奶茶店管理信息系统.doc

奶茶店管理信息系统
系统分析报告
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第一章 战略规划
1、1 企业战略分析
1、2 企业组织与功能结构分析
1、3 企业主要业务流程分析
第二章 系统分析
2、1 现行系统数据流程分析
2、2 新系统的逻辑结构
2、3 确定新系统的功能模型
2、4 新系统中的数据资源分布
2、5 确定新系统中的管理模型
第三章 系统设计
3、1 系统总体方案设
3、2 数据库设计
3、3 输入输出设计
3、4 信息系统流程图设计
第一章 战略规划
1.1 企业战略分析
用户：XXX奶茶店管理信息系统
拟建系统的名称：奶茶店管理信息系统
拟达到的目标：针对奶茶店现在运营的系统的缺点和不足,利用目前成熟的 客户服务器体系结构,开发出了一个具有实用价值的小型奶茶店管理系统.
根据用户的主要需求，我们得到系统的主要目标如下：
(1）进销衔接.利用管理信息系统（MIS)，加强了对整个进销存过程 的监控，加快物流、信息流，管理指令流的流动，和资金流的周转，在最短的时间内为顾客提供最快捷、周到的消费服务。
（2)库存管理。通过本系统能清楚地看到企业库存中的产品数量，存放位置等信息，并能在商品减少到临界值时自动发出预警，使得决策、采购和销售等职能部门能够根据库存信息作出决策。
（3)采购管理.能够利用系统对采购业务进行计算机管理，提高采购的透明度和自动化，提高采购效率.
(4)销售管理.能够对商品销售进行有效记录和统计。
(5）订单管理。对于采购部门录入的订单能实现计算机连网输入、查询、跟踪，并能汇总分析,以便安排采购资金。
(6）资金管理。能够根据商品销售情况及时汇总销售收入，实现资金快捷配置。
1.2 企业组织与功能结构分析
一、组织结构分析
1）．组织结构调查内容
通过本人的实地观察,并广泛与奶茶店管理人员和业务人员接触,有针对性的提出关于奶茶店的运营环境、管理职能、业务职能、业务流程等方面的问题。对该奶茶店运营模式及运营环境有了一个初步的认识：
该奶茶店地处繁华地带，每月有稳定的顾客消费群光顾该奶茶店，业务呈稳定上升趋势，特别是到节假日，人满为患。前台有POS和货品采购录入、库存管理一体机数个负责商品销售和采购商品录入、分配条形码和库存管理等工作,在资金方面由财务部门管理，另外单位还给安排了一个人事部门对整个奶茶店进行人员的管理和分配。初期对于销售量不大时,尚能勉强支持营运，但随着销售量逐渐上升，该系统的负荷能力明显不足，每日光是各业务单元盘点就耗费大量的人力物力和时间，而且原系统报表、统计分析能力尤其欠缺，急需安装信息管理系统分担各个业务单元，加强系统统计分析，提供报表，加强决策支持的能力。
管理信息系统主要为奶茶店的日常营运、决策管理提供信息服务，它覆盖了奶茶店的采购、库存、销售等各个单元,涉及所有业务职能，系统能够对购单管理、询价单管理、报价单管理、比价单管理、采购单管理、出库单管理,还库单管理、入库单管理、销售管理、财务报表、商品资料管理等等方面提供存储、更新、查询、统计汇总、打印等功能，奶茶店中商品及供货商等信息由专门的基础数据管理人员在系统的基础数据单元负责录入和管理，采购单、请购单、比价单及询价单由采购管理人员在系统采购单元负责管理，库存商品资料，出库、还库、入库信息由库存管理人员在系统库存单元负责管理。因此系统范围不涉及管理决策单元和财务单元中往来账款资金方面的管理.
2）．组织结构图
仓

库
采

购

部
人

力

资

源
财

务

部
销

售

部
总 经 理
领导与被领导关系

资金流
动关系
物资流
动关系
信息流
动关系

图1-1现行组织结构图
二、功能结构分析
功能结构图如图1-2所示：
奶茶店管理 理
基础数据管理
采购业务管理
销售业务管理

库存管理

质量管理

统
计
分
析

财务管理

三、组织/功能联系分析
☆：表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单位);
◎：表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位；
◇：表示该单位是该项业务的相关单位（或称有关单位）；
空 格：表示该单位与对应业务无关.
功
能
序
号

组织
联系
业 务
采
购
部
销
售
部
仓
库
财
务
部
人
力
资
源
部
功能与业务
1
基础数据管理
◎
◎
◎
◎

2
采购业务管理
☆
◇
◎
◇

3
销售业务管理
◇
☆
◎
◇

4
库存管理
◎
◎
◎

5
质量管理

◇

6
统计分析
◇
◇
◇
◎
◎
7
财务管理
◇
◎
◎
☆
◎
　　　　　　　　　　　　　　　　表1—1 组织/功能联系表
1.3 企业主要业务流程分析
一、业务流程图
业务处理部门或单位：表达了某项业务参与的人或物
数据流动及方向：表达了业务数据的流动方向
各类单据、报表：表明了数据的载体
数据存储或存档：作为档案来保存
业务功能描述：表明了业务处理功能，
一般用一个简单的祈使句表示

二、表格分配图
采购部 财务部 仓库
第二章 系统分析
2。1 现行系统数据流程分析
（一）数据流程图
外部实体
处理逻辑
数据存储
数据流

图2-0 现行系统数据流程图
（二）数据字典
表2－1　 数据元素字典
数据元素
系统名：奶茶店信息系统编号：
条目名：供应商别名:
属于数据流：　　　　　　　　　　　　　　　　　存储处:存档文件
数据元素值:代码类型:字符取值范围:1—100
简要说明:供货商提供给奶茶店商品
修改记录:
编写

日期

审核

日期

表2－2　 数据流字典
数据流
系统名：奶茶店信息系统编号：
条目名：采购别名：
来源:供货商
去处:采购部门
数据流结构:采购=｛商品编号+商品名+供货商名称+采购员工号 }
简要说明：采购部门根据请购单向供货商采购商品。
修改记录：
编写

日期

审核

日期

表2－3 　数据存储字典
数据存储
系统名：奶茶店信息系统编号：
条目名:货物库存清单别名：
存储组织：二维表记录数:50条/月主关键字：商品号
数据流结构：入库商品号,入库商品名称,入库日期
简要说明：当入库商品入库时打印入库清单
修改记录：
编写:

日期

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日期

表2－4 　数据加工
数据加工
系统名：奶茶店信息系统编号:
条目名:应收帐付款清单别名：
输入：输出：
加工逻辑：将销售部门的售货单和采购部门的订货单，制作成应收付帐款,以提供给财务部门进行管理。
简要说明：由财务部根据内容制定应收帐款单
修改记录：
编写

日期

审核

日期

2.2 新系统的逻辑结构
（一）确定系统目标
新系统开发的目标是实现奶茶店管理的系统化、规范化和自动化。根据用户的主要需求,我们得到系统的主要目标如下：
（1)。进销衔接。利用管理信息系统(MIS），加强了对整个进销存过程的监控，加快物流、信息流，管理指令流的流动，和资金流的周转，在最短的时间内为顾客提供最快捷、周到的消费服务。
（2）．库存管理。通过本系统能清楚地看到企业库存中的产品数量，存放位置等信息，并能在商品减少到临界值时自动发出预警,使得决策、采购和销售等职能部门能够根据库存信息作出决策。
（3)．采购管理.能够利用系统对采购业务进行计算机管理,提高采购的透明度和自动化,提高采购效率。
(4）．销售管理.能够对商品销售进行有效记录和统计。
(5）．订单管理.对于采购部门录入的订单能实现计算机连网输入、查询、跟踪，并能汇总分析，以便安排采购资金。
（6）．资金管理。能够根据商品销售情况及时汇总销售收入，实现资金快捷配置.
（二)确定新系统的业务流程
1．业务流程图
经过对奶茶店整体信息、人员信息及工作状态信息的了解,分析奶茶店现有的信息资源和设备及相关的信息需求，通过初步调查，可行性分析,详细调查后,重点是对采购管理业务、库存管理业务、销售管理业务的流程进行描述，我们拟出小型奶茶店的业务流程图如下：
系统内部实体
业务处理
功能描述
系统外部实体
表格/报表制作
数据/文件存档
数据传递 过程

图3—3 系统业务流程顶层图
图3—4 采购业务流程图
缺货
到货
缺货统计汇总
入库
库管员
月报
出库
还库
采购
主管
销售

图3-5 库存业务流程图
2． 表格分配图
采购部 财务部 仓库
准 备 采 购 单
供货商
4
3
2
采购单1
登记待收
待收货登记表
收货处理
应付款处理
应付款
存档
付款
4
3
2
采购单1

供货商
取货通知

存档
（三）确定新系统的数据和数据流程
1．数据流程图
以下是奶茶店管理信息系统各层数据流图:
外部实体
处理逻辑
数据存储
数据流
奶茶店MIS
系统
供货商
顾客

图3-6 奶茶店管理信息系统关联图
财务
管理
供货
资金申请
采购
管理
退货清单
供货清单
库存
管理
销售
管理
顾客
出库清单
入库清单
出库清单
入库清单
已收款项
销售记录

图 3—7 奶茶店管理信息系统顶层数据流程图
供货商
供货商
商品报价信息
商品基本信息
资金申请表

财务
库存
主管
定购单
的制作
请购单
的制作
入库
入库清单

商品采购表

图3—8 采购管理数据流程图
入库
分类
统计
商品基本资料表
销售
采购
采购
库存预警处理
还库统计
出库统计
商品需求汇总
相关商品需求汇总
商品需求汇总表
商品还库信息
商品出库信息

图3—9 库存管理数据流
2．数据字典
上述讨论的数据流图只能给出系统逻辑功能的一个总框架而缺乏详细、具体的内容。数据字典通过对数据流、数据元素、数据存储、加工、外部项的描述，对数据流图的各种成分起注解、说明作用，给这些成分赋以实际的内容举例说明如下：
表3－5　 数据元素字典
数据元素
系统名：奶茶店信息系统编号：
条目名:供货商别名：
属于数据流：　　　　　　　　　　　　　　　　　存储处：D1存档文件
数据元素值：代码类型：字符取值范围：1—100
简要说明:供货商提供给奶茶店商品
修改记录:
编写

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表3－6　 数据流字典
数据流
系统名:奶茶店信息系统编号：
条目名：采购别名：
来源：供货商去处:采购部门
数据流结构:采购=｛商品编号+商品名+供货商名称+采购员工号 }
简要说明:采购部门根据请购单向供货商采购商品。
修改记录：
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表3－7 数据存储字典
数据存储
系统名：奶茶店信息系统编号：
条目名：入库清单别名:
存储组织：二维表记录数:50条/月主关键字：商品号
数据流结构：入库商品号，入库商品名称，入库日期
简要说明：当入库商品入库时打印入库清单
修改记录：
编写:

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表3－8 　数据加工
数据加工
系统名:奶茶店信息系统编号：
条目名：定购单制作别名:
输入:输出：
加工逻辑：将主管领导批准的请购单,制作成定购单,以提供给库存、财务部门及供货商
简要说明：由采购部根据请购内容制定定购单
修改记录：
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