如何做好公益项目管理.docx

如何做好公益项目管理项目管理能给公益组织带来的五大作用：第一是效率,最大效率地利用预算、管理员工;第二是畅通信息，让项目内部运作井井有条；第三是流程标准化,让服务对象能享受效果一致的服务;第四,清晰角色与责任，让员工、志愿者清楚在什么时候完成什么工作；第五，高质量的项目结果，这将作为受助方评估项目是否继续获得资助的重要参考。项目管理流程八步走：项目管理流程主要包括八个阶段：项目研究、项目策划、项目设计、招聘和培训、测试（试点计划）、 执行（展开）、监视和评估、项目总结。第一阶段：项目研究。找出利益相关方，、可能是服务对象对项目感兴趣,可能是老板，也可能是出资者、赞助人,可能是志愿者等。在这个基础上，需要与服务的人群进行交流，找出他们的需求是什么，开展焦点小组，挖掘服务人群的需求，以及对于出资者的期待，需要不断地沟通完成。思考：谁是项目管理中前5位的利益相关者?可能的答案:老板、董事会成员、政府、高级管理人员、合作伙伴、媒体、同事、供应商、利益集团、你的团队、投资者、公众、客户、潜在投资者、社区、潜在客户、你的家庭?第二阶段,项目策划。这个阶段主要完成对项目的效果分析，从外部影响和内部影响两个方面来考虑。外部影响:在社区当中承担新的角色，需要我们公共关系部门、营销部门做好宣传工作，承担更大的责任,实现既定的目标.除此之外，还需要与其他NGO竞争,产生竞争关系，如何与NGO建立好关系，涉及到关系管理流程.内部影响:这个项目的推出，需要员工投入更多的时间，工作时间更长，招募更多的义工或者志愿者参与到这个项目当中,工作职责的重新分配，有新的变化，掌握新的技能.这是就需要考虑是否需要增派人手,原来的员工是否会因工作量过大，不堪压力。是否需要新的技能，提供类似的培训,让员工掌握新的技能.第三阶段,项目设计。（1）明确目标。每一个具体的目标，都要进行评估，比如说服务人群，有什么需求,他们是谁?他们居住在哪里？服务的数量?生活方式是怎样？如何满足需求？如何给他们的生活带来变化?在项目当中详细列出，如何实现项目,有一个比较好的把握.（2）对项目带来的好处,风险，成本进行分析比较。明白为什么开展这个项目,必须面临现实的条件,项目难点、挑战在什么地方，落地实施面临哪些困难，有风险在里面。（3)项目组的人员组成。这里面涉及到员工、志愿者分别做什么,要有非常明确的分工。在美国对员工、志愿者，有清晰的职位描述，志愿者被当作全职员工看待。（4)工作计划表。是否有汇报机制,编写报告，在项目执行当中收集数据,提前做好准备,比如如何安置服务对象，后续是否有跟踪流程,为服务对象，还有如何做好收尾工作。第四阶段:员工及志愿者的招聘与培训选择对的人是非常重要的,需要制定详细的计划.工作职位描述，包含组织名称、期望招聘员工、工作头衔，对组织机构做简单描述,岗位做详细描述，对岗位承担的职责要有详细描述,成功应聘者，需要哪些条件，从业经历、教育背景等。第五阶段:测试试点项目.选点是非常重要的,在社区，中心要对项目支持,感兴趣,所以才会积极参与到项目当中，社区领导层认同项目,及时给予反馈，同意项目试点成功后，作为示范基地，供后续参观或者作为培训基地,培训项目人员、志愿者等.试点地点，是否有能力进行评估。小心谨慎选择.对于试点工作,随着项目开展,试点地点进行反馈，根据试点项目反馈,进行一定的调整,在项目实施阶段注意内部因素和外部因素，内部因素,保持准确的记录,比如说有关于服务对象的详细信息,谁？从哪里来？进行项目的情况如何？记录开展的活动，谁参与，谁负责,活动开展的情况。.。对于内部因素，除了要进行准确的记录,还要制定团队职责和工作程序，非常重要，在项目开始之前召开内部会议沟通，了解团队成员,工作人员、志愿者对项目有什么期待，希望进行什么形式的沟通,工作计划的递交，例行的小组会议的召开，把工作程序建立起来，这样才能更好地监控项目进展情况是否达到效果。第六阶段:执行。在工作分配过程中，有专门的人员，与相关利益方进行定期沟通、汇报,工作内部与外部因素，保证项目顺利进行。第七阶段：监控与评估。这个阶段是非常重要的，告诉我们是否达到项目预期目标，可以把实际的工作成效，与预期的目标进行跟踪、掌控，对于项目组的成员，定期召开例会,有些内容进行监控,预算，比较项目在每个截点上的收入,开支,是否开支，是否钱没有花出去,除了预算，就是时间，刚才可以看到，开展什么样的活动,频率，这样的话可以看出来，是否满足了活动的最后期限，是否按照既定计划进行，是否完成任务,达成了预期的效果，等一下会分享,如何对三项进行监控评估。每周例会进行预算评估，调整,每个月进行一次评估，如果太长时间，如果某项超支太大,可能很难弥补，越早发现情况，能更早地进行调整，每个月进行回顾,审查，最后,必须确认.要给出资人,基金会了解，从义工和志愿者获得多大的帮助，因为一旦人手不够,就要雇用员工来工作,会引起额外的开销，可以及时调整预算，可以在预算开销部分，在人员的第三条,志愿者管理经理，如果是自愿的，不会有开销，如果是真正的管理者,开销是多少，有很好的交代.在项目执行和管理时候，这个是甘特图，这个可以告诉我们每个项目的工作如何，每个项目开展的频率，进展时间，在最上面,具体某项活动需要多长的时间，可以看到进展，项目完成情况，对每项活动开展有个比较好的掌控项目既定的目标,是否按照计划进行。当困难发生的时候，有一个应对方法,很短时间内很难找到方法，如何进行风险分析。风险分析，可能面临的哪些风险,对项目进度比较乐观，以为很快完成，实施过程中,可能会延期，也是潜在的风险,如何来管理这种风险,谁来负责管理这个风险.风险分析过后，如何成熟地执行项目，常见的风险因素,如预算缩减，应该如何做，原来一个月做两次，减少到每月一次，管理风险的方法,谁来负责管理风险，还有一个常见的,如果项目没有达到预期的目标，进展不像我们想象那样，应该详细列出来。谁来负责沟通，谁来负责管理,要列出来。在实际运行过程当中的，项目组成员的,每个问题详细记录下来，问题如何来解决，谁负责来解决，一旦相关利益方，从别的其他地方，可以获得详细的信息,可以递交给他，有案可查,问责制，具体谁来负责解决什么问题。问题的描述，问题的重要性,是否要立即解决,问题的汇报时间，问题由谁来进行汇报，问题分配给谁来进行解决；问题在什么时间解决了，解决的状态如何,要备注,并将解决方案写下来。问题记录的表格，好处在于，未来以后开展类似的项目,可以在项目设计避免同样问题的发生，有前车之鉴.第八阶段,项目总结。首先要获得相关利益方，老板、出资人，对项目的交付目，成果进行认可.两个报告，优点，缺点，内部报告列出，经验总结，项目当中的文档，表格,在其他项目可以其他使用的，归档，项目取得效果，开展的活动，实际的效果，预期的效果进行比较,提建议说未来如果有类似活动进行支持，有什么更好的建议，包含在外部的报告当中。内部报告:优点、缺点、经验、建议外部报告:目的、历史、计划方案、实际效果比较好的解决方案，最初就是要服务人员、工作人员，参与到预算编制当中,不是自上而下,而是志愿者，员工，应该告诉经理，应该要花多少钱，要求实际的开支怎么样,某项开支，供应商报价，进行比较好的.公益组织的项目评估应该怎么做？如果没有得到足够的资金，是否要减少我们的服务对象,覆盖面，把钱省出来？博雅斯基博士举例说，对赈灾而言，服务的对象减少显然是不可能的。给饥饿的人群食物吃,无论在哪一种情景之下,对于评估面临挑战，对于工作来说，做得好还是不好，是否产生效果,要有量化的指标,客观地来看待。项目评估是指系统地收集信息，开展活动的特点、效果，以改善项目的最终的有效性.评估，如果是内部使用，需要体现如何改善工作当中的不足，使我们的项目更好的开展，如果只有一个人负责评估,只会一手遮天了，看起来非常好的指标，当然，这些指标是非常重要的，但是在选择项目评估员,要多争取人的意见，改进我们的工作效果。评估什么应该如何来进行选择?有效的评估包括以下三点：1、预算,不仅仅是金钱的，员工、志愿者时间的投入；2、对于变革带来的变化,有无新的认识,逻辑模型，长期-短期效果，理顺变化的过程；3、数据的收集,要有侧重点,费时费力，问卷调查,不可能包含方方面面，比如说今年侧重点，明年侧重点是什么，不能大而全,找准方向;最后，就是分享评估结果和发现,通过年报、海报或有创意的方法使用数据。