管货宝TMS专线版平台怎么使用？使用说明书.doc

好伙伴物流软件管货宝全能版简称：物流软件管货宝全能版产品说明书软件介绍软件名称：好伙伴物流软件 管货宝 全能版 简称：物流软件 管货宝 全能版版本号：免费版软件类别：应用软件著作权人：成都好伙伴网络科技有限公司软件特色本软件基于物流公司三方管理设计而成，集成最佳行业实践业务模型，帮助物流企业解决在物流运输管理过程中面临的种种问题。业务流程开始于运营流程回单管理财务结算，操作流程简洁明了，数据管理清晰透明，提高企业的工作效率，减少不必要的人工成本。通过对订单物流执行过程管理、节点监控，达到业务全程可视化，提高企业对业务风险的管控力，改善企业管理水平，提升客户服务品质。系统需求本软件适用系统：XP、win7、win8、win10等系统均适用安装和运行方法安装方法：客户申请后公司售后会将软件的登陆网址保存在客户的电脑中。运行方法: 客户通过浏览器打开软件网址然后根据提示进行登陆即可。软件功能本软件的功能包括：基础设置、业务管理、回单管理、财务管理、车队管理、报表管理。软件功能介绍（详情如下） 第一章 登陆界面一、相关操作（一）内容解释 在完成相关设置之后，首先应由“系统管理员”（admin）登录本系统，登录界面打开如下： 初次登录系统时，在登录界面的“操作员”栏里填写admin（“admin”为本系统的缺省系统管理员的用户名），密码为“admin”（如下图1.1） 图1.1（提醒：以“admin”登录后，应立即修改系统管理员的登录密码）注意：为了密码安全，系统要求密码不能出现以下任一情况： （1）密码为空；（2）密码为连续字符；（3）密码总共只用了不超过2个符号；（4）密码位数不到6位。（5）密码不能单纯用数字构成，需要英文加数字。 因此，在登录系统时，对于不符合密码要求的操作员，系统弹出密码要求对话框，提醒您修改密码。（二）首页介绍 系统首页主要有两块内容，一块是运营页面，用于展现业务操作流程图；另一块则是看板页面，用于展现相关业务数据，页面及内容十分简洁明了。 系统首页布局结构为：最上面是系统功能导航栏及查询栏，左侧为【运营】和【看板】的选择按钮，中间则是【运营】和【看板】的内容展示区，具体见下图：图1.2第二章 基础设置一、系统初始化（一）基本资料设置 管货宝的【基础】模块中可以对：【组织机构】、【网点设置】、【职员管理】、【客户档案】、【货品信息】、【银行账号】、【地区信息】等信息进行设置。（具体见下图2.1.1） 其中，【组织机构】、【地区信息】、【网点设置】、【职员管理】这四个模块必须进行设置且必须按照顺序依次进行。【注：维护基础信息是按照图例的顺序（组织机构、地区、网点）顺次维护。】按顺序四大块具体设置步骤如下：1.【组织机构】设置新增：是对所维护基础项目的添加修改：是对所维护基础项目的更改删除：是对所维护项目进行清除（1）点击【设置】【基础设置（必须）】【组织机构】（如图2.1.1所示）图2.1.1（2）然后在出现的窗口中点击【新增】，如下图2.1.2图2.1.2（3）点击之后在弹出的窗口中填入相关信息，然后点击保存即可。具体见下图2.1.3图2.1.3图2.1.42.【地区信息】设置步骤与【组织机构】相同。3.【网点设置】设置步骤与【组织机构】相同。4.【职员管理】设置A、用于记录储存企业内部职员基本信息，建立关于其个人的档案资料，比如职员编号、姓名、部门、性别、出生日期、学历等信息。B、职员档案中基本信息概要介绍：（网点:选择了职员所对应的网点信息，则在录单据时，在经手人中录入了职员后，系统会自动带出相应的网点）（1）点击【基础】【职员管理】（如图2.4.1所示）图2.4.1（2）然后在出现的窗口中点击【新增】，如下图2.4.2图2.4.2（3）点击之后在弹出的窗口中填入相关信息，然后点击保存即可。具体见下图2.4.3图2.4.3（4）职员增加完毕之后回到职员管理页面，对每一个职员进行登录名、密码以及权限设置。具体如下：a、登录名、密码设置选中职员之后点击【管理账号】进行操作，具体见下图（a）（注意：密码的设置必须是数字或字母组合（区分大小写），且不能为中文。）图（a）b、功能权限设置选中职员之后点击【分配功能权限】进行操作，具体见下图（b）图（b）c、数据权限设置选中职员之后点击【分配数据权限】进行操作，具体见下图（c） 在本系统中除了可以设置操作员的菜单操作权限、功能权限外，还可设置其查看数据的范围，即他(她)能管理或涉及到的范围有哪些。【操作】勾选相应的网点或者操作员即可操作和查看该操作员相关数据。（注意：具备相同操作权限的用户可直接复制。（具体见图c）图c第三章 业务流程篇一、 业务处理模块 管货宝的业务处理模块主要包括：【托运单】【配载装车】/【发站外包】【到货确认】【签收单】/【到站外包】（各个步骤必须完成之后才能继续箭头后面的流程） 按照功能网点又分为【发站操作】、【到站操作】如下图3.图3（一）发站操作图3.11、托运单 托运单是物流企业受理发货方运输业务的交接凭证，托运单提供了适合物流企业所需要的各种付款方式如：现付、到付、回结、货款扣、代收货款、回扣等。托运单即为物流企业平常印制用的（受理单委托凭证承运协议交接凭证等），根据该单将全程参与本系统各种环节的流程整，是与收货方或发货方结算运费的原始依据。本系统根据托运单在物流企业运输各个环节处理情况最后交付收货方等作全程跟踪记录。其界面简洁、操作简单，概括了物流运输行业的所有单据格式并且提供全键盘操作，该功能在具体的使用过程中和实际手工运用是一致的. （1）托运单的打开方式：第一种是【业务】【托运单】，第二种是首页直接点击【受理开单】/【创建运单】（具体见图3.1.1.（1）图3.1.1.（1）（2）点开之后，新出现的窗口为托运单的初始页面。在该页面可以查看已做的托运单的相关信息。也可以根据相关的筛选条件选择自己具体需要查看哪一类或者哪一张单据。具体见下图3.1.1.（2）图3.1.1.（2）中间及左上方可以进行的操作图3.1.1.（2）左下角可以进行的操作图3.1.1.（2）右上角可以进行的操作，其中“高级查询”点开之后如下图（3）新建托运单及录单相关事项a、新建托运单图（a）b、新建之后进入托运单录单界面，该界面填写步骤见下图（b）图（b） 自定义界面【个人设置】：本系统托运单是一张融合了大多数物流行业的格式，对于有些用户该张托运单内容显示太多，为了方便用户操作使托运单变得简洁明了，系统提供了该功能，让用户根据自身需要自定义列表字段。*介绍货物信息录入说明*在托运单基本信息区中输入信息时，只需直接点击回车键，系统自动弹出选择框，选中信息后系统自动输入信息区。同时录入货物的件数、重量、体积、（注：当件数、重量、体积这三者中只要输入了其中“两项”数据，要让系统根据运价自动计算出运费这时就需要选择计价方式）、系统默认为“0”。运费计算公式：选择不同计价方式的运费计算如下表述；计价方式：件数：运价X件数=运费计价方式：重量：运价X重量=运费计价方式：体积：运价X体积 = 运费保险费计算公式：保价X保率=保费接货费 + 送货费 + 装卸费 + 包装费 +中转费 + 合计 = 应收金额应收金额优惠金额= 实收金额 实收金额 + 代收货款 + 垫支货款 =到付合计返信息费（回扣）：用于记录返发货方的金额，如果当时发货方发货时用户就付清的信息费即“现返”请把“现返”前面的框打上“”该金额会自动统计在当天的支出日报表中，账面现金减少，具体是哪个账户支付出去的与在托运单中选择的收款账户相关联；如果是“欠返”【即当时没有把信息费（回扣）支付给发货方】该金额款项挂报表统计应收应付款；当发货方什么时候来公司支取该笔“欠返”的信息费（回扣）时用户的财务人员就在系统中做一笔支出，财务【分类结算】 ，同时与该托运单中的发货方的应收应付中的应付款就减少了一项，并自动统计到支持出日报表和现金银行日报表中。垫支货款：录入后系统中自动挂应付账款，该笔款项就在 财务-【财务结算】做一笔支出。提货方式：系统提供可选择的提货方式有：送货上门、客户自提、送货、站到站，站到门、门到门、驾驶员送等；注意：如果用户觉得系统提供的提货方式显示过多可以根据自己企业的需要到【设置】【提货方式】进行配置，把不需要显示的隐藏掉。付款方式：凡是物流行业遇到的任何一种付款方式本系统都支持，现付、到付、月结、到付月结、回单付、余款回付、余款到付、欠付、货款扣、驾驶员收。如果用户觉得系统提供的付款方式显示过多，用户可以根据自己企业的需要到【设置】【付款方式】进行配置，把不需要显示的隐藏掉。注：对各种付费方式的具体说明现付：用于记录收货开托运单时，发货方就付完了全程运费。到付：用于货运到提货点后由收货方付运费，运费挂到收货方，即可反映收货方应收款增加。到付月结：用于记录货运到提货点后由收货方付运费，往来账挂到收货方。 月结：由发货方付全程运费、运费挂到发货方。回单付：由发货方付全程运费、发货方需要物流企业凭收货方签字的“回单”才付承运方的运费，运费挂到发货方。 余款回付：由发货方付全程运费，只是发货方在发货时先付一部分运费，等收货方收到货物回单确认后再付该笔业务没有结算清的运费。没结算的余额挂到发货方。针对余款回付我们举例说明：如一笔为业务全程运费是500元，发货方发货时付400元等回单回来后结清余款100元，用户在录该笔业务时运费填入500即应收金额为500元，在实收金额处填入400元，剩下100元系统自动挂100的往来账在发货方，最后“余额”100元由的结算由用户收货网点的操作员做结算 余款到付：由发货方和收货方共同支付全程运费，只是发货方在发货时先付一部分运费，剩下的余额由收货方提货时付清，没结算的余额挂到收货方。最后“到付运费”结算由用户异地的提货点操作员做结算。针对余款到付我们举例说明：如一笔为业务全程运费是500元，发货方发货时付300元等运到提货点后由收货方结清余款200元，用户在录该笔业务时运费填入500即应收金额为500元，在实收金额处填入300元，剩下200元系统自动挂200的往来账在收货方，最后“余额”200元由用户卸货网点的操作员做结算。 欠付：由发货方付全程运费、运费挂到发货方。 货款扣：由发货方付全程运费，运费挂到发货方。发货方应收款增加，该笔业务运费款项是在代收货款中扣除运费，说明，要有代收款的托运单才允许选择此付款方式。该笔运费的结算是发货方来支取代收货款时自动从代收货款中扣减掉。 到付回付：由发货方和收货方共同承担该笔运费，运费分别挂到发货方和收货方。发货方和收货方应收款分别增加。应收款增加数字要看操作员录托运单时，分别在应收发货和应收收货录入的金额是多少。回单份数：发货方需要回单的就在该处录入具体的回单分数，如果付款方是为回单付系统会自动在回单分数处填“1”这个数字可允许改掉的，最终保存操作员修改后数字。不管是哪种付款方式只要发货方需要回单的都需要在回单份数处录入数字。该票托运单自动传到回单管理里面显示为单据未回。（2）配载单: 用于记录本次装车的配载情况。用户本次该车装了多少货物（托运单）、承运车牌号、驾驶员、卸货网点、付驾驶员的运费以及付款方式。打印装车清单和驾驶员的运输协议都在配载单中完成。A、整个配载单分成三部分：第一部分：配载日期、配载单号、预计日期、到货地区、发货网点、车牌号、驾驶员等第二部分：所要托运的单据信息，在左边选择自己需要的单据，选好之后点击，相关单据就会移动到右边面板中第三部分：相关费用（根据自己的实际情况录入即可），到货网点必填图（2）A图表解释运输费：录入本次运输与司机协定的全程运费用；预付现金：驾驶员在承运本次运输时物流企业向驾驶员收取的预支金额。回单付：驾驶员把回单交回公司后支持的余款（由用户的发车点支付）装卸费：用于记录要付给装卸工人的工资（如果物流企业的装卸是外包出去的，以及要考核单车利润建议把产生的装卸费录在此处）。配载单保存后系统自动产生一张未过账的现金费用单。要支付该笔费用时财务人员在【财务】-【分类结算】【装卸费】做支出结算。装卸组：用于记录该车货物是哪些装卸工人装卸的，同时便于用户统计某时间段内要支付给某装卸组的费用。叉车费：本次装车时产生的叉车费。配载单上面列表录入了每张托运单的叉车费后会自动合计到该处显示。配载单保存后系统自动产生一张未过账的现金费用单。要支付该笔费用时财务人员在【财务】-【分类结算】【叉车费】做支出结算分单配载：在实际装车过程中，经常遇到一张托运单的货物一个整车无法装载完毕，需要把一张托运单的货物分装在不同的车上，遇到这样的业务系统如何处理呢？把要分装的托运单调入配载单的显示区后，用户的操作员就可以对该张托运单的出库件数进行操作，录入本次实际的出库数量。直到该托运单在本网点库存数量为“0”为止。系统就不再支持该票托运单的配载（件数、重理、体积都要为零，如果其中一项不为“0”系统就允许进行再配载）。 配载单中的车牌号、驾驶员与基本信息的车辆档案和驾驶员档案相关联。（即车牌号和驾驶员是从事先录制的基本信息中选取的、如果该车牌号和驾驶员不在基本信息中就必须先到基本信息中完成添加）。 到货网点：物流企业内部的（异地分支机构或合作伙伴）卸货网点。注：系统的托运单是通过配载单行数据分流，用户操作员在做配载单时千万不要选错到货网点。（如果有A001配载单号是运到甲卸货点，而操作员在做配载时错选成了乙卸货网点，导致甲卸货网点就看不到A001号配载单只有乙网点能看到）系统中所以分支机构的对账查询都是以配载单中选的到货网点进行关联的 到直接客户：对于“整车”业务，由驾驶员直接运输到收货方，不再需要软件系统对该笔业务作中转或配送处理，就可以选到直接客户。客户收到货后在系统里面点一下到货确认由用户起运网点操作员进行“到货确认”操作；【配载装车】【跟踪查询】【到货确认】 注：在配载环节要实现快速调入“未调运单”首先选择“到货地区”，再点击未调运单在弹出的对话框中系统就能快速查询出并显示到达该地区和经过该地区中转的所有未配载的托运单。把要配载的托运单号选中（即在托运单前面空格框内打上“V”就表示选择），把要配载的选择完后，单击该界面的“确定”所选中的托运单就自动调入配载单中。 只有该张配载单审核过账后被选择中的“卸货网点”的操作员才有权限看到该张配载单并可以进行后续的操作。 配载单列表中的标志：点击该标志表示删除该行的配载单 配载单列表中的标志：点击该标志表示要修改该行的配载单。图（2）B*配载单过后对数据的影响* 立即可以反映出托运库存统计数量和托运单据减少； 根据付款的情况，系统将自动增加现金银行或应付驾驶员的款项； 配载单的运输成本自动记入损益表的运输成本中，计算单车毛利润； 送货费/中转费录入以后相应的内部卸货网点往来账户相应的增加； 叉车费/装卸费录入以后相应的发货网点的成本费用增加。（3）发站外包发站外包的操作与配载装车基本一致，唯一区别就是外包是三方，配载是自有车辆。外包单界面操作和配载装车基本一致，具体操作参考上面配载单。图（2）C（二）到站操作 包括到货确认、到站外包、到站签收。（如图2）图21.到货确认 是由用户异地分支机构或合作伙伴协同操作完成。到货确认是本系统物流运作操作中的必须环节。整个到货确认界面分三部分第一部分：分流到该分支机构的【配载单】进行查询。第二部分：分流到该分支机构的整车信息的简要显示，双击可以查看该【配载单】的明细。第三部分：对配载单到货后的操作处理按钮。单击导航图中的到站确认（也可以通过导航栏中的【业务】【到货确认】），刷新出如图所示的页面（见下图3.2.（1）图3.2.（1）【注意】只有异地分支机构或合作伙伴确认到后面，异地分支机构的操作员才能对该车货物的【托运单】进行后续的操作。【到货确认】操作界面功能按钮说明：发送短信：货到卸货点后用户的操作员可以通过本系统给有手机号码的收货方批量发送短信通知提货，短信要发送的内容用户可以根据系统提供的短信模板任意组合从【托运单】直接提取数据。每条短信以70个汉字为标准计费。取消确认：如果做错了到货确认的，用此功能可以把【配载单】还原到没做到货确认之前的状态。原始单据：可以查看选中的配载单的装车明细。大车直送：同城配送的大车直送可结束全部业务操作，无需签收。到货确认：选中某一票或多票【托运单】再点击按钮系统就会自动提取当前选中【托运单】，填写完到站信息（记录非空项）保存系统就自动把该车货物标记为到货。如下图A所示：图A2.到站外包 该单据用于记录所外包的托运单、配送时间、送货的车牌号、驾驶员以及产生的送货费、装卸费、叉车费等，操作与配载装车大致相同。第一种方法如图所示：第二种方法直接在首页-到站操作点击到站外包图3.2.（2）A、图表解释 上图列表中的【托运单】明细单是从到货入库统计中调入的，该列表中的【托运单】原始数据是不允许修改，只能在此录入该卸货网点配送时产生的支出成本，如送货费、装卸费、叉车费等费用信息；备注允许填写。装卸费：用于记录要付给装卸工人的工资（如果物流企业的装卸是外包出去的，以及要考核单车利润建议把产生的装卸费录在此处）。装卸费处录入了数据，用户的操作员就在【财务】【分类结算】【外包】【装卸费】结算。叉车费：用于记录某张托运单在配送时支付的叉车费。用户的操作员就在【财务】【分类结算】【外包】【叉车费】结算。 3.签收单 用于记录货到卸货网点后并与收货方完成了交接手续,在【签收单】中可以实现登记取货人信息。注意，凡是货到卸货点的托运单只要与收货方完了交接出库手续都必须做【签收单】不管当时收没收到运费和代收款。 操作：勾选签收列表中的复选框保存即可，签收信息、身份证号、签收单号可择填。具体见下图3.2.（3）图3.2.（3）第四章 回单篇一、回单模块 回单是物流企业用来与发货方结账的依据之一,回单有些是发货方的销售出库单让收货方签字返回,有些也是物流企业的托运单让收货方在上面签字作为和发货方结算运费的凭证。发货方需要回单付款的用户操作员在开托运单时就需要在托运单的“回单份数”处录入数据，系统将自动把有回单份数的托运单分流到回单管理里面供记录和查询。管货宝物流ERP货运管理系统在回单管理提供两个操作员环节：寄回单、收回单。如下图所示 （一）寄回单 【寄回单】用于卸货网点把“回单”返回收货网点在系统中作记录。如一票货从“甲”收货网点运输到乙卸货网点待收货方在回单上签字确认后甲收货网点，此时由“乙”卸货网点在物流系统中做【寄回单】操作。 单击页面最上方菜单栏里的【回单】【寄回单】，刷新出如图4.1所示的页面图4.1【操作说明】寄回单界面，只需直接勾选需要寄回托运单，鼠标单击“回单处理”按钮，根据提示填写相关信息然后保存即可。（同时也可以进行回单的撤销）【寄单方式】：可选快递或自带，如果选择“快递”：必须录入快递公司和快递单号；如果选择“自带”：必须录入车牌号和驾驶员员。【快递单号】：寄单方式是快递才输入快递单号和快递公司。【经手人】：是指的录单人，默认为登录用户。【寄单费】：用于录入本次寄回单时产生的快递费用。（二）收回单【收回单】用于记录发货网点回收到的回单。托运单的状态为未配载和在途的管货宝物流ERP货运管理系统不允许做收回单操作。 系统允许在没做【寄回单】的情况下，也可以直接做收回单。 单击页面最上方菜单栏里的【收回单】，刷新出如图4.2所示的页面图4.2【操作说明】收回单界面，只需直接勾选需要收回托运单，鼠标单击“回单处理”按钮，根据提示填写相关信息然后保存即可。（同时也可以进行回单的撤销） （三）交回单 系统必须在先做【收回单】的情况下，再做交回单。单击上方菜单栏里的【交回单】，刷新出如下图4.3所示的页面图4.3【操作说明】交回单界面，只需直接勾选需要收回托运单，鼠标单击“回单处理”按钮，根据提示填写相关信息然后保存即可。（同时也可以进行回单的撤销）（四）回单查询 统计和查询回单的各种状态 回单状态的解释： 运输在途：托运单做了配载单后自动标记为运输在途。 寄单在途：用户操作员做了寄回单操作后，系统自动把回单的状态标记为寄单在途。 已回：用户操作员做了收回单操作后，系统自动把回单的状态标记为已回。图4.4（五）异常回单回单异常，比如残缺、丢失等情况，在此登记备查。图4.5（六）回单统计统计一个月内总回单数、已返回单数、未返回单数、已返率、未返率。图4.6第五章、财务篇一、财务结算模块 财务管理是企业管理非常重要的一个环节，在本章，您将学习到如何在管货宝物流ERP货运管理系统中把账管好。 菜单如下图5（a）：图5（a）（一）财务结算 管货宝把系统中的【财务结算】分为综合结算、分类结算两条线， 即每个业务单据上的费用在财务结算中都能找到相应的收入和支出项。具体见下图5.1.1：图5.1.1【操作】：财务-分类结算（这里以分类结算为例） 单击进入你要做结算的费用项目（例如应收收货）如下图，选中图标后点击，即可进去相关单据的结算页面。选择要结算的单据点击操作。具体如下图6.1.2所示：图5.1.2图5.1.3图5.1.4（三）财务流水账 每做一次财务结算中，系统就会有相关单据的相关结算信息，这些信息都会在财务模块的【财务流水账】页面体现出来。该页面中，有每次结算的相关结算流水号，点击流水号可以查看结算的详情内容，页面中也会体现相关结算日期、结算类目、类型、结算金额等等信息。具体见下图5.3.1： 图5.3.1（四）日常收支 企业的经营过程中，除了运输主营业务外，还会发生很多费用的收入支出，而且有的需要按照往来单位进行统计并入账。在管货宝物流ERP货运管理系统中，对于这类按照往来单位管理的费用，通过“日常收支”来处理。 【日常收支】于记录除托运单、车辆费用付款以外的公司其它费用非主营性业务收入、支出。 操作：点击“新增”按钮，输入支出或者收入的类别、金额、用途，保存退出或保存继续即可。具体见下图5.4.1和图5.4.2：图5.4.1图5.4.2 第六章 报表篇一、报表模块报表模块主要分为部分，分别为【待发货】、【发站库存】、【到站库存】、【卸车记录】、【串货查询】、【统计】。图6.1物流企业可以通过该模块来查询发货网点、到货网点的相关库存，并根据相关运单的情况派遣承运车辆。（一）待发货 【待发货】中客户在右上角选择自己的身份后可以根据时间范围、相关地区网点查看权限范围内的相关单据，根据单据情况安排相关工作。具体如下图：图6.1.1（二）发货库存图6.1.2（三）到货库存图6.1.3 （四）卸车记录这里可以查找所有卸车网点的卸车记录，如到货网点和卸车网点不一致，状态会显示不正常，也可以输入单号查询该单的卸车情况。如图所示： 图6.1.4（五）串货查询这里可以查找所有串货的记录，也可以输入单号查询。 图6.1.5（六）统计 主要是根据客户、职员、网点、公司、地区等等不同的标签将业务统计起来，这样可以方便客户根据自己的实际需求来简单快捷的找到自己想要查看的相关业务统计资料。【统计】中各个业务统计的详细页面差异不大，操作方式也大致相同，因此，在此就只以【综合查询统计】的页面和操作步骤作为范例，如图所示：图6.1.5第七章 车队篇物流企业根据实际需求对其所有或租赁车辆进行管理，本软件也有专门的板块方便用户操作。一、车队设置选中导航栏的车队模块，点击车队设置，刷新后进入此页面，如图7.1所示：图7.1选择新增，命名车队名，如果有分级管理，就要在父集结点栏填入信息。图7.1.1二、车队管理（一）车辆档案车辆档案的设置与其余项目的设置基本相同，在此以车辆档案为例说明。创建车辆档案，选择新增，然后进入车辆信息录入页面，如图7.2.1所示。图7.2.1图7.2.2（二）车辆监控车辆监控这个功能需开通车辆定位。在空格栏输入车牌号，就可以对车辆跟踪定位。图7.3 35