万科集团借款及报销管理办法.doc

万科集团借款及报销管理办法(MHKG—CW-ZD-004)
1 目的
为了加强公司个人借款及报销管理，规范公司个人借款和报销行为,控制费用支出，加强费用管理,特制定本制度.
2 适用范围
适用于集团本部.
集团下属子公司可以根据实际情况制定相应的实施细则或补充规定,报集团财经部审核、财务总监审批通过后执行.
3 定义：无
4 职责:
4。1 财经部:
4。1.1根据年初各部门费用预算，审核相关报销是否在计划定额内；
4。1.2负责审核原始单据与记账凭证是否一致、准确、完整,做到不错付、不超付。；
4。1。3负责支付经审批的报销款。
4。2 各部门:
4。2。1按照公司制度办理相关借款及报销手续;
5 工作内容
5。1 个人借款管理
5.1。1职工因公出差或零星采购开支均可到财经部办理借款事宜.
5。1。2职工因公出差借款，借款人必需按借款限额填写《现金借款单》和《出差审批单》,由部门负责人、分管副总签字，财务经理审核，总裁批准后，方可到财经部办理借款手续。
5。1。3职工因业务需要开支招待费的(单笔金额在3000元以上应报集团总裁审批)，由经办人按借款限额填写《借款单》，由部门负责人、行政副总签字，财务经理审核，方可到财经部办理借款手续.
5。1.4其他临时借款，如购买办公用品、电话费、维修费等，须填写《借款单》，写明用途、金额，由部门负责人、行政副总签字，财务经理审核，方可到财经部办理借款手续.
5。1.5财经部收到借款单据后，要经过主管会计制作凭证后才可以交出纳付款.
5.1。6职工借款必须按限额执行，限额由以下三部分组成：
5。1.6.1 车船票、飞机票按预计金额借款;
5。1.6.2 住宿费、补助费按标准计算；
5.1。6。3零星采购开支按计划金额借款.
5。1。7 职工出差返回及零星采购结束后，须及时办理报销及剩余款项交回手续。
5。1.8职工借款的归还期限如下：借用支票须在三日内报销，借用现金在五日内报销，出差借款在返程后三日内报销.
5。1.9职工借款的归还实行逐笔结清的办法，已发生借款尚未结清者，一律不准再发生新的借款，长期外出人员回公司借款前必须要结清以前的欠款。
5.1.10职工借款后，不按本制度规定办理还款手续的,按以下办法给予处罚，特殊情况由审批人注明原因,经财经部经理审批延期办理。超过第十一条所规定的归还期限未还清借款的，从第3天开始,按日计收3‰的罚息，由财经部出具收据,从借款人工资或报销费用中扣罚。罚息计算公式如下： 罚息数额=借款金额× 3 ‰×超期天数
5.2 备用金管理
5。2。1公司实行备用金制度，对经常借款经常报销的职工核定一定限额的资金，借款人一次按限额借款,以后滚动使用。借款人开支后，持经审批后的票据到财经部报销，财经部按报销金额补足现金。
5。2。2实行备用金制的职工一般要部门提出申请，总裁审批后到财经部办理借款手续。
5。2.3已实行备用金管理的职工较长时间不按规定到财经部报销，财经部有权建议取消其备用金使用资格.
5.2。4已实行备用金管理的职工连续3次报销金额不足备用金额度的70%,财经部有权调整备用金额度。
5。2.5员工调离时，原所在部门应督促还清各种借款,欠款未清者，人力资源等有关部门不得办理调离手续。
5。2.6财经部应逐月清理并将备用金结欠情况通报各有关部门和本人.
5。3 费用报销管理
5.3。1报销费用时，经办人须如实、认真填写费用报销单,并在“摘要”栏注明费用开支的项目归属，以方便财经部的成本核算工作。
5。3。2经办人在填制费用报销单据时要按报销单内容逐项填写，各种费用要分别填写，大小写要顶头填写,并要注明附件数量(大写）。报销单据经财务审核后,报销人不再持有，由财务部按内部核算程序进行制单、复核，最后由出纳付款.
5.3。3一般人员和部门副职的报销由部门负责人审批;部门负责人报销由分管领导审批；分管副总的报销由总裁审批。
5。3。4公司报销流程:
5。3。4。1经办人整理票据，粘贴原始单据，填制费用报销单；
5.3。4。2部门负责人、分管副总在证明人处审核签字；
5。3.4。3财经部经理根据年初各部门费用预算审核是否在计划定额内，同时对相关单据合规性进行审核；
5.3.4.4计划定额内的交通费用由经手人填写费用报销单，各部门负责人审核后，集团财经部经理审批;
5.3.4。5计划定额内的业务招待费、办公费用报销由行政副总审核,财务总监审批;
5。3。4。6集团业务招待费在计划定额之内(单笔金额在3000元以上应报集团总裁审批）的由各部门经理填报、分管副总审批,财务经理审核；
5。3.4。7出纳核对付款 ；
5.3.4。8出纳登记内部费用统计台帐(招待费、交通费）。
5.3.5 预算外事项的报销及超过公司规定标准的事项要经过总裁审批.
5.3。6如果报销的是购买实物支出的款项，则必须附物品明细,如所购实物数量、单价、金额等。
5。4本制度自发布之日起施行，本制度由集团财经部负责解释、修订.
6 支持性文件
6。1《企业财务制度》
6.2《万科集团财务管理试行办法》
7 相关记录
7。1《借款审批单》 MHKG-CW—BD—006