茶会策划方案.doc

瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会
瑞福祥茶号三周年庆典
暨中秋“团圆”茶会
活
动
策
划
主办：湖州瑞福祥茶号
时间：2012年9月底

2012

目 录
前言
一、活动主题······························3
二、时间地点······························3
三、参与人员······························3
四、活动进程落实··························4
五、组织分工
（一）秘书组······························5
（二）会务组······························5
（三)后勤组······························6
六、场地布置
(一）场地具体布置························6
（二)场地布置效果图······················7
七、活动流程······························8
八、经费预算······························9
九、应急预案······························9
十、附件：
(一)邀请函······························10
(二）活动流程表··························11
目 录
前言
一、活动主题······························3
二、时间地点······························3
三、参与人员······························3
四、活动进程落实··························4
五、组织分工
（一）秘书组······························5
（二）会务组······························5
（三）后勤组······························6
六、场地布置
（一）场地具体布置························6
（二)场地布置效果图······················7
七、活动流程······························8
八、经费预算······························9
九、应急预案······························9
十、附件
（一）邀请函······························10
(二)活动流程····························11
前言
金风送爽，玉露赐福，中秋佳节之夜也迎来了湖州瑞福祥茶号三周年店庆，为了感谢朋友和茶友们对茶号的支持，瑞福祥茶号特在湖州最大的主题公园举行三周年感恩茶会即中秋晚会.
一、 活动主题
今宵相思月，欢乐一家亲 ——2012年中秋户外夜茶会
二、活动时间 地点
时间：2012年9月28日（暂定）
地点：湖州仁皇山公园草地（具体地点待定）
三、参与人员
组织人员（瑞福祥店员）：
小金、小平、小项、张伟、小薇
特邀嘉宾：
大茶老师 、xxx、xxx
同行嘉宾：嘉兴xxx、xxx
客户代表：
汉服表演队:xxx xxx
茶席布置队：xxx xxx
嘉宾队:xxx xxx
约 20人
四、活动进程落实
(督促落实负责人：xxx 联系方式：13823459876）
完成日期
具 体 任 务
8月10日
调查参与热情度：访问客户代表，听取意见
8月15日
完成活动筹备方案，确认邀请来宾名单及参与项目
8月20日
确定节目流程
8月25日
发出邀请，告知各与会人员
9月1日
确认场地布置方案,会议场地预定
9月10日
完成本活动相关宣传单、横幅设计制作
完成道具准备工作（根据当天现场布置及节目单需求）
9月20日
相关参与节目表演人员进行节目表演训练
9月25日
音响设备、礼品、茶点（月饼）、水果、水等到位
相关茶席布置人员确定茶席布置方案
9月26日
简单布置场地
9月27日
检查各项工作是否全部落实到位，并按策划完成彩排
五、组织分工
（一)秘书组
总负责人：xxx 联系方式：18965412365
具体项目
具体安排
负责人
联系方式
备注
文稿撰写
活动筹备方案撰写
张力军
13858655566
参考完成进度及活动流程
开场发言稿撰写、主持稿编写
文本资料
活动流程安排
邀请函制作
礼品准备
莅临嘉宾礼品:25份
xxx
15268523210
确认来宾名单
审核并确认来宾名单，
并呈送请柬
请柬
制作20份来宾邀请函
彩排监督
确定节目流程、监督节目彩排
（二）会务组
总负责人：张华 联系方式:15965412365
具体项目
具体安排
负责人
联系方式
备注
协调员
维持现场秩序，并及时协调会议期间任何事宜
吴丽
1345698745
根据实际表演节目来确定道具准备
来宾座位安排
按照到场来宾任务安排座位
屏风
1块:活动背景墙
叶琳
18956423564
横幅
2条:会场两侧
会场设备配置与维护
1。音箱设备及话筒2支；
2.摄像设备1套；
3.笔记本电脑：安排人员播放控制背景音乐
道具准备
相关表演道具搜集、租赁、购买
(三）后勤组
总负责人:吴敏捷 联系方式:15268280212
具体项目
具体安排
负责人
联系方式
备注
场务维护及服务
负责现场秩序维护，排除干扰
李宏
13698745625
实际情况跟其他组协商
各项会议材料的搬运工作
包括礼品、文本资料、茶水等材料
协助会务组会场布置工作
包括横幅、屏风、表演道具、茶道具等
礼品、茶水购置
1。各种水果
2。茶点（月饼、糕点）
3.礼品
黎明
13652142365
可与所在酒店协商
饮食安排
活动准备相关人员的餐饮（宴会）安排
住宿
负责夜宿的嘉宾住宿
六、场地布置
（一)场地具体布置
总负责人：李四 联系方式：15287412541
区域
布置任务
负责人
备注
外围区
活动场地两侧植被悬挂横幅与宣传贺词;
李刘

嘉宾区
1。整齐摆放嘉宾座椅：呈左右各6张桌子，每桌配4张椅子(与舞台呈T字形)；
2。嘉宾坐席每桌摆放各式茶点(茶席自行布置）;
3.嘉宾区正后方为摄影师录像。
叶丽

舞台区
背景
1. 舞台以“假山”为总体背景，并放置一古色古香屏风;
2. 舞台两侧各放置音响话筒;

具体设备根据表演节目安排
表演区
T字形，正方留置20*5平方米的空间，前方留置2.5＊10平方米空间
(二）场地布置效果图

宣传贺词

横幅

宣传贺词

横幅

假
山

屏 风

舞 台 区
5m

20m

音响
音响

音响

2.5m

T
字
舞
台

2
1
2
1

10m
3
4
3
4

5
6
6
5

宣 传 展 架

七、活动流程
今宵相思月，欢乐一家亲——2012年中秋户外夜茶会 流程表
时间：2012年9月28日
地点：湖州仁皇山公园
人员：瑞福祥店员、客户
9
月
28
日
下
午
13：30—15：00
瑞福祥
通知全体与会人员,最后确定到场信息
15:00-17:00
进行现场布置检查（包括布置茶席)
17：00—18:00
晚餐（在活动现场解决)
晚
上
18：00
仁皇山公园草地
茶会正式开始（正式开始前播放背景音乐,摄影设备准备就绪）
18:00—18:05
瑞福祥代表致辞发言,感谢客户
18：05—18:20
大茶老师现场朗诵《水调歌头》
（期间由xx老师现场书写、画）
18:20—18：40
汉服展示：亲子装、个人秀
18：40-19：00
茶歇：在所坐位置休息，泡茶者展示其着装、茶席布置主题、茶样、茶礼等
19:00-19：20
香艺展示（期间演示古筝弹奏）
19：20—19：50
放飞祝福:放孔明灯
19:50—20：00
瑞福祥代表致辞,发放礼品
20：00
茶会结束
八、经费预算
项目
具体内容
金额
备注
摄影、音响设备租赁
1000元/天*1台=1000元
1000元

场地租赁
1000元/天=1000元
1000元
会场布置费用
背景屏风:500元
现场活动桌椅租赁：800元
横幅：50元/条＊2条=100元
1400元
会场用品费用
水果、茶水:200元
手花：3元/个*30=90元
290元
礼品费
莅临嘉宾礼品：50元/份＊30=1500元
1500元
餐费
晚餐（外卖）：15元/人*20=300元
300元
文稿费
致辞稿、活动流程表:1元/张＊30张=30元
30元
服装租赁
汉服、香艺服租赁：1000元
1000元
共计费用
6520元(实际费用待定）
九、应急预案
为了保证此次夜茶会的顺利进行，及时应对突发事件，避免在奠基仪式活动中出现异常问题或现象,特制定此应急预案，措施如下：
（一） 现场指挥
由xx现场监督检查问题,并及时解决
(二）突发事件应急
1、相关信息的收集（如当天天气查询）;
2。联络有关应急信息的收集（各种灾害事故的应急抢救）；
3.劝阻滋事人员，制止过激行为(路人甲乙）;
配备: 1。灭火器材的配置:（全部使用3公斤ABC干粉灭火器）舞台区、嘉宾区后方各放1具，供电设备处放4具，运输物资的车内放1具备用。
2。各类常用药品的配置。
（三）制止突发事件的原则：
1.遵循“安全第一"的原则。
2。确保参加茶会嘉宾的人身安全.
3.一旦出现突发事故，应急指挥组立即启动，得到相关指导和帮助。
4。保护现场,控制滋事人员。
附:
邀 请 函
尊敬的 先生/女士:
我店定于2012年9月28日18时，在湖州仁皇山公园举行“今宵相思月，欢乐一家亲—2012年瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会”,
届时恭候您光临指导。
联系人：小项 联系电话：[phone]
湖州瑞福祥茶号
二○一二年九月二十八日
瑞福祥茶号三周年庆典
暨中秋“团圆”茶会
活动流程表
1. 嘉宾入座，静心茶;
2. 瑞福祥代表致辞，感谢客户；
3. 《水调歌头》朗诵；
4. “瑞福祥”ppt展示现场书画；
5. 茶话会,厚韵红茶、岩骨茶香；
（瑞福祥客户友情参与主泡)
6. 香艺、韩国茶礼表演：瑞福祥代表展示；
（古琴演奏）
7. 茶话会，神秘普洱;
8. 放飞祝福：孔明灯；
9. 瑞福祥代表致辞；
10. 活动结束。
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