《企业档案管理规定》主要内容及相关思考.pdf

摘要：2023 年10月1日起施行的 企业档案管理规定 是新时代企业档案工作的重要准则。论文对企业档案管理规定 主要内容进行了系统介绍和评述，分析了主要特点，并提出了进一步完善的建议。关键词：企业档案档案管理国家档案局第21号令档案部门规章Abstract：TheRegulations on Enterprise Archives Managementimplemented from October1,2023 is an important basis for enterprise archive management in the new era.This papersystematicallyintroducesandevaluatesthemain content of theRegulations on EnterpriseArchives Management，analyzes the main characteristicsreflectedintheRegulations，andputs forward some suggestions for its furtherimprovement.Keywords：Enterprisearchives；Archivesmanagement；Order No.21 of theNational Archives Administration of China；Archives department regulation企业档案是企业各项活动的原始记录，是企业重要的资产，是国家档案资源的重要组成部分。企业档案工作是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务企业和国家经济社会发展的一项重要工作，是服务党和国家工作大局的一项重要工作。1为全面贯彻落实党中央关于加强和改进新形势下档案工作的重大决策部署、习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示批示精神，以及 中华人民共和国档案法（以下简称 档案法），中办、国办印发的 “十四五”全国档案事业发展规划 和国家档案局印发的 关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见 档案检查工作办法 等有关要求，推动新时代企业档案工作的高质量发展，国家档案局 2023年 8 月 8 日以第 21 号令形式公布了 企业档案管理规定（以下简称 规定）。一、规定 主要内容及评述规定 是企业适应国家治理体系和治理能力现代化要求，适应数字化转型整体驱动带来的机遇和挑战，适应新时代企业改革和发展的需要，进一步规范、推动和提升企业档案工作的重要依据。规定 的实施，将有利于企业依法依规开展档案的收、管、存、用等工作，有利于企业增加档案工作的投入，有利于推进企业档案工作的转型升级，有利于以高质量档案工作助推企业高质量发展、更好地服务保障党和国家事业发展大局。规定 与 2002年颁布实施的 规定（以下简称 2002 版 规定）21条条款相比，增加了56条，且设置为十章。（一）第一章“总则”共7条，补充了2002版 规定 第一条到第四条条款内容，增加了 规定 适用范围、企业委托档案服务要求等内容。1.规定 制定目的、依据及适用范围。规定 制定目的是加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，即通过“科学、规范管理”，达到“加强”企业档案工作，实现两个“服务”的工作目标。规定 的制定依据 档案法 等法律法规，体现了依法治理、依法治档思想。规定 适用于我国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展的档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动，明确了 规定 适用的对象、企业档案工作的基本内容和主要任务，以及企业档案企业档案管理规定 主要内容及相关思考张晓（栏目编辑：胡菡）法规标准北京档案二二四年第一期30工作的主要流程和关键环节。2.企业档案的概念、企业档案工作的价值。规定 明确了企业档案的概念，较2002年版 规定 中企业档案的定义，增加了企业研发、建设、服务等活动，体现了企业类型多样性、企业经营和生产范围的广泛性；增加了“直接形成”，强调了档案是企业在特定活动中直接形成的、而不是事后编写或收集的文件材料，体现出了档案的原始记录性和真实可靠性；用“历史记录”作为档案的属概念，与 档案法 中档案概念一致，强调了档案是原始的历史记录、直接的真实记录，这是档案区别于情报、图书、文献等的本质属性。2规定 指出了企业档案工作对企业及其职工、对国家档案事业、对党和国家工作大局的重要作用。3.企业档案工作的管理体制、原则和条件保障。规定 较2002版 规定 增加了“坚持中国共产党对企业档案工作的领导”的内容。强调企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制。档案工作不能脱离业务工作，做好档案工作必须加强档案工作与业务工作的深度融合。规定明确要将档案工作纳入企业整体工作规划、年度计划中，强调档案工作要与业务工作同部署、同实施、同推进、同发展、同考核。规定 要求档案工作经费应当列入企业年度财务预算。规定 明确了企业档案工作的基本原则，明确了国家、地方档案主管部门，以及各类开发区档案管理机构和档案部门对全国、地方及区域企业档案工作的管理职责；中央和地方专业主管部门对所属企业档案工作的管理职责，以及企业对所属单位档案工作的管理职责。4.企业档案委托服务要求。近年来，企业档案工作委托服务日益增多，规定 明确要求委托服务要以保证服务质量、确保档案安全为目标，遵从合法、安全、可控原则，选择的受托方要具备相应资质和服务能力，要签订包含约定服务范围、质量和技术标准等内容在内的委托协议，要对受托方进行监督。（二）第二章“机构和人员”共7条，补充了2002版 规定 第五条到第七条的条款内容，增加了档案部门（机构）设置和人员配备、培养等具体要求。1.档案机构和职责。一是档案部门（机构）设置。企业应当根据规模和管理模式设置档案部门（机构）或确定负责档案工作的部门（机构）。企业可以根据需要按照规定设立档案馆。中央企业、地方国有大型企业应当在总部设立负责档案工作的职能部门。二是档案部门（机构）的工作职责。较2002版 规定 中的工作职责更加全面、清晰，增加了负责组织制定并实施档案工作中长期发展规划和年度计划，组织协调建设、科研、产品（业务）等项目档案验收工作；组织实施档案信息化建设，开展档案科研、创新、宣传、培训和交流等职责。三是部门的档案工作职责。规定 明确了企业各部门负责本部门文件材料的形成、积累、鉴定、整理、归档，遵循“谁形成，谁归档”原则，压实部门的档案工作责任，落实“管业务必须管档案”职责，确保档案管理责任纵向到底、横向到边，全覆盖、无死角。2.档案人员和要求。事业发展，关键在人。档案工作早已不是看库房、守摊子，而是在法律法规框架内、利用现代信息技术对档案实施科学管理。建立适应档案工作需求的人才队伍是企业档案工作发展的重要保障。一是人员配备。企业应当配备与企业规模相适应的专职档案工作人员，确定分管档案工作负责人、档案部门负责人。企业各部门（含项目）应当确定档案工作负责人，配备专（兼）职档案工作人员。规定 首次提出档案总监的概念，明确企业可以根据需要设置档案专业负责人（档案总监）。二是履职要求。企业档案工作人员应当忠于职守、遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。三是人才培养。企业应当加强档案工作人才培养和队伍建设，强调要培养业务精湛、勇于创新的档案人才队伍，要使职称晋升通道更畅通，做到吸引人才、留住人才。（三）第三章“设施设备”共10条，本章条款为新增，其主要内容如下。1.档案用房设置、选址及设计要求。档案办公、阅览用房和档案库房应分别设置，业务和技术用房可根据需要设置。档案库房、阅览用房等面积应当根据载体类型设置，且满足业务开展需要。（新建）库房面积应当满足档案一定存放年限需要。阅览用房、库房、业务和技术用房的选址和建筑设计应符合档案馆建筑设计规范（JGJ 25）规定。2.档案设施设备配备、装具要求。阅览、业务和技术用房应当配备视频监控设施设备、消防设施等。库房应当安装防盗门窗、视频监控、防光窗帘等设施设备，配备安全防范、消防、火灾自法规标准北京档案二二四年第一期31动报警、温湿度监测调控系统等。配备符合国家规定、与档案库楼面均布活荷载标准值相匹配的档案装具。配备能够满足需求的设施设备。（四）第四章“文件材料的形成、收集、整理与归档”共12条，在2002版 规定 第八、九条条款内容的基础上，进一步明确了企业档案工作机制、细化了归档工作的相关要求，增加了建设、科研、产品（业务）等项目档案验收，以及档案收集的有关要求。1.档案工作机制。规定 明确企业档案工作的“四参加”“四同步”机制，即档案部门或档案人员要参加产品鉴定、科研课题评审、项目验收、设备开箱验收等工作，档案工作要与项目计划任务下达、项目进度检查、项目成果验收或鉴定、项目总结等同步。档案工作应纳入业务工作，聚焦业务“全过程、全要素”，实现“业务全渗透、过程全监控、结果全记载”，变“末端收、分散抓”为“前端管、全程控”，确保业务工作形成的文件材料“应归尽归”“应收尽收”。2.归档文件形成和整理要求。规定 明确了企业形成的文件材料的记录载体和方式、归档文件材料的形成要求、整理规则、归档时间要求等。3.文件材料归档范围。规定 要求企业应按照企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令第10号），编制本单位各类文件材料归档范围和档案保管期限表，并按要求指导所属单位编制并负责审批。中央企业总部、地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和档案保管期限表应分别报国家档案局、同级档案主管部门同意后执行。4.归档要求。规定 对文件材料归档、档案移交作出了明确规定。明确企业撤销部门的未归档文件材料、尚未完成的项目（业务）文件材料，企业人员岗位变动有待归档文件材料，多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料均应按照要求（约定）归档。任何部门或人员不得将应归档的文件材料据为己有或者拒绝归档。5.档案验收、收集。建设、科研、产品（业务）等项目需进行档案验收（审查或绩效评价）的，应当按照规定实施。企业可以按照规定通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案。（五）第五章“档案的保管、保护、鉴定与处置”共9条，在2002版 规定 第十、十一、十七条条款内容的基础上，细化了档案保管保护、保管期满档案的鉴定和销毁，以及资产与产权变动档案处置等要求。1.档案保管、保护。规定 明确了企业档案按全宗管理的要求，档案保管和保护原则，以及档案备份、应急管理、档案“九防”、库房管理、档案入库前的技术处理要求、受损档案处理、档案安全的定期检查等的具体要求。2.档案鉴定、销毁。对于保管期限已满的档案，企业应当及时鉴定处置。规定 明确了鉴定工作的组织、鉴定程序等，对仍需保存的档案、确无保存价值的档案应当分别予以相应处置。强调了电子档案和传统载体档案数字化成果，以及涉密档案销毁等的要求。3.资产与产权变动档案处置。企业应当按照业务监督指导关系及时向相应档案主管部门或母公司（投资主体）报告其资产与产权变动有关情况。国有企业应当按照 国有企业资产与产权变动档案处置办法（国家档案局令第17 号）规定开展档案处置相关工作。（六）第六章“档案的利用、开发、统计与移交”共7条，补充完善了2002版 规定 第十二条、第十四到第十六条条款内容，增加了建立健全利用制度并严格执行制度等要求。1.档案利用开发。规定 明确了企业档案开发利用的规则，企业应当建立档案利用制度、履行严格的审批程序、合法提供档案利用。企业应当编制检索工具，提供多种形式的档案利用，加强对突发事件应对管理活动相关档案的研究整理和开发利用，围绕重大活动、重点工作和重要历史节点开展档案编研，对利用活动及时跟踪和监督。2.档案统计。企业应当对馆藏档案的利用、出入库、交接、鉴定处置、信息化建设、委托服务等情况，以及档案人员出入库情况，档案设施设备等定期统计并建立台账，同时要按照有关要求报送统计报表。3.档案移交。企业应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，并配合档案馆做好档案降解密和开放审核。向档案馆移交档案时，应当按照相关规定标注档案密级变更情况，并附具档案开放审核意见。（七）第七章“档案信息化建设”共15条，补充完善了2002版 规定 第十三条法规标准北京档案二二四年第一期32的条款内容，明确了企业档案信息化建设总体要求，电子档案管理系统、软硬件和数字档案资源建设要求等。1.总体要求。企业应当加强档案信息化建设，将档案信息化纳入企业信息化建设的总体规划。倡导具备条件的企业建设数字档案馆（室）。2.软硬件建设。企业应当配置满足档案数字资源管理需要的网络设施、服务器及存储设备、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等。3.电子档案管理信息系统。系统应当符合国家安全保密要求，具备档案日常管理的基本功能，并与企业其他信息系统相互衔接，且实施备份策略和管理。4.数字档案资源建设。一是电子文件归档。规定 明确业务系统电子文件归档范围、格式及整理等要求。二是传统载体档案数字化。企业应当按照纸质、录音录像档案数字化规范开展传统载体档案数字化工作。5.电子档案管理。规定 明确电子档案管理应当实施全方位的安全与保密措施，明确了电子档案存储方式、“四性”检测、迁移及其有关要求等。（八）第八章“监督管理”共5条，本章条款为新增，其主要内容如下。1.档案检查。企业应当接受并配合档案主管部门依据国家档案局印发的 档案检查工作办法 组织开展的档案检查。国有企业应当按照资产归属关系定期对所属单位的档案工作开展检查考核。32.档案安全隐患、违法行为处理。规定 列举了八条存在安全隐患的情形。企业、档案主管部门发现档案存在安全隐患的，应当责令限期整改，及时消除档案安全隐患。档案主管部门或者有关机关应当对所举报的企业档案违法行为及时依法处理。（九）第九章“奖励与处罚”共2条，在2002版 规定 第十八、十九条条款内容的基础上，补充列举了表彰奖励的六种具体情况，明确了对违反 规定 的企业或个人予以处理的要求和依据。（十）第十章“附则”共3条，在2002版 规定 第二十、二十一条的条款内容基础上，明确了 规定 解释权限和生效时间，同时废止了2002版 规定，并且进一步说明了各省、自治区、直辖市档案主管部门可以根据 规定制定实施细则，科技事业单位可以参照 规定 执行。二、规定 主要特点规定 是适应企业档案工作面临的新形势、新任务、新要求、新挑战，紧扣工作目标，遵循工作原则、锚定工作重点、立足工作实践，对企业档案管理相关制度做出的完善。其内容呈现出以下三项突出特点。一是提出了操作性较强的国有企业档案管理责任要求。国有企业是中国特色社会主义的重要物质基础和政治基础，服务国家重大战略是其职责使命，推动工作必须紧紧围绕党之大计、国之大计开展，地位重要、作用关键、不可替代。国有企业，特别是中央企业更是原创技术的“策源地”、现代产业链的“链长”。国有企业档案包含了大量具有信息和证据价值的重要的涉密信息、敏感信息，对国有企业生存和发展具有重要作用，事关党和国家的核心利益、事关国家安全和发展、事关社会稳定和人民利益。国有企业应当站在党和国家的政治高度、站在企业发展的战略高度、站在存史资政育人的职业高度，以高度的政治自觉和强烈的政治责任履行好档案工作“四好”“两服务”职责使命。规定 强调了国有企业的档案工作，明确了国有企业，特别是中央企业档案管理要求；将 关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见 有关要求纳入 规定 的相关条款中，明确了国有企业档案工作机构的设置、对所属单位档案工作的管理和检查职责、接受档案主管部门直接监督和指导等方面的要求。二是提出了具体的企业档案信息化建设要求。随着新一轮科技革命和产业变革深入发展，数字经济和实体经济深度融合，智能制造成为制造业科技创新制高点和全球经济发展新引擎，全球供应链、产业链、价值链发生前所未有的变化。企业“上游”的业务工作呈现出规模性数据态的典型特征，这就要求位于业务“下游”的档案工作的管理理念思路、方式方法随之调整，企业档案工作要加快数字化转型升级，从“管文件”向“管数据”转变，从传统的“纸质载体、库房保管”向“数据形态、系统汇聚”转变。规定 设置“档案信息化建设”专章，明确了企业档案信息化建设的总体要求、工作目标和思路；规定了电子文件归档，电子档案存储、备份、检测、迁移等要求；倡导企业要推进档案信息化建设步伐，建设内涵丰法规标准北京档案二二四年第一期33富的数字档案馆，加强业务系统中档案数据的统一管理、综合利用，把内容主题分散的数据整合成有助于用户解决主要和常见问题的知识性资源，为档案工作数字化转型提供指引。三是提出了符合新时代企业发展需要的档案安全保密要求。安全保密是档案工作的底线、红线和生命线。企业，特别是国有企业档案的安全保密对于维护国家安全具有特殊而又重要的意义。企业要本着对党和国家、对历史高度负责的态度，时刻绷紧档案安全这根弦，强化“没有安全、一切为零”的红线意识、底线思维，持之以恒做好档案的安全管理，切实筑牢档案工作安全保密防线。档案安全保密工作是一项系统工程，规定 落实了 档案法 关于采取措施保障档案信息安全的有关要求，“十四五”全国档案事业发展规划 关于深入推进档案安全体系建设的工作部署，以及国家档案局印发的 关于进一步加强档案安全工作的意见 档案数字化外包安全管理规范 等有关要求，明确了企业应当加强档案保管保护，配置设施设备，定期检查、演练，严格档案委托服务、涉密档案管理。在“监督检查”专章中列举了档案安全隐患情形，有助于准确地识别风险、分析风险；有效地防范风险、应对风险，加强风险排查和治理，从而消除安全隐患、杜绝安全事件发生。三、相关问题思考规定 坚持实事求是，以问题为导向，以需求为牵引，充分把握我国企业档案工作实践，紧紧围绕企业档案工作的重点、难点、焦点和堵点，着力解决实际问题，内容全面、体系完备，但也存在有待进一步完善的内容，具体建议如下。第一，建议调整部分条款顺序安排。我国法律法规一般都设有总则一章，主要对法律的立法宗旨、适用范围及贯穿一部法律总的指导思想和基本原则等进行规定。4规定 总则是对 规定 制定目的、依据、适用范围、基本内容以及所涉及的有关术语的定义等的纲领性、概括性的简短表述，适用于制度总体，是 规定 的总纲、序言，贯穿于 规定 的始终，具有统领和指导其他各章的作用。规定 总则中的第七条“企业委托档案服务”是企业在档案管理工作中可能涉及的一项具体业务，不是所有企业都会涉及的业务，建议调整放入第四章。第二，建议进一步明确部分条款内容。体制机制是工作开展的保障，人才队伍是事业发展的关键。规定 针对有的企业档案机构设置层级低、趋于边缘化，企业档案专职人员配备不足、专业性不强，档案工作发展后劲不足5，突出“机构和人员”的重要性，单列成章，但部分表述建议进一步明确。如，对于机构设置和人员配备，规定 明确“企业应当根据规模和管理模式设置档案部门（机构）或者确定负责档案工作的部门（机构）”“企业可以根据需要按照规定设立档案馆”“配备与企业规模相适应的专职档案工作人员，满足档案保管利用和业务监督指导的需要”“企业可以根据需要设置档案专业负责人（档案总监）”。对于条款中的“规模”“根据需要”“相适应”“满足需要”等，如何界定、理解、把握和实施？对于配备的人员数量，规定 明确“档案保管利用人员数量可以根据馆（室）藏档案数量及年度档案增量等确定，档案业务监督指导人员数量可以根据内设部门数量、所属单位数量、项目数量等确定”，给出了设置依据，但却没有量化指标。企业档案部门（机构）是企业压缩管理层级和精简机构中受到冲击最大的对象。企业档案部门（机构）层级下降、与其他机构合并、人员编制缩减严重影响档案工作健康可持续发展。规定 的有关要求，如果没有硬性的制度规定、明确的量化标准，很难落实到位。建议 规定 明确机构设置和人员配备可以参考的指标和量化标准。注释及参考文献：1 5 国家档案局有关负责同志就企业档案管理规定 答记者问 EB/OL.2023-09-26.https:/ 王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学（第五版）M.北京：中国人民大学出版社，2021：12.3 丁德胜.档案检查工作办法 解读J.中国档案.2021（4）：22-23.4 法律总则是什么EB/OL.2023-10-11.http:/