订货标准及流程.doc

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商品订货规范
生效日期

商品订货是商品销售、库存管理的第一步。为保证店面形象，提高销售，杜绝商品缺品、缺货、漏订、多订等现象的发生。使门店、采购、配货中心与供应商之间能够通力协作，缩短到货周期。使各门店店长、门店所有员工及商品部人员有更多时间与精力投入到商品结构、商品销售与库存的管理,特制定此作业规范。
1、商品订货类型分为两种：日常商品订货、新品订货;
2、商品订单类型分为三种：日常订单、新品订单、紧急订单；
3、商品下单的下单人及审核人：直营门店的下单人为店长，加盟商下单需先付款;所有订单的审核人均为总经理；
4、门店下单需根据商品最小起订量下单（商品档案的产地设为最小起订量），未满足条件不予下单；
5、供应商接到订单日起,正常情况下商品交货周期、物流各一周左右，如紧急订单需提前一周下单；
6、商品到达门店后,正常工作日门店务必当天入库，如属于下班时间，第二天上午必须入库，入库完需知会商品部，商品部需跟进；
7、商品质量问题或非质量问题时,门店在收货时第一时间需及时反馈至商品部，如逾期造成的损失，商品部不接受任何处理，门店承担损失。（发现的问题以电话和邮件形式反馈商品部，拍摄的照片务必清晰，正面、侧面各一张）
安全库存量：商品库存单品下降到临界点时，我们需要对商品进行订货。多数情况下我们是根据商品在货架上陈列的状况来判断是否需要订货。一般情况下我们的满排量定2周销量，所以一般当库存不足一周销量时我们就要开始订货;
商品订货要求：
1、所有商品最基本的订货要求为：凡门店商品状态为正常商品,库存必须保证牌面陈列；门店的畅销商品除在保证牌面的陈列要求的基础上还需加上可供五天销售的库存.所有商品的订货需有书面记录并需在系统内生成订单予以体现。
2、所有商品订货的责任为谁订货谁负责，严禁门店、商品部利用职务之便在订货时发生与供应商勾结牟取私利，随意加大订货量,更加禁止欺压供应商该订货商品不订货的现象发生。
3、门店下订单需在当天16：00前完成，加盟商的订单需跟进打款后商品部方可下订单,商品部收到订单起务必在一个工作日内完成与供应商系统下单。并打印订单发给供应商，电话通知供应商确认是否收到订单;
4、供应商收到订单后务必在48小时内发货，如未能及时发货到货的，商品部需催促跟进，并通知店长及总经理处理，同时根据采购合同以书面形式作出处罚通知供应商；
5、商品部需及时跟进订单到货情况,订单缺货商品需及时补货；
6、如系统单品缺货，商品部需通知营运部相关负责人催促门店订货,如经催促后门店仍未在规定时间内订货，则由营运部追究相关店长责任;
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商品订货流程
生效日期

订货流程
直营门店/加盟商提交订单

直营门店的订单，商品专员需进行商品库存的盘点是否满足订货标准；加盟商的订单需与财务核实是否以打款

如以上两个都满足条件，商品专员进行与厂商系统下单,生成单号，打印订单

主管级以上人员审核（订货金额大于3000元或单品批量订货需总经理审核）

跟进财务打款

订单与供应商确认是否收到，网上订货需电话确认

与供应商确认到货时间,并收集物流信息单号跟踪商品到货情况，相关单据存档
商品到货，门店当天入库
流程说明：
1、 直营门店由部门实物负责人对部门商品进行实物订货，依据部门库存量、销售量、节假日、天气等，写清楚订货品种，商品编码，补货需求量等,并注明原因交由店长审核签字确认；
2、 商品部根据订货标准，库存盘点确认是否满足条件;
3、 商品部收到门店系统订单，如加盟商的订单,需与财务核实是否已打款(已打款的财务需在订单上签字确认）。然后进行与厂商进行系统下单,并登记订单号,发给供应商，并电话沟通确认是否已收到订单；
4、 跟踪财务打款，如网上支付，要求财务提供支付凭证。至订单打款日起，要求供应商务必在48小时内发货,并要求提供物流单号，跟踪商品到货情况；
5、 商品到货后，门店务必在当天进行入库，生成入库单号；