物业公司招投标管理办法.doc

投标管理办法
一、目的
为进一步规范和完善公司物业服务投标运作，提高投标工作效率，维护公司利益，结合本公司实际，制订本办法.
二、适用范围
本办法适用于前期物业管理服务和后期物业管理服务的投标管理工作。
三、部门主要职责
招标管理委员会在总经理的领导下，统一组织公司投标管理工作，各部门负责具体投标操作，各部门主要职责为：
1、人事行政部：
1）负责有关投标项目信息的收集、筛选、上报，形成投标评估报告.
2）负责投标报名、标书购买、投标文件商务部分编写，标书的汇总、编制、制作、封送.
3)对投标工作的总结,中标后的合同签订、备案等投标组织工作。
4）负责组织投标各环节工作的联系、沟通，并开展具体实施工作。
2、品质管理部、经营管理部：
1)负责对项目进行实地考察、费用测算，提交项目可行性分析报告，为投标工作提供决策信息.
2）负责对投标文件技术部分的编写.
3）参与标书的编制、开标和答疑工作。
四、投标程序
1、获取招标信息
网络信息管理委员会可通过各种公开媒体,如网络、报刊等各种途径获取并跟踪招标信息.
2、申请投标审批
网络信息管理委员会,包括其他部门人员得到招投标信息，应与人事行政部联系，由人事行政部组织经营管理部和品质管理部认定其可行并开始准备进行投标活动后，填写《投标申请表》（见附件）上报总经理室审批，购买标书、文件。
3、购买招标文件
人事行政部按招标文件要求购买招标书，并应从多渠道获得并反馈信息，包括概算，竞争对手情况等,以指导投标书的制作。
4、投标环境调查
投标管理委员会组织人事行政部、经营管理部、品质管理部对标书中描述的物业情况进行现场调查、分析，收集投标有关信息和资料，测算费用并确认项目负责人。
5、投标文件的编制
1）投标文件编制要求：要有针对性；可操作性要强；体现我公司优势和专业水平;文字要言简意赅,主题明确。
2）投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。
3)投标文件由商务标书和技术标书组成.
商务标书包括企业资质等级、企业管理业绩、日常规范运作情况、企业年度盈亏情况、企业诚信记录、物业管理公众满意度季度测评情况等内容.
技术标书包括物业服务费用的收支预算及投标报价、开办费开支预算方案及开办费筹措和处理意向、项目管理服务理念和目标、物业服务分项目标、标准与承诺、物业服务早期介入方案（物业服务交接方案）、项目组织架构、管理职责和权限、管理制度和考核办法、物业的综合服务、维修养护管理、保洁、秩序维护、护绿等工作的实施方案、物业维修和管理的应急措施等内容。
4)人事行政部根据招标文件拟订投标文件目录及标书编制计划，负责标书商务部分的编写,并将投标文件资料进行汇总，由项目负责人组织审查、讨论，形成投标书.
5）经营管理部负责标书技术部分费用的编写,包括物业服务费用的收支预算及投标报价、开办费开支预算方案及开办费筹措和处理意向、经费收支（管理费收支）测算和提供管理服务酬金的报价。
6）品质管理部负责标书技术部分方案的编写，包括项目管理服务理念和目标、物业服务分项目标、标准与承诺、物业服务早期介入方案（物业服务交接方案）、项目组织架构、管理职责和权限、管理制度和考核办法、物业的综合服务、维修养护管理、保洁、秩序维护、护绿等工作的实施方案、物业维修和管理的应急措施等内容。
7)参与投标的部门或人员对招标书中不明确或不清楚的问题，反馈到人事行政部,由人事行政部与招标方进行联系澄清.
6、投标书的评审
投标书送交之前，应由项目负责人组织相关人员对该标书进行评审。评审通过后方可由人事行政部送交投标书.
7、投标书的装订
根据招标文件的要求进行装订，做到美观，严肃，体现公司品质。
8、评标答疑
由项目负责人组织各责任部门参加评标答辩。
9、送交投标文件并参加开标.
人事行政部应负责投标文件的送达，并同项目负责人、经营管理部、品质管理部参加开标工作。
五、投标工作总结
投标工作总结应项目负责人组织进行，内容应包括招标单位、招标目的、投标时间、参加投标单位、评标标准、开标情况、对投标对手的分析等,如没中标，应还包括中标单位及未中标原因等，并应对未中标原因提出改进意见并反馈到相应部门。
六、投标文件整理
投标工作结束后，应及时将招标书、投标书（包括商务、 技术、报价单）、投标评审表及投标总结等投标相关文件及时交人事行政部相关人员处备案。
七、合同评审、签订
    1、项目中标后，项目负责人组织经营管理部、品质管理部、人事行政部对合同中需进一步明确的问题进行讨论，重点提出合同执行过程中可能潜在的责任风险及规避风险的措施、方法，确定合同谈判的原则。
2、项目负责人收集汇总合同评审意见,组织参加合同谈判，按规定的权限与投标方签订正式合同.
3、物业服务合同签订后，由人事行政部将招投标资料、招投标双方签订的前期物业服务合同和相关资料送交房管处进行备案登记。
八、本办法经总经理办公室会议通过后自下发之日起实施。
xxxxx服务有限公司（筹）
xx年二月二十七日
附：1、《投标申请表》
2、《投标管理流程图》
3、《标书编制说明》
投标申请表
招标号

招标项目

招标文件购买时间

招标文件购买金额

递交标书时间

投标保证金

招标单位

招标代理公司

项目概况：

可行性分析：

投标管理委员会意见

分管副总
意见

总经理
意见

投标管理流程图
投标管理流程说明
任务概要
投标管理
节点控制
相关说明
①
网络信息管理委员会通过各种渠道收集招标信息。
②
投标管理委员会接到网格信息管理委员会的招标信息后，作可行性分析.
③
人事行政部填写《投标申请书》，报公司相关领导审批。
④
投标事项被批准后，人事行政部报名参加投标，并呈交相关资质文件。
⑤
招标单位审查投标单位的资格，确认参加竞标的单位后,向投标单位提供招标文件，接受咨询.人事行政部收到招标文件后进行投标组织工作，包括投标书的撰写、资质文件的准备等.
⑥
经营管理部负责标书技术部分费用的编写，品质管理部负责标书技术部分方案的编写
⑦
人事行政部负责标书商务部分编写，并将投标文件资料进行汇总、校对,由项目负责人组织审查、讨论，形成投标书
⑧
投标书撰写完成后，上报总经理室审核、审批，然后递交给招标单位。
⑨
招标单位开标,专家评委会进行议标，然后组织现场答辩。人事行政部相关人员根据事先的准备进行答辩。
⑩
招标单位根据开标以后的各项评分,确认预选中标单位，发出预选中标单位通知书，确定中标单位。

中标后确定相关人员与招标单位签订合同。

项目负责人对投标工作进行总结，并将投标文件相关资料交人事行政部。
标书编制说明
序号
标书内容
责任部门
配合部门
1
投标函
人事行政部

2
法人授权书
人事行政部

3
公司简介及相关资质证明材料
人事行政部

1）
公司简介
人事行政部

2)
企业文化
人事行政部

3）
主要业绩和荣誉
人事行政部

4)
公司发展方向
人事行政部

5）
公司营业执照和资质证书
人事行政部

4
主要人员（技术人员）简介及证书
人事行政部

5
物业管理方案及内容

1）
物业特征
品质管理部

2)
管理整体设想、策划及管理目标
品质管理部

3）
管理模式及工作计划和物资装备
品质管理部
经营管理部
4)
管理架构、管理制度及培训计划
品质管理部
人事行政部
5）
物业管理服务的具体措施及承诺

①
房屋管理及公共区域的维修养护
经营管理部

②
环境清洁卫生管理
品质管理部

③
客户服务管理
品质管理部

④
档案管理
品质管理部

⑤
突发事件应急预案
品质管理部

11）
创优规划和具体实施方案
人事行政部

12）
社区文化活动计划及制度建设
品质管理部

13）
便民服务项目及增收节支措施
品质管理部
　经营管理部
14）
智能化系统的日常运行及维护方案
经营管理部

6
企业经济效益

1）
物业管理服务费用测算（见附表）
经营管理部

2）
物业管理测算说明及分析
经营管理部

7
结束语
人事行政部

8
附件：前期物业管理早期介入服务内容
品质管理部、
经营管理部
物业管理服务费用测算内容表
序号
费用测算项目
具体内容
1
前期介入发生的费用
办公设备购置费、清洁设备的购置费、安全保卫、设备的购置费、绿化设备购置费、工程设备的购置费、通信设备购置费、商务设备购置费等。
2
第一年度物业服务费用
管理服务人员的工资、福利费、办公费、绿化清洁费、培训费等
3
物业所具有的各项经营项目的收入测算
各项收入、利润分配等
4
年度能源费用
包括水费、电费等
5
年度经营管理支出费用
人员费用、办公及业务费、维修消耗费、固定资产折旧费等。