系统初始化设置操作员等.doc

账务处理模块基本操作
（总账系统）

　 系统初始化

系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机的一系列准备工作，是使用会计软件的基础。
　　系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化的效果。
　　系统管理模块
　　1.操作员管理
　　2.账套管理
　　3.权限管理

财务软件模块
　　1.部门、职员档案
　　2.客户、供应商档案
　　3.外币币种及汇率、结算方式
　　4.设置凭证类别
　　5.设置会计科目
　　6.录入科目期初余额

【任务】以系统管理员（Admin）身份启动与注册系统管理。
　　操作：双击桌面“系统管理”图标，系统管理员（Admin）身份登录

（一）设置操作员

　　1.增加操作员
　　操作员：指有权登录系统进行操作的人员，每次登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。
　　路径：权限→操作员

【任务】增加操作员
编　号
姓　名
口　令
003
张　三
3
004
李　四
4
005
王　五
5
用户名
---
密码

　　提示：
　　①设置操作员管理只能由系统管理员完成，其他人员无权使用该项功能（账套主管也无权设置操作员）。
　　②操作员编号在系统中必须惟一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。
　　③操作员密码，系统管理员给每位操作员设置了初始密码，操作员登录系统时可以自己修改操作密码。
　　提问：操作员忘记密码时的处理？
　　回答：系统管理员重置密码。
　　2.修改操作员属性
　　①选中操作员，单击“修改”按钮；
　　②操作员编号不能修改。
　　3.删除操作员
　　①未使用：选中操作员，单击“删除”按钮；
　　②所设置的操作员一旦被引用，便不能被删除
　　提问：操作员中途离职怎么办？
　　回答：在修改中“注销操作员”。

（二）账套管理
　　系统最多可以建立999套账。
　　账套管理包括账套的建立、修改、备份和恢复。
　　系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理系统中所有的账套，可以进行账套的建立、备份和恢复，但不能修改账套。
　　提问：那谁来修改呢？
　　回答：各套账的账套主管。
　　1.建立账套

【任务】建立账套
　　（1）账套信息
　　账套号：888账套号为3位，账套号惟一，且必须输入。
　　账套名称：北京正保科技有限责任公司
　　账套路径：（默认）
　　启用会计期：2012年3月
　　（2）单位信息
　　单位名称：北京正保科技有限责任公司
　　单位简称：正保科技
　　单位地址等：可不设
　　（3）核算类型
　　本位币代码：RMB
　　本位币名称：人民币
　　账套主管：张三用户 必须选择输入
　　企业类型：工业
　　行业性质：2007年企业会计制度
　　是否按行业预置科目：选中
　　（4）基础信息
　　存货是否分类：否
　　客户是否分类：是
　　供应商是否分类：否
　　有无外币核算：有
　　若选择各项分类核算，则必先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。
　　（5）业务流程

　　（6）分类编码方案
　　科目编码级次：4-2-2-2
　　其他科目编码级次采用默认值。
　　提示：
　　一级以外的编码级长可以修改。
　　在编码规则级长是2时，二级科目最多设99个明细。
　　（7）数据精度
　　所有小数位数均设置为2位。

　　（8）系统（模块）启用（总账、固定资产、工资、购销存、核算模块；启用日期2012.3.1）

　　解释1：编码方案（编码规则）
　　应收账款——北京——张龙
　　1122　　　　01　　　01
　　　　　　　　　　——赵虎
　　　　　　　　　　　　02
　　　　　　——河北——王朝
　　　　　　　　02　　　01
　　张龙的本级编码：01
　　全编码：11220101
　　编码规则由级次和级长和两部分组成。
　　级次：编码共分几级。
　　级长：每级的编码长度。
　　编码总级长：为每级编码级长之和。

解释2：系统启用时间
　　（1）在建立账套时，由系统管理员启用子系统；
　　（2）也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。
　　2.修改账套
　　①账套主管负责所选账套的修改工作。
　　②并非所有内容都可修改。
　　例如：修改单位地址为“北京市海淀区甲1号”。
　　3.删除账套---系统管理员操作
　　备份账套的同时可同步删除账套。
　　4.备份与恢复账套---系统管理员操作
　　备份提示：先在硬盘建立存放账套数据的文件夹。

（三）操作员权限设置
　　【任务】设置以下人员权限。
　　张三---账套主管建账时指定
　　李四---账套主管权限菜单中设置
　　王五---出纳
　　具有“现金管理”的全部操作权限---某类权限
　　具有“总账-出纳签字”权限---某类内具体权限
　　1.首先单击操作员；
　　2.其次选择账套和年度；
　　3.最后分别设置主管权限和具体权限。
　　主管：直接选中即可；
　　具体权限：需先点击增加按钮才行。

　　左侧：模块大类权限
　　右侧：类内明细权限
　　双击：授权

　　要点提示：
　　1.一个账套可以设定多个账套主管。
　　账套主管自动拥有该账套的所有权限。
　　2.系统管理员可以设置账套主管和其他操作员的权限；
　　3.账套主管只有设置本账套操作员的权限（需以账套主管身份登录系统）。

（四）基础档案设置
　　（部门、职员、客户、供应商）（外币、结算方式）
　　登录财务模块：张三正保科技2012.3.1

　　【任务】部门档案
　　路径：基础设置→机构设置→部门档案
部门编码
部门名称
1
管理部
2
销售部
　　注意：进入部门档案窗口后，先点击增加按钮，录入完毕，每一个必点保存。
　　【任务】设置职员档案
　　路径：基础设置→机构设置→职员档案
职员编号
职员名称
所属部门
0101
张老三
管理部
0201
李老四
销售部
　　【任务】设置客户分类和客户档案
　　路径：基础设置→往来单位→客户分类（客户档案）
　　客户分类：
分类编码
分类名称
01
本地
02
异地
　　客户档案：
客户编号
客户名称
简　称
地　址
邮政编码
01001
北京世纪学校
北京世纪
北京市海淀区上地路1号
100077　
　　【任务】设置供应商档案
　　路径：基础设置→往来单位→供应商档案
供应商编号
供应商名称
简　称
地　址
邮政编码
001
北京万科有限公司
北京万科
北京市朝阳区十里堡8号
100045
　　提示：由于没有分类，必须先单击末级分类，然后输入档案。
　　【任务】设置外币及汇率
　　币符：USD；币名：美元；固定汇率1：5。
　　路径：基础设置→财务→外币种类
　　注意：设置第二种外币时，需先单击增加按钮。
　　【任务】设置结算方式
　　路径：基础设置→收付结算→结算方式
编　码
结算方式名称
票据管理
2
支　票

201
现金支票
是
202
转账支票
是
票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。

（五）会计科目设置

　　1.新增明细会计科目【任务】
　　（1）常规属性
科目名称
属　性
方　向
备　注
应交增值税（222101）

贷

进项税额（22210101）

借

销项税额（22210106）

贷

主营业务收入---A商品（600101）

贷

主营业务收入---B商品（600102）

贷

主营业务成本---A商品（640101）

借

主营业务成本---B商品（640102）

借

实收资本---赵本山（400101）

贷

　　（2）日记账、银行账属性
科目名称
属　性
方　向
备　注
库存现金（1001）
日记账
借

银行存款（1002）

借

工行存款（100201）
日记账
银行账
借

中行存款（100202）
日记账
银行账
外币核算
借
美元
　　（3）数量属性
科目名称
辅　助
方　向
备　注
库存商品（1405）

A商品（140501）
数量核算
借
件
B商品（140502）
数量核算
借
件
　　（4）辅助核算
科目名称
属性
方向
备注
应收账款（1122）
单位往来
借
受控空　
其他应收款（1221）
个人往来
借

应付账款（2202）
单位往来
贷
受控空　
管理费用（6602）

工资费（660201）

借

办公费（660202）
部门核算
借

折旧费（660203）

借

其他费（660204）
部门核算
借

【要点解释】
　　（1）科目编码---全编码=本级编码+上级编码；二位级长不足补零。
　　符合编码规则。
　　（2）科目名称---本级名称
　　（3）科目类型
　　输入一级科目时必须选择输入。选择的类型与科目代码的第一位必须一致。
　　输入二级或二级以下科目时，自动设置为与一级科目一致。
　　（4）助记码---可不输入。
　　（5）账页格式：金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式。
　　（6）辅助核算。
　　包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种。（外币、数量、银行账与日记账）
　　设置辅助核算后，数据录入时，需要输入不同的附加内容。
　　辅助核算设置在最底层（末级）科目上，但为了查询或输出方便，有些科目也可以在末级和上级同时设置辅助核算，但当上级科目设置辅助核算时，其末级科目必须设置相应的辅助核算。
　　某一科目可同时设置两种辅助核算，但个人往来、客户与供应商往来不能一同设置。
　　辅助核算一经定义并使用，不要随意修改，以免数据混乱。
　　（7）科目性质（余额方向）：一级科目必须选择输入。
　　资产类科目、成本类：借方负债类、所有者权益类：贷方
　　损益类中的费用类：借方；损益类中的收入类：贷方
　　只能在一级科目设置科目性质，下级科目与一级科目的相同。
　　（8）外币核算：一个科目只能核算一种外币，只有外币核算要求的科目才允许设定外币币名。
　　（9）数量核算
　　（10）日记账、银行账
　　库存现金：日记账，银行存款：银行账和日记账。

2.修改与删除会计科目
　　（1）单击“修改”图标可以修改光标指向的会计科目。
　　（2）单击“删除”图标删除光标指向的当前会计科目。
　　注意：有下级科目或已输入初始余额或已用来填制凭证的科目不能删除。
　　【任务】修改管理费用---工资费科目属性为部门核算。

　　3.指定会计科目
　　指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，也才能查看现金或银行存款日记账。
　　【任务】指定现金总账科目、银行总账科目、现金流量科目。

　　（六）录入期初余额---更换菜单
　　1.总账期初余额录入
　　对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初余额。
　　年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。
　　年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。
　　【任务】“库存现金”科目的期初借方余额为5000元，借方累计发生额2000元，贷方累计发生额1000元，则系统自动计算出年初余额4000元。
　　实收资本科目的期初余额为904000元。
　　2.明细科目余额录入---自动汇总
　　期初余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。
　　【任务】“银行存款——工行存款”科目的期初借方余额为300000元，借方累计1000元，贷方累计2000元；
　　【任务】库存商品——A商品，数量100件，金额为100000元；
　　库存商品——B商品，数量100件，金额为200000元；
　　3.辅助核算科目期初余额录入。
　　在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。
　　在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。
　　【任务】录入期初余额：
　　应收账款---北京世纪学校300000元；
　　其他应收款---张老三1000元；
　　应付账款---北京万科2000元。
　　提示：当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。
　　红字余额应输入负号。
　　4.试算平衡。
　　期初余额录入完毕后，应该试算平衡。
　　期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证；
　　如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。
　　（七）设置凭证类别
　　【任务】设置“收款凭证、付款凭证、转账凭证”凭证类别；
凭证类别
限制类型
限制科目
收款凭证
借方必有
1001，1002
付款凭证
贷方必有
1001，1002
转账凭证
凭证必无
1001，1002
五种分类方式：
　　1.记账凭证；
　　2.收款凭证、付款凭证、转账凭证；（考试采用）
　　3.现金凭证、银行凭证、转账凭证；
　　4.现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；
　　5.自定义凭证类别。
　　五类限制类型：
　　1.借方必有：制单时，凭证的借方必有限制科目.
　　2.贷方必有：制单时，凭证的贷方必有限制科目。
　　3.凭证必有：制单时，凭证借贷至少一方必有限制科目。
　　4.凭证必无。制单时，凭证借贷两方必无限制科目。
　　5.无限制。
　　限制科目：
　　限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目。
　　科目之间用逗号分隔，数量不限，限制科目直接录入，逗号应在英文状态下录入，也可以参照输入，但不能重复录入。
　　限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。
　　已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。

【系统初始化小结】