宣传物料制作管理办法.doc

宣传物料管理办法一、目的及适用范围1、目的:规范公司广告宣传材料的制作、使用及管理,提高利用效能，降低运营成本,根据公司实际,制定本制度。2、适用范围:适用于广告宣传材料的申请、设计制作、领取或发放、保管、费用报销及归属划分等工作。二、物料分类1、常备物料:桌、椅、音箱、手提袋、纸杯、展架、刀旗、可重复使用的物料（如促销台、促销服)等.2、促销赠品：用于促销活动的物品，如台历、礼品等。3、广告宣传品:宣传手册、画册、直邮广告（DM单）等。4、特殊促销品：因特殊需要而制作的物料。三、职责1、销售部、售后服务部:负责广告宣传材料需求的提出，并对广告宣传材料的设计方案提供参考意见。各部门提出申请时，须注明物料名称、材质、尺寸、内容、数量及时间要求等,并由部门经理签字、总经理审批后报市场部.2、厂家物料。由销售部、市场部共同提出需求，并申请，每个季度订购一次，每季度最后一月月末前20天申请并订购。若有紧急需求时可临时申请。3、设计方案：市场部完成广告宣传材料的设计工作。设计方案须突出公司、活动、车型亮点,宣传公司优势,并保持广告宣传材料的连续性、一贯性。提出申请部门进行审核，并在1个小时内提出意见.市场部根据各部门意见进行修改。4、在1个工作日内完成修改稿，并提交申请部门负责人审批.部门负责人1个工作日内完成审批。2、市场部：负责供应商的选择、费用的谈判；广告宣传材料的设计、制作、验收、发放；负责相关费用的报批.负责广告宣传材料供应商的资质审核及价格体系审核。负责宣传物料的保管、发放。四、验收各部门经理或委托人在收到宣传物料后,要严格按申请单要求进行验货,确保质量和数量.验货合格后,由部门经理或委托人进行签收。签收单应交回市场部。若在接收宣传物料时发现破损、缺失或与申请单不符时,可拒收；或注明实收货物明细,并通知市场部，由市场部处理、协调、补发及赔偿事宜。五、保管本着谁用谁保管的原则，严格按照物料管理规定，保证物料存放期间的数量和质量，否则按照按照物料管理相关规定进行处罚。若非人员主观原因造成货物破损或毁坏，由市场部、行政部、财务部经理确认后按规定账目冲账.六、结算综合部定期进行账目汇总,打印明细,由综合部经理对账目明细和签收单进行审核签字，报总经理签批。到财务部结算。七、本规定自颁布之日起施行市场部可充分借助外公司力量，制作、采购要力争做到货比三家。宣传物料制作好后，及时通知各部门领取.5、验收及保管市场部物料管理专员负责验收、交付数量,验收完成后编制物料验收单进行签字,市场部负责人审核确认。物料管理专员对广告宣传材料进行入库保管，登记物料台账,其主要内容包括品名、摘要、入库、出库、结存等.领用或发放销售人员及需求部门向市场部领用广告宣传材料，或市场部按照销售人员的要求向经销商或客户寄发，销售人员申请领用或发放时应填写物料申领单。物料验收单、物料申领单是登记物料台账的原始凭证。结存盘点每月5日前市场部对上月物料结存情况编制物料库存明细表，同时和行政部进行库存实物盘点，双方在物料库存明细表纸质版本签字确认，经市场部经理、行政部经理审核后,上报总经理。盘点差异由总经理审批后予以处理。若是人为造成损失，责任人根据货物制作价值应予赔偿.费用报销及归属市场部负责费用报销事宜，相关费用记入各销售人员“市场费用”,纳入销售人员考核。