行政办公费用控制方案.doc

行政办公费用控制方案为缓解金融危机所造成的影响,避免一切不必要的开支,并配合2009年的行政办公预算，做到真正意义上的控制及节约成本费用支出，现行政办公费用的支出及使用提出如下方案：一、 办公用品： 1、各部门根据并结合实际日常工作所需，将本部门各项办公用品的费用 控制到最低限额。2、部分办公用品做到资源共享,针对内部使用文件一律采取双面用纸，针对相关部门复印、存档的文件均可使用双面用纸，如行政人事部、财务部、前厅部等特殊岗位，可根据实际情况而定，涉及到带有人事工资、财务及公章等文字性的纸张，尽量避免双面用纸造成资料外露.针对上报集团及相对正规严肃的各类文件也可使用新纸张，具体操作使用范围根据各部门实际工作所需而定，本着节约的原则完成日常工作。3、签字笔及圆珠笔等消耗品，则在使用完毕后申购更换笔芯，以降低费用支出。4、某些文具领用后最少六个月禁止再申领。虽然金额很小，也要订出基准， 依照申请制度领用,禁止随便购买。因个人原因不注意将办公用品遗失时， 严格执行由部门经理负责赔偿。 5、各部门于每月上报下月办公用品申购时，详细列明上次领用数量及时间， 并标注清楚申购理由，在确保节约支出的同时，保证工作的正常运营所需。二、 各部门饮用水费用 1、各部门严格按照规定执行饮用水领取程序,严禁出现浪费现象. 2、行政人事部也将严格控制各部门领取饮用水的数量及时间,对上次领取情况进行审核，保证每一桶饮用水都有单据可依。杜绝一切浪费现象的发生。三、 部门电话费 1、各部门根据相关电话费用限额标准严格执行，如每月电话费用超支则由部 门经理予以交纳。 2、各部门严禁工作时间用公司电话打私人。财务部在月底核实电话的限额标准时，对各部门的电话使用情况进行抽查.3、部门因工作需要申请开通电话时，要填写“电话开通申请单”，详细填写申请理由，经总经理批示同意后，方能开通外线电话。四、 快递费用1、 因工作需要使用快递服务，需提前告知部门经理具体事由,在得到部门经理同意后,才能使用快递服务。在第一时间将快递“个人留存”服务单上交到行政人事部留存,以备与快递公司核对费用所需。2、 因私人事宜不能使用快递公司为其提供服务，如发生此类情况，所发生费用则由个人自行承担。3、 行政人事部与快递公司针快递费用进行核对时,依据保留的“个人留存”服务单与快递公司一一进行核实。五、名片制作1、因工作原因需印刷名片，要填写“制作名片申请单，详细填写清楚申请事由，数量，经审批上报同意后，行政人事部对上次申请数量情况进行审核后，方能印刷。六、固定资产和低值易耗1、加强电脑、打印机、传真机、复印机等机器设备的日常保养和维护，随时清除灰尘,擦拭表面污迹，确保机器良好运行，延长机器使用寿命。2、办公室内所有设备设施属共有资产，应珍惜爱护。各部门经理要切实负起责任，如发现故意破坏者，按有关规定严肃处理。3、各办公桌椅、电脑、打印机由各部门负责人进行管理,使用人员负责日常维护和管理，一旦发现损坏，及时向部门经理报告并说明情况。正常消耗型损耗，可报相关部门负责维修;过失损耗,由使用人自行负责维修。