维护材料、设备管理办法.doc

维护材料、设备管理办法
一、宗旨
为规范公司维护材料、设备的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。
二、适用范围
本管理办法仅适用于公司物业部维护材料、设备的采购.
三、管理部门
维护材料、设备的管理部门是（1.物业部客服中心。或者2。维护材料、设备使用部门定期轮换管理），由财务审计部监管执行，采购由物业部业务部门实施采购。
四、日常管理
1、维护材料、设备分为消耗性维护材料、设备和非消耗性维护材料、设备。消耗性维护材料、设备主要是节能灯具、黄沙、水泥、瓷砖、锁芯等五金维修材料;非消耗性维护材料、设备主要是水电表、仪器设备、井盖、门窗等单件价值低于2000元的非固定资产物品。
2、维护材料、设备如果分配为个人使用的，由个人自己负责管理,如扳手、试电笔、钳子等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理。
3、公共财产发生损坏时,使用人或责任人需负相应的责任.
4、员工要爱护所有公司的维护设备、材料,离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具、材料，保证安全。
5、任何人未经领导批准，不能将专用维护设备、材料带出办公地点，否则一切后果自负。
五、采购管理
1、物业部各业务部门应根据自身实际工作需要自行采购所需及备用材料,统一由财务审计部监管执行。
2、物业部各业务部门每季度初应根据工作需要制定当前季度的维护材料、设备采购计划-《维护材料、设备采购计划表》（附表二），并填写《维护材料、设备采购申请单》，报公司领导审批后集中采购，具体物品依据实际采购情况而定。
3、维护材料、设备采购的一般程序为:
A、相关采购部门定期依据《维护材料、设备采购计划表》（附表二）,统计需采购物料，填写《维护材料、设备采购申请单》（附表一）；
B、经公司领导审批后，一般维护材料、设备由公司制定配送公司送货上门,验收完毕后签字确认，按照正常报销程序在财务部核销账目；大件物品则需经过询价、议价、确定、采购、入库、发放程序,购买后凭相关程序步骤核销费用。
C、将物品发放给所需部门，部门负责人在《维护材料、设备领用登记表》（附表三）签字确认；
D、相关领导按规定进行批准权限审签，后由财务部核销费用。
4、各部门若需采购临时急用的维护材料、设备，由部门主管填写《维护材料、设备采购申请单》(附表一）,并在备注栏内注明急需采购的原因,报公司领导审批后由相关部门实施采购任务.
5、对单价大于1000元以上物品的采购,应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报公司领导，经同意后方可实施采购任务。
六、物品入库
1、维护材料、设备入库前须进行验收，对于符合规定要求的，登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。
2、物品采购发票应相关物品管理部门主管签字确认入库后，方可报销。
3、物品管理部门须对维护材料、设备做到分类存放,码放整齐，清洁有序。
4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作,要建立维护材料、设备管理台帐，做到入库有手续、发放有登记.
七、物品的领用
1、一般维护材料、设备的发放，由相关物品管理部门依据先前编制的各部门《维护材料、设备采购计划表》（附表二），直接按计划发放给使用部门或个人。
2、领取时，领取人须在《维护材料、设备领取登记表》（附表三）上写明日期、领取维护材料、设备名称及规格、数量、用途等项并签字。
3、领取的非消耗性维护材料、设备应列入移交，如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
4、特殊维护材料、设备的发放，应由物品管理部门指定专人负责，经使用部门办理有关领用手续后，交使用部门具体使用和管理。
5、领取的原则是：工作任务清楚,使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。
6、相关物品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制物品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则物品管理部门有权拒付.
7、非消耗性物品由各管理部门指定专人领取，并对领用物品进行登记、发放、回收。
8、领用时间规定为每周一、三、五上午8：30-11：30，其他时间不予发放。
八、物品的保管
1、物品由物品管理部门统一保管。
2、库存物品的种类和数量要科学确定,合理控制。常用、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的物品应即时入库存储，物品采购和物品保管要搞好验收交接，在(维护材料、设备入库登记本）上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。
4、加强对旧维护材料、设备的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类维护材料、设备交由物品管理部门统一保管，要及时回收。登记造册,修旧利废，充分利用。
5、财务审计部和物品管理部门应定期进行物品盘点,确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。
九、物品的使用
1、使用物品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中,处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
2、物品应为工作所用，不得据为已有，挪作私用；不得用工作设备干私活，谋私利；不许将维护材料、设备随意丢弃废置.
3、精心使用维护材料、设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长维护材料、设备使用寿命。
4、对于高档耐用物品，各部门间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。使用中材料、设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的,直接责任人应负赔偿责任。
十、物品转移
1、员工离职时应依《维护材料、设备领用登记表》(附表三)所领物品一并退回（消耗品除外），由办公人员填写《维护材料、设备移交表》（附表七），离职员工签字确认。
2、非消耗性材料、设备的迁移,需经财务审计部办理迁移手续后，方可执行。
十一、物品维修
1、电力设备，办公设备，仓储机械设备,生活设施的运行情况，并根据检查情况对各项设备进行维护修理,出现故障及需维护时由使用部门向物品管理部门提出维修申请,由物品管理部门报公司领导同意后执行。
2、物品管理部门若发现物品为人为故障,应追究使用人或责任人的责任。
3、如无法维修，可联系供应商或外部维修机构进行维修,并填写《电力设备，办公设备，仓储机械设备，生活设施维修记录单》（附表四）。
4、维修经物品管理部门和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证,相关费用由物品管理部门按规定报销.
5、如物品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换,则需对于该物品进行报废处理，填写《维护材料、设备报废凭证》（附表六）说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交物品管理部门，由物品管理部门报公司领导决定是否需进行报废处理.
十二、遗失物品管理
1、公司员工应爱护和节约的办公用品，同时应承担良好保管的义务。
2、如办公物品出现人为遗失,应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任.并填写《维护材料、设备遗失单》（附表五）
附表一：《维护材料、设备采购申请单》
附表二：《维护材料、设备采购计划表》
附表三：《维护材料、设备领用登记表》
附表四:《电力设备，办公设备,仓储机械设备，生活设施维修记录单》
附表五：《维护材料、设备遗失单》
附表六:《维护材料、设备报废凭证》
附表七：《维护材料、设备移交表》
5

附表一
维护材料、设备采购申请单
日期：
序号
物料名称
规格
单位
所需数量
所需部门
签字确认
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

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附表二:
维护材料、设备采购计划表
采购人： 年 月 日
序号
物料名称
规格
单位
库存
采购计划
采购确认
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

附表三：
维护材料、设备签领表
部门： 发放人：

日期
领用人
领用物料
领用数量
领用人签字
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

附表四: 《电力设备，办公设备,仓储机械设备，生活设施维修记录单》
日期：________年____月____日 填表人：_____________
编号
申请部门
申请人
维修品名
数量
维修内容
损坏性质
维修时间
是否已维修
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

备注：损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏，人为损坏需将赔偿金额附备注。

附表五:
维护材料、设备遗失单
时间：________年____月____日 填表人:________
编号
部门
遗失物品名称
数量
使用人
使用时间
遗失原因
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

物品管理部门意见：
财务审计部意见：
公司领导意见：

附表六
维护材料、设备报废凭证
申请部门

申请时间

物品名称

配置时间

物品编号

物品编码

报废说明
物品使用部门领导签字：
物品保管部门意见：

财务部意见：

公司领导意见：

附表七
维护材料、设备移交登记表
年 月 日
日期
物品名称
单位
数量
移交人
所在部门
接收人
所在部门
备注

注：此表由物品管理员登记，如若物品回收，则物品管理员为接收人，并负责登记入库。