学术会议举办详细流程.doc

一、会议前期通知
1. 定会议日期,请专家（包括嘉宾和授课专家）。
2. 拟定会议通知红头文件，包括会议介绍,主办、协办单位，会议时间、低点，是否收注册费，学分等,会议联系人等。附会议议程，参会回执。
3. 通知发放四种方式:邮件、微信H5动态网页(带报名功能)、信件、电话.
4. 应有专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制.
二、专家联系(专人负责）
1. 联系专家,告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件和个人简历。课件用于印刷会议资料，简历用于宣传和主持人介绍。
2. 专家接送：包括往返接送，会场与酒店接送。协商完毕后，告知专家接送事宜。
3. 去酒店查看，是否有早餐等
4. 专家如果提前1天到,会议负责人应去酒店接见。
三、会场前期准备
1. 会议资料：包括讲课PPT,厂家宣传资料，笔记本,笔.会议资料袋、胸牌.
2. 会场横幅，背景墙，展架，指引牌等
3. 根据参会人数,是否准备学分票、餐票等.
4. 会场拍照人员，合影地点（有车占用需提前预定位置)。
5. 会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐（盒饭、自助、围桌）
四、会议前一天准备
1. 会场布置完毕.可准备一些背景音乐。
2. 茶歇食品、盆等，矿泉水，是否准备咖啡、茶等(备茶杯、开水）
3. 调试投影、舞台灯光控制（留工作人员电话，以防现场故障）、PPT(激光笔）、话筒（至少3个,讲者1个,主持1个,提问1个，其中1个无线麦)等.
4. 台签.上主席台的台签要准备2份，主席台1份，第一排1份。
5. 签到表、笔等
6. 人员分组:①签到、注册；②PPT、讲者主持台签更换；③茶歇
7. 嘉宾是否准备讲稿
五、会议当天
1. 报到组:报到、注册，发放资料等，根据报到人数，反馈就餐人数，订饭。
2. 专家接待组：接待专家入场
3. 现场控制组：提前拷贝讲者PPT，主委定好主席台就坐嘉宾，排好台签顺序.
4. 开幕式结束后，集体合影。现场控制组需搬离主席台桌椅,留主持人桌椅，放讲者简介（或提前给主持人）、水等.讲台更换讲者台签。
5. 准备茶歇
六、就餐
1. 如果是盒饭，全部人员坐于原位,工作人发盒饭,避免混乱.
2. 专家围餐需有人引导。
会议结束后刷学分，如果人多，建议全部坐于原位，工作人员一个个走过去刷。