胜意TMC系统OA对接标准方案.doc

OA 对接方案
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2016-04—18
V1.0

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易言
一、 业务背景
当企业的出差费用达到一定规模时，一般都需要与差旅服务商合作实行差旅管理，起到控制成本的作用。差旅服务商能够解决行程预订及服务方面的问题,但企业本身对于员工出差和报销都有内部流程管控，并且都有一套标准的OA系统来实现出差申请和审批，由于企业内部的OA系统与差旅服务商的预订系统分别独立，员工出差的信息无法实时在线地通知服务商,在实施差旅服务的过程中，还需要进行线下沟通，导致双方的工作成本增加;另一方面,由于出差计划没有进入到服务商的系统，实际的行程预订是否按照出差申请的计划来执行，也无法管控；再者由于出差计划与实际行程没有关联，员工在报销时，财务无法判断员工的此次报销是否合理。 如果能够将出差的计划（OA）与实际的行程预订（差旅服务商）进行无缝对接，将极大的减少双方人工成本，并彻底解决出差计划与实际行程脱节所带来的各种问题。
二、 对接的好处
1、 减少双方线下沟通和人力成本；
1。1原来员工出差申请审批通过之后,还需要把出差申请通过邮件或附件的方式传递给服务商，再电话通知服务商预订.对接之后，出差审批信息直接对接到服务商的系统，员工也可以直接单点登录到服务商的系统进行预订。
1.2 企业差旅相关信息的异动，如组织架构、人员、成本中心、项目等。如果不进行系统对接，这些信息如果有变化,都需要线下通知服务商来进行维护，一是不及时，二是维护成本太大。
2、 出差行为得到管控；
实现OA对接之后,员工的预订行为受出差计划的控制，不会出现行程与计划不符的情况。
3、 财务报销清楚，有凭有据;
对接之后，员工每一次的预订和出票信息都能够返回到OA系统中，这样可以实现实际的行程费用与出差计划进行绑定，财务核销时，可以结合计划与实际行程来判断员工报销的真实性。
4、信息实时同步，确保服务顺畅。
包括部门人员信息、成本中心、项目等信息的实时同步；
4。1员工的入离职是频繁发生的行为,这些信息需要及时地通知到服务商,否则及容易产生损失，比如员工已经离职，但服务商不知道，可能还会按公司欠款进行出票；或者是新入职的员工，服务商这边不知道的情况下不给出票,影响到员工的出行。
4。2 成本中心、项目等其他信息也需要及时地同步，员工每笔出差费用都能明确的归属，确认财务能够清楚地核销.
三、 技术对接方案
1、业务流程图：
2、 组织架构及员工信息同步方案
组织架构和员工信息需要维护到TMC系统中。可以按以下方案进行实施：
2.1 系统初始化时
可以将组织架构 和员工信息 整理成标准的excel文档格式，在TMC系统中执行导入
2.2 上线运行过程中
员工信息可以随时发生变动，需要通过员工信息修改接口来实现员工信息的同步（需对接）
3、 出差标准方案
行政需要确定公司的出差标准,一般公司都有出差管理制度,服务商需要根据公司的差旅制度提炼出 适用于机票和酒店的出差标准,然后维护到系统中。
这里面涉及到两部分信息的提炼和维护，一是员工的职级，二是每一个职级对应的出差标准。如果对出差标准提炼之后，发现所有员工走的都是同一标准，那么就可以不用区分员工职级，直接走公司统一标准.
还可能碰到的问题是,各分子公司差旅标准不统一，有可能总部的三级员工与子公司的三级员工的出差标准不一致,这种情况在系统中维护的时候，总部的三级与子公司的三级，就需要分别建立两个职级。
4、 审批流程的确定及建立
先要确定哪些环节需要走审批，如果在OA系统已经做过审批，在预订环节是否还需要走审批，需要与客户确认。建议的流程是,如果违背了差旅标准，需要走审批，如果未违背，不需要走审批.
行政人员必须事先确定各部门人员的审批关系,然后提前在TMC系统中做设置。目前系统中支持以下两种审批方式:
a 邮件回复审批
给领导（审批人)邮箱发送一封员工预订待审的邮件，例：（截图)
b短信回复审批
给领导的手机上发送一条 员工预订待审 的短信,可以直接回复短信进行审批，例:（截图）
c 第三种审批方案，在OA系统中进行审批。（需对接），
订单信息通知回 OA系统中后,如果是需要审批的订单，订单的状态是“待审核”的状态，调用接口文档中提供的订单审批接口进行审批。
5、 成本中心同步方案
需要与财务讨论并确定 结算单位 与 组织架构（分子公司部门）的对应关系，然 后在TMC系统中做好设置，确保员工预订之后的每一笔订单都能归属到正常的成本中心， 便于后期财务结算。
由于成本中心确定好之后，不会频繁变动，可以不用做对接。如有变动，可以登录TMC系统维护，或者通知服务商进行维护。
另外,也可以进行接口对接，通过接口来更新成本中心的数据.
6、 项目同步方案
有的企业需要关注项目的信息，有的企业不关注。如果需要订单数据中需要关注项目,那么就需要跟企业收集项目的相关信息.项目的对接方案如下:
一、将企业正在进行的项目,手工维护到TMC系统。
二、接口对接，项目如有变更或新增，通过接口实时更新到TMC系统.
7、 订单数据同步
员工预订产生的订单数据,需要同步到OA系统中，这样可以实现OA系统中的出差申请单与实际的订单数据进行关联，出差申请中的计划行程与实际的预订记录进行对应。
实现订单数据同步有两种方案:
一、调用“获取订单数据接口”进行拉取.根据申请单号拉取到跟此申请单相关的订单记录。
二、接收“预订通知/出票通知”,TMC系统中产生订单后,会主动通知回OA， OA系统需要对接收到的订单信息做处理，将实现订单与出差申请单的绑定.
8、 财务数据对接方案
财务核销一般都需要按成本中心、部门、预订人、项目等来筛选数据，查看数据的方案有以下三种：
1、给财务开一账号,登录TMC系统查看账单，并导出。 数据中有财务所需要的 成 本中心、部门、项目、预订人等信息.
2、实现单点登录，在OA系统中增加一操作“查看账单”， 点击之后，可以直接跳转到TMC系统的账单查看模板进行操作。（需对接）
3、在OA系统中查看账务数据，实现方案，通过接口每天定时获取当天产生的交易记录，保存到OA系统中，OA系统中需要开发财务数据查看及导出的功能。(需对接)
四、 开发任务清单
黄色部分为技术开发部分。
OA对接事项清单
序号
任务
说明
责任部门
备注
1
组织架构（部门）同步
按标准EXCEL格式准备组织架构（部门)，并导入TMC系统
人事部
人工处理
对接部门维护接口，实际部门信息的实时同步
技术部
技术对接实现
2
员工信息同步
按标准EXCEL格式准备员工信息，并导入TMC系统
人事部
人工处理
对接员工信息维护接口,实际员工信息的实时同步
技术部
技术对接实现
3
差旅标准的建立
确定员工职级 ，并维护到TMC系统
行政部
人工处理
确定差旅政策事项 ，并维护到TMC系统
行政部
人工处理
4
审批流程的建立
基于已导入的员工信息，设定审批人。
行政部
人工处理
确定审批流程，并维护到TMC系统中
行政部
人工处理
5
成本中心的建立
确定财务核算的成本中心，并维护在TMC系统中
财务部
人工处理
对接成本中心维护接口,实现成本中心的实时同步
技术部
技术对接实现
6
项目的建立
确定公司目前进行的项目，并维护到TMC系统中
行政部
人工处理
对接项目维护接口,实现项目的实时同步
技术部
技术对接实现
7
财务数据对接
确定财务对帐的报表具体需要哪些信息。
财务部
人工处理
财务人员单点登录，直接从OA中跳转到指定的财务模块
技术部
技术对接实现
对接财务数据接口（一天获取一次即可）
技术部
技术对接实现
8
出差申请审批信息同步
需要将员工出差申请单审批通过的信息传递到TMC ，TMC根据出差申请来约束员工的预订
技术部
技术对接实现
9
单点登录
出差申请审批通过之后，从OA系统中单点登录到TMC系统中进行预订
技术部
技术对接实现
10
机票订单数据对接
TMC系统中生成订单之后,将订单信息通知回OA
技术部
技术对接实现
11
出票数据对接
订单出票成功后，将出票信息通知回OA
技术部
技术对接实现
12
退票数据对接
员工办理退票的数据通知回OA
技术部
技术对接实现
13
改签数据对接
员工办理改签的数据通知回OA
技术部
技术对接实现
14
实际订单与出差申请单关联展示
将实际的订单数据与出差申请单绑定,并做页面上的展示，打开出差申请单详情时，可以看到实际预订的订单记录。
技术部
自行开发实现
15
联调测试
联调测试
技术部
技术对接实现