活动执行管理手册.doc

活动项目执行管理手册
活动策划执行流程图
项目接洽
接洽流程
策划方案
策划流程
项目筹备
项目执行
执行总结
人员分组
物料准备
现场台本
活动策划
宣传策划
预算
物料申请、审核流程
现场照片
媒体剪报
客户评价
执行人员评估
执行管控流程

开拓、整合资源
规范、专业执行
构建、完善模式

项目执行流程
项目立项 总体项目进程分解监控流程
总体项目进程分解流程：

制定整体项目组时间管理表，及近期项目时间管理表（格式范例见附件二）
将项目按照部门分解并制定项目时间表，与各个部门确认，改时间表每个细项时间需比提交给客户的时间提前至少两个工作日
根据时间表把控项目进程，监督执行质量

时间表完成
具体步骤：

Ø 根据客户具体需求及活动大纲，召集项目相关部门，共同分析研究项目
Ø 制定项目初步框架及初步执行细案
Ø 与客户确认后，建立项目组组织构架，组建项目组团队
Ø 组织各个成员组提交最终项目执行细案，整理制定项目工作手册，并下发各成员组。

立项完成

单元项目监控流程
单元项目执行流程

根据需求及项目组时间管理表，制定单元项目工作单下达各执行部门
进度中随时监控管理，并提交内部及客户确认
确认后通知各相关单位并将最后确认结果发送个相关单位

单元项目完成

项目主要监控范围
项目主要包含以下几点内容需要与客户确认：
Ø 项目整体结构框架
(活动资源、活动安排、媒介资源、媒介投放安排）
Ø 活动宣传
（宣传范围、宣传形式、品牌融入度）
Ø 活动时间
（与品牌销售季节及领导安排相关)
Ø 活动地点
（与品牌地区影响力相关）
Ø 活动主题
（与品牌内涵相关性)
Ø 活动硬体
（舞台规模、logo画面表现形式）
Ø 活动艺人
（各广告商都十分重视出席艺人级别，这对于他们而言体现着活动的级别）
Ø 活动流程
(与客户相关部分需要详述）
Ø 领导安排
（领导安排在项目中关系客户满意度，这也是客户执行人员在活动中最关注的问题)
Ø 广告相关内容排期
（宣传片等)
(一）接洽流程
任务分工
准备工作
主要工作要求及内容说明、洽谈重点
参与人员
联系方式
完成时间
备注
初步接触：
★公司宣传册及相关资料
★本公司自有优势资源、活动经验；
★ 了解项目规模、场地及其可操作性；
★ 了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，资金条件；
★ 了解对方的想法和建议；

1、细节洽谈（多次）
★自有资源、案例介绍PPT文档
★项目初步策划案框架（包括：活动主题、形式、主要内容建议;执行流程安排；大体预算)
★ 讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及意见;
★ 获知项目的着重点及难点；
★ 客户的倾向性。

2、项目汇报
★根据客户意见修改后的策划案(包含策划执行方案、宣传策划案；详细预算）
★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT文档；
★策划文案打印、装订成册；
★汇报流程安排：开场人员,主要讲述人员，答疑人员。
★ 项目汇报；
★ 合同条款认定

（二）策划流程
任务分工
参与部门
讨论重点
会后工作
备注
初次策划会议

联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人
★ 项目背景、需求；
★ 是否值得继续跟进；
★ 活动概念和形式.
★ 撰写初步策划案；
★ 报策划总监与分管副总。

谈判后
协调会议
联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人
★ 客户意见；
★ 策划案大体框架；
★ 形式和内容设计；
★ 项目基本成本；
★ 宣传炒作重点;
★ 撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案）
★ 方案由设计师进行精包装；

细节谈判后
协调会议
联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人、部门总监
★ 客户意见；
★ 内容、执行细节确定;
★ 现场效果图；
★ 宣传方案确定；
★ 物料方案
★ 预算方案（成本/报价）。
★ 撰写策划执行方案定稿(包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算)；
★ 拟定合作协议；
★ 确定需外包工作并开始联络(演艺、制作、场地等）
★ 确定执行工作组。

合同签订后
协调会议
执行工作组成员
★ 项目分解及完成时间图表；
★ 安排各项工作.
★ 项目正式立项
★ 落实各项资源、外包
★ 执行管控

（三）管控流程
管控环节
主要工作要求及内容说明、洽谈重点
参与人员
联系方式
完成时间
备注
时间管控
时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的,时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。

供应管控
要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等,需要对外包的供应商进行有效管理。

人力管控
活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。

（四）标准管控工具：甘特图表
任务：
把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动.
时间段：
对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）.
优先顺序：
设定任务的优先顺序。
节点:
因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。
分工：
每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人.