设备采购管理信息系统需求分析报告.doc

设备采购管理信息系统需求分析报告一、 系统概述为了节约有限的经费，适应市场经济的要求，现代企业都应当对设备采购的形式进行变革。现在企业在设备管理方面还比较薄弱，很大程度上还在沿用着旧的管理模式，要适应新体制的要求还需要不断探索。设备管理的内容很多，其中就包括设备的采购.现在的设备管理实际上就是对数据的管理,包括静态实物数据的日常记录以及动态使用数据的采集.而就是对这些数据的采集现在大部分还是传统的管理模式，即由专人进行手工收集、整理和处理数据，结果往往是效率低下且容易出错，不便于查阅、分析数据。而对于采购部分则问题也很突出,一般是审批购买后对使用情况不再过问，导致很多设备的购买成为浪费，而当需要使用时已面临淘汰，这些问题的症结最终归结于数据信息的滞后、不能实时发布和及时沟通，从而对使用情况无考核依据，造成了盲目的采购和浪费。这就迫切的需要能有一套适合的、可行的辅助系统来帮助实现完善的管理。系统的目标旨在将设备采购过程结构化、系统化、简单化，使采购业务流程顺畅，减少管理人员的工作量,提高工作效率，将有限的资金用于购买必要的设备上，减少采购的盲目性和不必要的浪费，使采购信息集中化、有效化，便于今后对采购数据的查阅和分析，充分地利用了信息资源，避免人为操作错误，节省大量的人力、物力及时间，为管理者提供及时、准确的信息。二、 可行性分析可行性研究的目的就是用最小的代价在尽可能短的时间内确定问题是否能够解决,实质上是要进行一次大大压缩简化了的系统分析和设计的过程，也就是在较高层次上以较抽象的方式进行的系统分析和设计的过程。1组织机构操作方式上的可行性通过初步的调查分析,我了解到现代企业现有的采购管理方式中的确存在了一些问题,在现代企业管理中建立设备采购管理信息系统是可行的并且也是必要的，具体原因如下：随着电子计算机技术在企业管理领域的广泛应用，为了适应我国企业现代化的发展需要,企业不满足于现有的自身管理现状，提出了更高的要求.而采购管理又是企业生存、生产的重要环节,因此如何加强企业设备采购的管理工作将成为企业管理工作的重点。如何保证准确的采购设备,如何为企业生产采购足够的原材料，采用什么方式获取设备，如何及时的获取采购信息等都是现代企业设备采购管理所面临的迫切需要解决的问题。而原来的手工操作、人工管理已不适应这些需求。 因此,改变对现代企业的采购管理十分必要,而计算机技术的快速发展和广泛应用无疑为其提供了可能性.基于计算机技术和通信的企业设备采购管理系统是现代计算机和信息技术在企业管理领域应用的重要基础课题，已成为现代企业管理学中一个新的边缘学科。而设备采购管理系统则是该系统中的重要组成部分，现在已经成为一个现代企业ERP系统中不可缺少的部分，它能够为企业提供充足的技术保障。所以改变现代企业现有的设备采购管理方式，开发一个设备采购管理系统来代替人工操作管理采购信息在组织机构操作方式上是完全可行的，并且也是十分必要的。2.基础数据的可用性经过调查和研究，我们即将开发的企业设备采购管理信息系统通过建立合理的数据字典和数据表完全可以充分利用现有的基础数据，实现新老系统过度过程中在用户数据的一致性。3。经济上的可行性由于技术方面的成熟，并且并不需要特殊的设备,其开发成本是不会很高的。早系统开发完成后，其可以改变以往人工管理的繁琐，可以直接的节省人力，物力和财力,还有降低出错的几率,提高企业采购部门的办事效率等，这些问题的改进都将直接或间接的为现代企业节省下不下的经费开支。这样不仅可以在一定程度上减轻管理人员的劳动强度，提高工作效率和工作质量，而且可以及，准确,有效地分析统计各种采购信息和管理数据，供上级主管部门做出科学的管理决策，促进企业发展。还有就是这样的开发几乎是一次性的，维护起来也比较方便.因此,该系统开发在经济上是可行的。4。技术上的可行性由于我们所要开发的药品管理信息系统主要是利用现有的条件，在配置相对较低的计算机设备上来完成的。因此，新系统对机器设备的要求不高,在设备较高的机器中,新系统运行的会更稳定,更迅速，具有技术可行性。新系统开发完毕后，对操作人员来说,只要有过操作Windows XP的经历，都能够较顺利的操作。从总体的结构来说操作简洁,易于录入和查询信息,从而方便了用户.因此,本系统在技术上是完全可行的。三功能需求 1。功能模块基本需求管理的及时性、方便性该设备采购管理信息系统要能方便的管理设备采购信息，能对采购的设备、采购人员、供应商进行及时的管理，对其信息的修改及时的更新.查询灵活性该采购管理信息系统应由管理员管理,但其他用户可以实现查询功能，实现系统的灵活性。2。设备采购管理流程分析业务流程分析一般采用业务流程图（TFD）来表示,就是用一些规定的符号和连线来表示某个具体的业务过程。业务流程图的绘制一般是按照业务处理的实际过程和步骤进行.业务流程分析的内容包括业务功能分析、业务关系分析、业务流程优化。经过系统分析，得到设备采购管理系统的业务流程图如图13数据流程分析把数据在组织中的流动过程抽象出来，专门考虑业务处理中的数据处理模式，目的在于发现和解决数据处理中的问题。它的主要工具是数据流程图(DFD）。数据流程图是现有数据流程的抽象,它舍弃了具体的组织结构、物流、场所等信息,仅从信息流动的角度考虑业务执行的过程。数据流程图的绘制应按业务流程图理出的业务流程顺序，将数据处理过程绘制成数据流程图。对于每个具体业务，再进一步细化，通过更详细的数据流程图描绘更具体的数据处理过程。见图2。图1设备采购管理系统业务流程图图2设备采购管理系统第一层数据流程图4。功能模块具体分析本设备采购管理信息系统的主要功能应包括对设备采购的管理，对设备的仓库管理，对供应商管理和用户查询自己设备信息等方面，以实现对设备实行全方位管理。该系统在达到既减轻设备信息管理人员的负担和工作量，又实现设备采购的规范化管理的前提下，提供设备基本信息的查询，设备入库信息的查询，提供供应商信息的查询，设备信息的查询，采购员信息的查询和库存情况的查询等功能.具体可以分为以下几个功能模块：1。 用户登录模块 该模块用于工作人员进入系统进行相应的操作，不同的用户具有不同的权限,管理人员有修改相应数据的权限，而普通人员只有查询权限，没有修改数据的权限,并且只能查询相关信息。 2. 供应商信息模块 该模块的主要功能是管理企业设备的供应商信息，主要是管理供应商的基本信息，并及时更新他们的基本信息。3。 采购员信息模块 该模块的主要功能是管理采购员的基本信息以及采购的具体信息,记录每个用户每次采购的设备信息，可以对采购员的采购信息进行删除，增加和修改. 4. 库存信息管理模块 该模块主要功能是对库存中的设备信息管理，根据定期的盘存情况,对设备存信息进行修改，并且根据设备的库存信息来决定采购行为，采购新的设备后要及时更新相应的设备库存信息。5. 设备损耗记录模块 该模块主要记录仓库中定期盘存后发现损耗设备的相关信息，对其进行增加，删除和修改等操作。 6. 设备采购信息模块。 该模块主要功能是管理设备采购的相关信息,包括向采购部门发出采购请求的信息和已采购设备的信息的管理和更新.7。 查询模块该模块面向普通人员,其功能是为广大人员提供查询供应商信息、采购员信息以及设备库存信息。设备采购管理系统的功能模块结构图如图3所示图3设备采购管理系统功能模块图四、性能需求 由于设备采购管理所面向的对象是企业的管理人员,因此该设备采购管理信息系统可以适应一般企业的设备采购管理，我从以下六个方面调查了其性能需求：1。访问该系统网络范围由于该设备采购管理信息系统所面向的对象企业内部，因此其网络访问范围应限制在企业局域网内,这样既可以防止外网获取企业的生产和采购的相关信息，又可以内部人员的查询需求。2。最大并发用户数需求由于企业的用户数量较为庞大,这将导致该系统在查询功能方面的需求较大。因此在最大并发用户数设置方面应考虑具体企业的实际情况，设置较大的最大并发用户数，但又考虑到企业的服务器的能力，因此最大并发用户数可以设置为1500. 3。访问高峰时期同时在线人数需求考虑到具体企业的实际情况，限制该设备采购管理信息系统发展的瓶颈在于广大用户的查询需求，而用户在工作日访问系统的可能性较大，因此在这个时间段应该考虑高峰时期同时在线人数的限制,避免是服务器超负荷运行.因此我们最后决定访问高峰时期同时在线人数设置为3000。 4。高峰时期系统最长响应时间需求由于高峰时期用户请求较多，导致服务器负荷较大，因此在高峰时期系统响应时间应该适当延长,但要控制在一定的范围内,否则系统响应时间过长就会无法满足广大用户的需求。因此高峰时期系统最长响应时间我们设置为3000ms。五可靠性和可用性需求 1。 可靠性系统的输入信息要符合实际情况，以达到信息的可靠性，这是人为操作。软件本身的可靠性体现在对数据的操作，数据的操作基本以数据库后台操作来实现的，具有一定的封装。数据库有权限，可以有效的保护好数据库中的数据，并且所构建的数据表要有较高的范式，以保证系统具有较高的可靠性。2.可用性在考虑到尽量满足各种用户功能需求的前提下，要适应各用户的工作特点，把系统做到简单、实用、人性化，实现方便管理，轻松减负.所以该设备采购管理信息系统要界面简单和友好，便于工作人员上手和掌握。3。 简洁自动性该系统改变了原有手动管理设备信息的方式，变得自动化,使用起来轻松方便.便于工作人员进行设备管理和广大用户查询相关设备信息、供应商信息等。六、接口需求 该设备采购管理信息系统在接口设置方面，由于该系统一方面要满足企业管理人员日常工作的需求，另一方面又要满足广大用户的查询需求。因此可以从两方面分别来考虑接口的设置。1.企业工作人员日常工作方面的接口需求在企业工作人员的日常工作方面，一方面，系统要接受来自采购部门的设备入库,因此要有采购设备信息的输入接口2。广大用户的查询方面的接口需求在广大用户的查询方面，相信的要有通过计算机网络技术使广大用户查询相关信息的接口，这个接口通过企业局域网可以通过B/S或C/S的方式来提供给内部人员。