如何主持会议.pptx

2024/8/9 周五1如何主持会议如何主持会议2024/8/9 周五2会议的现状：会议的现状：80%的的经经理理承承认认，60%的的时时间间在在开开会会和和做与开会相关的工作做与开会相关的工作 80%的的经经理理承承认认，60%的的会会议议没没有有效效率率和效益。和效益。2024/8/9 周五3既然会议的现状如此，为何我们既然会议的现状如此，为何我们还要经常开会？还要经常开会？一、磨刀不误砍柴功一、磨刀不误砍柴功二、高效的会议是一种卓越二、高效的会议是一种卓越的管理工具和方法的管理工具和方法三、会议能增进沟通和理解三、会议能增进沟通和理解2024/8/9 周五4一、一、会议的定义：会议的定义：指两个以上的人为特定的目的而进行的一种面对面的多向沟通，它是一种管理工具和手段。2024/8/9 周五5会议的成本核算会议的成本核算会议成本：=（年薪）（准备+开会）时间+其它费用 12*26*82024/8/9 周五6会议的基本原则：会议的基本原则：会而有议，议而有决，决而有行，行而有果。2024/8/9 周五7二、会议的作用：二、会议的作用：（除非有必要，否则不开会）（除非有必要，否则不开会）提供信息；收集信息；解决问题；宣传政策；培育训练。2024/8/9 周五8三、三、会议的准备：会议的准备：1.制定会议的预案包括：a、会名、主题；b、会期、会议用时；c、与会人员；d、筹备人员的职责；e、会议议程和日程;f、会议要达到的目的。2024/8/9 周五92.文件的准备:3.思想和意见的准备；4.后勤方面的准备（场所、设备）；5.会前通知及会前检查2024/8/9 周五10四、如何提高会议的效率四、如何提高会议的效率:q做好准备；q准时开会；q议题明确；q安排紧凑；q精心选人；q抓住中心；q发言简短；q议而有决。2024/8/9 周五11五、如何把握会议的气氛五、如何把握会议的气氛2024/8/9 周五121.1.善于观察、把握时机了解与会者的情绪：察言观色（目光、手、脚等姿势）；把握自己的姿态和发言的火侯（不插话太久，不随意打断他人发言）；2024/8/9 周五132.2.注意打破会议的沉默注意打破会议的沉默 积极排除以下心态：a、顾虑害羞；b、持少数意见（反对派）；c、无所谓；d、对立而沉默.2024/8/9 周五143.3.注意引导会议上的讨论注意引导会议上的讨论 1、提炼、归纳所有意见让正确的观点成为自己的意见，最终形成完善、可行的决议 2、用短暂的沉默来停止无谓的争吵，然后带回主要议题。2024/8/9 周五154.4.巧妙的对付开始的冷场巧妙的对付开始的冷场 a、安排众人准备一下再开；b、安排大家先说不成熟的意见；c、重新解释一下议题；d、若议题难度大，可由浅及深；e、可开个玩笑或讲讲最近的趣闻2024/8/9 周五165.5.善于控制离题发言善于控制离题发言 a、接过离题讨论言语，顺势巧妙引回问题；b、联系讨论的某层含义，引回到主题；c、一句风趣、幽静的话截住而引回到主题.2024/8/9 周五176、设法凭发问令听众介入，避免设法凭发问令听众介入，避免从头到尾唱独角戏；从头到尾唱独角戏；a、不要用家长式的管理风格去主持会议，避免一言堂；b、注意善用提问引导与会者积极参与到会议的讨论中；C、多用“开放式疑问句”、“澄清式问名”、“探索式问句”；慎用“封闭式问句”、“含第三者意的问句“；避免使用“强迫选择式问句”与“多种式问句”。2024/8/9 周五18发问的技巧：*注意保持视线接触；注意保持视线接触；*注意发问的注意发问的时机时机；*按平常对话的按平常对话的速度速度发问；发问；*主持人应尽量主持人应尽量不要不要使用使用指名指名答复问题；答复问题；*必要的时候，主持人可以使用指名答复问题；必要的时候，主持人可以使用指名答复问题；*主持人提出敏感性的问题时，应附带说明发问理由；主持人提出敏感性的问题时，应附带说明发问理由；*所有的问题都必须环绕一个中心主题；所有的问题都必须环绕一个中心主题；*主持人应尽量主持人应尽量先由广泛先由广泛的问题，再的问题，再移向特定移向特定的问题；的问题；*主持人发问之后，应给予答复者主持人发问之后，应给予答复者足够的时间足够的时间答复；答复；*主持人对答复者的答复应主持人对答复者的答复应表示表示竭诚的竭诚的欢迎、感谢欢迎、感谢。2024/8/9 周五197、用高昂的基调结束你的会议用高昂的基调结束你的会议A、回顾会议情形，通报会议取得的成果，感谢大家的参与；B、指出分歧，评价会议进展，对表现突出的人员作出表扬C、明确全体成员理解会议内容和会后的行动方法，并号召大家积极行动。2024/8/9 周五20六、如何处理会议中的六、如何处理会议中的争执与分歧争执与分歧2024/8/9 周五21 这个会上为什么没有争执呢？如果没有争执，一定是哪里出了问题？迈克尔迈克尔.艾斯纳艾斯纳 迪尼斯公司总裁迪尼斯公司总裁 如果两个人处处一致，那么可以肯定，只有一个人在动脑子。约翰逊约翰逊 美国第美国第36任总统任总统2024/8/9 周五22 1.1.工工作作意意见见分分歧歧和和争争执执的的处处理理：对对双双方方意意见见优优劣劣作作出出判判断断，把把它它们们归归纳纳条条理理化化，引引导导大大家分清辩论的焦点家分清辩论的焦点。2.2.偷偷换换引引起起争争执执的的论论题题：纠纠正正其其错错误误理理解解、引导其对同一个问题讨论。引导其对同一个问题讨论。3.3.若若争争执执激激烈烈，则则休休息息五五分分钟钟，给给双双方方平平息息心心情情，重重新新开开始始后后主主持持人人做做出出总总结结并并进进行行下下一个议程。一个议程。2024/8/9 周五23 4.4.由由于于人人际际关关系系紧紧张张而而引引起起争争论论：尽尽快快制制止止,让让有有涵涵养养的的先先安安静静下下来来，稍稍后后再再处处理理，必要时对不正确的一方予以批评。必要时对不正确的一方予以批评。5.5.主主持持人人与与参参会会者者之之间间争争执执：主主持持人人应应保保持持冷冷静静、克克制制，若若对对方方有有理理，则则表表明明自自己己观观点，若无则停止争论，会后单独讨论处理。点，若无则停止争论，会后单独讨论处理。2024/8/9 周五24注意：大多数规章条例都不是一致性决议。大多数规章条例都不是一致性决议。大多数人事任免也不是一致性决议。大多数人事任免也不是一致性决议。2024/8/9 周五25七、成功的会议的特点：七、成功的会议的特点：a、准备充分，按议程进行，未离题；准备充分，按议程进行，未离题；会议效果百分：会议效果百分：A、会前准备70%；B、会后跟进20%；b b、与会者全体参与讨论，各自阐述观点，、与会者全体参与讨论，各自阐述观点，并有结论，让与会者感到满意；并有结论，让与会者感到满意；c c、目标能被实现，或者能在最短的时间内、目标能被实现，或者能在最短的时间内实现；实现；d d、有详细的会议记录（、有详细的会议记录（5W1H5W1H）；）；e e、会议决议的跟进执行；、会议决议的跟进执行；2024/8/9 周五26标准会议议程会议主题：产品线优化专题会议会议主题：产品线优化专题会议会议时间：会议时间：2007年年07月月19日日10-13点点会议地点：总部二楼会议室会议地点：总部二楼会议室主持人：张飞主持人：张飞参加人：刘备、诸葛亮、赵云参加人：刘备、诸葛亮、赵云主持人开场白主持人开场白/会议动员会议动员/要达到的目标要达到的目标回顾上次会议决议完成情况：回顾上次会议决议完成情况：10：05-10：30本次会议议题本次会议议题（每人限制发言时间）每人限制发言时间）10：03-12：00问题管理问题管理/自由议题自由议题 12：00-12：50会议总结会议总结 12：50-13：002024/8/9 周五27标准会议记录：会议主题：会议主题：产品线优化专题会议产品线优化专题会议会议时间：会议时间：2007年年07月月19日日10-13点点会议地点：会议地点：总部二楼会议室总部二楼会议室主持人：主持人：张飞张飞参加人：参加人：刘备、诸葛亮、赵云刘备、诸葛亮、赵云上次会议的决议完成情况：上次会议的决议完成情况：*本次会议决议：本次会议决议：(必须包含必须包含5W1H因素因素)*例：营销中心负责于例：营销中心负责于25日前组织加盟商安全会议。日前组织加盟商安全会议。由营运、工程分别从各个角度对加盟商进行讲解。由营运、工程分别从各个角度对加盟商进行讲解。（刘备、诸葛亮、赵云刘备、诸葛亮、赵云）