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函函概念、性质和特点 函是机关之间用于商洽工作、问询和回复问题，向相关主管部门请求同意一些事项带有显著泛行性和商洽性公务文书。第1页l函突出特点表现在以下三个方面：（1）应用范围广泛 函应用范围在公务文书中最为广泛。凡上级机关向下级机关问询、催办普通事宜，平行机关和不相隶属机关之间商洽、联络、问询、回复相关事项和问题，依据业务需要向相关主管部门请求同意相关事宜，以及通知普通事宜、报送简单物件、对原发文件进行细微补充或更正等，都能够用函行文；甚至机关单位对个人也可使用，如用函回复群众来信来访等。第2页l（2）行文路线较为自由 函制发普通不受行文关系严格约束限制，只要公务需要，就能够向平行机关和不相隶属机关发出，也能够向上级机关或下级机关发出。这是之所以把函称为泛行性公务文书主要依据。l（3）语气平和礼貌 函语体格调含有平等色彩，不但向平行机关和不相隶属机关发出函，即使是上级机关向下级机关发出函，其遣词用语也比指示、批复、通知等文体平缓、谦逊。第3页2函种类 函按其内容性质可分为以下五种：（1）商洽性函 这是平行机关、不相隶属机关之间商洽工作、联络相关事宜时所使用函，如国务院办公厅关于处理北京大学新生在军训期间粮油等供给问题函等。一些上级领导机关向下级机关交办、催办一些详细事宜而不宜用指示、通知行文时所使用函也属于这类，如国务院办公厅关于认真查处广西壮族自治区融水县同练乡大平村非正常死亡事件中相关于部责任问题函。第4页（2）问询性函 这是上下级机关之间相互问询相关问题而又不宜使用指示、通知、汇报、请示等文种行文时而使用函，如关于问询全国方便食品会议后落实落实情况函。第5页（3）请示性函 这是各级机关、各类团体和企事业单位向相关业务主管部门请求同意事项但又因为无直接隶属关系不宜使用请示行文时而使用函。如中央驻地方单位因土地征用事宜要请求当地土地管理部门批按时，就应用这类函行文。第6页（4）回复性函 这是上下级之间相互回复对方问询而不宜用批复、汇报行文，业务主管部门回复相关请求同意事项而不宜用批复行文时所使用函。机关综合部门（办公厅、办公室）按机关领导指示以本部门名义行文回复下级机关请示事项时也用之。如国务院办公厅关于中国科学技术协会设置科技开发型企业问题复函等。第7页3.函写作1）函结构和写法 函结构由标题、主送机关名称、正文、落款等几部分组成。函标题普通应采取三要素齐全规范形式。标题内文种名称一项应依据行文主动是否而异。普通来说，问询性函和请示性标题中文种名称只写“函”，商洽函中主动行文者应用“函”，被动行文者宜用“复函”；回复性函文种名称自然以“复函”为宜。第8页l l 函普通单独编列发文字号，其代字一项应有别于请示、汇报、通知、批复等。字号标示位置与其它公文相同。l 函多有特定行文对象，故必须写明主送机关（单位）名称。除上级机关同时向全部下级机关发出问询性函外，其余函都只能有一个主送机关。l 正文之后落款，应签署发函机关全称或规范简称。落款下方，要写清发函日期。第9页 函正文国内容不一样而有不一样写法。函正文国内容不一样而有不一样写法。（1）商洽性函 商洽性函正文普通包含商洽缘由、商洽内容、意愿要求一等三个方面内容。商洽缘由即为何要提出商洽，普通是简明写出一些事实或引述上级文件精神作为提出商洽依据。商洽内容即商洽详细事项，如需对方给予什么帮助，或双方应共同办理某事等。意愿要求既包含对受文者详细要求及对受文者态度咨询，还包含对要求补充说明或有分寸强调。有时也能够不写缘由而直接提出商洽详细事项。内容较为复杂商洽函宜分段叙写，缘由部分为引言，事项部分作主体，意愿部分当结尾。事项及要求意愿不止一项时，可分条写出，方便对方考虑 第10页（2）问询性函 问询性函内容普通包含问询缘由、问询事项两个方面。问询缘由用于说明问询原因和目标，普通是简明叙述相关情况，让对方了解问题由来和问询目标。问询事项部分要详细写明所问询问题，或是简述某一事项并提出处理方法，然后征求对方意见，提出回复要求。问询性函正文结构形式与商洽性函靠近。问题单一，原因、目标对方也都很清楚问询事项，可采取篇段合一式结构，将所问问题及回复要求写清即可。问询事项包含几个详细问题时，可将缘由部分写成一个简短引言，然后将问题分条列出，使对方一看就懂，并能依题作答。第11页（3）请示性函 请示性函正文普通包含请求同意缘由、请求同意事项及期复意愿等三方面内容，其结构和写法与请求同意请示相同，只是行文语气上稍有不一样。第12页（4）回复性函 回复性函属于被动性公文，必须针对来函所问询或请求同意事项作答，其正文普通包含回复缘由、回复内容两个方面。回复缘由通常写明对方来函日期、文号、标题，必要时简单复述对方所问询题或所提要求。回复内容即针对对方所问询题作出回答或对请求同意事项态度，要写得详细明确而又简明。若来函采取分条问询、陈说方式，复函也以分条对题作答为宜。回复内容写完后，可用“特此函复”等习惯结语收结正文；也可不用结语，直接由回复内容最终一条自然收 第13页2）函写作要求 （1）一函一事，中心明确 函虽比其它公文行文自由一些，但也必须要做到“及时、准确”。若把不相关两件或几件事写在一份函中，必定会影响对方处理速度，甚至会延误公务。所以不论是商洽工作还是问询事项，更不论是请求同意还是回复问题，都要做到一函一事，中心明确。第14页（2）简练明快，不用套语 函正文强调就事论事，应开门见山，直陈其事，把该讲缘由、事项、要求等简明扼要讲清，把该表明态度表明，无须有请安、问候之类客套，也不要空发议论，大讲道理，转弯抹角，更不可含糊其辞，模棱两可，不着边际。（3）态度诚恳，措辞得体 函不论制发方向是谁，都要尊重对方。尤其是商洽工作、问询事项、请求同意等有求于对方时，更要求态度恳切谦逊、理由充分恰当、措辞委婉得体、语气平和礼貌；提出意见、要求等要给对方留有余地，不可强人所难。不宜使用指令性语言，更不可盛气凌人，乱打官腔，引发对方误会。第15页会议纪要1会议纪要概念、性质和特点 会议纪要是用于记载、传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同恪守、执行纪实性、指导性公务文书。第16页 作为正式公务文书会议纪要主要适合用于一些为处理当前工作中某一实际问题而召开主要专门会议。相关部门（会议主办单位）将会议所分析、讨论、研究、处理问题，形成决议及会议活动情况等整理成会议纪要，普通有两个目标，一是向上级机关汇报会议情况，方便及时得到上级指导；二是向与会单位及下属机关传达会议精神，方便落实执行。另外还可用于向相关单位通报会议情况，交流信息及归档保留，供必要时查阅使用。所以，只研究普通事务性问题而不包括方针策和重大决定会议，普通不用写会议纪要；即使有必要形成会议纪要，普通也不作为正式公文发送。作为正式公务文书会议纪要有三个突出特点：第17页l l（1 1）纪实性）纪实性 会议纪要是会议内容、会议情况真实反会议纪要是会议内容、会议情况真实反应，是会议宗旨、会议精神忠实表达。随心所欲地增减应，是会议宗旨、会议精神忠实表达。随心所欲地增减或变换会议内容，借题发挥、添枝加叶所形成关于会议或变换会议内容，借题发挥、添枝加叶所形成关于会议文字材料，不论是否以文字材料，不论是否以“纪要纪要”命名，也不是真正会议命名，也不是真正会议纪要。纪要。l l （2 2）纪要性）纪要性 会议纪要不一样于会议统计。它对会会议纪要不一样于会议统计。它对会议情况反应不是有闻必录，而是就会议中主要情况和研议情况反应不是有闻必录，而是就会议中主要情况和研究处理重大问题、决议意见撮其关键点进行整理，概括究处理重大问题、决议意见撮其关键点进行整理，概括出会议主要精神，即出会议主要精神，即“纪纪”（归纳整理）出会议（归纳整理）出会议“要要”来。来。l l （3 3）决议性）决议性 会议纪要反应了会议主要精神，是会会议纪要反应了会议主要精神，是会议对所研究议题结论性、决议性意见，一经按照要求程议对所研究议题结论性、决议性意见，一经按照要求程序下发，便对相关单位和人员含有指导作用和行政约束序下发，便对相关单位和人员含有指导作用和行政约束力，相关范围内单位和人员必须落实执行而不能违反。力，相关范围内单位和人员必须落实执行而不能违反。这实际上已经有了决议一些性质与作用，只不过它在成这实际上已经有了决议一些性质与作用，只不过它在成文程序上不如决议那样严格，普通无须经过全体与会人文程序上不如决议那样严格，普通无须经过全体与会人员表决经过。员表决经过。第18页2会议纪要种类（1）例行会议纪要 这是机关、团体、企事业单位领导层按照自己工作程序和工作制度，用办公会议形式对日常工作中相关问题进行研究后形成会议纪要。其内容普通较为简单，主要用于机、团体、单位内部，既作开展工作依据，又用来存查备考，还能够下发下属单位落实执行或传达沟通一些情况。第19页（2）专题会议纪要 这是就一些包括范围较大、主要程度较高专题工作或专门问题召开会议，以安排布署工作、研究处理问题，要求与会单位和人员共同落实执行而形成会议纪要。其内容现有对工作意义、任务、目标阐述与要求，也有对工作进程、步骤安排，布署以及详细办法、要求等，有时还有对相关方针、政策阐发和落实意见。第20页（3）座谈会议纪要 这是就某一工作问题或学术问题召开相关人员进行讨论座谈，相互交流观点、看法所形成会议纪要。它既要反应与会人员共识，又要如实反应不一样意见争鸣。如常见学术会议纪要、政策研讨会议纪要、经验交流会议纪要等。第21页 在上述三种会议纪要中，前两种都含有法定权威，规范、约束、指导作用较强；后一个则虽对工作有一定指导意义，但不含有法定权威，规范、约束作用较弱。当前各级领导机关作为正式公文上报下发，主要是第二种会议纪要。第22页3.会议纪要写作1）会议纪要结构和写法 会议纪要结构普通由标题、引言、主体、结尾四部分组成。第23页 （1）标题 会议纪要标题在整个公务文书中表现得最为特殊。它有两种形式，一个是由会议名称和文种名称“纪要”二字组成标题，如一九九O年经济特区工作会议纪要全国拥军优属拥政爱民工作会议纪要等；另一个是由正标题和副标题组合而成双标题，如重视对青少年道德教育是全社会当务之急XX省德育研究会第第二年会纪要民继承吸收创新一弘扬民族优异文化座谈会纪要等。严格说来，作为正式公务文书会议纪要都应采取单标题形式，而后一个形式只宜于应用于研讨会议纪要和座谈会议纪要。会议纪要因为必须依赖于汇报、通知等文件上报下发，故 普通不编列发文字号，不写主送机关名称。第24页（2）引言 引言部分主要介绍会议基本情况，包含会议名称，召开会议目标，会议时间、地点、主办单位、与会人员及主持人，会议议程和活动、效果和意义等。第25页（3）主体 主体部分详细写会议议定事项和会议精神，包含会议所研究问题，所作出决议、决定，所布置工作、任务，所确定方法、办法等。要依据会议宗旨，在认真作好会议统计、仔细研读会议文件、全方面了解会议内容、准确把握会议精神基础上做好分析、综合、概括、提炼、组织、整理工作，把会议主要精神简明而又详细、准确而又清楚地反应出来。第26页 主体详细写法大致有三种情况。一是一是按会议研究问题次序分条排列，逐一说明会议研究了什么问题，做出了什么决定，有哪些安排布署等。另一个另一个写法是按会议所研究、决定内容，将主体分成几个部分，每部分用序码或小标题标引，反应会议内容一个方面；各部分开头分别用“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”等同语引发，展开对本部分内容阐述。第三种第三种写法是把会议所讨论问题和与会人员讲话按性质分类，归纳成几个问题来写。一个问题为一个部分，每部分中现有对共同意见概括，又有对详细观点反应，还有能代表讲话人观点原话。几个部分结合起来，既能突出会议关键点，又能如实地反应出与会人员在详细问题上看法异同。一些座谈会、讨论会、经验交流会所形成重在沟通情况、传递信息会议纪要，惯用这种写法。第27页（4）结尾 会议纪要结尾普通是提出希望、号召，要求相关单位和人员认真落实会议精神，努力完成会议所提出工作任务。第28页2 2）会议纪要写作要求）会议纪要写作要求（1 1）详尽地占有材料详尽地占有材料 纪要撰写人最好能够自始至终地纪要撰写人最好能够自始至终地参加或列席会议，做好会议统计，搜集会议各种文件材料，参加或列席会议，做好会议统计，搜集会议各种文件材料，包含讲话稿、汇报稿、小组讨论统计、会议简报等，以全包含讲话稿、汇报稿、小组讨论统计、会议简报等，以全方面掌握会议情况和与会者观点，为撰写纪要打下良好基方面掌握会议情况和与会者观点，为撰写纪要打下良好基础。础。（2 2）突出中心）突出中心 写作会议纪要不一样于作会议统计。要依写作会议纪要不一样于作会议统计。要依据会议宗旨和领导意图，对占有材料进行筛选、分析和概据会议宗旨和领导意图，对占有材料进行筛选、分析和概括，集中符合宗旨和中心要求多数人一致意见，形成纪要括，集中符合宗旨和中心要求多数人一致意见，形成纪要中心和重点，并围绕中心组织材料，真正写出会议中心和重点，并围绕中心组织材料，真正写出会议“要要”来。除学术性座谈会纪要外，不能在纪要中写进有分歧观来。除学术性座谈会纪要外，不能在纪要中写进有分歧观点。点。（3 3）忠实于会议实际内容）忠实于会议实际内容 为了确保会议纪要纪实性，纪为了确保会议纪要纪实性，纪要撰写人必须忠实于会议内容，绝不能以个人观点和好恶要撰写人必须忠实于会议内容，绝不能以个人观点和好恶感情来增减、更换会议内容；更不能随心所欲地搞移花接感情来增减、更换会议内容；更不能随心所欲地搞移花接木、张冠李戴甚至借题发挥。木、张冠李戴甚至借题发挥。（4 4）简明扼要，语言准确）简明扼要，语言准确 会议纪要篇幅不宜太长，语会议纪要篇幅不宜太长，语言表不能含混不清，更不能出现歧义，方便于相关单位和言表不能含混不清，更不能出现歧义，方便于相关单位和人员了解与落实执行。人员了解与落实执行。第29页
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