宣传品管理规定.doc

宣传品管理规定
编号:SDL–QYGLB/ZD–2009–008
宣传品管理规定
第一章 总则
第一条 目的
为加强公司宣传品管理,规范工作流程，结合史丹利化肥股份有限公司实际情况,特制定本规定。
第二条 适用范围
本规定适用总公司涉及宣传品的相关部门。
本规定涵盖宣传品的计划及采购、采购结算、发放管理、内部调拨与领用、盘点与对账、责任追溯等内容。
第三条 制度管理
本规定由企业管理部起草，相关部门参与修订，总经理签发执行。
第二章 职责分工
第四条 生产管理部职责
1) 负责宣传品库的日常管理；
2) 负责常用宣传品的采购计划编制、验收、入库、出库；
3) 负责宣传品的出入库台帐;
4) 月末与财务部、供应公司、销售管理部、总公司办公室对账；
5) 参与宣传品的盘点。
第五条 企划部职责
1) 审核提交的宣传品图样的图案、文字、色彩、色调等；
2) 设计宣传品图样的图案、文字、式样等。
第六条 供应公司职责
1) 建立、维护宣传品档案；
2) 根据物资采购申请单或物资采购计划表保质保量完成采购任务；
3) 参与制定宣传品的质量验收标准;
4) 与各供应商进行往来、结算、对账、清账；
5) 月末与财务部、宣传品库对账。
6) 提供合理化采购和品种规划建议；
第七条 质量管理部职责
1) 组织制定宣传品的质量验收标准；
2) 指导、监督宣传品库的质量验收.
第八条 销售管理部职责
1) 负责宣传品的品种规划与销售定价；
2) 负责宣传品的发放计划、发货单处理;
3) 监督、检查宣传品使用情况；
4) 月末与宣传品库、财务部对账;
5) 月末向销售公司提供宣传品发放明细表。
第九条 物流中心职责
1) 按照计划组织宣传品的运输；
2) 跟踪运输过程,保障运输安全，确保货物及时到达.
第十条 总公司办公室职责
1) 负责办理内部调拨、领用等手续；
2) 月末与生产管理部对账。
第十一条 财务部职责
1) 负责核实款项;
2) 负责宣传品的记账、对账和核算;
3) 组织宣传品的盘点.
第三章 品种规划与计划采购
第十二条 宣传品品种增添的申请
1) 新增的宣传品品种是指公司先前从未采购或印刷过的宣传品；
2) 销售管理部负责常用宣传品品种的规划；供应公司根据市场价格变化等信息,向销售管理部提供品种规划建议；销售公司向销售管理部提交新增宣传品品种申请，申请须经片区经理、大区经理、销售总监签章（字)确认。具体参见《宣传品品种增添申请流程》
3) 销售公司新增的宣传品若仅适用于本部门时，宣传品一经采购或自制，即记入相应的申请人或申请部门费用。
第十三条 宣传品规格变更的申请
1) 宣传品规格变更是指变更现有宣传品内容，更改其尺寸、大小、色调及文字等的宣传品（如：宣传喷绘）。
2) 销售公司业务人员因宣传需要,需要变更宣传品的尺寸、颜色、文字内容时，须经企划部审核。具体参见《宣传品规格变更申请流程》.
第十四条 宣传品采购计划与采购申请
1) 生产管理部组织销售管理部和供应公司，结合淡旺季变化共同商定建立常用宣传品的阶段性库存定额管理，确定合适的库存上限和采购下限。
2) 宣传品库汇总宣传品出入库数据,制作宣传品日报表每天报生产管理部。根据宣传品需求信息，向生产管理部提报常用宣传品采购计划建议。
3) 生产管理部根据宣传品日报表与宣传品发放计划每周三制作下周所需宣传品的《物资采购计划表》（见附件2），经生产总监确认后,交由供应公司组织采购和喷绘车间自制。
4) 对于总经理指示采购的宣传品,由经办人填写《物资采购申请单》(见附件1），并标明使用范围，总经理签批后，由供应公司组织采购.经办人须将《物资采购申请单》复印件送生产管理部，以便生产管理部提前规划库位和收货。
第十五条 自制
符合自制条件的采购申请生产管理部转喷绘车间，制作完毕送宣传品库办理入库。
第十六条 预报宣传品计划
为保证宣传品的及时供应，实行宣传品提前预报制度。
由销售办公室主任统计汇总各业务员下周所需的宣传品发放计划，汇总的宣传品预报计划于每周二上午下班前交至销售管理部，销售管理部当天整理后交生产管理部,以保证宣传品的及时采购；急需的宣传品可相应提前预报。
第十七条 采购
1) 供应公司负责宣传品采购，其他部门没有宣传品采购权。
2) 供应公司根据审批完整物资采购申请单或物资采购计划表进行采购。
3) 采购员进行采购前要保证多方询价（1000元以上的采购应至少保证三方询价）。
4) 不需签订合同、先货后款的采购，价格商定后，制作《采购价格审批表》(见附件3)。经供应配件科科长、供应公司经理审核，总经理批准后,组织供应商送货.
5) 需签订采购合同的，价格商定后，准备采购合同及《合同评审表》(见附件4）。经供应配件科科长、供应公司经理、办公室法律专员审核（办公室法律专员审核后的通用正式合同文本无需再审），总经理批准后，签订合同组织供应商送货。
6) 无需签订合同的采购，在采购完毕后，供应公司须每周汇总《采购明细表》(见附件5），送审计部以备核实；签订合同的采购,供应公司须送审计部合同复印件一份以备核实。
7) 采购前质量管理部与供应公司须共同制定相应的宣传品验收标准.
第十八条 验收入库
宣传品库管员按照验收标准办理入库。有特殊要求的按照约定标准进行验收（如按合同或样品验收）。
供应商送货时,供应公司开具到货通知单.宣传品库管员凭到货通知单等单据验收入库，并即时开具入库单。
新增宣传品采购到货后，宣传品库须及时通知申购人.申购宣传品的销售科室应及时领取.
第十九条 宣传品采购时间控制
宣传品《物资采购计划表》生产管理部须于每周三传递到供应公司，供应公司于下周前办理宣传品入库。
第二十条 其他情况的宣传品采购须经总经理批准同意。
第四章 采购结算
第二十一条 无合同的采购结算时，由供应公司会计汇总采购申请单/采购计划表、价格审批表、入库单、发票等单据，填写支款单.对总经理已批准的价格审批表，支款时，由财务副总签付即可;对无价格审批表的，须先报请总经理批准后方能支款。参见《宣传品采购与结算流程》.
第二十二条 签定合同的采购结算时，按合同约定条款，由供应公司会计汇总采购申请单/采购计划表、合同复印件、入库单、发票等单据。填写支款单，经总经理批准、财务副总签付后方能支款。具体按照《宣传品采购与结算流程》结合合同中相关条款执行。
第二十三条 采购结算时财务部应严格审核，保证各项单据齐全规范、相关单据内容对应信息一致，否则不予结算。
结算时应尽量采用电汇或者转账方式.
第五章 发放管理
第二十四条 宣传品的销售定价
销售管理部依据采购价格制定宣传品的销售定价，报总经理批准后执行。采购价格变化累计超过10%，供应公司须将价格变动明细表送至销售管理部.
第二十五条 宣传品的发放申请
销售公司业务员提交《宣传品发放申请表》（参见附件6)时，注意以下事项：
1) 发放申请可以与发货申请同时提报，也可单独提报；
2) 发放申请必须注明费用承担主体，未注明的视为负责业务员;
3) 费用承担主体为客户的，客户宣传品帐户须有足额款;承担主体为非客户的原则上为个人，若承担主体为科室、大区或销售公司的，必须有相应负责人签章；
4) 属于非随货同行的宣传品申请，须经相应的科室、大区、销售公司负责人签章,并予以标明，不标明的，视为由物流中心发运；
5) 发放申请须注明收货人名称、地址、联系电话，以便组织运输、监督检查；
6) 业务科室参加统一的宣传活动,不能说明宣传品费用具体承担的，申请审批流程同非随货同行的宣传品申请；由总公司承担费用的，须经总经理审批。
第二十六条 发放申请的接收和查款
销售管理部负责接收宣传品的发放申请表。
财务部负责设置专门银行卡账户，销售管理部负责查款,财务部负责款项核实。
第二十七条 发放申请的处理流程
1) 销售管理部接到宣传品发放申请后，核对上周提交的发放计划，对于有计划的申请先行安排；
2) 将发放申请信息录入，生成销售订单;
3) 订单审核员对照发放申请表,核对录入的信息，无差错则审核通过;
4) 生产管理部宣传品库根据订单备货，并标注最早可以发货时间；
5) 物流中心调配员可结合宣传品发放时间和复合肥产出时间,组织落实运输车辆;属于业务员自提的,由销售管理部负责通知本人；
6) 车辆备好后,由物流中心调配员或销售公司业务员到销售管理部开具《发货单》，并登记；
7) 宣传品库审核单据无差错后,组织装车,开具《出门证》，并须即时根据《发货单》做《出库单》。
第二十八条 《发货单》的有效期限
自票据开具之日起，宣传品《发货单》有效期最多不过三天,所有宣传品发货单当月有效,有效期内不提货的，必须在有效期内到销售管理部进行换单或退单.超期未换单或退单的，对领取《发货单》的登记人进行处罚，具体见第九章责任追溯相关条款.
第二十九条 宣传品的运输
客户委托公司负责宣传品运输事宜的,由物流中心根据情况选择运输方式,运输费用由客户负担.
大吨位宣传品原则上不允许一次性运输，销售科室确急需随车运输的，可与物流进行协商具体事宜（包括增加相应的运输费用).
第三十条 跟踪和监督
物流中心跟踪非自提货物运输过程，保障运输安全,确保货物及时到达。
销售管理部监督检查所有宣传品的使用情况。
第六章 发放费用核算
第三十一条 参见当年度宣传品发放政策。
第七章 内部调拨与领用
第三十二条 为规范宣传品管理,便于费用核算,宣传品库作为销售库，仅用于销售公司领用,销售公司以外的其他部门领用宣传品（如总公司组织的宣传活动或办公需要）时,通过总公司办公室办公物品库办理内部调拨的方式进行.
第三十三条 内部领用宣传品，按照以下流程办理：
1) 因办公需要领用宣传品时，填写《内部调拨单》，到宣传品库办理物资调拨，内部调拨单须办公物品库和宣传品库双方签章确认。
2) 调拨出库的宣传品，宣传品库须于当日审核调拨单（单位、数量、价格等)，并即时入账。
第八章 盘点与对账
第三十四条 盘点与对账时间节点
每月最后一天24:00时作为当月的盘点与对账的时间控制节点.各部门盘点和对账要把数据自动调整到此时间节点。
第三十五条 盘点与对账的计量单位
为避免采购价格变动带来的偏差影响，盘点与对账过程中,除了必须采用金额作为核算单位的，应尽量统一采用数量/重量作为核算单位,盘点与对账结果可以根据需要调整为以金额为单位.
第三十六条 宣传品存货盘点
财务部会同生产管理部每季度第一个月1-3号对宣传品库进行盘点，核对实物库存与台帐数量的差异，并制作《宣传品盘点明细表》(见附件7),三方签字确认盘点结果.
第三十七条 采购对账
生产管理部宣传品库与供应公司核对当月的实际入库明细,并制作宣传品采购入库对账表，双方签字确认对账结果.
第三十八条 销售对账
每月结束后，销售管理部收回销售公司业务员和物流中心调配员已开未发的发货单,作废后调整当月的宣传品发货数据。
生产管理部宣传品库整理当月的发货单据,制作费用摊销明细表（须精确到个人或部门承担的金额），与销售管理部核对并签字确认，宣传品库将单据作为费用摊销依据送财务部做账。
销售管理部根据核对结果制作销售公司业务员每月的宣传品发放明细表，送销售公司办公室，供业务员核对实际收货数量。
财务部与销售管理部核对每月的宣传品收款与销售发货。
第三十九条 内部领用对账
生产管理部与总公司办公室核对当月的调拨明细，并制作宣传品/办公物品调拨对账表，双方签字确认对账结果。
第四十条 各部门与财务部对账
财务部负责组织与供应公司、销售管理部、总公司办公室、生产管理部对账，做月度结账。
第四十一条 盘点与对账结果处理
对于账实不符、账账不符的情况要查明原因，并编制月度宣传品盘点、对账报告，报总经理、财务副总、生产总监,如果出现盘盈、盘亏，须及时处理,并详细说明原因,经财务副总、总经理批准后,方可进行账务处理。
对于盘点与对账过程中发现的问题，各部门要及时改正，并追究相关责任人的责任.
第九章 责任追溯
第四十二条 存在以下情况对当事人予以50元/人次罚款，个人累计超过2次追加部门负责人责任：
1) 发货单超出有效期限一周内换单或作废的，超出期限一周仍未换单或作废的按两倍对当事人进行罚款。
第四十三条 存在以下情况一次的给予通报，二次及以上的对当事人和负责人予以200元/人次罚款，三次及以上的追加分管领导责任:
1) 生产管理部
l 不及时编制报表的；
l 不按验收标准办理入库的；
l 发货单超期或无发货单办理出库的；
l 不进行月度宣传品盘点的；
l 未及时对账的。
2) 企划部
l 不及时审核、设计宣传品图样的。
3) 供应公司
l 未及时建立宣传品档案的；
l 采购物品存在质量问题给公司造成损失的;
l 未及对账的。
4) 质量管理部
l 未组织制定验收标准的;
l 未尽监督验收职责的。
5) 销售管理部
l 领用审批不完整给予审核通过的;
l 订单录入有误，导致货物错发的；
l 查款出现差错的；
l 重复开具发货单的；
l 未尽监督职责，给公司造成损失的;
l 未及时对账的；
l 未及时提供宣传品发放明细表至销售公司的。
6) 物流中心
l 跟踪不及时造成宣传品丢失的；
l 宣传品丢失未及时反馈和处理的.
7) 总公司办公室
l 未及时对账的。
8) 财务部
l 未及时进行款项核实的；
l 未及时组织盘点、对账的。
第四十四条 存在以下情况的当事人,除追回损失外并予以辞退,情节严重的,移交司法部门处理，并追加部门负责人和分管领导责任：
1) 盘点过程中出现较大偏差的;
2) 采购过程中存在私自收受供应商钱物、损害公司利益的;
3) 将宣传品挪作他用或私自收取经销商宣传品费用的。
第四十五条 其他
1) 其他失职、违纪行为,公司视情节予以处理。
第十章 附 则
第四十六条 本规定由企业管理部负责解释。
第四十七条 本规定自颁布之日起实施，2009年1月1日起试行的《宣传品管理规定（试行）》同时废止.
附件：
1. 《物资采购申请单》
2. 《物资采购计划表》
3. 《采购价格审批表》
4. 《合同评审表》
5. 《采购明细表》
6. 《宣传品发放申请表》
7. 《宣传品盘点明细表》
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附件1:物资采购申请单
NO：×××××××
申请部门： 联系电话： 物资类别： 日期： 年月日
物品名称
品牌
规格
型号
数量
单位
备注

第×联 ××联

合计　
大写：　
制单人： 部门负责人: 分管领导： 总经理：
备注：1、具体审批权限参见《宣传品管理规定》；
2、此制度中物资类别为：宣传品；
3、具体联数可根据实际需要调整。
附件2：物资采购计划表
NO：×××××××
申请部门： 联系电话： 物资类别：日期： 年 月 日
物品名称
品牌
规格
型号
数量
单位
备注

合计　
大写：　
制单人:部门负责人： 分管领导: 总经理:
备注：1、此制度中申请部门为生产管理部;
2、此制度中物资类别为：宣传品.
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审 批 人：
日 期： 年 月 日
附件3：采购价格审批表
序号
物品名称
品牌
规格型号
采购量
单位
单价
询价时间
供应商名称与联系方式
采购员
询价人建议
备注
1

2

3

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制表人： 制表日期： 配件采购科: 供应公司：
附件4：合同评审表
签 发 人：
签发日期： 年 月 日

合同名称:
起草部门：
起 草 部 门 意 见
□ 同意
□ 不同意 理 由：
修改建议：
部门名称： 负责人签字： 年 月 日
会 审 部 门 意 见
□ 同意
□ 不同意 理 由：
修改建议：
部门名称: 负责人签字： 年 月 日
□ 同意
□ 不同意 理 由：
修改建议：
部门名称： 负责人签字: 年 月 日
□ 同意
□ 不同意 理 由:
修改建议：
部门名称： 负责人签字: 年 月 日
□ 同意
□ 不同意 理 由:
修改建议：
部门名称： 负责人签字: 年 月 日
分 管 领 导 意 见
□ 同意
□ 不同意 理 由：
修改建议：
部门名称： 分管领导签字: 年 月 日
□ 同意
□ 不同意 理 由：
修改建议:
部门名称： 分管领导签字： 年 月 日
□ 同意
□ 不同意 理 由：
修改建议:
部门名称： 分管领导签字: 年 月 日

附件5：采 购 明 细 表
制表人： 供应配件科签章： 制表日期:
序号
物品名称
品牌
规格型号
采购量
单位
单价
询价时间
供应商名称与联系方式
采购员
备注
1

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附件6：宣传品发放申请表
申请部门:申请日期： 年 月 日
客编

客户名称

联系人

联系电话

申 请 宣 传 品
物品代码
物品名称
品牌
规格
单位
数量
金额
大区经理签章:

销售总监签章:

费用承担方式
□个人一半，客户一半□客户承担 □个人承担
□科室承担□大区承担 □其他( ）
用途

申请人签字：
科室签字：
备注：
附件7： 宣传品盘点明细表
盘点日期： 年 月 日 盘点仓库： 盘点物资：
物品名称
品牌
规格
单位
台帐结存
实物数量
盘点人
备注

制表人： 宣传品库： 生产管理部： 财务部: