文件编写及管理规范标准.doc

文件编写及管理规范标准
1 目的
为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等)的管理,对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况,特制定本规范标准。
2 范围
本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。
3 职责
3。1 各职能部门:负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。
3。2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。
4定义
本标准所述的文件主要包括四大类:管理制度类文件(含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等)。
5管理规定
5。1 管理制度类文件（除财务类）：
5。1。1 “管理制度"定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行.财务类文件的编制要求详见5.2的约定。
5。1。2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
编号规则
文件的命名
编排样式
由“企业标准代号"、“企业名称代号"、“标准分类号”、“标准功能代号”、“标准顺序号”和“标准批准年代号”组成.
例：本标准《文件编写及管理规范标准》编号为:Q/PRG-MDF—21—2019。
采用“编号+文件名”组合的方式予以命名，例：Q/PRG-MDF-21—2019文件编写及管理规范标准.
参见附件1。
具体明确规定制度文件的内容框架、页面设置、字体规范等。
备注：
1、 各职能部门编制的公司管理制度类文件务必按照以上规则予以编号,提报公司审批同意后方可发布生效,并抄送行政部存档管理.
2、 编号中所述的字母分别表示的含义说明如下：①“Q”为企业标准代号；②“PR”为企业名称代号，与企业标准代号之间以斜线“/"分开;③“G”为标准分类号；④“MDF”为公司标准代号,即“#＃＃”（若是“#＃＃”的文件，则以“HSH”表示）；⑤“21”为本规范标准的文件代号，后续编制发布的管理制度，以此类推；⑥“2019"表示本规范标准编制的批准年代号，即2019年。
5。2 财务类文件（制度、规范、手册等）:
5。2.1 定义:
①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度,经公司审批后下发各部门执行；
②财务规范(总部)：由财务部起草,经审批后下发,对总部各部门具有强制性要求的规范；
③财务规范（门店）：由财务部起草,经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；
④财务操作指南:根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南;
⑤专项操作手册:根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册.
5。2。2编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行.
项目
编号规则
编号示例
文件名规则
备注
财务制度
参照本标准5.1的规定
编号+文件名

财务规范(总部）
MZ+CWGF+三位流水号+年份
MZCWGF0012019
编号+文件名
流水号:按照所有规范总体流程，不按照每年重启
财务规范（门店）
MM+CWGF+三位流水号+年份
MMCWGF0012019
编号+文件名
财务操作指南
M+CWZN+三位流水号+年份
MCWZN0012019
编号+文件名
专项操作手册
MDF+项目简写+三位流水号+年份
MDFABKSC0012017
编号+文件名
5。3流程/表单类文件：
编号规则
文件的命名
编排样式
以编号“Q/ PRG—MDF-21/F01—2019”为例，其表示为对应管理制度“Q/PRG—MDF—21—2019”的流程/表单,序号为F01.
采用“编号+#＃流程/表"方式组合的方式来命名：Q/PRG-＃＃＃—21/F01—2019培训管理流程图。
参见附件3。
流程图须根据具体的操作或管理流程绘画流程图。输出表单是指对应流程中有涉及表单的,需要将表单列出；备注说明是指对应流程的补充说明。
备注:
1、 编号中所述的字母分别表示的含义说明参见本标准5。1.
5。4任命书类文件：
5。4。1 编排样式:参见附件4，须为红头文件.
5.4。2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。
5.5通知类文件:
5。5。1 编排样式：参见附件5。通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料.
6其它
本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。
7 生效
本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。
8附则
8。1 制度类文件样例：Q/PRG—MDF21/F01—2019×××××管理制度
8.2 财务类文件样例:MZCWGF0012019迈道夫财务规范—基础规范
8。3流程/表单类文件样例：Q/PRG—MDF21/F01—2019培训管理流程图
8。4任命类文件样例:Q/PRG—MDF21/F03—2019关于×××任命
8。5通知类文件样例：Q/PRG—MDF21/F04—2019关于×××××的通知
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附件1:
××××××管理制度 标题：黑体三号，段前1行，段后0.5行，固定行距18磅。

1 目的
×××××××××××××××××。 正文：文字采用宋体五号字，行间距为1.5倍行距。

2 范围
2。1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××.
（序号后空一个半角格，序号也用中文半角模式）
2.2 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××.
……（用WORD版本空格4个半角格,相当两个中文字距离）
3 职责
×××××。（空格不动时按SHIFT+ENTER后可以空格）
4 ××××××××
4。1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。(如果还有不整齐地方用格式刷）
4.2 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
5 ××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
6 ××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
7 解释权
××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
8 附则
8.1 Q/PRG-××—××/F01-2012《培训管理流程图》
7

附件2：
MZCWGF0012019＃#＃财务规范—基础规范1
文档编号：MZCWGF0012019
密级:非保密2
修订记录3
日期
版本
修订内容
修订人
批准人
发布渠道
2019。02.20
1。0
第一次发布
#＃＃

附件3：
培训管理流程图
附件4：
杭州＃＃＃#＃服务有限公司1
＃企字〔2016〕0012
关于＃＃#等通知的任命通知3
各职能部门、各门店4：
因公司发展需要,通过公开竞聘，经公司管理层研究,决定对以下通知进行人事任命,现予以公布如下：
1、任命＃#＃为杭州#＃＃#＃服务有限公司＃＃分公司经理，全面负责＃#分公司的经营目标达成与日常经营管理工作,向门店管理中心负责人汇报工作。
2、任命#＃#为杭州#＃＃#＃#服务有限公司＃＃部门经理，全面负责＃#部门的经营管理工作，向#＃中心负责人汇报工作。
3、……
4、……
本任命文件自2019年＃#月＃#日起正式生效.希望以上任命人员认真履行本岗位职责,出色完成公司赋予使命。
特此通知！
#＃#＃＃＃＃#＃##＃##＃＃＃公司
2019年11月11日

红头:黑体红色小初号,段前1行,段后0。5行，单倍行距。
2发文号：黑体红色四号，段前0。5行，段后0.5行,单倍行距.
3标题：黑体小二号，段前0.5行，段后0。5行，单倍行距。
4正文：文字采用宋体小四号字，行间距为1.5倍行距。
5印章：红头文件必须经公司批示同意并加盖印章后方可发布.
附件5:
关于公司＃###管理不规范的通报1
＃总办〔2019〕003号2
#＃中心、＃#部3:
经公司总经办审核发现，公司在＃#＃#管理方面存在较为严重的不规范行为，将对公司＃#管理造成严重隐患。针对此方面的管理不规范行为,现就具体存在问题、公司规定及整改要求等予以通报如下:
管理规定：根据公司2018年9月1日发布的《##＃＃管理制度》之规定，…………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
存在问题：…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
整改要求:以上问题，请#＃中心（部门）关注并责令整顿解决，并在5个工作日内进行书面回复，具体内容及整改要求如下：
1、出现此漏洞的原因分析（主观因素、客观因素);
2、如何解决该漏洞缺陷，列出具体执行方法；
3、………………………………………
4、………………………………………
杭州####服务有限公司总经办
##＃#年＃＃月＃#日

主送：＃#中心4
抄送：＃＃中心、＃＃中心、＃＃部、＃#部、##部、#＃部、＃＃部

标题：黑体三号，段前1行，段后0.5行，固定行距18磅。
2发文号：以“部门缩写”、“年份”、“序号"予以命名.
3 正文:文字采用宋体小四号字，行间距为1。5倍行距。
4抄送：楷体小四号，行间距为1.5倍行距.