文件管理体系文件.doc

文件管理体系文件
人和商业控股有限公司经营管理事业部
文件管理体系执行程序
目录
一、建立文件管理体系的目的 ……………………………………………………………………………2
二、文件管理体系定义 ………………………………………………………………………………………2
三、文件发布类型 ……………………………………………………………………………………………… 2
四、文件发布形式 ………………………………………………………………………………………………2
五、文件管理原则 ………………………………………………………………………………………………… 2
六、文件类别 ………………………………………………………………………………………………………3
七、文件收发流程 ……………………………………………………………………………………………… 4
八、文件保管、借阅管理……………………………………………………………………………………… 4
九、文件管理体系表单模板和行文标准格式……………………………………………………4
一、建立文件管理体系的目的
1。加强事业部文件管理，规范事业部行文程序；
2。强化文件体系为决策服务的作用;
3。凡事做到有据可查，成为内控管理中复查、稽核的重要而有效的手段.
二、文件管理体系定义
1.本体系范围仅指所有经事业部行政办和相关职能部门负责的收发文；
2.所有文件的收发、分类、归档、借阅均归由事业部行政办统一管理.
三、文件发布类型
1。上行文：经营管理事业部向公司或政府相关职能部门的一种行文
2。平行文：经营管理事业部与其他事业部之间的一种行文
3。下行文:经营管理事业部对所属各职能部门及各团队的一种行文
四、文件发布形式
1。对内发布:纸质、OA办公系统
2。对外发布：纸质、公司网站、信箱
五、文件管理原则
1。保密原则：凡是牵涉公司重大商业机密的文件须有严格的保密措施予以保障，相关责任人须签署保密协议；
2。归口管理，专人负责原则:文件的收发、分类、归档及借阅必须由归口
部门指定专人负责；
3。实效性原则:文件的处理与执行要讲求效率,以追求文件的实际效用为
目标；
4。标准化、规范化原则：所有文件的格式、流程及档案管理均须遵循所制
定的规范标准,以使文件管理系统的运转高效、有序。
六、文件类别
经营管理事业部文件体系分为外部来文和内部文件.
1. 外部来文
外部来文为政府相关职能部门、行业协会、社会团体和企事业单位的外来文件。按来源可分为：
① 政府相关职能部门
② 行业协会、社会团体、民间组织
③ 公司或其他事业部
④ 其他企事业单位等
2。内部文件
内部文件为经营管理事业部内部的各种通知、决定、报告、请示、计划、总结和相关资料等文件。内部文件按类别可分为：
①行政管理类文件
a.经营管理事业部领导机构构成及变更，职能部门构成及变更
b。经营管理事业部重大活动
c。行政事务
d.企业文化
e。法律事务
f。劳动合同管理，社会保险、薪酬福利、职务任免，绩效等
g.员工教育和培训
h。消防保卫
i。外事工作
②经营管理类文件
a。事业部经营战略、计划总结、各种统计报表
b。资产管理、产权变动
c.公司宣传
d。商务合同
e。物资采购、保管和使用
f。招投标管理
③设备物品类文件材料
a。购置设备物品的审批,购置合同等
b。设备的验收和安装调试
c。设备物品的使用、维护和更新
七、文件收发流程
1。收文管理流程
行政办签收来文、登记→行政办主任审阅处理→主管副总/总经理批示→
行政办下发批示处理文件→相关部门经理接收处理→行政办归档管理
2.发文管理流程
发文部门起草公文→发文部门经理审阅→主管副总审核→总经理审批→
行政办校稿、打印、盖章、发出→行政办接收反馈并存档
八、文件保管、借阅管理
1。文件由归口部门负责收集并及时移交到行政办，行政办指定专人统一管理。
2。因工作需要借阅文件时,须填写《文件借阅审批单》（见【附件二】），并经相应审批人批准后借阅，归还时文件管理员应及时归档。
3。借阅人必须保持资料的完整性，不得破损。
4.如文件已过保存期限,须填写《文件销毁申请单》（见【附件四】）并经相应审批人批准后销毁。
九、文件管理体系表单和行文标准格式
【附件一】文件归档登记表模板
文件归档登记表
序号
归档日期
文件名称
文件编号
归档人
经办人
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

备注：标有密级的文件应在备注中写明。
【附件二】文件借阅审批单模板
文件借阅审批单
编号：
借阅申请部门

申请人

文件名称

借阅日期

归还日期

借阅目的:
部门经理审批

主管副总经理审批

总经理审批

【附件三】文件借阅登记表模板
文件借阅登记表
文件名称
编号
借阅类型
借阅时间
返还时间
借阅人签字
保管人签字

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

□借阅 □复制

【附件四】文件销毁申请表模板
文件销毁申请表
文件名称

文件类别

归属部门

正/副份数

保存期限

销毁原因

经手人

部门负责人审核

行政办经手人

行政办负责人复核

总经理审批

备注

【附件五】发文申请表模板
发文申请表
文件名称

文件类别

文件份数

紧急程度

密级

起草部门

负责人

发文说明：

审批意见:
终审意见：
□ 批准发布、实施，发布日期 年 月 日
□请修改、补充、核实
□暂缓发布
□ 不予批准
签字： 年 月日
填报说明：
1。文件类别包括：规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函和会议纪要等。
2.文件密级分为“绝密”、“机密"、“秘密”。
3.紧急程度分为“特急"、“急”、“平”.
4.各级别文件相应由总经理、主管副总经理或部门经理进行审批,并签署终审意见(文件级别遵循事业部文件管理制度中的规定)。
5。发文申请表后需附拟发文件的正文.
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文件管理体系文件
【附件六】文件发放登记表模板
文件发放登记表
序号
发文日期
文件名称
文件类别
文件编号
发文部门
收文部门
备注
部门
经办人
部门
经办人
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

填报说明：属于密级的文件和紧急程度为特急或急的文件应在备注中标明。
【附件七】收文登记表模板
收文登记表
序号
收文日期
文件名称
文件类别
文件编号
收文部门
转呈部门
发文部门
备注
部门
经办人
部门
经办人
部门
经办人
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

填报说明：属于密级的文件和紧急程度为特急或急的文件应在备注中标明。
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文件管理体系文件
【附件八】上行文格式模板
部文件
编号： 签发人：

关于的请示/报告
年月日
(印章）

主题词：
主送:
抄送:　【附件九】平行文格式模板
关于的函
特此函询/复函/函告
发文单位
年 月 日
【附件十】下行文格式模板
经营管理事业部文件
编号：

关于的通知/批复/决定/指示
:
年月日
(印章)
主题词:
主送：
抄送：　
经营管理事业部印发