结果和任何由评价所引起的措施的记保持评价的结果和任何由评价所引起的措施的记录录 7.5.4 7.5.4 顾客财产顾客财产:l顾客财产：组织控制下或其使用的（包括顾客财产：组织控制下或其使用的（包括知识产权）知识产权）l管理要求管理要求:识别、验证、保护和维护识别、验证、保护和维护l发生丢失、损坏、不适用时，报告顾客并发生丢失、损坏、不适用时，报告顾客并保持记录保持记录8.2.1 8.2.1 顾客满意顾客满意:l监视目的：测量质量管理体系的业绩监视目的：测量质量管理体系的业绩l监视对象：顾客满意监视对象：顾客满意l监视要求：确定获取和使用这种信息的方监视要求：确定获取和使用这种信息的方法法8.3 8.3 不合格品控制不合格品控制l目的：识别和控制，以防止非预期的使目的：识别和控制，以防止非预期的使用或交付用或交付l控制和处置的职责和权限：在形成文件控制和处置的职责和权限：在形成文件的程序中明确的程序中明确l处置不合格品的方法：处置不合格品的方法：l消除已发现的不合格；消除已发现的不合格；l让步使用、放行或接受（批准）；让步使用、放行或接受（批准）；l防止其原预期的使用或应用。防止其原预期的使用或应用。8.3 8.3 不合格品控制不合格品控制l记录：性质和随后所采取的措施（包括批准让记录：性质和随后所采取的措施（包括批准让步）步）l对纠正后的产品进行再验证对纠正后的产品进行再验证 l在交付或已经开始使用以后才发现问题时的处在交付或已经开始使用以后才发现问题时的处理理纠正措施控制程序纠正措施控制程序目的：消除不合格原因，为防止再次发生要求：纠正措施与不合格的影响程度相适应。形成文件的程序，规定以下要求纠正措施控制程序纠正措施控制程序a)评审不合格（包括顾客抱怨）；b)确定不合格的原因；c)评价确保不合格不再发生的措施的需求；d)确定和实施所需的措施；e)记录所采取措施的结果f)评审所采取的纠正措施。预防措施控制程序预防措施控制程序目的：消除不合格的潜在原因，防止其发生要求：与潜在问题的影响程度相适应形成文件的程序，规定以下要求：预防措施控制程序预防措施控制程序a)确定潜在的不合格及其原因；b)评价防止不合格发生的措施的需求；c)确定和实施所需的措施；d)记录所采取的措施的结果；e)评审所采取的预防措施。由于能力和水平有限，错误和不足之处在所难免，还请大家多多批评指正。谢谢！