国有企业公务出差管理办法.doc

XXXX公司差旅费管理办法一、目的为了进一步规范公司员工出差管理工作，在保证出差人员工作和生活需要的前提下，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本制度。二、适用范围适用于公司全体员工的因公出差费用管理。三、原则1、出差人员必须按照高效、经济、安全便捷的原则选择交通工具、路线和时间，反对浪费。2、出差必须先获批准或被安排出差，对擅自主张者不予报销差旅费。3、提倡力行节约，并对限额控制的差旅费用实行超支自理。四、定义1、差旅费：是指经公司批准到公司所在城市以外地区工作或参加培训、会议等活动发生的费用，主要包括： （1）长途交通费：乘座飞机、轮船、火车、长途客车的费用。（2）市内交通费：乘座公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用。（3）住宿费：异地出差因过夜住宿发生的费用。（4）膳食补贴：按出差天数及补贴限额计发的补助。（5）通讯补贴：按出差天数及补贴限额计发的补助。（6）其它费用：公务发生的电传、邮寄、托运、公共服务等费用（不含出差期间发生的业务招待费及现场采购等费用）。2、出差天数：指出发日到返回出发地的日历天数。 3、住宿天数：指住宿费发票列示的天数，或定额发票折算的天数。 五、职责及权限1、总经理办公室负责差旅费管理办法的制订和修订，财务部负责监督各部门对本办法的贯彻执行。2、公司各部门经理负责部门员工出差事项的审核，主管副总负责所属员工20天以内出差事项的审批；公司总经理负责员工20天（含）以上及所有部门经理（含副经理）和主管副总出差事项的审批。3、部门经理和主管副总负责部门员工差旅费报销的预审；财务部负责公司所有差旅费报销的审核；公司总经理负责所有差旅费报销的审批。六、执行标准员工出差乘坐车、船、飞机和食宿费用都应力行节约，并按不超出规定限额报销。限额控制的具体标准如下：层级交通费住宿费(元/间/夜)膳食补贴(元/人/天)飞机火车轮船董事长经济舱软席二等舱一类消费区500一类消费区100二类消费区400二类消费区100三类消费区300三类消费区100总经理层经济舱软席二等舱一类消费区350一类消费区100二类消费区300二类消费区100三类消费区280三类消费区100部门经理层经济舱硬席三等舱一类消费区300一类消费区100二类消费区220二类消费区100三类消费区170三类消费区90员工层经济舱硬席三等舱一类消费区300一类消费区100二类消费区220二类消费区90三类消费区170三类消费区80备 注1、 一类消费区是指： 北京、天津、上海、重庆、广州、杭州、南京、武汉、长沙、成都、深圳、厦门、珠海、海口、三亚、东莞、中山、佛山、汕头、南宁、桂林、北海、泉州、福州、苏州、宁波、温州、义乌、青岛、烟台、大连、沈阳、乌鲁木齐、拉萨。2、二类消费区是指：石家庄、太原、西安、济南、郑州、合肥、昆明、贵阳、无锡、南昌、兰州、呼和浩特、长春、哈尔滨。3、三类消费区是指：除一类、二类城市之外的地区。4、港澳台地区及国外出差每批次由总经理事先审定执行标准。七、执行细则1、住宿费（1）住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附与出差时间、出差地点一致的有效的住宿报销凭证，超过限额标准的部分自理。（2）住宿费限额标准为一间房屋住宿一夜的标准，如两员工同住一间房，报销限额仍为一间房屋的一夜的住宿标准（非报销标准的两倍合计额）。（3）因外事或重要业务需要招待宾客住宿或需要提高宾客及随同人员住宿费标准的，应事先向主管副总报告，经审核同意后执行，报销时须附注事由说明。（4）如遇季节性价格调整等特殊原因，需提高住宿费报销限额标准的，需事先向主管副总报告，经审核同意后执行，报销时须附注情况说明。（5）副总经理级（含）以上管理人员出差，可住单人间；其他同性员工两人一起出差的，应同住一间房。（6）不同职级员工同时出差，因工作不能分开或分开住宿不经济的，可按高职级员工的标准，在限额范围内报销。（7）出差期间有下列情况之一者，不予报销住宿费： 由接待单位免费接待安置的； 参加会议、学习、培训，其会议培训期间支付的会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包括了住宿费的。2、交通费（1）出差乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车应按不超过规定的等级执行，并凭出差地点、路线、时间一致的有效票据报销。（2）搭乘火车具体执行标准如下：层级高铁（G）动车（D）、城际（C）其他（含直达（Z）、特快（T）空快（K）、普快）董事长/总经理层一等座、二等座一等座、二等座；软卧、硬卧软卧、硬卧、硬座部门经理/员工层二等座二等座；硬卧硬卧、硬座注：为提高办事效率，员工出差原则上动车可达的地方，可优先选择动车；无动车的地方，应按车速快慢依次选择直达（Z）、特快（T）、空快（K）、普快。（3）交通工具的选择应综合考虑出行的经济性、安全性和便捷性，员工如日间连续乘车时间超过6小时（含）以上或夜间发车时间晚于20点且连续乘车时间超过4小时（含）以上，可选择乘坐火车硬卧；如连续乘车时间超过18小时以上，可选择乘坐高铁或飞机（二等座或经济舱）。部门经理级（含部门副经理、市场区域经理）以上员工如连续乘车时间超过14小时以上，可预订高铁或飞机（二等座或经济舱）。各类员工如遇出差地点机票折扣价格等于或低于按级别可乘坐的火车票价格的，可优先选择乘坐飞机（经济舱）。（4）因紧急业务需要，无法按上述规定标准选择交通工具的，经主管副总批准，可选择乘坐高铁或飞机（二等座或经济舱）。（5）因外事或重要业务需要与宾客同行而需提高长途交通费执行标准的，应事先向主管副总报告，经审核同意后方可执行，且报销时须附注事由说明。（6）不同职级员工同时出差，因工作不能分开或分开乘坐交通工具不经济的，可按高职级员工的标准，在限额范围内报销。（7）在出差地办理公务以乘坐公共交通工具为原则，任务紧急或携带公物重的可选择乘坐计程车。搭乘计程车所产生的市内交通费按出差天数执行每人每天20元的限额标准（北京、上海两地为每人每天30元限额标准），市（县、区）内交通费报销时按规定附有效报销凭证，超出限额标准时需另附情况说明。（8）多人一起出差，同乘一辆计程车，其交通费只能由一个持票人代为报销，同行其他人员不得再报销。（9）出差期间有下列情况之一者，不予报销交通费： 未经同意，擅自乘坐超标准而发生的超支部分； 借出差之际探亲、访友和旅游而发生的交通费增支部分； 出差有公司公务车接送或搭乘公司雇佣车辆的。3、膳食补贴（1）膳食补助费用报销额按出差天数计算确定。（2）在途期间，如出发时间在中午12点之前或返回时间在中午12点之后，当日膳食补助按全天计发；如出发时间在中午12点之后或返回时间在中午12点之前，当日膳食补助按减半计发。（出发及返回时间以所乘交通工具票据显示时间或官方票务网站查询显示时间为准。）（3）出差北京等周边地区，当日往返，出差时间在4小时（含）以上的，膳食补助按全天计发；出差时间在4小时以下的，膳食补助按减半计发。（出差时间以出发时间始至返回时间止计。）（4）出差期间支付的会务费、培训费、咨询服务费等综合性费用中已包括了膳食费的，不计发膳食补贴；但若以上综合性费用中未包括全天膳食费的，按减半计发。（5）出差员工享受膳食补贴的不予报销出差期间餐费。（6）出差期间因公发生对外业务招待费的按公司业务招待管理办法执行。4、通讯补贴（1）出差期间通讯补贴不分等级一律执行每人每天10元的发放标准。（2）当月出差天数在20天以下的，通讯补助按实际出差天数累计发放；当月出差天数在20天（含）以上，当月通讯补助执行200元的累计限额标准。如因公务需要，实际话费支出超过当月限额标准的，需在报销时附情况说明及通话清单。（3）已享受公司通讯费报销待遇的员工出差期间不再发放通讯补贴。5、其他费用（1）出差期间因业务所发生的电传费、邮递费、文件资料及公物托运费等，凭有效票据按实报销。（2）员工因工作地点调动，随行行李托运费，凭有效凭证按实报销。八、出差申请1、出差员工必须至少提前三天在公司OA系统中提交“出差申请单”（详见附件1），说明出差事由；因项目实施、维护等事由出差，需另附“出差计划申请表”（详见附件2）。如遇紧急情况或公司临时安排，可于出差二日内在系统中补交申请；未获批准或非被安排出差擅自主张者，出差期间所发生的一切费用均不予报销。2、员工计划出差时间在20天以内的申请由主管副总负责审批；员工计划出差时间在20天（含）以上的申请及所有部门经理（含副经理）和主管副总的出差申请由总经理负责审批。九、借支管理1、员工出差无接待单位需自行安排食宿，或需招待宾客住宿的，可按相应标准借支差旅费。2、员工申请借支差旅费时，财务需在OA系统中核验该员工当次出差申请单已获批准。3、差旅费借支限额控制标准如下：借支标准（元/人/天）一类消费区二类消费区三类消费区董事长/总经理层600500400部门经理/员工层4003503004、差旅费借支审签遵照公司现金借款管理流程执行。十、报销管理1、出差人员回公司后，应在十个工作日（以回公司报道之日起至报销单据正式提交财务审核之日止计）内按规定办理报销手续、结清借款。对无故未报销者不予再次借款。超过报销期，账面有个人出差借款的，财务部有权从当月工资中先行扣回。2、实际出差天数超出审批计划出差天数，且未提交补充申请或补充申请未获批准的，延期出差期间的差旅补助（含膳食补助和通讯补助）要按比例进行扣减。延期7日（含）以内的，延期期间的差旅补助按原规定限额标准的60%计发；延期14日（含）以内的，延期期间的差旅补助按原规定限额标准的40%计发；延期21日（含）以内的，延期期间的差旅补助按原规定限额标准的20%计发；延期22日（含）以上的，延期期间的差旅补助不予计发。3、同一人员一次出差期间产生的所有其他费用（如招待费、会务费、培训费等）需与同次差旅费报销单一并提交公司审核。4、因同一事由同次出差的不同部门人员的差旅费报销遵照公司部门核算相关规定分别填写报销单后需一并提交公司审核。5、差旅费报销单提交公司审核时需附已经批准的出差申请单（OA系统打印）及其他必要相关凭证，如会议邀请函、培训申请表等；因项目实施、维护等事由出差，需另附“出差总结报告”（详见附件3）。6、差旅费报销审签遵照公司费用报销管理流程执行。十一、特殊情况规定1、公司所有员工如连续出差时间在20天（含）以上，本着 “全额包干、超支自负、节约归已”的原则，一律以每人每天230元标准结算差旅费用（含市内交通费、住宿费、膳食补贴、通讯补贴及其他费用）。如遇到特殊情况，需向公司提出书面申请，经公司批准后，方可按照公司限额标准执行差旅费报销。2、凡员工到西藏地区出差，在现行差旅费外增加高原补贴，每人每天60元限额标准。3、北京办事处人员不按照本规定执行，驻京期间仅享受驻京补贴，每人每天60元限额标准。十二、违规与失职追究1、出差人员不得违反规定虚报差旅费；不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出。否则，财务部有权拒绝受理，情节严重的移交公司调查处理。2、经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍的罚款，同时视情节轻重给予行政处分。3、各级审签人员因把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实已无法收回，由此给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应的连带责任。4、部门负责人和分管领导如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，按虚报额处以三至五倍的罚款，同时视情节轻重给予行政处分。十三、其他1、本规定由总经理办公室负责解释。2、本规定自2014年9月1日起执行。附件1、出差申请单申请人申请日期部门交通工具火车 飞机公司派车 其他座位等级火车：硬座 软座 硬卧 软卧高铁：一等座 二等座飞机：经济舱出差时间 年 月 日至 年 月 日，共计 天出差地点出差事由部门经理审批审批日期：主管副总审批审批日期：总经理审批审批日期：总经办审核超标准特批实施人员确认附件2、出差计划申请表部门申请人申请日期出差人员出差时间短期：10天（含）以内 中期：11-19天 长期：20天（含）以上计划出差起止日期 年 月 日至 年 月 日，共计 天出差事由类型项目名称项目策划/售前支持签订合同项目实施项目维护/售后项目收款其他事项出差工作计划序号计划工作事项计划完成周期（天）备注123部门经理意见： 日期：主管副总意见： 日期：总经理意见： 日期：说明：1、员工因项目事由出差需提交本表，列明计划工作事项和各项工作完成周期。2、同批次多人出差可由项目经理或相关负责人统一填写，但需在计划事项处备注分工。3、计划出差20天以内，报主管副总审批；计划出差20天（含）以上，报总经理审批。4、本表作为员工差旅费和其他项目现场备用金借支凭证，需随借款单一同报公司审阅。5、本表由出差申请部门统一留存。附件3、出差总结报告出差人员部门出差行程及完成事项实际出差时间 年 月 日至 年 月 日，共计 天完成出差计划内容出差总结和建议总结(执行情况和处理进度)遗留未完成计划遗留问题建议解决方法部门经理审阅意见 日期：主管副总审阅意见 日期：说明：1、员工在出差完成后5个工作日内提交本表，所有遗留问题由部门经理列管，追踪解决，重要问题报请主管副总批示。2、同批次多人出差可由项目经理或相关负责人统一填写，但需在计划内容处注明分工。3、本表作为员工差旅费报销凭证，需随报销单一同报公司审阅。4、本表由出差部门统一留存。