日常接待工作流程.doc

部门客户接待流程一、计划与准备 1、商务经理在确定客户来访时,确定来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2、商务经理根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所. 3、部门文员根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料(欢迎牌)水果，安排请车事宜等，并将确定信息通知给商务经理。 4、商务助理提前做招待预算,请款借支并陪同是商务经理一起招待客户，做好付款及事后报销事宜。4、商务经理根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目. 5、行政管理部根据会议需要准备安排会场花卉、水果、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌等。6、市场部根据需要准备好展示模型摆放、展示区灯箱及电视视频、音响、扩音笔、激光笔等。7、行政管理部根据请车安排接待所需车辆，保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从接待人员协调安排，统一调度,并主动实时获取接待信息. 8、商务经理与技术主管协调安排技术主讲人，并由技术主管通知相关技术人员准时参会。详细流程如下表所示:二、接待准备安排序号任务名称责任人任务要求备注1组织协调接待工作联系来访负责人,确定行程、明确分工,协调各责任人间的工作2会场准备二楼会议室、贵宾室、资料宣传册、席卡、手提袋、信纸、铅笔、行程表、水果准备大厅整体布置、茶水斟饮、鲜花预定3展示仪器设备安放电视、音响展示模型摆放弯沉车(大、小模型）生产车间-检测车摆放整齐4环境卫生路面、地毯、车间走道无污泥、无纸屑、无垃圾、无卫生死角;电梯内地毯卫生；生产车间内物品摆放到位；各部门工作区域干净整洁；公司外围环境卫生，来访当日公司大门口停放车辆清除，堆放垃圾清除公共卫生间干净整洁，有纸巾、洗手液、照明打开、洗手台无水渍，有擦手抽纸 5仪表风纪员工按规定佩戴工作牌、着装、严肃工作纪律,严禁大声喧哗、互相打闹6欢迎牌欢迎牌放公司门口，大欢迎牌制作、横幅、会议室门口欢迎牌7拍照依重要程度,拍照留档；结束后集体拍照8迎接工作接待工作人员提前10分钟在进入办公区出口前接待9接待工作总体检查检查各责任人的工作三、行程安排来访单位:联系方式：来访人员：接待负责人：联系方式：行 程 安 排时间地点事项责任人参加人员备注