行政人事部流程及标准.doc

1、报销流程(责任人办公室主任)：报销人部门领导审核财务审核总经理签字财务报解财务入账。标准：部门领导：单据不合格50元/次，报销不合规罚40，报销人60（不合规单据价值）。财务：单据不合格100元/次，报销不合规100元/次。当月报销超出一天扣5.2、招聘流程（责任人行政经理）：用人单位申请总经理审批行政部发布招聘信息面试入职培训发放员工手册及办公用品用人单位接收.流程说明：用人单位评估岗位需求提出申请，并把所需岗位人员的具体要求和该岗位的发展空间填写清楚。行政部根据岗位要求结合公司的薪资体系编制招聘简章发布各招聘渠道，保持高度关注和沟通在需求时间内完成招聘。行政部初步面试后，再与用人单位一起面试,并到该岗位现场确定胜任度，最后通过用人单位的面试和笔试（笔试内容由用人单位起草、行政审核）入职培训的内容为公司企业文化、规章制度、员工行为规范，入职的培训时间一般不超过两天，两天后即较用人单位接收负责考查试用。入职员工入职后上级主管部门每天都要填报员工考勤表，周考查评定表，根据员工表现,用人单位决定去留,报行政办理相关手续.标准:a、用人单位招进的员工一个月内达不到50利用率时,用人单位接受200元罚款。b、试用期考查不严、不实或入职员工转正后半年内以各种原因离职，用人单位主要负责人接受罚款200元。c、招聘的员工到位时间一般为：主管以下普通员工为两周；主管至经理级别员工为一个月，经理以上级别为45天，副总以上级别为60天。d、招聘简章内容不详,行政部不予接受、行政一旦接受即承担招聘责任e、面试记录及笔试内容以及每日考勤记录表，汇总评定表等全部存入个人人事档案中，员工试用期结束考查记录，记录不实或少报，行政罚款20元.f、入职手续办理不全、不当、入职培训不到位、交接不清，工作岗位、办公、生产、生活用品发放不当等现象发生一次，每项处罚行政人员10元.3、员工入职流程:接入职通知行政部报到领取办公及生活用品及员工手册办公、生活到位接受入职培训到用人单位报到。流程说明：招聘员工通过面试和笔试后获得入职通知书(纸质和电子版)。4、员工离职流程 员工原则上应提前30天将书面辞职报告交到人事行政部 ，并领取离职手续表。人事行政部对离职员工进行离职面谈, 了解其离职原因并做记录。 按照离职手续表办理相关手续 a、离职员工将离职手续表交部门负责人签字.部门主管以上岗位需经总经理签字. b、由离职员工所在部门的助理向离职员工收回工作证,员工手册 ,工作服 ,办公用品，确认上交无误后由助理签字确认 . c、由财务部检查离职员工与公司在财务上是否有拖欠（包括所借款项 ，出差报销 ）,如有拖欠当场清还，无拖欠则由财务部在离职手续表上签字确认. d、离职员工在得到离职手续表上所有需要的签名后,人事行政部向员工出具”关于与XX解除劳动合同的决定。e、人事行政部安排人员到社保经办机构办理终止、解除劳动关系备案手续；凭备案审核意见，f、人事行政部将离职员工的档案重新归档，同时结清工资。5、员工升职加薪流程：员工向部门领导提出申请部门领导根据考核情况和表现写出意见交总经理处审批交行政部、财务部备案下个月起执行加薪 流程说明：工作满一年以上.本岗位做出突出贡献。对公司做出重大贡献.6、奖罚流程:根据员工表现部门领导提出申请(奖或罚)行政人事部审核总经理审批(奖或罚)行政人事部备案公布奖励或处罚。奖的标准: 完成本人工作计划指标，创造较大经济效益;向公司提出合理化建议被公司采纳，并取得一定效益的； 节假日经常加班,并取得显著效果者； 维护公司纪律，抵制歪风邪气,事迹突出者；工作认真、责任心强、工作绩效突出者；为公司挽回经济损失者;其他对公司做出贡献者，总经理认为应当给予奖励的。罚的标准:经常性迟到、早退的罚款；轻微过失致发生工作错误造成损失的罚款;对同事恶意攻击或诬告、中伤他人、制造事端者罚款；遗失经营管理之重要文件、物品或工具罚款;不配合各部门工作的罚款;部门经理及主管责任人对本部门制度的宣贯、执行和监督负直接责任，对部门人员奖励或处罚承担200%责任，即同时按对员工奖励、处罚数的200的比例奖励、处罚本部门经理及主管负责人;若被处罚员工屡教不改，重复同样错误，或不听劝阻，不服从管理者，则上级主管人员或制度执行部门有权力对其进行加倍处罚直至停职处理，造成后果的，由被处罚当事人承担后果与损失；凡是部门经理或主管发现问题不及时纠正,或包庇下属、隐瞒事实者，与责任当事人处以同等处罚；工作流程中每一流程责任人要对前面各个流程的执行情况进行监督、检查，如发现上一流程有问题，有权拒绝继续进行下一道流程，并有权向所属部门主管或经理提出申诉或向公司进行投诉。若未对上一道流程进行检查,或发现问题但未提出或解决,则所发生一切后果与损失,由本人及所在部门承担，进行处罚；各员工之间应互相监督、检查,发现隐瞒、包庇问题或知情不报,并造成损失的罚款;有制度的参照员工管理制度，没有成文制度可参考的,由总经理召开行政人事管理会议决定.7、会议流程：会议通知会场布置会议具体安排会后工作整理会议纪要会后监督总结上报 流程说明：会前准备:a、公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。各部门召开会议需用公司会议室的，由办公室统筹安排。b、会议召集人在会议召开2日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。 c、会议主持人和与会人员都应在会议召开1日前做好有关准备工作，包括拟好会议议程、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等.会议主持人应该与参加会议的高层领导做好充分沟通. d、所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，不在会议中接打电话，不无故缺席。因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。e、会议的基本人员应该包括：召集人，与会者，记录员。会议原则上应由召集人主持，公司例会召集人为办公室主任，其他会议召集人为与会议讨论内容最密切相关的部门负责人,会议主持人主导会议全过程，公司高层领导发言应遵从会议流程及主持人的安排。公司工作例会过程安排：a、主持人检查与会人员到场情况，并宣布会议开始。 b、公司重大事项决定的公布，主要指重要工作调整及人事任免等。c、各部门汇报上阶段工作总结,下阶段工作计划,并适时提出相关问题。 d、公司副总及总工就所负责的部门的工作总结进行评价，提出工作计划改进要求,并解决各部门提出的相关问题。 e、公司总经理点评各部门工作总结及工作计划，安排部署下一步工作重点，并就本次会议进行总结,确认本次会议决议内容。f、会议结束主持人宣布散会。 会议标准：会场物品摆放标准：a、会议桌摆放位置要正，椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离，椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离，椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。b、根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸，稿纸摆放在每个椅子的正中间位置，稿纸底边与桌子的底边成一条水平线，铅笔成45度斜角放在稿纸右侧，笔尖朝上，标签外漏.稿纸定位后，茶杯摆放在稿纸的右上方，与稿纸边保持约为一指的距离，杯把朝右,茶杯左侧摆放香巾碟，香巾碟与杯子的距离约为一指，杯子与香巾碟的中心在一条水平线上。c、话筒固定在桌面上，话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向.d、花根据会议桌长度，摆放23个，桌花一般选用鲜花，并且不易太高影响双方说话,摆放在会议桌的中心位置即可。 会场设备设施的准备标准：a、检查照明是否正常，灯具是否全部完好，有损坏的及时上报维修.b、会议前提前检查音响设备是否完好，话筒音量调节适中,并检查无线网络是否正常使用。c、投影设施提前检查是否完好,会议开始前由通讯连接电脑，全部调试到位。d、检查室内空调是否正常，会场温度设定在规定温度内，冬季不高于23度,夏季不低于26度。 会场及周围环境卫生标准 a、彻底清扫会议室卫生，会议桌干净无手印和水渍，椅子无灰尘和毛发，桌子抽屉无杂物无灰尘。b、会议室死角卫生清洁到位,窗台无灰尘，墙角处无蜘蛛网，墙面干净无灰尘。c、地板打蜡,地上无杂物无脚印，地板干燥无水渍。d、会议室内网线及投影电源线摆放整齐，不杂乱.8、招待流程：招待申请确定招待级别安排人员招待公司参观公司相关领导接洽就餐安排合影留念礼品发放电话回访 流程说明：招待申请：公司各部门有客户到访时应及时与办公室联系， 提出进行客户接待的申请，如出差在外应以电话方式通知，并向办公室人员告知来访客户到公司的时间、是否需要接站、是否有就餐意向、联系方式、随行人数等内容。确定接待级别:根据来访客户的不同，制定三个接待标准。A、特级标准。公司重要客户、贵宾及公司重要会议、活动等。B、高级标准。企业负责人、相关行业领导人、政府主管部门负责人等。C、 普通标准。如公司各部门的相关客户等.安排接待人员：与来访客户相关业务部门负责具体业务接待,办公室安排人员协助接待。车站（机场）接站:办公室在确定来访客户需要接站时,安排相关人员及车辆进行接站.到公司参观：主要是到公司产品展示厅观看公司产品实物， 一般不安排到车间及各办公室参观.观看公司广告片及宣传片：此项工作主要是宣传公司产品及文化,使到公司来访的每个人都能成为公司的消费者及文化的传播者.公司领导接见、会谈：在来访客户会见公司领导前，必须与公司领导沟通好，确定接见时间地点，然后带领来访客户与领导见面会谈,接待人员要做好双方介绍,然后粗略地讲解来访客户的主要商谈事项。就餐安排:办公室人员根据接待级别安排客户就餐，如安排在公司餐厅就餐及时与餐厅工作人员做好沟通;如外出就餐应及时预定。合影:如公司到访的重要客人要适时做好照相工作，并配上相框，寄与来访客人留做纪念。主要是公司的产品赠与来访客户,接待人员要根据领导安排提前准备好。打电话进行咨询接待工作情况，了解客户对公司的产品及企业形象等方面的意见，及时做好上报整理,以便改进。9、客户来访流程：确定来访事宜对口业务部门接待参观厂区相关领导接洽就餐安排合影留念礼品发放电话回访。 流程基本和招待流程一样.10、公司考勤流程：录入指纹员工上下班打卡采集数据交行政部门审批进行处罚交总经理审批交财务扣款 流程说明：录考勤:行政部为新员工办理入职手续时一同录入指纹。员工上下班刷卡：a、员工每天上、下班及加班均需刷卡。b、工作时间开始后上班者为迟到，工作时间结束前下班者为早退。c、每月漏刷卡、忘刷卡三次以内由部门经理签名确认.超过3次以上者，每次扣10元,以此类推；特殊情况可报更高层管理人员加签确认。数据采集：行政部门每天采集前一天考勤数据.资料提交:各部门在上班时间上午10:30前交前一天表单(假期申请单、外出公干单、调休申请单、考勤说明书、加班申请单、班次调整表等)：行政部门签收各部门提交各类考勤相关表单（班次调整表、假期申请单、外出公干单、调休申请单、考勤说明书、加班申请单)，如所交表单有误或不符规定的退回原部门。“假期申请单”、“外出公干单、“调休申请单”由员工本人填写；“考勤说明书”、“加班2）申请单”必须由员工本人亲自填写,签批流程按公司相关规定执行。批准后,由部门文员于次日上午10：30前送HR文员处各部门文员至人力资源部取得考勤异常并于当日给至部门经理/主管。每月26日左右考勤人员打印当月考勤给各员工核对。次月5号前将考勤进行汇总处理，并于10号提交总经理审批并汇总给财务。11、考核流程:次月对上月进行考核各部门进行汇总行政部进行汇总、并计算考核工资交总经理审批发放财务部备案 流程说明：要先确定考评时间，应每月进行考评。首先可以根据各事业部不同的工作岗位要求对员工进行以下四方面的考评:a、业绩考核:通过设定关键业绩指标,定期衡量各岗位员工重要工作的完成情况。 b、计划考核：即计划完成情况的考核，动态衡量岗位员工的努力程度和工作效果；c、能力态度考核：衡量各岗位员工完成本职工作具备的各项能力， 对待工作的态度、思想意识和工作作风 d、部门满意度考核:主要考核公司各部门在日常工作中的配合和协调情况与效果。 考评结束后，交各部门汇总得出最终得分。将汇总表反馈给行政人事部,根据各得分确定各员工的薪资级别.并填写相关表格交予总经理签字认可。根据考核结果发放工资。12、参加外部会议流程：接到通知上报相关领导确定参会人员会议做好记录并收发会议文件会后交行政部人事部备档 流程说明：上级通知参加的各种会议，对公司正常经营活动和长期稳定发展起着重要的作用，各部门领导及全体员工对上级组织的各种会议应予以高度重视，准时参加。参加上级组织的各种会议，公司派出参加的人员代表公司形象,与会前应着装整齐、仪容严整、举止大方,文明礼貌。代表公司参加外部各种会议的员工,应根据会议通知要求,事先做好与会议相关的准备工作,按要求提前1030分钟到达会场，并按会议要求签到。会议期间遵守会场纪律，提前关闭手机或调至振动，中途不会客,不从事与会议无关的任何活动。认真做好会议记录，会议结束后及时向上级报告会议内容和要求，按要求范围传达好会议精神，落实会议要求内容。需发言时要突出主题、简洁明白、条理清晰、节约时间、提高效率。 参加各种会议收到的各种文件，会后自觉交行政部人事部统一存档。13、培训流程：确定需求确定议程发出通知培训准备具体实施效果总计及评估 流程说明：征求参训人员的意见、征求参训人员主管的意见、分析参训人员知识、技能、文化现状、填写培训需求调查表.此次培训所要达到的预期结果.此次培训需要参加的各部门和人员、每项课程需要参加的部门和人员。培训计划要有针对性、时效性、明确培训目标、培训课程、培训时间、培训方式、参训人员、所需培训资源。根据培训计划进行培训费用、教材、资料、培训设备、培训讲师等培训资源的准备提前做好参训人员的生活安排。提前通知参训人员培训的内容、时间、地点、培训讲师等情况进行培训考勤、做好培训记录协调参训人员餐饮、住宿等工作。采用三级评估方法：培训效果评估、学习成效测评、行为跟踪评估培训结束，对本次培训全过程进行总结，总结经验,指出问题，提出改善意见,完成培训总结报告.14、会餐流程：确定会餐人数报行政人事部行政人事部制定方案安排聚餐餐后总结 流程说明：提前10分钟到达聚餐现场。要适量饮酒。注意自己衣着及言行。会餐中积极参加活动及游戏会餐结束后，积极清理现场。15、档案流程:收集归档判断确定期限分类编制页码装订、排序存档 流程说明：凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作.归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数,均应齐全完整。在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复,分类一起排列，不得分开。公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和行政人事部；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。 归档后及时保存电子版和纸质版.16、客户投诉流程：接受投诉调查投诉内容，确定责任部门沟通客户意见解决方案客户回访回访意见交于责任部门流程说明：客户服务部接受客户投诉，做好客户投诉记录，向客户承诺在5个工作日内给与答复。客户服务部根据客户投诉内容，进行调查并填写客户投诉调查表。如果投诉情况属实，投诉成立，分析确定责任部门；如果投诉不属实，向客户返回调查意见。客户服务部就责任部门的答复和处理方案与客户沟通，填写客户意见表。如果同意，按照方案执行;如果不同意，返回责任部门。客户接受解决方案后，由责任部门组织实施方案。责任部门的方案实施完毕之后5个工作日内,由客户服务部进行第一次客户回访，并填写客户满意度调查表。（不同类型的投诉需要回访的次数不同：工程质量投诉的回访,至少回访2次;服务质量投诉需要回访12次。）客户服务部将客户满意度调查表返回责任部门并存档。如果客户满意或非常满意，则投诉正式受理完毕。如果客户不满意，则重新从第二步开始。17、 员工投诉流程：员工填写(员工申诉申请书)部门主管行政人事部总经理审批批复行政人事部（给于员工申诉处理）流程说明：申诉人应在申诉事项发生之日起10日内到人事行政部领取员工申诉书并尽快填写完毕交给申诉受理人，即自己的直属主管,申诉人不可代理申诉，且不得越流程作业;申诉受理人应在接收员工申诉书后详细分析申诉事项是否符合本制度申诉范围的要求,如不符合要求，应当场告知申诉人终止申诉并在员工申诉书上注明。如果申诉事项符合要求，申诉受理人应立交于行政人事部；行政人事部负责对申诉事项的调查、取证、反馈等工作。行政人事部根据调查意见处理后交总经理处审批；总经理审批后，交还行政人事部进行申诉处理。18、诉讼流程：出现纠纷分析原因准备相关材料联系企业律师补充材料交行政人事部备档流程说明：出现纠纷后，先分析原因是否我们过错.根据纠纷的内容准备相关材料.把准备好的材料交给企业律师。根据律师要求补充相关内容。把相关材料交于行政人事部备案.对该纠纷事件进行总结。19、 合同鉴定流程：相关业务部门审核交总经理审批交企业律师审批交给相关业务部门行政人事部备档。流程说明：合同现有相关业务部门起草；起草的合同交总经理审批,审批后交于律师鉴定;合同鉴定完毕后,交于相关业务部门签订;签订后，业务部门留一份，行政人事部留一份备档；合同执行。20、电话、网信流程：来电话、网信接听电话员工或行政部根据内容交于相关业务部门业务部门进行处理需要总经理处理的直接报总经理处理完毕后交于行政人事部备档流程说明：接到电话人员或网信人员应及时通知相关部门负责人；相关部门负责人接到通知后及时进行处理，需要总经理审批的及时报总经理处;处理完毕后交于行政人事部备档.21、 绿化美化标准： 1、长势树木长势旺盛。2、叶片叶色正常、叶大而肥厚、不黄叶、不焦叶、不卷叶、不落叶、无明显虫屎、虫网、被虫咬食叶片数量、每株在10以下。 3、枝干树干挺直、倾斜度不超过10度，树干基部无蘖芽滋生、枝干粗壮、无明显枯枝、死桩、基本无蛀干害虫的活卵、活虫，介壳虫在主、侧枝上基本无活虫. 4、树冠完整美观、分枝点合适、侧枝分布均匀、枝条疏密适当,内膛不乱，通光透光。5、行道树分枝点高低、树高、冠幅基本一致，无连续两株缺株、相邻5株的高差10.6、花灌木着花率高、开花繁茂、无落花落蕾现象。色块灌木无缺株断行、覆盖度达100，色块分明，线条清晰流畅。 7、绿篱、造型灌木形状轮廓清晰，表面平整，园滑、不露空缺、不露枝干、不露捆扎物.8、藤本长藤分布合理、枝叶覆盖均匀、附着牢固、覆盖度达85以上.9、草花生长健壮、花繁叶茂、无残花败叶.花坛整洁美观、四季有花、层次分明、图案清晰、色彩搭配适宜。10、草坪生长茂盛、叶色正常、基本无秃斑、无枯草层、无杂草、无病虫害、覆盖度达98%以上，留茬高度经常保持在6-8cm。22、 员工规范标准：一、外表形象标准部分1、头部：女士头部梳理整齐,长发者应将头发并于脑后扎结，不可披肩散发；头发必须保持干净。 2、脸部:女士需淡妆上岗，唇红颜色得体，表情愉快，心境平和.3、手部:手要清洗干净,指甲应常修剪，不可留太长。指甲缝不留污迹，不能佩戴过于繁杂的首饰。 4保持口腔的清洁，不要使用强烈味道的香水，身体无异味。 5、着装：穿工作装并佩戴工作牌。制服要求平整、干净、无损、无皱;不挽袖口、裤腿；不可光脚穿鞋;皮鞋时刻保持光亮干净。 6、养成良好卫生习惯养成良好卫生习惯养成良好卫生习惯养成良好卫生习惯,不随地吐痰，不扔废弃物，不得嬉笑打闹；上班时间应面带微笑,展现在顾客面前精神应饱满。二、行为礼仪规范部分1、站立应做到:双腿伸直、肩平、头正、两眼正视前方,挺胸、收腹、双手自然下垂,身体不得东倒西歪，不得驼背、耸肩、插兜等,双手不得叉腰、交叉抱在胸前。 2、坐姿应做到:必须坐姿端正，不得架二郎腿，不得坐在工作台或产品上，不得将腿搭在工作台、座椅扶手上,不得盘腿。 三、工作中行为禁忌部分 1不得与客户发生争吵. 2不得挖耳、抠鼻子、修剪指甲;不得在工作场所吃东西。 3不得打瞌睡、哼歌曲、吹口哨、说笑、闲聊、喊叫、脱鞋、跺脚、伸懒腰。 4。不得做与工作无关的事情或看与工作无关的书刊杂志。 5不得用手指、嘴形或物品指顾客或为他人指示方向。（用手指示方向时，要求手臂伸直，四指并拢,大拇指自然弯曲,掌心自然内侧向上.）